ERP-implementeringer

Et ERP-system (enterprise resource planning) er en avgjørende komponent for alle bedrifter som ønsker å lykkes. Uansett om systemet erstatter et lokalt installert system, legger til ekstra funksjonalitet i et eksisterende skymiljø eller erstatter et eldre, regnearkbasert system, er implementering av et ERP-system avgjørende for å oppnå suksess.

Uansett hvilken ERP-programvare man velger, vil det endelige resultatet av ERP-systemet – med tanke på brukeraksept, prosessintegrasjon, datakvalitet og tilpasning til bedriften – avhenge av at implementeringen går problemfritt.

Primærfaktoren for suksess på lang sikt med et ERP-system er knyttet til implementeringen. Selv om det finnes mange vellykkede implementeringer, er det fullt av eksempler på implementeringer som spenner fra store fiaskoer til regnskapssystemer som knapt fungerer.

Ifølge Gartner er nesten 75 prosent av alle ERP-implementeringer mislykkede. Det er mange årsaker til at en ERP-implementering kan mislykkes, men ofte skyldes det at teknologien ikke er tilpasset virksomhetens målsetninger.

Heldigvis finnes det tydelige retningslinjer som kan brukes som grunnlag for veikart for organisasjoner som er interessert i å implementere et ERP-system. I denne artikkelen vil vi diskutere sju tips for suksess, inkludert spørsmål man kan stille til leverandørene og referanser i valgprosessen for å sikre at ERP-implementeringen lykkes.

En ERP-løsning gir én enkel, integrert visning av alle aspekter ved forretningsdriften. I tillegg til finansregnskap, human resources, lagerføring og administrasjon av kundeforhold, inneholder et ERP-system verktøy for administrasjon av innkjøp, produksjonsplanlegging, kvalitetssikring og mye mer.

ERP-implementeringer kan virke komplekse, men de blir enklere å planlegge og gjennomføre når man forstår virksomhetens behov. Her er noen nøkkelpunkter for en vellykket ERP-implementering

• Definer forretningsprosessene systemet skal støtte: Det viktigste trinnet i implementering av et ERP-system er å definere hvilke forretningsprosess systemet skal støtte. Hvilke typer transaksjoner skal det håndtere? Hvor omfattende er databasen? Har du behov for å integrere systemer som CRM, HRMS eller e-handel? Finnes det spesifikke funksjonaliteter du ønsker å inkludere, som administrasjon av leverandørkjeden eller automatisk arbeidsflyt? Du vil sannsynligvis finne ut at funksjonene du trodde du trengte, ikke er nødvendige, mens andre, som du ikke engang har vurdert, kan vise seg å være uunnværlige.
• Definer anskaffelsesprosessen: Når du har definert hva du trenger fra ERP-systemet, må du bestemme hvordan det skal anskaffes. En typisk ERP-implementering involverer flere faser: planlegging, konfigurasjon, installasjon og testing. Hvert trinn bygger på det forrige, så du må planlegge for å sikre at alt passer problemfritt sammen. I planleggingsfasen vil du for eksempel vurdere om de nåværende prosessene dine er egnet for automatisering, noe som hjelper deg å identifisere hvor du må automatisere. I konfigurasjonsfasen avgjør du hvordan det er best å designe datamodellen og implementere programvaren. Og i integrasjonsfasen setter du opp grensesnittene som er nødvendige for å koble sammen komponentene.
• Sikre at ERP-programvaren fungerer til ditt behov: Etter at ERP-løsningen er implementert, bør du utføre en serie tester for å bekrefte at det fungerer. Tester utføres ved å kjøre rapporter på systemets ytelse, kontrollere at dataene er riktige, sammenligne resultatene av manuelle beregninger med automatisk genererte resultater osv. Hvis du ikke tester grundig, kan du ende opp med å bruke store summer på å fikse problemer senere.
• Sørge for løpende teknisk støtte: Som ved alle betydelige teknologiske endringer, er løpende teknisk støtte avgjørende for å sikre at ERP-systemet fungerer effektivt. Leverandører tilbyr typisk vedlikeholdskontrakter med ulike servicenivåer, fra viktige oppdateringer til støtte på heltid. Hvilket servicenivå du velger, avhenger av behov og budsjett.

Den vanligste grunnen til at ERP-implementeringer mislykkes, er mangel på forarbeid. Bedriftsledere strever ofte med å implementere ERP-systemer fordi de mangler en strategi for å håndtere uventede hendelser.

Før en ERP-implementering påbegynnes, må du vurdere bedriftens krav og innvirkningen en ERP-implementering kan ha på den daglige driften. Hvis du ikke forstår ERP-implementeringsprosessen godt nok, kan det føre til uventede avbrudd i bedriftens prosesser i overgangsperioden.

ERP-implementeringer går sjelden galt, men når de gjør det, kan det være katastrofalt for bedriften. Les mer i ERP Research om noen av de best dokumenterte fiaskoene med ERP-systemer fra Oracle, SAP og Microsoft.

Her er noen av de viktigste årsakene til mislykkede ERP-implementeringer:

1. Uegnet programvare / unøyaktige krav
2. Bedriftsledelsen er ikke tilstrekkelig engasjert i implementeringen
3. Utilstrekkelige ressurser
4. Ansvarsfordelingen er ikke satt opp for å ta riktige beslutninger til riktig tid
5. Manglende investering i endringsledelse
6. Utilstrekkelig opplæring/støtte
7. Utilstrekkelig finansiering
8. Utilstrekkelig dataopprydding i forkant
9. Krav om at ERP-løsningen skal se ut som den gamle løsningen
10. Manglende testing

Programvaren er hjertet i et ERP-system, men for å bruke den effektivt, må du håndtere dataene dine riktig, utarbeide nødvendige nye arbeidsflyter og lære opp brukerne i de nye prosessene og prosedyrene. Disse trinnene kan være de som det er viktigst å få riktig.

Selv den beste ERP-programvaren vil være nytteløs hvis organisasjonen ikke føler seg komfortabel med å bruke den.

Implementeringer som gjennomføres uten riktig forarbeid kan føre til betydelige langsiktige kostnader til rådgivning, støtte og tid som går tapt mens man løser problemer. For å unngå disse risikoene, må programvareleverandørens foreslåtte implementeringsprosess evalueres nøye.

Her er sju faktorer som bør vurderes for å sikre en vellykket implementeringsprosess:

1. SE PÅ ERP-IMPLEMENTERINGEN SOM EN INVESTERING

Implementering av ERP-systemet er ikke en kostnad; det er en investering som vil være lønnsom for bedriften på lang sikt. Når du kjøper et ERP-system, kjøper du et system som skal forbedre forretningsdriften i mange år fremover.

Avkastningen på investeringen (ROI) er basert på verdien du får i løpet av systemets levetid, som vanligvis er ti til tolv år. Når du begynner planleggingen og tar beslutningen, er det derfor viktig å velge et system som oppfyller både dagens behov og de forventede behovene i fremtiden.

Planlegging og klargjøring for implementeringen er avgjørende. Du må sikre at investeringsplanleggingen inkluderer kostnadene til optimalisering av virksomhetsprosesser og automatisering i tillegg til kostnadene til arbeidskraft og teknologi.

Utfør en grundig evaluering av virksomhetens nåværende og fremtidige behov før du tar valget. Se på ERP-systemet som en investering i bedriftens fremtid, fremfor å fokusere på den kortsiktige innkjøpskostnaden. Den riktige løsningen er kanskje ikke den billigste, men det er bedre å betale mer nå for et system som dekker behovene på lang sikt.

2. DRA NYTTE AV ERFARNE IT-PROSJEKTLEDERE

Prosjektlederen har direkte innvirkningen på hvor godt en ERP-implementering lykkes. Tenk på ERP-implementeringen som en "symfoni" og på prosjektlederen som "dirigenten". For å lykkes, må prosjektlederen dirigere alle aktivitetene og personene som er involvert i implementeringen på riktig måte.

De mest vellykkede ERP-implementeringene skjer når prosjektlederne deltar i både valget og implementeringen. De må ha mulighet til å kjenne detaljene i implementeringen samtidig som de ikke mister oversikten over de overordnede målene, prosjektets omfang, tidsplan og budsjett.

Siden ERP-implementeringer er tverrfunksjonelle, må prosjektlederen ikke bare forstå prosessene for sin egen avdeling, men også hvordan alle de andre avdelingene fungerer. Siden ERP-implementeringer ofte krever omleggingsprosesser, må de kunne tenke kreativt for å bidra til å definere nye og bedre metoder.

Prosjektlederen for en ERP-implementering må forstå både forretningsbehovene og sluttbrukernes behov. Gi denne personen mulighet til å påvirke, men også ansvar for å dokumentere behovene. Prosjektlederen skal være den som har mest å vinne eller tape på en vellykket implementering.

3. BEGYNN MED EN SOLID STRATEGI FOR ERP-IMPLEMENTERINGEN

En vellykket implementering må følge en systematisk prosess. Implementeringsstrategien må være tilpasset organisasjonens målsetninger. Mangel på en klar strategi og upresis definering av problemer du ønsker å løse, kan føre til utfordringer under ERP-implementeringen.

En god strategi må involvere kritiske virksomhetsprosesser, økonomiske fordeler, omfang, budsjett og tidsfrister. Den må også ta hensyn til hvordan den daglige driften inkluderes i planleggingen, for å sikre at den ikke påvirker den pågående implementeringen.

Ved å opprettholde fokus og en gjennomtenkt implementeringsstrategi kan bedriften forbedre sine konkurransefortrinn, øke produktiviteten , forbedre kundeservicenivået og redusere lagerbeholdning.

4. EN PARTNER MED ERFARNE INTEGRASJONSKONSULENTER

Erfaring utgjør en enorm forskjell ved implementering av ERP. Med tanke på den langsiktige forventede bruken av systemet, er det viktig å identifisere erfarne ledere for prosjektet. Ideelt bør nøkkelmedlemmene av teamet ha erfaring med implementering av den spesifikke ERP-løsningen som brukes. Du bør kanskje vurdere å ansette eller leie inn personer som har erfaring med ERP-implementering før prosjektet settes i gang.

Når du evaluerer eksterne konsulenter, bør du se etter konsulenter som kjenner bransjen og virksomhetens prosesser, ikke bare selve verktøyet. De bør også ha erfaring med implementering av verktøyet i organisasjoner av samme type, og kunne kombinere kunnskap om verktøyet med behovene og kompleksiteten i din virksomhet.

Sett sammen et internt prosjektteam som har den nødvendige kompetansen og kan ta viktige beslutninger om metoder, omfang, planlegging, budsjetter, og annet. I tillegg til kunnskap og erfaring trenger du ansatte som kan arbeide med prosjektet i hele prosjektets varighet. Dette gjelder selv om de må fritas fra en betydelig del av sine vanlige arbeidsoppgaver under implementeringen – du vil at prosjektet skal bli en suksess.

5. UTFØR GRUNDIG APPLIKASJONSTESTING

Mange implementeringer mislykkes på grunn av utilstrekkelig testing underveis i prosessen. Det er avgjørende at testingen ikke kuttes for å nå viktige tidsfrister for ERP-implementeringen. Testing setter bedriften i stand til å identifisere problemer tidlig, for å unngå at de blir mye mer kostbare senere. Tenk gjennom bedriftens viktigste virksomhetsscenarioer og prosesser, og planlegg testingen rundt disse ulike scenarioene. Prøv å gjøre listen så omfattende som mulig og dokumenter mest mulig

Identifiser superbrukere i organisasjonen som kan bidra med testing av disse scenarioene. Når testene kjøres, må du sikre at alle transaksjoner flyter riktig gjennom ERP-systemet og at dataene og rapportene er riktige. Stresstesting bør være en del av dette, for å sikre at systemet kan håndtere de forventede transaksjonsvolumene.

6. FORBERED MED OMFATTENDE BRUKEROPPLÆRING

For å sikre vellykkede ERP-implementeringer må de ansatte få opplæring, og bli forberedt på å bruke det nye finans- og prosjektstyringssystemet. Et solid opplæringsprogram bidrar til å sikre en vellykket overgang. Suksessfulle ERP-implementeringer setter i gjennomsnitt av 10 prosent større budsjett til opplæring, øvelser og endringsledelse. Programvareleverandørene har ofte opplæringspakker som en del av tilbudet – husk å ta dette med i forhandlingene før systemet velges.

Siden et ERP-system tilbyr fullstendig automatisering av de fleste avdelingene i organisasjonen, må opplæringen være grundig og inkludere alle berørte brukere. Kunnskap om hvordan systemet brukes effektivt vil sikre at systemet tas i bruk raskere og på optimal måte. Det er avgjørende å utvikle intern kapasitet på lang sikt.

Et omfattende opplæringsprogram bør inkludere nettbasert opplæring, klasseromsundervisning og praktiske øvelser sammen med eksperter som arbeider på prosjektet. Trening sammen med teamet og systemekspertene bidrar til å sikre at beste praksis følges.

7. VÆR KLAR FOR ENDRINGSLEDELSE

Endringsledelse er en svært viktig del av en vellykket ERP-implementering. Hele organisasjonen må være engasjert og klar for endringen. For å omfavne det nye systemet og gi slipp på gamle systemer og prosesser, må de forstå at sluttresultatet kommer til å bli mye bedre enn nåværende status. Transparens og hyppig kommunikasjon gjennom hele implementeringsprosessen vil bidra til å føre organisasjonen raskere gjennom overgangen.

Prøv å ta det gamle systemet ut av bruk til riktig tid.Jo lengre det gamle systemet er tilgjengelig, desto lengre tid vil det ta å få sluttbrukerne over på det nye systemet og de nye prosessene.

Ifølge en rapport fra Aberdeen Group (Improve your Midmarket Business Operations with Cloud Applications) gir skytjenester konkrete fordeler med tanke på driftskostnader, overholdelse av tidsplaner og tidsriktig levering.

Aberdeen Group rapporterte at den gjennomsnittlige forbedringen i lønnsomhet de siste to årene for mellomstore som ikke er i skyen, var 9 prosent. Små og mellomstore bedrifter som har tatt i bruk skytjenester rapporterte imidlertid en forbedring i lønnsomhet på 17 prosent de siste to årene. Det utgjør en lønnsomhetsforskjell på hele 8 prosentpoeng. Disse markedslederne så en avkastning på investeringene ved å tilby de teknologiske verktøyene de ansatte trenger.

For mange små og mellomstore bedrifter er overgangen til skyen nødvendig for å spare investeringskostnader. Men en annen betydelig fordel er implementeringshastigheten og det løpende programvarevedlikeholdet.

Skybaserte ERP-løsninger gir bedriftene høyere hastighet, bedre sikkerhet, lavere kostnader og større fleksibilitet. Disse løsningene gir bedriftene mulighet til å fokusere på den strategiske kjernevirksomheten i stedet for å tenke på vedlikehold av IT-infrastruktur.

Deltek er den ledende leverandøren av ERP-løsninger for prosjektbaserte virksomheter. Vi tilbyr spesialutviklede applikasjoner for bransjer innen kontrakter med det offentlige, produksjon, konstruksjon og servicebransjer som ønsker å ta kontroll over virksomheten. Vår skybaserte ERP-programvare tilbyr en rekke funksjoner, fleksibilitet, sikkerhet og pålitelighet.

Vårt formål er å levere løsninger som hjelper kundene våre å knytte sammen og automatisere prosjektene som bedriftene deres lever av. Vi tror at bedre programvare betyr bedre prosjekter. Vår bransjeekspertise skaper suksess i prosjektene dine, og hjelper deg å oppnå maksimal produktivitet og lønnsomhet.