Hoe Serviceplan Group zijn wereldwijde activiteiten digitaliseerde met Deltek - en 3 tips voor wie hetzelfde wil doen

Wanneer je actief bent op tientallen locaties met een complexe organisatiestructuur, kan het moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat elk team dezelfde processen volgt en toegang heeft tot dezelfde gegevens. Maar dat soort zichtbaarheid en consistentie is vaak essentieel om klanten een betrouwbare service te kunnen bieden.

Serviceplan Group, het grootste door eigenaars en partners beheerde agency netwerk in Europa, stond voor precies deze uitdaging - met meer dan 4.400 werknemers die op meer dan 24 locaties in 17 landen wereldwijd werken.

De snelle internationale uitbreiding van het bedrijf creëerde al snel nieuwe eisen voor het delen van gegevens, rapportage en projectbeheer binnen de wijdverspreide teams. Serviceplan Group had een flexibele oplossing nodig die de toekomstige groei kon ondersteunen.

Meerdere entiteiten, meerdere benaderingen van klantenservice

Serviceplan Group is de paraplu voor meerdere bureaus die allemaal gespecialiseerd zijn in verschillende gebieden, variërend van creatieve en digitale media tot data, marktinzichten en onderzoek. Het bedrijf biedt ook intern diensten aan - intercompany contracting genoemd - en rechtstreeks aan klanten. Voorheen betekende deze complexe structuur dat elk bureau zijn eigen aparte bedrijfsmodel had en dat ze allemaal aparte oplossingen gebruikten voor gedeelde problemen.

"Taken zoals de verwerking van projectkosten werden door elk bureau anders beheerd en er waren veel handmatige processen bij betrokken", zegt Mark Fandre, hoofd Global Operations and Enterprise Solutions bij Serviceplan Group. "We wilden deze belangrijke processen digitaliseren en meer consistentie binnen de groep creëren."

Serviceplan Group had ook een flexibelere infrastructuur nodig die zich kon aanpassen aan de snel veranderende organisatiestructuur. Toen de agency groep bijvoorbeeld haar zakelijke relatie met BMW uitbreidde, moest het bedrijf een geheel nieuwe agency groep creëren, The Marcom Engine, die zich volledig zou richten op het bedienen van deze ene klant - wat een aanzienlijke uitbreiding van de backoffice betekende.

Één ERP-systeem voor de hele organisatie

Na het vergelijken van een groot aantal wereldwijde ERP-leveranciers koos Serviceplan Group Deltek ERP voor gebruik in de hele organisatie. "Deltek ERP geeft ons een echt sterke ruggengraat om met onze complexe bedrijfsstructuur om te gaan - het ondersteunt geïntegreerde processen over een veelheid aan juridische entiteiten, en we hebben meer dan 2.500 dagelijkse gebruikers," zegt Mark.

De agency groep gebruikt Deltek ERP om alle projectgerelateerde financiële gegevens te beheren, zodat elke agency in de groep met dezelfde gegevens werkt. "Deltek ERP houdt onze backoffice schoon en het helpt onze individuele bureaus," zegt Mark. "Elke agency heeft individuele behoeften en Deltek ERP biedt de controleerbare lay-outs, verschillende goedkeuringsworkflows en flexibele toegangsniveaus die we nodig hebben om hieraan te voldoen."

De ERP opzet van het bedrijf verandert ook de relaties met klanten. "De belangrijkste waarde voor onze klanten is transparantie. Nu kunnen we klanten het hele beeld geven van onze projectvoortgang op basis van urenstaten en uitgavenrapporten. Het helpt ons om vertrouwensrelaties op te bouwen omdat onze informatie consistent is in onze hele organisatie," legt Mark uit.

Teams blijven verbonden, ongeacht hun locatie

Toen teams gedwongen werden om thuis te werken, was toegang tot relevante, accurate financiële gegevens cruciaal voor een soepele bedrijfsvoering. "Deltek ERP hielp ons om al onze projectfinanciën op één plek te bewaren, zodat onze financiële afdeling er gemakkelijk bij kon voor budgettering, facturering en betalingen", zegt Mark. "Het maakte het makkelijker om eventuele gevolgen voor de cashflow te voorzien en waar nodig aan te passen. Deltek ERP geeft ons de transparantie om onze zaken op wekelijkse basis af te handelen."

Het managen van de business van week tot week heeft het senior managementteam van het bedrijf ook in staat gesteld om de KPI's vaker te monitoren. "De transparantie die Deltek ERP biedt, heeft ons managementteam geholpen om het bedrijf veel efficiënter te sturen - we komen elke week bij elkaar om de strategische doelen die we samen willen bereiken op elkaar af te stemmen," zegt Mark.

Drie lessen uit het ERP-project van Serviceplan Group

Bij elk digitaliseringsproject is er geen rechte weg naar succes - maar deze drie tips van Mark kunnen het gemakkelijker maken voor bedrijven die in de voetsporen van het bureau willen treden.

1. Zorg voor een duidelijke strategie

"Wees vanaf het begin heel duidelijk over wat je wilt bereiken met je nieuwe ERP, hoe je daar komt en welke verbeteringen je onderweg gaat aanbrengen. Dat betekent dat je bereid moet zijn om je KPI's gedurende het project te veranderen."

2. Verwachtingen binnen uw bedrijf managen

"Sommige mensen in je organisatie denken misschien dat alles vanzelf gaat en dat ze met een druk op de knop alle informatie krijgen die ze nodig hebben - maar zo is het niet altijd. Met een duidelijke visie en regelmatige communicatie vanaf het begin zal het gemakkelijker zijn om de verwachtingen en angsten van je management- en agency-teams te managen en je stakeholders gedurende het hele project aan jouw kant te houden."

3. Wees bereid om je mensen op te leiden

"Je moet bereid zijn om je teams te trainen rond je nieuwe platform - wanneer je een ticket met een vraag ontvangt, moet je er op het juiste moment zijn. Je kunt het niet zomaar de volgende week oplossen. E-learning is cruciaal voor een soepele en succesvolle digitalisering."

Breng uw organisatie samen met Deltek ERP

Deltek ERP-oplossingen geven projectgebaseerde bedrijven de mogelijkheden die ze nodig hebben om samenwerking te stimuleren, efficiëntie te verbeteren en productiviteit te maximaliseren - en uiteindelijk uitmuntende diensten te leveren aan klanten.