Vad är projektredovisning?

Projektredovisning fokuserar på finansiella transaktioner för att hantera projekt, inklusive kostnader, fakturering och intäkter. Projektredovisning är ofta en del av en projektbaserad Enterprise Resource Planning (ERP) eller Professional Services Automation (PSA), även om projektredovisningen också kan användas självständigt.

Till skillnad från projektredovisningsprogram tar vanliga redovisningssystem inte hänsyn till de komplexa dimensioner som projekt innebär och deras inverkan på affärsprocesser. Projekt är svåra att hantera i vanliga redovisningssystem och kräver anpassningar för att fungera, vilket resulterar i högre initiala kostnader och en högre total ägandekostnad.

Å andra sidan är projektredovisningsprogramvara specialiserad på funktioner som är viktiga för projektbaserade organisationer.

VARFÖR ÄR PROJEKTREDOVISNING VIKTIGT FÖR PROJEKTBASERADE FÖRETAG?

För företag som arbetar med projekt är projektredovisning viktig för att analysera ekonomin för varje projekt. De hjälper projektledarna att planera och kontrollera projektbudgetar, kostnader och rapporter. Det hjälper dem också att fatta bra beslut, använda resurser på ett bra sätt och slutföra projekten i tid och inom budget.

Projektredovisning visar eventuella skillnader mellan faktiska och planerade kostnader och hur man kan vidta åtgärder. Här ser du också KPI-indikatorer som visar intäkter, slutförande och prestanda.

Att använda projektredovisning ger projektbaserade företag unika kunskaper, vilket leder till transparens, kontroll och framgång.

Projektredovisning är ett sätt att spåra och hantera ekonomin för enskilda projekt inom ett företag. Det gör det möjligt för företagen att se det ekonomiska resultatet för varje projekt, vilket hjälper dem att fatta välgrundade beslut och säkerställa att framtida projekt blir framgångsrika.

Enkelt uttryckt innebär projektredovisning att en separat redovisning skapas för varje projekt. Redovisningen spårar projektets budget, kostnader och finansiella transaktioner. Det gör det också möjligt för projektteamet att se projektets framsteg, jämföra faktiska kostnader med budget och analysera resultatet.

Projektredovisning hjälper också till att hantera projektets omfattning och säkerställa att det håller sig inom budget. Redovisningen hjälper också till att identifiera kostnadsställen och indirekta kostnader, vilket möjliggör bättre ekonomisk förvaltning och budgetkontroll.

PROJEKTREDOVISNINGSPRINCIPER

Projektredovisning inkluderar spårning av projektkostnader i realtid, ger en "enda källa till sanning" för projektrelaterade finansiella transaktioner och redovisning av intäkter och kostnader. Genom att följa dessa principer ger projektredovisningen företagen en tydlig förståelse av det finansiella resultatet och framstegen för enskilda projekt, möjliggör effektiv ekonomisk förvaltning och beslutsfattande och hjälper till att säkerställa att projekten slutförs i tid och inom budget.

Med hjälp av programvara för projektredovisning kan projektrevisorer effektivt hantera projektekonomin, spåra projektuppgifter och budgetar och generera finansiella rapporter för att mäta projektets prestanda mot relevanta nyckeltal.

Projektbaserade företag som får intäkter och vinster från de projekt de hanterar åt sina kunder använder projektredovisning för att driva sin verksamhet och möjliggöra framgång.

Arkitekt- Och Ingenjörsföretag (A&E – Architecture And Engineering).

Oavsett om ditt företag är litet och vill växa eller om du är ett större etablerat företag hjälper ett projektredovisningssystem dig att utnyttja finansiella funktioner som är unika för projektbaserade organisationer. Den information du får från systemet hjälper dig att analysera ditt företags prestanda och skapa strategier för att bli ännu bättre.

Med Delteks projektredovisning driver Elliot Wood sin verksamhet på fakta istället för på gissningar.

Läs mer >

Marknadsföringsbyråer

Marknadsförings- och reklambyråer drar nytta av projektredovisning eftersom det gör det enklare att hantera ekonomin. Ett projektredovisningssystem tar hand om byråns aktiviteter med vänstra hjärnhalvan och låter den högra hjärnhalvan koncentrera sig på kreativiteten.

Prisbelönta reklam- och marknadsföringsbyrån We Are Cognitive använder Deltek Workbook för sina video- och medieprojekt och drar nytta av budget- och resurshantering samt redovisning.

Läs mer >

Konsultföretag

Projektprogramvara stöder de finansiella funktionerna som är unika för ett konsultföretag, vilket säkerställer att de har transparens och kontroll över alla sina projekt.

Läs mer >

Projektbaserade organisationer har distinkta krav och de måste se sin verksamhet i tre dimensioner: konton, organisationer (avdelningar eller affärsenheter) och projekt.

Projektledningsexcellens är kärnan i högpresterande projektbaserade företag. Tyvärr saknar vanliga redovisningsprogram som QuickBooks funktioner som projektbaserade företag kräver, dvs. hantering av resurser, hantering av projekt och komplexitet och lätt anpassning till kundförfrågningar. Generiska lösningar har svårt att leverera bra resultat. Företag svarar ofta genom att använda förutsägande kostnadsmetoder och avstämning för att ansluta kundfordringar och leverantörsskulder transaktioner. De kan tillbringa veckor med att sammanställa data så att företagsledarna kan fatta beslut om verksamheten.

En projektredovisningslösning hjälper företagen att fatta bättre affärsbeslut genom förbättrad transparens och kontroll över alla projekt. Varje transaktion är kopplad till:

• En huvudbok,
• en organisation (individen eller teamet som utför jobbet,
• och ett projekt (produkten eller tjänsten som levereras till en kund).

Att länka dessa element ger exakta och snabba leveranser som är avgörande för alla företag:

• Finansiella rapporter
• Fakturor
• Löner
• Projektstatusrapporter
• Projekt P&L
• Ett tydligt revisionsspår

Projektredovisningssystem tillför värde till projektbaserade organisationer eftersom de:

• Är skräddarsydda för projektbaserade företag: Det är ingen mening att använda en allmän lösning som inte kan hantera projektvariabler som förskottsbetalningar, olika faktureringstyper och oortodoxa strukturer för arbetsuppdelning; spåra tid, resurser, utgifter och pågående arbete; dela tid mellan faser; beräkna direkta och indirekta projektkostnader; eller tillskriva dessa faktorer till lämpligt projekt. Dessa begränsningar kan negativt påverka ditt företags utnyttjande, vinstmarginal, kassaflöde och datanoggrannhet. Det är därför projektredovisningssystem är specialanpassade för projektcentrerade organisationer.
• Ge synlighet i realtid: Om ditt företag kämpar med datanoggrannhet och aktualitet, lägger för mycket tid på att sammanställa data eller baserar affärsbeslut på gissningar, kommer projektredovisningsprogramvara att göra det möjligt för dig att lägga mer tid på att analysera realtidsdata istället för att bara samla in data. Det gör att du kan fokusera på att förbättra ditt projekt när det gäller planering, utförande och lönsamhet.
• Gör det möjligt för företagen att hantera, optimera och leverera framgångsrika projekt: En anpassningsbar projektinstrumentpanel i realtid är en av de största fördelarna med ett projektbaserat redovisningssystem. Stark projektledning förbättrar kundupplevelsen, vinstmarginalen, effektiviteten och resursutnyttjandet. Generiska redovisningssystem utan integrerad projektledning är begränsade till back-office redovisningspersonal. Med begränsad tillgång till information är projektledare beroende av redovisning av information, vilket hindrar snabba affärsbeslut.
• Följ myndigheternas efterlevnadskrav: Offentliga kontrakt kräver särskilda deadlines, kostnadsuppföljning, finansiell rapportering och redovisningsrutiner. Om ditt företag utför statligt arbete (eller skulle vilja) och du använder ett generiskt redovisningssystem, kan det vara svårt att följa reglerna. Ledande projektredovisningsprogram för offentliga entreprenörer spårar tillåtna och otillåtna kostnader, tid och kostnader för anställda samt kostnader, intäkter och vinster per projekt.

Effektiv projektredovisning inkluderar nedanstående funktioner som hjälper till att maximera produktivitet och intäkter:

• Finanshantering: Ekonomiteam hanterar många ansvarsområden som är viktiga för framgång och tillväxt. Programvara för projektredovisning effektiviserar backoffice-rutiner genom att:
• Rapportera om projektkostnader, intäkter, vinster och verksamhet
• Hantera kostnader och avgifter
• Förkorta faktureringscykeln och förbättra noggrannheten genom att skapa utkast och slutfakturor elektroniskt för att granskas och godkännas online
• Budget och prognoser: Projektbaserad redovisning spårar kostnader för varje transaktion och varje transaktion är knuten till ett projekt. Projekt kan grupperas efter portfölj eller produktlinje eller delas upp i strukturer för arbetsuppdelning och avgiftskoder som styr kostnaden för individuella resurser. Systemet övervakar och rapporterar om prognoser och faktiska kostnader och jämför dessa med din projektbudget. Du vet vilka projekt som är mest lönsamma, vilka som går med förlust och vilka projektledare som presterar bäst.
• Intäktsredovisning: En mängd funktioner tillämpar effektivt stegen i standarder för intäktsredovisning.
• Hantering av indirekta kostnader: Utan ett projektredovisningssystem är det svårt att hantera kostnaderna för att göra affärer (hyra, arbetsgivaravgifter, skatter, etc.) som inte är direkt knutna till ett projekt. En indirekt ränta som härrör från dessa kostnader hjälper dig att täcka alla kostnader.
• Projektfakturering och fakturering: Till skillnad från generiska system genererar projektbaserad redovisning fakturor baserade på kundernas beräkningar (i kundspecifika format) genererade från godkända avgifter, vilket minskar frågor om fakturor, påskyndar betalningarna och förbättrar kassaflödet.
• Tid och kostnader: Ett webbaserat system för tidsregistrering och kostnadsinmatning med automatiskt godkännande och projektallokering gör att du kan dela projektinformation i realtid, hämta in och rapportera data i olika valutor och skapa revisionsspår. Information om anställdas tid och kostnader konsolideras i en databas, vilket effektiviserar affärsprocesser och eliminerar redundans och fel.
• Projektrapportering och instrumentpaneler: Business intelligence förvandlar en datarik, kunskapsfattig organisation till en kunskapsrik organisation. Du kan bedöma resultat efter projekt, avdelning, konto, kund, organisation, leverantör, etc. Varje instrumentpanel är knuten till en KPI.

Urvalsprocessen är viktigare än någonsin, eftersom du inte bara köper ett verktyg – du väljer en pålitlig partner som du samarbetar med under den digitala transformationen av ditt företag. Oavsett om du letar efter ett nytt projektredovisningssystem eller funderar på att byta leverantör ska du tänka på följande:

1. En heltäckande, specialbyggd lösning: Ditt projektredovisningssystem ska vara anpassat till din bransch och inte vara en generisk lösning som måste anpassas efter ditt företags krav. Välj en lösning som ger din organisation och projektledare den information så att ni kan planera framtiden.
2. Ett respekterat branschrykte: Är din leverantör ett respekterat ledande företag som kan din bransch? Titta inte bara på produkten utan se också på leverantörens inflytande i branschen.
3. Leverantörens produktansvar: Din leverantör bör äga och vara ansvarig för lösningen och planeringen. Om en leverantör inte är helt transparent kan det innebära risker för din organisation eller ditt företag.
4. Skalbarhet: Leta efter en lösning som enkelt kan anpassas till ditt företags tillväxtstrategi.
5. Transparent total ägandekostnad: Återkommande kostnader bör vara tydliga från dag ett. Prismodellerna ska beskriva alla detaljer.
6. Investera i kundvård: Leta efter en leverantör som oberoende erkänns för att ha överlägsna och flexibla kundserviceplaner, din huvudsakliga kommunikationslinje efter implementering.

Delteks mål är att leverera lösningar som hjälper våra kunder att ansluta och automatisera projektlivscykeln som driver deras verksamhet. Vi tror att bättre programvara leder till bättre projekt. Vår branschexpertis gör att du lyckas med dina projekt och vi hjälper dig att maximera produktivitet och intäkter.