Wat is ERP voor kleine bedrijven?

Enterprise resource planning (ERP) oplossingen helpen bedrijven van elke grootte om hun activiteiten efficiënter te beheren. Met een ERP-oplossing kan uw bedrijf veel back-office systemen volgen, waaronder financiën, voorraadbeheer, verkoop, klantinformatie en meer.

In het verleden moesten bedrijven meerdere systemen gebruiken om al deze verschillende aspecten van hun bedrijfsorganisatie bij te houden. Tegenwoordig zijn er verschillende ERP-oplossingen op de markt. ERP voor kleine bedrijven biedt u toegang tot al uw belangrijke gegevens op één plek.

In plaats van tijd te besteden aan het zoeken naar belangrijke bestanden of het handmatig invoeren van gegevens via papieren formulieren, kunt u de benodigde informatie invoeren tijdens het afrekenen. En omdat alles tegenwoordig digitaal wordt opgeslagen, is het veel eenvoudiger om de database up-to-date te houden. Gedigitaliseerde gegevens betekenen minder stress bij het bijhouden van veranderingen en verbeteringen.

Er bestaan veel ERP-systemen voor kleine bedrijven, waaronder SAP Business One, Microsoft Dynamics GP, Oracle EBS, Sage X3, NetSuite en andere. Al deze producten hebben echter een generiek ontwerp en ondersteuning, met een one-size fits all benadering.

Veel ERP-systemen proberen te voldoen aan de behoeften van elk soort organisatie en bieden de functionaliteit om zoveel mogelijk behoeften te dekken. Die aanpak is niet altijd praktisch voor de unieke behoeften en vereisten van projectgebaseerde bedrijven.

MKB-eigenaars moeten bepaalde belangrijke uitdagingen overwinnen als ze kan willen hebben op succes. We noemen drie belangrijke punten:

1. beheren van de cashflow
2. technologische ontwikkelingen bijhouden
3. winstgevendheid behouden

Beheren van de cashflow

De kasstroom is vaak het meest uitdagende aspect van het besturen van een klein bedrijf. Het vraagt om zorgvuldig begroten, prognose en bijhouden van uitgaven. Zonder goed cashflow management lopen bedrijven het risico dat ze zonder geld komen te zitten voordat ze hun doelen hebben bereikt.

Technologische ontwikkelingen bijhouden

Technologie is een cruciaal aspect geworden binnen elke onderneming. Omdat steeds meer klanten verwachten dat bedrijven hoogwaardige diensten of producten op tijd leveren, moeten bedrijven gelijke tred houden met nieuwe technologieën. Deze vraag betekent investeren in IT-infrastructuur, zoals servers, laptops, tablets, smartphones e.d. én in bedrijfssoftware die succes mogelijk maakt.

Winstgevendheid behouden

Winst is de levensader van elk bedrijf. Daardoor kunnen bedrijven hun rekeningen betalen, opnieuw in zichzelf investeren en groeien. Helaas is winst niet altijd gemakkelijk te behalen. Veel factoren hebben invloed op de winstmarge van een bedrijf. Daar horen concurrentie, marktomstandigheden, de vraag van klanten en overheidsvoorschriften bij.

De afgelopen vijf jaar hebben kleine bedrijven economisch roerige tijden doorstaan. Te denken valt aan de COVID-19 pandemie, verstoringen in de toeleveringsketen, personeelstekorten, stijgende prijzen, een dreigende recessie, enz. Ondanks deze uitdagingen hebben kleine bedrijven manieren gevonden om veerkrachtiger te zijn. Door gebruik te maken van technologieën die samenwerking en groei ondersteunen, is het MKB efficiënter geworden. De kennis van de klant is verbeterd, er is meer inzicht in activiteiten verworven en nog veel meer.

Kleine bedrijven doen er verstandig aan om ERP-software te gebruiken om de communicatie tussen afdelingen onderling en hun bedrijfsprocessen te optimaliseren. Met ERP-systemen kunnen kleine bedrijven hun financiën en klantinformatie binnen één geïntegreerd platform beheren.

ERP-oplossingen voor het MKB maken samenwerking, efficiëntie van werknemers, bedrijfsflexibiliteit, productie-efficiëntie, foutloze boekhouding en bedrijfsinzicht mogelijk. Het is dan ook geen verrassing dat business.com verwacht dat de markt voor ERP-systemen voor het MKB vanaf nu tot 2025 jaarlijks zal groeien met 7,42%.

Wanneer u een ERP-systeem voor uw kleine bedrijf evalueert, wilt u met verschillende dingen rekening houden. U wilt er zeker van zijn dat de software een goede UI (gebruikersinterface), bruikbaarheid, integraties en ondersteuning biedt. Met een ERP-oplossing die deze belangrijke functies niet biedt, zult u niet tevreden zijn.

Hier zijn de belangrijkste facetten bij de keuze voor het beste ERP-systeem.

1. Gebruikersinterface (UI/UX): worden complexe ERP-tools en -functies gepresenteerd op een overzichtelijke manier?
2. Bruikbaarheid: aangezien veel mensen in een organisatie een ERP-systeem gebruiken: zullen werknemers in alle bedrijfsonderdelen de software gemakkelijk te leren en te gebruiken vinden?
3. Integraties: ERP-systemen moeten integreren met vele andere softwareoplossingen en gegevens om succesvol te zijn. Biedt de oplossing integratieservices voor on-premises en SaaS-applicaties?
4. Functionaliteit: biedt de oplossing alle essentiële functies die een klein, projectgebaseerd bedrijf nodig heeft?
5. Ondersteuning: een goede ERP-partner heeft deskundige medewerkers die bereid zijn om u te helpen leren hoe u het product effectief kunt gebruiken. Wordt er een robuuste communicatie- en ondersteuningsstrategie aangeboden door de leverancier?
6. Beveiliging: uw ERP-systeem moet gevoelige gegevens beschermen tegen ongeautoriseerde gebruikers. Daarnaast moet het er ook voor zorgen dat alleen bevoegden toegang hebben tot bepaalde delen van het systeem.
7. Schaalbaarheid: biedt het ERP-systeem schaalbaarheid binnen het product om toekomstige groei mogelijk te maken zonder afbreuk te doen aan de prestaties?
8. Gegevensbeheer: het systeem moet robuuste tools voor gegevensbeheer hebben om ervoor te zorgen dat al uw gegevens accuraat en veilig zijn.
9. Cloud: biedt de software een SaaS-ERP cloudoptie die geïntegreerd kan worden in de architectuur zodat uw gegevens altijd en overal toegankelijk zijn?
10. Analyse: is er een ingebedde en voorspellende analysetool die krachtig genoeg is om grote hoeveelheden gegevens snel en efficiënt te analyseren?

Als u een ERP-systeem hebt gekozen dat een van de bovenstaande mogelijkheden mist, dan kan het zijn dat uw bedrijf niet zo snel of zo ver kan groeien als u zou willen.

Hieronder noemen we tien tekenen dat uw ERP-software niet kan meegroeien met uw bedrijf:

1. het is moeilijk om te beginnen
2. er zijn te veel schermen
3. gebruikers verdwalen in het systeem
4. eenvoudige taken nemen teveel tijd in beslag
5. medewerkers klagen over de gebruikerservaring
6. mensen laten het systeem links liggen omdat ze het te complex vinden
7. het is moeilijk om nieuwe functionaliteit toe te voegen
8. het reageert traag op veranderingen
9. het is duur
10. het is niet flexibel

De opkomst van cloud computing heeft ERP toegankelijker gemaakt dan ooit tevoren. Zelfs kleine bedrijven kunnen profiteren van de kracht van cloudtechnologie. U hoeft niet langer veel geld te investeren in hardware en software. In plaats daarvan kunt u maandelijks betalen voor de diensten die u nodig hebt.

Cloud ERP biedt veel voordelen ten opzichte van traditionele ERP-systemen, waaronder:

1. Toegankelijkheid: met cloud ERP zijn uw gegevens altijd toegankelijk. Waar u ook bent en op welk apparaat u ook werkt, u kunt altijd uw informatie bekijken.
2. Flexibiliteit: met Cloud ERP kunt u op- en afschalen op basis van de vraag. Als uw bedrijf blijft groeien, kunt u uw infrastructuur snel uitbreiden.
3. Kostenbesparingen: u kunt geld besparen door de aanloopkosten voor de aanschaf van hardware en software te vermijden. In plaats van te betalen voor licenties en upgrades, betaalt u voor de dienst(en) die u gebruikt.
4. Beveiliging: doordat gegevens in de cloud worden opgeslagen, bent u beschermd tegen hackers en cyberaanvallen.
5. Betrouwbaarheid: als uw ERP-systeem uitvalt, verliest u geen kritieke gegevens. Van alle gegevens wordt automatisch een back-up gemaakt.

We zijn er trots op dat we meer dan 10.000 klanten in het MKB ondersteunen met onze innovatieve projectgebaseerde ERP-oplossingen en specifieke klantenondersteuning om te helpen bij hun verdere bedrijfsontwikkeling. Dankzij onze award-winnende softwareoplossingen voor projectmanagement, boekhouding en samenwerking kunt u zich richten op de groei van uw bedrijf in plaats van op het beheren van uw technologie.

Deltek ERP biedt kleine bedrijven alles wat ze nodig hebben om zich aan te passen en te groeien. Wij bieden oplossingen voor elke fase van uw projectlevenscyclus, waaronder het vinden en binnenhalen van nieuwe opdrachten, projectplanning en -management, financiële boekhouding, het bijhouden van activa, kwaliteitscontrole, productie, personeelsmanagement en meer.