Hva er prosjektregnskap?

Prosjektregnskap fokuserer på de økonomiske transaksjonene i forbindelse med styring av prosjekter, inkludert kostnader, fakturering og inntekter. Prosjektregnskap er ofte en komponent i prosjektbaserte foretakssystemer (ERP) eller PSA-systemer (professional services automation), selv om det også kan brukes uavhengig.

I motsetning til prosjektregnskapsprogramvare tar standard regnskapssystemer ikke hensyn til de komplekse dimensjonene som prosjekter involverer for en bedrift eller innvirkningen de har på virksomhetens prosesser. I standard regnskapssystemer behandles prosjekter som et tillegg, og de krever tilpasninger for å fungere med tanke på prosjekter. Dette fører til høyere innledende kostnader og høyere totale eierkostnader.

Prosjektregnskapsprogramvare er derimot spesialisert innen regnskapsfunksjonen som er viktige for prosjektbaserte organisasjoner.

HVORFOR ER PROSJEKTREGNSKAP VIKTIG FOR PROSJEKTBASERTE VIRKSOMHETER?

For virksomheter som leverer prosjekter, brukes prosjektregnskap til å spore og analysere økonomien i hvert enkelt prosjekt. Det hjelper prosjektledere å planlegge og kontrollere prosjektenes budsjetter, kostnader og rapporter. Det hjelper dem også å ta smarte beslutninger, bruke ressursene godt og fullføre prosjektene til riktig tid og innenfor budsjett.

Prosjektregnskap viser eventuelle avvik mellom faktiske og planlagte kostnader, og hvordan de kan fikses. Det viser også nøkkelindikatorer for prosjektsuksess, som inntekter, fullføring og ytelse.

Bruk av prosjektregnskapsmetoder gir prosjektbaserte virksomheter kunnskap om økonomien i prosjektene, noe som bidrar til transparens, kontroll og suksess.

Prosjektregnskap er en metode for å spore og administrere økonomien i individuelle prosjekter i en bedrift. Det gir virksomheten mulighet til å forstå de økonomiske resultatene i hvert prosjekt, hjelper dem å ta informerte beslutninger og sikrer suksess i fremtidige prosjekter.

Enkelt sagt handler prosjektregnskap om å opprette separate regnskap for hver prosjekt. Dette regnskapet følger prosjektets budsjett, kostnader og økonomiske transaksjoner. Det gir også prosjektteamet mulighet til å følge fremdriften i prosjektet, sammenligne faktiske kostnader med budsjett og analysere den økonomiske ytelsen.

Prosjektregnskap bidrar også til å administrere prosjektets omfang og sikre at det holdes innenfor det fastsatte budsjettet. Det bidrar til å identifisere kostnadssentere og indirekte kostnader, og tilrettelegger for bedre økonomistyring og budsjettkontroll.

PRINSIPPER INNEN PROSJEKTREGNSKAP

Blant hovedprinsippene innen prosjektregnskap er å spore prosjektkostnadene i sanntid og utgjøre ett enkelt informasjonspunkt for prosjektrelaterte økonomiske transaksjoner, og å vise inntekter og utgifter basert på fullføringsprosent. Ved å følge disse prinsippene gir prosjektregnskapet virksomheten en klar forståelse av den økonomiske ytelsen og fremdriften i enkeltprosjekter, tilrettelegger for effektiv økonomistyring og beslutningstaking, og bidrar til å sørge for at prosjektene fullføres til riktig tid og innenfor budsjett.

Ved å bruke prosjektregnskapsprogramvare kan regnskapsførerne håndtere prosjektets økonomi på en effektiv måte, spore prosjektoppgaver og budsjetter og generere finansrapporter for å måle prosjektenes ytelse mot KPI-er.

Prosjektbaserte virksomheter som henter sine inntekter og sin fortjeneste fra prosjektene de håndterer for kundene, bruker prosjektregnskap til å styrke virksomheten og sikre suksess.

Arkitekt- Og Byggefirmaer

Et prosjektregnskapssystem tilbyr unike funksjoner for prosjektbaserte organisasjoner, enten du har et lite byggefirma som søker vekst eller en større, avansert organisasjon. Dataene fra systemet hjelper deg å analysere nåværende status og utarbeide strategier for å oppnå suksess i fremtiden.

Med Deltek prosjektregnskap kan Elliot Wood styre bedriften ut fra fakta fremfor bare magefølelsen.

Finn ut mer >

Markedsføringsbyråer

Markedsføringsbyråer setter pris på prosjektregnskap fordi det gjør det lettere å administrere økonomien. Et prosjektregnskapssystem overtar arbeidsoppgavene fra den venstre hjernehalvdelen, slik at den kreative høyre hjernehalvdelen kan konsentrere seg om det den er best til.

Finn ut mer >

Konsulentselskaper

Prosjektregnskapsprogramvare støtter finansfunksjonene som er unike for oppdragssyklusen til konsulentselskaper, og sikrer at de har oversikt og kontroll på tvers av alle prosjektene.

Finn ut mer >

Prosjektbaserte organisasjoner har spesielle krav, og må kunne se virksomheten i tre dimensjoner: regnskap, organisasjoner (avdelinger eller forretningsenheter) og prosjekter.

God prosjektstyring er uvurderlig for at prosjektbaserte selskaper skal oppnå god ytelse. Generelle regnskapsprogrammer som QuickBooks mangler dessverre funksjonaliteten som prosjektbaserte selskaper trenger for å oppnå suksess – planleggings- og styringsressurser, håndtering av ulike prosjekter med varierende kompleksitet og enkel tilpasning til kundenes behov. Med generiske løsninger er det vanskelig å produsere rapporter knyttet til prosjekter. Bedriftene responderer ofte ved å bruke prediktive metoder for kostnadsberegning og avstemming for å knytte sammen transaksjoner i kundereskontro og leverandørreskontro. De kan bruke flere uker på å oppsummere data slik at ledelsen kan ta beslutninger for virksomheten.

En prosjektregnskapsløsning hjelper bedriftene å ta bedre beslutninger gjennom bedre oversikt og kontroll på tvers av alle prosjekter. Alle transaksjoner knyttes til:

• en hovedbokskonto,
• en organisasjon (personen eller teamet som utfører arbeidet),
• og et prosjekt (produktet eller tjenesten som leveres til en kunde).

Ved å knytte sammen disse elementene, får virksomheten korrekte rapporter til riktig tid:

• Regnskapsrapporter
• Fakturaer
• Lønningslister
• Prosjektstatusrapporter
• Prosjektgevinst og -tap
• Et robust revisjonsspor

Prosjektregnskapssystemer skaper merverdi for prosjektbaserte organisasjoner fordi de:

• Er skreddersydd for prosjektbaserte virksomheter: Det gir ikke mening å bruke en generisk løsning som ikke kan: håndtere prosjektvariabler som forhåndsbetalinger, ulike faktureringstyper og uortodoks inndeling av arbeidstyper; spore tidsbruk, ressurser, utgifter og fremdrift; dele inn tidsbruken i ulike faser; beregne direkte og indirekte prosjektkostnader eller knytte disse faktorene til riktig prosjekt. Disse begrensningene kan ha negativ innvirkning på virksomhetens nyttiggjøring, fortjenestemargin, kontantstrøm og datanøyaktighet. Det er derfor prosjektregnskapssystemer er utviklet spesifikt for prosjektorienterte virksomheter.
• Full oversikt i sanntid: Hvis bedriften strever med riktige data til riktig tid, bruker for mye tid på å samle data eller baserer beslutninger på antakelser, kan prosjektregnskapsprogramvare hjelpe dere å bruke mer tid på å analysere sanntidsdata fremfor å innhente dem, slik at dere kan fokusere på å forbedre prosjektenes planlegging, utførelse og lønnsomhet.
• Hjelper bedrifter å administrere, optimalisere og levere vellykkede prosjekter: Et prosjektdashbord som kan tilpasses og som viser data i sanntid, er en av de største fordelene med et prosjektbasert regnskapssystem. God prosjektstyring skaper bedre kundeopplevelse, fortjenestemargin, effektivitet og ressursutnyttelse. Generiske regnskapssystemer uten integrert prosjektstyring er begrenset til regnskapspersonalet. Når prosjektlederne har begrenset informasjonstilgang, blir de avhengige av regnskap for å få informasjon, noe som kan hindre at beslutningene tas til riktig tid.
• Oppfyller myndighetenes krav til samsvar:Kontrakter med det offentlige krever spesiell timeføring, kostnadssporing, regnskapsrapportering og regnskapsprosedyrer. Hvis din bedrift utfører arbeid for det offentlige (eller ønsker å gjøre det) og dere bruker et generisk regnskapssystem, er det utfordrende å sikre lovmessig samsvar. Ledende prosjektregnskapsprogramvare for leverandører til det offentlige sporer tillatte og ikke tillatte kostnader, tidsbruk og utgifter per ansatt og kostnader, inntekter og fortjeneste per prosjekt.

Effektive prosjektregnskap omfatter de følgende hovedfunksjonene, som bidrar til å maksimere produktiviteten og inntektene:

• Finansstyring: Finansteamene håndterer mange ansvarsområder som er viktige for suksess og vekst. Prosjektregnskapsprogramvare strømlinjer back-office-prosessene ved å:
• Rapportere prosjektkostnader, inntekter, fortjeneste og operasjoner
• Administrere kostnader og priser
• Forkorte faktureringssyklusen og forbedre nøyaktigheten ved å opprette fakturautkast og endelige fakturaer elektronisk, som kan gjennomgås og godkjennes online
• Budsjett og prognoser: Prosjektbasert regnskap sporer kostnader for hver enkelt transaksjon, og knytter hver transaksjon til et prosjekt. Prosjektene kan grupperes etter portefølje eller produktserie, eller brytes ned på linjepunkter, arbeidsstrukturer og priskoder som styrer kostnadsberegningen for de individuelle ressursene. Systemet overvåker og rapporterer forventede og faktiske kostnader mot prosjektets budsjett. Du vet hvilke prosjekter som er mest lønnsomme, hvilke som går med tap og hvilke prosjektledere som har gjort det best.
• Inntektsføring: En rekke ulike funksjoner gir effektiv inntektsføring i henhold til standardene.
• Administrer indirekte kostnader: Uten et prosjektregnskapssystem er det utfordrende å administrere kostnadene i forbindelse med virksomheten (husleie, arbeidsgiveravgift osv.) som ikke er direkte tilknyttet et prosjekt. Indirekte kostnadsrater beregnet ut fra disse kostnadene hjelper deg å dekke alle kostnader.
• Prosjektfakturering: I motsetning til generiske systemer kan prosjektbaserte regnskapssystemer generere fakturaer basert på kundens formler – i kundens spesifikke formater – ut fra forhåndsvaliderte og godkjente priser. Dette gir færre spørsmål rundt fakturaene, raskere betaling og bedre kontantstrøm.
• Tidsbruk og utgifter: Et webbasert time- og utgiftssystem med automatisk godkjenning og tilknytning til prosjekt gjør det mulig å vise prosjektinformasjon i sanntid, hente ut og rapportere data i ulike valutaer og opprette et revisjonsspor. Informasjon om de ansattes tidsbruk og utgifter er samlet i én database, noe som strømlinjeformer prosessene og eliminerer dobbeltarbeid og feil.
• Prosjektrapportering og dashbord: Bruk business intelligence til å gjøre data om til kunnskaper. Resultatene kan vurderes per prosjekt, avdeling, konto, kunde, organisasjon, leverandør osv. Hvert dashbord er knyttet til en ytelsesindikator (KPI) eller en måling.

Valget er viktigere enn noen sinne, fordi du ikke bare kjøper et verktøy, du velger en pålitelig partner som vil samarbeide med bedriften gjennom virksomhetens digitale skifte . Her er kriteriene du bør vurdere, enten du er ute etter et nytt prosjektregnskapssystem eller evaluerer leverandørene på nytt:

• En omfattende løsning som er bygget for formålet: Prosjektregnskapssystemet bør være designet spesifikt for din bransje, og ikke en generisk løsning som må tilpasses til dine behov. Velg en løsning som gir organisasjonen og prosjektlederne best mulig oversikt, slik at dere kan planlegge fremover.
• Et godt omdømme i bransjen: Er leverandøren en anerkjent, ledende aktør i bransjen? Se utenfor produktet og se på leverandørens innvirkning på bransjen.
• Leverandørens produktansvar: Leverandøren bør eie og være ansvarlig for løsningen og det tilhørende veikartet. Hvis en leverandør ikke kan være helt transparent, kan organisasjonen utsettes for risiko.
• Skalerbarhet: Se etter en løsning som enkelt kan tilpasses til bedriftens vekststrategi.
• Transparente totale eierkostnader: Gjentagende kostnader bør være tydelige fra dag én. Prismodellene bør beskrive alle detaljer.
• Investert i kundeservice: Se etter en leverandør som er anerkjent for enestående og fleksible kundeserviceplaner, siden det er den viktigste kommunikasjonsveien etter implementering.

For oss i Deltek er formålet å levere løsninger som hjelper kundene våre å knytte sammen og automatisere prosjektene som bedriftene deres lever av. Vi tror at bedre programvare betyr bedre prosjekter. Vår bransjefokuserte ekspertise skaper suksess i prosjektene dine, og hjelper deg å oppnå maksimal produktivitet og lønnsomhet.