Mise en œuvre d’une solution ERP

Un système ERP (enterprise resource planning) est une composante essentielle de toute entreprise qui vise le succès. Qu’il s’agisse de remplacer un ancien système sur site, d’ajouter des fonctionnalités à un environnement cloud déjà déployé ou de remplacer un ancien système basé sur des feuilles de calcul, la mise en œuvre d’un système ERP est essentielle pour que votre entreprise prospère.

Quel que soit le logiciel ERP que vous choisissiez, le résultat final (acceptation par les utilisateurs, intégration des processus, qualité des données et adéquation à l’entreprise) dépendra du bon déroulement de sa mise en œuvre.

Le principal facteur de réussite à long terme d’un système ERP réside dans sa mise en œuvre. S’il existe de nombreux exemples de réussite, certaines mises en œuvre sont de véritables échecs : erreurs grossières, systèmes comptables à peine fonctionnels, etc.

Selon Gartner, près de 75 pour cent de tous les projets de mise en oeuvre ERP se soldent par des échecs. Les raisons de ces échecs sont nombreuses, mais elles sont souvent dues à une mauvaise adéquation entre les objectifs de l’entreprise et la technologie.

Heureusement, des lignes directrices claires sont disponibles pour les entreprises qui souhaitent installer un système ERP de manière efficace. Dans cet article, nous vous donnons 7 conseils pour réussir la mise en œuvre de votre système ERP : des questions à poser aux fournisseurs aux références à demander au cours du processus de sélection.

Une solution ERP offre un aperçu global de tous les aspects des activités de votre entreprise. Outre la comptabilité, les ressources humaines, le contrôle des stocks et la gestion des relations avec la clientèle, un ERP comprend des outils de gestion des achats, de planification de la production, d’assurance qualité, etc.

La mise en œuvre d’un ERP est généralement « complexe ». Néanmoins, elle peut être simple dès lors que l’on comprend les besoins de l’entreprise. Voici quelques points clés à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un ERP :

• Définir les exigences du système : L’étape la plus décisive consiste à définir les processus de l’entreprise que le système devra prendre en charge. Quels types de transactions doit-il gérer ? Quelle est l’étendue de votre base de données ? Avez-vous besoin d’intégrer des systèmes tels que CRM, HRMS et eCommerce ? Souhaitez-vous inclure des fonctionnalités spécifiques, comme la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou des flux de travail automatisés ? Vous constaterez probablement que les fonctionnalités dont vous pensiez avoir besoin ne sont pas indispensables, tandis que d’autres que vous n’aviez même pas envisagées pourraient s’avérer essentielles.
• Déterminez vos processus opérationnels : Une fois que vous avez défini ce que vous attendez de votre système ERP, vous devez décider comment l’obtenir. La mise en œuvre d’un système ERP comporte généralement plusieurs phases : planification, configuration, installation et tests. Chacune d’elles s’appuie sur la précédente. Il est donc essentiel de tout planifier pour vous assurer que tout se met en place correctement. Par exemple, au cours de la phase de planification, vous vous demanderez si vos processus actuels sont facilement automatisables, ce qui vous aidera à identifier les éléments à automatiser. Durant la phase de configuration, vous déterminerez la meilleure façon de concevoir votre modèle de données et de mettre en œuvre le logiciel. Enfin, pendant la phase d’intégration, vous mettrez en place les interfaces nécessaires pour connecter les composants.
• Assurez-vous que le logiciel ERP fonctionne : Après avoir mis en œuvre votre ERP, vous devez effectuer une série de tests pour vous assurer qu’il fonctionne correctement. Les tests consistent à exécuter des rapports sur les performances du système, à vérifier l’exactitude de vos données, à comparer les résultats des calculs manuels à ceux générés automatiquement, etc. Si vous ne procédez pas à des tests approfondis, vous risquez de dépenser des milliers d’euros pour résoudre des problèmes a posteriori.
• Assurez-vous d’avoir une assistance technique en permanence : Comme pour tout changement technologique important, il est essentiel d’assurer une assistance technique pour garantir le bon fonctionnement de votre ERP. Les fournisseurs proposent généralement des contrats de maintenance avec différents niveaux de service : des mises à jour indispensables jusqu’à l’assistance permanente. Le niveau de service que vous choisissez dépend de vos besoins et de votre budget.

La plupart des mises en œuvre de systèmes ERP échouent en raison d’un manque de prévoyance. Les chefs d’entreprise ont souvent du mal à mettre en œuvre des systèmes ERP parce qu’ils n’ont pas de stratégie pour faire face aux événements imprévus.

Avant de se lancer dans la mise en œuvre d’un système ERP, il convient de prendre en compte les besoins de l’entreprise et l’impact qu’une telle mise en œuvre pourrait avoir sur les différents processus de l’entreprise. Si vous ne comprenez pas suffisamment bien le processus de mise en œuvre d’un système ERP, vous risquez de subir des interruptions imprévues au cours de la période de transition.

Il est rare que la mise en œuvre d’un ERP échoue, mais lorsque c’est le cas, cela peut s’avérer catastrophique pour les entreprises. Pour en savoir plus, lisez cet article d’ERP Research sur certains des échecs les plus connus des systèmes ERP d’Oracle, de SAP et de Microsoft.

Voici les dix raisons les plus courantes d’un échec ERP :

1. Mauvaise adéquation du logiciel / Exigences imprécises
2. La direction de l’entreprise ne se soucie pas de la mise en œuvre
3. Manque de compétences de l’équipe
4. Manque de responsabilité pour prendre des décisions opportunes et de qualité
5. Manque d’investissement dans la gestion du changement
6. Formation/support insuffisants
7. Manque de moyens
8. Nettoyage insuffisant des données
9. Insistance pour que l’ERP ressemble à l’ancien système
10. Absence de tests

Le logiciel est le cœur d’un système ERP. Pour l’utiliser efficacement, vous devez migrer vos données, déterminer les nouveaux flux de travail et former vos employés à l’utilisation des nouveaux processus et procédures. Ces étapes sont sans doute les plus importantes à réaliser.

Même le meilleur logiciel de planification des ressources de l’entreprise sera inutile si votre équipe ne se sent pas à l’aise pour l’utiliser.

Les mises en œuvre difficiles peuvent entraîner des coûts considérables à long terme en termes de consultance, d’assistance et de temps perdu à résoudre les problèmes. Pour éviter ces risques, évaluez soigneusement le processus de mise en œuvre proposé par le fournisseur du logiciel.

Si votre entreprise envisage de mettre en œuvre une nouvelle solution ERP, voici sept facteurs à prendre en compte pour garantir une mise en œuvre fluide et réussie.

1. CONSIDÉREZ LA MISE EN ŒUVRE D’UN ERP COMME UN INVESTISSEMENT

La mise en œuvre de votre système ERP n’est pas un coût ; c’est un investissement qui, à terme, rapportera des bénéfices à votre entreprise. Lorsque vous achetez un système ERP, vous achetez un système qui améliorera les opérations de votre entreprise dans les années à venir.

Le retour sur investissement (ROI) que vous réalisez est basé sur la valeur que vous tirez de la durée de vie de votre système, qui est généralement de dix à douze ans. Par conséquent, lorsque vous commencez à planifier et à prendre des décisions, il est essentiel de choisir un système qui réponde à vos besoins actuels, ainsi qu’à ceux que vous prévoyez d’avoir à l’avenir.

La planification et la préparation de votre investissement dans la mise en œuvre du logiciel sont essentielles. Vous devez vous assurer que votre plan d’investissement inclut le coût de l’optimisation et de l’automatisation des processus d’entreprise, en plus des coûts liés au personnel et à la technologie.

Avant de faire votre choix, pensez à évaluer en profondeur les besoins actuels et futurs de votre entreprise. Considérez votre système ERP comme un investissement dans l’avenir de votre entreprise ; ne vous concentrez pas sur le coût d’achat à court terme. La bonne solution n’est peut-être pas la moins chère. Il vaut mieux payer plus cher aujourd’hui pour un système qui répondra à vos besoins à long terme.

2. COLLABOREZ AVEC DES CHEFS DE PROJET INFORMATIQUECHEVRONNÉS

Le chef de projet a une influence directe sur la réussite de la mise en œuvre d’un système ERP. Imaginez la mise en œuvre de votre ERP comme une « symphonie » et votre chef de projet comme le « maestro ». Pour briller, le chef de projet doit orchestrer sans faille toutes les activités et les personnes impliquées dans la mise en œuvre.

C’est en participant à la fois à la sélection et à la mise en œuvre que les chefs de projet mènent les implémentations ERP les plus fructueuses. Ceux-ci doivent être capables de penser à tous les détails de la mise en œuvre sans perdre de vue les objectifs généraux de l’entreprise, l’étendue du projet, le calendrier et le budget.

Étant donné que les mises en œuvre d’ERP sont interfonctionnelles, le chef de projet doit comprendre les processus de son département, mais aussi le fonctionnement de tous les autres départements. Comme la mise en œuvre d’un système ERP nécessite souvent une refonte des processus, le chef de projet doit aussi pouvoir faire preuve de créativité pour aider à définir des méthodes nouvelles et plus efficaces.

Les chefs de projet chargés de la mise en œuvre d’un système ERP doivent comprendre à la fois les besoins du secteur d’activité et ceux de l’application de l’utilisateur final. Donnez-lui les moyens d’agir, mais demandez-lui de documenter les différents besoins. Le chef de projet est celui qui a le plus à gagner ou à perdre d’une mise en œuvre réussie.

3. COMMENCEZ PAR UNE STRATÉGIE SOLIDE DE MISE EN ŒUVRE ERP

Une mise en œuvre réussie doit suivre un processus systématique. De plus, la stratégie doit être conforme aux objectifs de l’entreprise. L’absence d’une stratégie claire, des résultats escomptés et de définitions précises des problèmes que vous essayez de résoudre peut entraîner des difficultés au cours de la mise en œuvre de l’ERP.

Une bonne stratégie implique également les processus opérationnels essentiels, les avantages financiers, la portée, le budget et les délais. Elle doit également tenir compte de la manière dont les opérations quotidiennes sont intégrées, en veillant à ce qu’elles n’interfèrent pas avec la mise en œuvre en cours.

En se focalisant sur ses objectifs et en appliquant une stratégie bien ficelée, votre entreprise peut améliorer son avantage concurrentiel, accroître sa productivité et l’utilisation de son ERP, améliorer les niveaux de service à la clientèle et réduire les stocks.

4. VEILLEZ À CE QUE VOS CONSULTANTS S’Y CONNAISSENT EN INTÉGRATION

L’expérience fait toute la différence lors de la mise en œuvre d’un système ERP. Compte tenu de l’utilisation du système à long terme, il est important d’identifier des responsables expérimentés pour votre projet. Idéalement, les membres clés de l’équipe devraient avoir de l’expérience dans la mise en œuvre de l’ERP que vous déployez. Vous pouvez envisager d’embaucher de nouveaux employés qui ont de l’expérience dans la mise en œuvre de cet ERP avant de lancer votre projet.

Lorsque vous évaluez des consultants externes, veillez à ce qu’ils connaissent votre secteur d’activité et les processus de votre entreprise, pas uniquement l’outil. Ils doivent également avoir l’expérience de la mise en œuvre dans des entreprises comme la vôtre et être en mesure de combiner les connaissances de l’outil avec les exigences et les complexités de votre entreprise.

Constituez une équipe interne bien informée et capable de prendre des décisions importantes concernant les méthodologies, l’étendue du projet, les décisions d’acceptation ou de refus, les budgets, les échéances, etc. En plus des connaissances et de l’expérience, les employés et les consultants externes doivent pouvoir s’engager sur la durée du projet. Même si vous devrez peut-être les décharger d’une grande partie de leurs tâches quotidiennes pendant la mise en œuvre, la priorité est la réussite du projet.

5. EFFECTUEZ DES TESTS RIGOUREUX

De nombreuses mises en œuvre échouent en raison de tests inadéquats tout au long du processus. Même si les délais imposés pour la mise en œuvre de l’ERP sont serrés, il est essentiel de ne pas faire l’impasse sur les tests. Ceux-ci permettent aux entreprises d’identifier rapidement les problèmes qui pourraient s’avérer beaucoup plus coûteux par la suite. Réfléchissez aux principaux scénarios et processus de votre entreprise, et réalisez des tests en conséquence. Essayez de dresser une liste aussi exhaustive que possible.

Identifiez les utilisateurs clés de votre entreprise qui peuvent vous aider à tester ces scénarios. Lorsque vous effectuez des tests, assurez-vous que toutes les transactions transitent correctement par le système ERP, et que les données et les rapports sont exacts. Pensez également à inclure des « stress tests » afin de vous assurer que le système peut supporter les volumes de transactions prévus.

6. PRÉVOYEZ UNE FORMATION COMPLÈTE POUR LES UTILISATEURS

Pour faciliter la mise en œuvre réussie d’un système ERP, les employés doivent être sensibilisés, formés et préparés à l’utilisation du nouveau système de finances et de gestion de projet. Un solide programme de formation contribuera à assurer une transition en douceur. Les entreprises qui réussissent la mise en œuvre d’un système ERP consacrent en moyenne au moins 10 % du budget total à la formation et à la gestion du changement. Souvent, les fournisseurs de logiciels proposent un programme de formation dans le cadre de leur offre. Pensez donc à le négocier dès le processus de sélection.

Étant donné qu’un système ERP permet l’automatisation complète de la plupart des départements de votre entreprise, la formation doit être approfondie et s’adresser à tous les utilisateurs concernés. Le fait de savoir comment utiliser efficacement le système garantira une utilisation optimale et une adoption plus rapide. Il est essentiel de développer les compétences internes à long terme.

Pour être complet, un programme de formation doit inclure un apprentissage en ligne, une formation en présentiel et une formation sur le terrain avec des experts travaillant sur votre projet. Une formation en direct avec votre équipe et des experts du système contribuera à garantir les meilleures pratiques.

7. SOYEZ PRÊT POUR LA GESTION DU CHANGEMENT

La gestion du changement est un élément déterminant dans la mise en œuvre d’un système ERP. L’ensemble de votre entreprise doit être impliquée et prête pour ce grand changement. Pour adopter le nouveau système et abandonner l’ancien, vos employés doivent comprendre que le résultat final sera bien meilleur que le résultat actuel. En faisant preuve de transparence et en communiquant régulièrement tout au long du processus de mise en œuvre, vous permettrez à votre entreprise de passer plus rapidement le cap de la transition.

Pour accélérer le processus d’adoption, essayez de désactiver le système existant à temps. Plus longtemps il restera disponible, plus les utilisateurs finaux tarderont à adopter le nouveau système et les nouveaux processus.

Selon un rapport de l’Aberdeen Group (Improve your Midmarket Business Operations with Cloud Applications), l’informatique dématérialisée/le cloud offre des avantages tangibles en termes de coûts d’exploitation, de respect des délais et de ponctualité des livraisons.

Aberdeen a indiqué que l’amélioration moyenne de la rentabilité au cours des deux dernières années pour les entreprises du marché intermédiaire qui ne sont pas dans le cloud était de 9 %. En revanche, les petites et moyennes entreprises qui ont adopté le cloud ont enregistré une amélioration de 17 % de leur rentabilité au cours des deux dernières années. Cette différence de rentabilité représente un écart impressionnant de 8 points. Ces leaders du marché ont constaté un retour sur investissement qui a amélioré leurs résultats globaux en fournissant les outils technologiques dont leur personnel avait besoin.

Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, le passage au cloud est nécessaire pour réduire les coûts initiaux. Mais un autre avantage important est la rapidité de mise en œuvre et la maintenance continue du logiciel.

Les solutions ERP cloud offrent aux entreprises une plus grande vitesse, une meilleure sécurité, des coûts réduits et davantage de flexibilité. Ces solutions permettent aux entreprises de se concentrer sur leur stratégie commerciale principale au lieu de se préoccuper de la gestion des infrastructures informatiques.

Deltek est le fournisseur leader de solutions ERP pour les entreprises qui travaillent sur la base de projets. Nous proposons des applications spécialement conçues pour les marchés publics, la production industrielle, la construction et l’industrie des services qui veulent prendre le contrôle de leur entreprise. En plus d’être flexible, sûr et fiable, notre logiciel ERP dans le cloud offre une gamme de fonctionnalités.

Notre mission est de fournir des solutions qui aident nos clients à se connecter et à automatiser le cycle de vie des projets qui alimentent leur activité. Nous sommes convaincus qu’un meilleur logiciel est synonyme de meilleurs projets. Notre expertise sectorielle contribue à la réussite de vos projets et vous aide à atteindre des performances qui maximisent votre productivité et votre chiffre d’affaires.