5 mobiele tech-tips voor nog gemakkelijkere werfverslagen

Werfinspecties zijn een essentieel onderdeel van het bouwproces. Voor projectmanagers, architecten, ingenieurs en andere betrokkenen zijn inspecties de gelegenheid om de voortgang en de kwaliteit van het werk op de werf te beoordelen. Documentatie speelt een cruciale rol bij deze inspecties: het zorgt voor een nauwkeurige archivering, het identificeert potentiële problemen en volgt de goede voltooiing van bouwactiviteiten en projectmijlpalen.

Voor het documenteren van werfinspecties en het maken van een werfverslag hebben architecten twee keuzes. Ofwel ze leunen op traditionele, handmatige processen en maken ze notities met pen, papier, met gedrukte exemplaren van documenten en tekeningen. Of schakelen ze mobiele technologie in om het werfbezoek zo productief mogelijk te maken.

Het aanschaffen van een high-tech tablet met allerlei applicaties is echter geen garantie dat je de gewenste productiviteitswinst uit je investering haalt. Een echt efficiënt werfinspectieproces ontstaat vooral door het gebruik van de juiste mobiele technologie op het juiste moment.

In deze blog richten we ons op vijf manieren waarop mobiele technologie het documentatieproces eenvoudiger maakt, of je nu aan een nieuw verslag begint of eerdere rapporten moet bijwerken.

1. Je werfinspectie in realtime documenteren

Als een inspecteur notities maakt (of dicteert) met pen en papier, moet hij ze na de visite handmatig uitschrijven ter documentatie, wat veel tijd in beslag neemt. Het gebruik van een professionele app voor werfverslagen bespaart je een uur of meer per verslag – dat zijn bijna twee hele factureerbare dagen per maand. Bovendien zorgt de app ervoor dat je de werf verlaat met een uitgebreid en compleet document, dat gemakkelijk kan worden gedeeld en bijgewerkt.

Aangezien architecten vaak bij verschillende bouwprojecten betrokken zijn, worden de volgende stappen niet uitgesteld of vergeten als hun notities al klaar zijn tegen de tijd dat ze naar hun kantoor terugkeren. Zo worden ook de deadlines van het project gehaald.

Twee handige tech-hulpmiddelen:

• Voice-to-text: veel architecten gebruiken voice-to-text op kantoor om “handsfree” te schrijven. Dit is vaak nauwkeuriger en efficiënter dan typen. Waarschijnlijk heb je al zo’n app op je mobiele apparat - alle Android- en iOS-apparaten hebben een voice-to-tekst functie. Het is een handige manier om snel aantekeningen te maken tijdens een werfbezoek.
• Notities nemen: als je het gemak van een mobiel apparaat én het gevoel van een pen wilt, kun je een styluspen te koppelen aan een app, zoals GoodNotes, Nebo of OneNote. Deze combinatie kan het documenteren van vergaderingen en het opslaan van notities veel eenvoudiger en handiger maken dan telkens een papieren notitieblok erbij te halen.

2. Gebruik mobiele technologie, om eenvoudig en nauwkeurig te meten en scannen

Werfinspecteurs blijven meestal maar kort ter plekke. Ze moeten dus zo snel en nauwkeurig mogelijk kunnen werken. Alle smartphones hebben basisapps die de camera van het toestel gebruiken om afmetingen te nemen en snel plattegronden te genereren.

LiDAR-technologie biedt nog meer bruikbare en nauwkeurige informatie over de omgeving: met LiDAR kunnen architecten vlug een 3D-model van een locatie scannen en een betrouwbaardere augmented reality te genereren waarin het projectteam kan werken. Als je een geavanceerder apparaat met een LiDAR-scanner hebt, krijg je bovendien nog snellere, nauwkeurigere metingen.

Gebruik je bijvoorbeeld de RoomScan LiDAR-app, dan hoef je alleen maar op elke muur te tikken en te swipen voor deuren en openingen. LiDAR doet de rest en creëert binnen enkele minuten een nauwkeurig 3D-model.

Zodra je alles hebt opgemeten en je plan op je apparaat is gegenereerd – veel sneller dan je handmatig zou kunnen doen – kun je eenvoudig aantekeningen toevoegen.

3. Je schetsen en foto's digitaal annoteren

Of de werflocatie nu gescand werd met behulp van digitale fotos of van LiDAR, de volgende stap is het toevoegen van aantekeningen, schetsen en tekeningen. De iPad, een betrouwbare tool die door miljoenen architecten, ingenieurs en aannemers wordt gebruikt, biedt in combinatie met een styluspen en een schets-app een geweldige tekenervaring die de kloof tussen analoog en digitaal werken overbrugt.

Met apps als Morpholio, Concepts en Procreate kun je scalen, met layers werken en kiezen uit verschillende penselen om vervolgens nauwkeurige, gedetailleerde schetsen te maken. ArchiSnapper, een mobiele app speciaal ontworpen voor het maken van werfverslagen en opleveringen helpt je om tekst op te nemen, foto’s te maken en plattegronden te annoteren - allemaal op één plek.

Deze krachtige tools veranderen de manier waarop je ideeën en concepten vastlegt. Welke apps je ook gebruikt om het inspectieproces van werven te stroomlijnen, je moet nog steeds je rapport afmaken en beschikbaar maken voor collega's en klanten.

4. De werf verlaten met een voltooid verslag

Mobiele apparaten zullen nooit het vermogen van een kantoorwerkplek evenaren, maar met een virtuele desktop app is het mogelijk om op afstand in te loggen op werkstations vanaf een mobiel apparaat.

Als het Internet niet snel genoeg is om een echte kantoorervaring te bieden, kun je nog steeds je notities en bestanden uploaden via langzamere verbinding, in plaats van ze lokaal op te slaan. Tegen de tijd dat je de werf verlaat, kan je kersvers geschetste en geannoteerde verslag dus al toegankelijk zijn.

5. Gemakkelijk je verslag delen met de projectteams

Zodra het documenteren van je inspectie af is, deel je je verslag met de betrokkenen, bijvoorbeeld projectmanagers en klanten. Het is belangrijk dat alle betrokkenen toegang hebben tot de meest recente informatie en effectief kunnen samenwerken.

Mobiele apps en platforms bieden verschillende manieren om je verslag te delen wanneer deze af is. Je kunt ze direct per e-mail versturen of gebruik maken van cloudservices zoals Dropbox of Google Drive, en een link delen met de betrokkenen. Je kunt ze ook uploaden op samenwerkingsplatforms zoals PlanGrid of ArchiSnapper en relevante betrokkenen uitnodigen, die er vervolgens in realtime aan kunnen werken.

Met mobiele technologie kunt je het proces stroomlijnen en ervoor zorgen dat alle belangrijke betrokkenen de benodigde informatie binnen handbereik hebben. Dit bevordert effectieve communicatie en stelt betrokkenen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van de laatste observaties, tijdens elke bouwfase.

Door je verslag digitaal te delen, hoef je geen papieren exemplaren meer af te drukken of speciale vergaderingen te organiseren.

Uitgebreide werfverslagen, met Deltek ArchiSnapper

Deltek ArchiSnapper is een gebruiksvriendelijke app die het werk op de werf eenvoudiger en sneller maakt dankzij papierloze inspecties, geautomatiseerde werfverslagen en gemakkelijkere opleveringen. Geen pen en papier, Word of Excel meer. Probeer ArchiSnapper gratis uit, en stel uitgebreide werfverslagen op.