PRODYNAs tips för en lyckad ERP-implementering

 Tweet it: 'PRODYNAs tips för en lyckad ERP-implementering'

Digital transformation kan vara besvärligt för stora organisationer. Speciellt de som har samlat på sig många olika system och processer under åren.  IT-konsultbolaget PRODYNA var i behov av en ERP-lösning som kunde knyta samman företagets digitala ekosystem. Deltek Maconomy gjorde det möjligt – och gav företaget fyra viktiga lärdomar längs vägen..

PRODYNA grundades 1991 och erbjuder en unik kombination av kreativa, innovativa och tekniska IT-tjänster. Företagets mål är att förse sina kunder med verktyg och skräddarsydda mjukvarulösningar som gör det möjligt att förbättra användarupplevelsen, samt skapa effektivare strategier för digitalisering och molntjänster. Men 2016 bestämde sig PRODYNA för att genomföra en egen digital transformation.

“Vi sjösatte en internationaliserings- och tillväxtstrategi 2013 som gav oss en lista med nya verksamhetskrav som vi behövde implementera”, säger Christoph Körner, en av PRODYNAs grundare. “Tre år senare upplevde vi stora begränsningar med våra befintliga system och visste att det var dags för en förändring.”

Företagets IT-landskap var inte bara begränsat – det var också komplicerat – mycket på grund av att olika system tillämpades för olika verksamheter i Tyskland, Grekland, Schweiz, Österrike, Storbritannien, Serbien, USA och Västeuropa. Den stora mängden underleverantörer och revisorer i olika länder som utbytte data och rapporter via egna system gjorde saken än mer komplex.

PRODYNAs mål var att samla de olika applikationerna i en enda ERP-instans. På så sätt hoppades man förenkla regelstyrningen, förbättra effektiviteten, täppa till luckor i företagets processer och få större insyn i projekt som ofta involverar flera team och olika länder.

“Det var tydligt för oss att vi behövde ett enda system som kunde hjälpa oss genom hela leveranskedjan", säger Körner.

Ett helintegrerat ERP-system

Efter att ha utvärderat fem potentiella leverantörer insåg PRODYNA att Deltek Maconomys projektcentrerade ERP-verktyg erbjöd flera fördelar gentemot konkurrenterna. Lösningen är utformad för att stimulera slutanvändarens produktivitet genom bransch- och rollspecifika funktioner som snabbare skapar värde i jämförelse med vanliga ERP-lösningar.

“Maconomy hade alla funktioner vi eftersökte, i kombination med smidig integration och en modern teknikstack med öppna API:er och en intressant roadmap”, säger Körner. “Det var dessutom rätt storlek för vår verksamhet och prisläget var perfekt.”

Tack vare Maconomy har PRODYNA nu ett helintegrerat ERP-system som gör att man kan kontrollera resursplanering, projekthantering, fakturering, kostnadsprocesser, prenumerationer och mycket mer – praktiskt taget allt som tidigare sköttes genom en mängd olika appar. Och alla på företaget, oavsett var i världen de befinner sig, arbetar i samma riktning. Detta gör att PRODYNA kan utkontraktera aktiviteter och spara pengar utan att behöva bekymra sig för att organisationen ska bli allt för komplex.

Processerna är nu snabbare och företagsledningen har full insyn i hela verksamheten, inklusive personalresurser och projektstatus. PRODYNA använder ett datalager för att få en övergripande bild av verksamheten och, tack vare de öppna API:erna i Maconomy, kan man skapa egna dashboards och rapporter. Detta gör att alla har tillgång till den data de behöver – när de behöver den – så att de kan fatta bättre beslut och undvika onödig kommunikation.

“Snabb rapportering är otroligt viktigt för oss”, säger Körner. “Åtminstone en gång i veckan, om inte mer, får vi färska rapporter med information om hur våra team använder tiden och fakturerbara timmar, för att vi ska kunna öka effektiviteten. Detta har varit extra viktigt under pandemin.”

Så här lyckades PRODYNA

ERP-projekt i den här skalan kan vara en komplex uppgift. Mot bakgrund av PRODYNAs succé bad vi Christoph Körner dela med sig av sina tips för en smidig transformation.

1. VÄLJ RÄTT LEVERANTÖR

“För oss var teamet bakom projektet nyckeln till vår succé. Det finns mängder av rapporter om varför implementeringar av ERP-system misslyckas, och det beror ofta på ineffektiva projektteam och ineffektiv projektledning. Vi hade ett fantastiskt samarbete med Deltek redan från första början. Och samarbetet utvecklas fortfarande, i takt med att Deltek lär sig mer och mer om vår verksamhet och våra behov.”

2. UNDERSKATTA INTE ARBETSINSATSEN

“Man måste ta sig an uppgiften på rätt sätt. Med det menar jag att man inte ska driva sitt transformationsprojekt som ett sidoprojekt eller försöka integrera transformationen i den dagliga verksamheten. Det fungerar bara inte. Du måste kunna den process du vill ändra, bygga ett skickligt och effektivt projektteam och se till att avsätta de resurser som krävs redan från början.”

3. VAR NOGA MED INTRESSENTHANTERINGEN

“Det är extremt viktigt att involvera användarna i den här processen. Och tänk på att inte underskatta tiden de behöver för att anpassa sig till ett nytt system. Du måste ta med planering, utbildning och kunskapsdelning i beräkningen, och för oss tog det ungefär tre år. Vi kom igång med det nya systemet 2017 och håller fortfarande på att lära oss – men den goda nyheten är att vi upplevde omedelbara fördelar.”

4. VAR MÅLMEDVETNA

“Efter implementeringen, se till att använda all tillgänglig kapacitet, och försök att verkligen göra allt i det nya systemet. Om ni kan undvika att integrera andra system och resurser från tredje part, då kan ni förhindra att saker och ting blir för komplexa – vilket vi försökte undvika i början.

Läs mer om hur Maconomy hjälper till att öka slutanvändarens produktivitet genom bransch- och rollspecifika funktioner.

How Consulting Firms Win

The Definitive Playbook for Exceptional Talent, Project Delivery, Growth and Profitability

Ladda ner nu