Werfverslagen: de ultieme gids

Elke architect die werfopvolging serieus neemt, weet hoe essentieel overzichtelijke en accurate werfverslagen zijn.

Een helder werfverslag, waarin alle betrokken partijen duidelijke instructies kunnen vinden over wat hen te doen staat, is cruciaal om kostbare fouten en misverstanden te vermijden.

In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het waarom, de inhoud, en de structuur van een professioneel werfverslag. We delen ook een aantal tips om dit snel en efficiënt aan te pakken.

Werfverslagen – ook wel verslag rondgang, pv werfvergadering, bouwverslag, verslag voortgang der werken, verslag werfbezoek, of verslag controle op de werken genoemd – worden gebruikt voor het documenteren en delen van opmerkingen, openstaande punten, gemaakte afspraken, en planning. Deze worden genoteerd tijdens regelmatige rondgangen en werfvergaderingen.

Het werfverslag wordt typisch opgesteld door de architect. Na de inspectie of vergadering wordt het uitgewerkt en verzonden naar alle betrokken partijen.

In het werfverslag worden ook alle taken, acties en deadlines genoteerd.

Op deze manier weten alle aannemers en andere betrokken partijen exact wat van hen verwacht wordt en tegen wanneer.

Werf¬verslagen geven doorgaans antwoord op vragen zoals:

• Worden de werken cor¬rect en volgens planning uitgevoerd?
• Zijn er bijsturingen of verbeteringen nodig?
• Welke gemaakte afspraken, wij¬zi¬gin¬gen en meerwerken zijn er?

Voor kleine en eenvoudige projecten zou een e-mail in principe kunnen volstaan om dit te documenteren. Maar aangezien dit al snel onoverzichtelijk wordt, is de standaard in de bouwsector een uitgewerkt verslag. Meestal in PDF formaat.

Het spreekt voor zich dat alle betrokken partijen de voorkeur geven aan een duidelijk, overzichtelijk en gestructureerd verslag.

1. Laat problemen niet escaleren

Je werven op regelmatige tijdstippen bezoeken en alle relevante zaken en vereiste bijsturingen documenteren, helpt je om onregelmatigheden vroeg in het bouwproces te ontdekken.

Laat kleine fouten niet escaleren tot grote problemen. Hoe vroeger fouten ontdekt worden, hoe gemakkelijker en goedkoper het is om ze recht te zetten.

Het is dus cruciaal om niet tot op het einde van het bouwproces te wachten met inspecties en werfverslagen. Vaak is het dan te laat om nog bij te sturen.

Kwaliteitscontrole is iets wat je best inbouwt vanaf dag 1, niet iets wat je kan toevoegen helemaal op het einde.

2. Vermijd misverstanden door goede communicatie

Bij een bouwproject zijn vaak veel partijen betrokken. Hoe meer partijen, hoe hoger het risico op misverstanden of miscommunicatie. En, als gevolg daarvan, kostbare fouten en frustrerende vertragingen.

Regelmatige werfbezoeken, en overzichtelijke werfverslagen waarin duidelijk staat wie wat wanneer moet doen en welke bijsturingen nodig zijn, zijn de sleutel tot een goede samenwerking en een succesvol project.

Dit vermindert de kans op fouten en vertragingen, waardoor de winstgevendheid van het project toeneemt.

3. Field Reports Are Crucial In Discussions or Lawsuits

Bundel opmerkingen, problemen en gemaakte afspraken altijd in werfverslagen. Deel de werfverslagen met alle betrokken partijen.

Loopt het toch fout? Dan vormen werfverslagen een krachtig element in discussies, of – als het echt escaleert – een belangrijk juridisch bewijsstuk.

Een werfverslag met helder omschreven afspraken, uit te voeren zaken, en duidelijke foto’s kan je enorm helpen bij meningsverschillen. Als alles goed gedocumenteerd is, is er geen discussie mogelijk en vermijd je dure en onproductieve discussies en procedures.

1. Breng structuur

Duidelijk gestructureerde en gebundelde zaken worden veel makkelijker en sneller verwerkt dan chaotische, ongestructureerde teksten.

Als informatie een voorspelbaar patroon volgt vinden we deze beter terug, en is de kans groter dat we er naar zullen handelen.

Gebruik daarom zoveel mogelijk dezelfde hoofdstukken, titels, en opmaak om je verslagen te structureren. Zo maak je het voor de betrokken partijen gemakkelijker om je verslagen te verwerken.

Vermijd lange stukken tekst. Niemand leest lange stukken test, geloof me. Als het dan toch echt moet, probeer dan om de tekst op te delen in alinea’s en voeg zinvolle titels toe. Dat verhoogt de leesbaarheid.

Schrijf duidelijke en verstaanbare taal. Werfverslagen zijn geen vrijblijvende info, maar het zijn ook geen juridische wetteksten. Probeer duidelijke en volledige zinnen uit te schrijven die iedereen kan begrijpen. Formuleer het zoals je het zou uitleggen aan iemand die niets van een project weet, zoals een broer of zus, of een vriend.

2. Geef punten een status en uniek nummer

Geef een status aan je opmerkingen, bv OK, NIET OK, IN UITVOERING. Volg de voortgang van de punten op, en hou de status actueel.

Geef elk punt ook een uniek nummer en zorg ervoordat dat dit nummer nooit wijzigt, zodat hier steeds kan naar verwezen worden bij toekomstige discussies.

Veel architecten nummer hun punten door eerst de volgnummer van het verslag te nemen waarin dit punt voor de eerste keer genoteerd werd, gevolgd door een volgnummer van het punt binnen dat verslag.

Een voorbeeld: punt 3.2 is het 2de punt van verslag 3. Als punt 3.2 voorkomt in verslag 10, dan weten we dat dit al 7 verslagen (en dus 7 werfbezoeken) vermeld werd. Als je een app zoals ArchiSnapper gebruikt dan worden de punten automatisch op deze manier genummerd.

3. Gebruik foto’s met een schets erop

Foto’s worden door ons brein veeeel makkelijker verwerkt dan tekst.

Foto’s geven in één oogopslag het probleem weer. De informatie zal sneller en duidelijker binnenkomen dan een stuk tekst, en de betrokken partijen zullen er dus sneller naar handelen.

Probeer dus zoveel mogelijk foto’s te gebruiken en voeg annotaties toe, zoals bv een duidelijke pijl of cirkel.

Onderstaande afbeelding toont bv duidelijk aan de betrokken aannemer wat er moet gebeuren. De aannemer moet geen lange tekst lezen, en moet dus geen moeite doen om te begrijpen wat van hem verwacht wordt. Het wordt hem op een dienblaadje aangereikt.

4. Duid de locatie van de punten aan op een plan

Vermijd discussies en dure fouten door op een plan duidelijk te maken waar een probleem gesitueerd is.

Door locatie pointers op een plan te plaatsen hoef je ook niet meer met tekst te beschrijven waar het probleem zich juist bevindt. Met één blik op het plan, weten de aannemers waar ze aan de slag moeten.

Door alle opmerkingen op een plan te lokaliseren kan je vervolgens het volledige plan met alle opmerkingen van de werf doorsturen.

5. Wijs een verantwoordelijke toe aan openstaande punten

Bij het formuleren van een opmerking is het belangrijk om de opmerking toe te wijzen aan één of meerdere uitvoerende partijen.

Wanneer je dit doet is het duidelijk voor alle betrokken partijen op de werf wie deze taak moet uitvoeren of het probleem moet oplossen. Zo kunnen zij snel reageren en zijn er achteraf geen discussies.

Als je een gestructureerde software gebruikt voor werfopvolging kan je op die manier ook elke aannemer zijn eigen punten doorsturen, zodat ze die niet moeten gaan zoeken tussen alle andere punten in het werfverslag of het opleververslag.

6. Voeg andere details toe om punten nog éénduidiger te maken

Voor elke opmerking zijn er details die je kan toevoegen om het punt nog duidelijker te maken. Je kan bv een deadline toevoegen, een extra beschrijvende tekst over wat het probleem juist is of wat de te ondernemen acties zijn, of je opmerking “taggen” als dringend.

Wees consistent en voeg relevante informatie toe aan elk openstaand punt. Als je communicatie helder is en alle partijen exact weten wat er van hen wordt verwacht zullen er minder dure misverstanden zijn, en zal het project sneller opgeleverd kunnen worden.

7. Gebruik een checklijst

Voor sommige inspecties is het gebruik van een checklist op de werf handig. Voornamelijk als je een vooraf gekende lijst van zaken moet controleren bij een werfbezoek.

Denk maar aan een opstartvergadering of aan een oplevering of een veiligheidsinspectie.

8. Lijst de te ontvangen documenten op

Voor de start van de werf, tijdens de uitvoering van de werkzaamheden, of bij de oplevering dienen er een heleboel documenten verzameld te worden. Denk maar aan attesten, keuringen, technische fiches, of as-built plannen.

Lijst alle documenten die de betrokken partijen moeten aanleveren op in je werfverslag. Geef het een status, bijvoorbeeld: “te ontvangen”, “ontvangen”, “goedgekeurd” en wijzig de status in functie van de vooruitgang. Noteer er ook bij welke partij het document moet doorsturen en tegen welke datum.

9. Vertrek van het vorig verslag

De bedoeling van een een werf¬verslag is een actueel overzicht te hebben op de voortgang van de werken en de openstaande punten.

De meeste architecten vertrekken dan ook van het vorig verslag bij het maken van een nieuw verslag. Opgeloste punten en zaken die niet langer relevant zijn worden verwijderd. Punten die nog steeds actueel zijn blijven staan en krijgen een update. En nieuwe punten worden toegevoegd.

Hierdoor moet er niet telkens van nul begonnen worden bij elk nieuw werfverslag.

Een vaak terugkerende methode bij het vertrekken van een voorgaand verslag is dat enkel de opmerkingen die NIET OK zijn worden meegenomen naar het nieuw werfverslag. Zie hieronder een voorbeeld:

• Verslag 1: “punt 1.1.” is niet OK en komt in werfverslag nr. 1
• Verslag 2: “punt 1.1.” is opgelost en wordt als OK weergegeven in werfverslag nr. 2
• Verslag 3: “punt 1.1.” wordt niet meer getoond in werfverslag nr. 3 want het was vorige keer al OK

Met een professionele app voor werfverslagen kan je met één klik een nieuw verslag maken door te starten van het voorgaande verslag, waarbij enkel de NIET OK punten overgenomen worden.

10. Verstuur het werfverslag meteen na je werfbezoek

Maak en verzend je werfverslag meteen of zo snel mogelijk na je werfbezoek naar alle betrokken partijen. Het is belangrijk dat de uitvoerende partijen snel een actueel overzicht hebben van de openstaande punten en snel actie kunnen ondernemen.

Als het werfverslag pas na een paar dagen wordt doorgemaild naar alle partijen, zijn sommige opmerkingen misschien niet meer relevant. Dit kan voor verwarring zorgen en zal dat de geloofwaardigheid van het verslag reduceren waardoor ook minder belang gehecht wordt aan de andere punten in het verslag.

De meeste architecten sturen het volledige werfverslag op. Sommige architecten sturen naast het volledige werfverslag ook een gefilterd verslag per uitvoerende partij.

Dat laatste zorgt er voor dat elke uitvoerende partij een lijst heeft met enkel hun toegewezen opmerkingen en bijgevolg niet op zoek moeten gaan in het volledige werfverslag naar de informatie die voor hen relevant is.

Hier is een handig overzicht van de belangrijkste bouwstenen van een professioneel werfverslag:

1. Algemene gegevens over project en verslag: De projectnaam, naam van de klant, projectnummer, project adres, datum van het verslag, en nummer verslag. Door deze informatie op te nemen kan iedereen meteen zien over welk project en verslag het gaat. Deze gegevens helpen ook als je een oud verslag moet terugvinden in je archieven.
2. Status van de werken: Een high-level beschrijving van de status van het project. Veel architecten voegen naast tekst ook een foto toe aan deze project status, om de lezer snel een algemeen beeld te geven van de projectstatus.
3. Planning: Hier komt typisch een overzicht van de belangrijkste bouwfases in de tijd, eventueel samen een overzicht van de reeds voltooide werken en met percentages van de werkzaamheden in uitvoering. Zo zien de aannemers die nog aan bod komen tegen wanneer zij aan hun werk kunnen beginnen, en kunnen ze dit gebruiken voor hun planning.
4. Contactentabel en aanwezigheden: De meeste werfverslagen bevatten een contactentabel met de gegevens van alle betrokken partijen van het project, zoals naam, rol en contactgegevens. In die tabel wordt vaak ook aangeduid welk contacten aanwezig waren tijdens het werfbezoek, en ook naar wie het verslag verzonden werd (de distributielijst).
5. Oplijsting van de genoteerde opmerkingen: Dit is de kern van het verslag. Een overzicht van de opmerkingen en punten, samen met voldoende details zoals foto’s, tekst, datum, verantwoordelijke, locatie op grondplan, status en meer. Zo krijgt iedereen een beeld op de gemaakte afspraken, en zien de betrokken aannemers welke punten zij in orde moeten brengen.
6. Overzicht documenten: bij een bouwproject worden er een heleboel documenten opgevraagd bij de verschillende partijen. Denk maar aan technische fiches, as-built plannen, materialenlijst, vergunningen, etc. Lijst alle documenten op, samen met de partij die ze moeten aanleveren, en neem deze lijst op in je werfverslagen. Zo weet iedereen duidelijk welke documenten ze nog moeten aanleveren.
7. Praktische informatie: vaak wordt de datum van de volgende werfvergadering, of andere praktische informatie, opgenomen in het werfverslag.
8. Disclaimer: Dit is belangrijk. Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard boilerplate tekst in elk verslag bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld. Bv iets als “Dit verslag per email geldt als bewijs van verzending. Afwezigheid van reactie binnen de 7 werkdagen geldt als definitieve aanvaarding.”

Als je nu nog aan het lezen bent, dan begrijp je ongetwijfeld hoe belangrijk het is om gedetailleerde en duidelijke werfverslagen te maken, en weet je ook wat er allemaal in zo een verslag moet komen.

Maar ik hoor je denken … “Zoveel gegevens, foto’s, aantekeningen, plannen, en zaken om rekening mee te houden! Waar haal ik in hemelsnaam de tijd om dit te doen?”

Ik weet het, het maken van werfverslagen is een administratieve last waar veel architecten mee worstelen: notities nemen met pen en papier op de werf, vervolgens op kantoor of in de werfkeet alles in Word of Excel overschrijven, de foto’s overzetten van de smartphone naar de PC om ze vervolgens in te voegen in het verslag, locaties aanduiden op een plan, nummer van punten, worstelen met de layout in Word … wat een gedoe.

Gelukkig zijn er vandaag andere, betere manieren om dit te doen.

Met een digitale tool kan je gemakkelijk met jouw smartphone of tablet meteen op de werf punten documenteren, foto’s invoegen en annoteren, tekst toevoegen of

inspreken, en een pointer plaatsen op een grondplan, om het vervolgens met één klik naar alle betrokken partijen te verzenden.

Alle informatie wordt meteen digitaal verwerkt op de werf, en er rolt automatisch een mooi werfverslag uit met jouw eigen huisstijl. Dit zorgt niet alleen voor een enorme tijdsbesparing (al snel 1 a 2 uur per verslag), het draagt ook bij aan een professioneel imago.

Met een app voor werfverslagen ben je verlost van de rompslomp met werfverslagen.

Door op de werf meteen via smartphone of tablet de nodige informatie zoals tekst, foto’s, aanduidingen op grondplan en verantwoordelijke in te geven, staat het verslag zo goed als klaar bij het verlaten van de werf.

Maar er is meer, we zetten hieronder de grootste voordelen van het digitaliseren van werfverslagen voor jou op een rij.

1. Alle informatie is centraal beschikbaar en doorzoekbaar

Door het digitaliseren van je verslagen maak je alle gegevens gestructureerd en doorzoekbaar: met digitale werfverslagen heb je een gebruiksvriendelijk en uniform ‘archief’ van je punten en verslagen.

Je kan al je opmerkingen gemakkelijk opzoeken, bewerken, filteren, sorteren, groeperen en delen met andere partijen. Wil je een lijst trekken van alle uitgevoerde meerwerken voor project X of een lijst van alle veiligheidsobservaties, over alle werven heen? Geen probleem! Een lijst van alle openstaande punten voor aannemer Y? Komt in orde!

Alle foto’s en plannen worden ook veilig en centraal bewaard, en staan niet verspreid over verschillende camera rollen, mailboxen, of whatsapp berichten.

2. Vlotte en uniforme samenwerking met collega’s

Doordat alle collega’s samenwerken in dezelfde omgeving, kunnen ze gemakkelijk op dezelfde projecten werken of projecten overnemen als een collega afwezig is.

Daarnaast zorgt digitalisering voor uniforme werfverslagen met dezelfde structuur en layout voor alle collega’s.

3. Grondplannen altijd en overal beschikbaar

Je hebt op een heel eenvoudige manier steeds toegang tot al jouw documenten en plannen per project, wanneer en waar je ze ook nodig hebt (smartphone, tablet, laptop).

Indien dit handig is kan je andere partijen exact tonen waar een probleem zich situeert door genummerde locatie pointers aan te duiden op een grondplan.

Of annoteer en schets op een plan voor verdere verduidelijking.

4. Gebruik van voice to text

Je stem gebruiken voor het maken van je werfverslagen is niet meer iets van de toekomst. Bijna op elke smartphone en tablet is voice to text standaard beschikbaar.

De spraaktechnologie maakt het noteren van punten op de werf nog eenvoudiger en sneller. Jij spreekt, de tekst rolt eruit.

Bekijk deze korte video, je zal verbaasd zijn hoe goed het werkt. Een aanrader!

5. Toegewezen partijen kunnen feedback geven op openstaande punten

Toegewezen partijen kunnen via tekst en foto’s feedback geven op de aan hen toegewezen punten. Zodra opgelost kunnen ze de punten ter goedkeuring indienen.

Gedaan met Whatsappen, mailen, bellen of sms’en om op de hoogte te blijven over de status van openstaande punten.

6. Vertrek van het vorig verslag, en werk verder

Bij het maken van een nieuw werfverslag vertrekken de meeste architecten van het vorig verslag, en kijken welke punten al dan niet opgelost zijn, en voegen nieuwe punten toe.

Met een professionele tool voor werfverslagen gebeurt dit proces volledig automatisch. Op de werf (met jouw smartphone of tablet) maak je een nieuw verslag als kopie van het voorgaande verslag en kan je meteen beginnen afvinken wat opgelost is, bijwerken wat nog niet opgelost is, en toevoegen wat nieuw is.

Zo hoef je niet meer bij elk werfbezoek jouw vorig verslag af te drukken en te overlopen, en heb je geen manueel copy paste werk meer in Word.

7. Automatisch nummeren van punten

Gedan met copy-pasten en de nummers van je verslagen en opmerkingen manueel aan te passen.

Met een digitale tool worden je verslagen en opmerkingen automatisch en logisch genummerd. Ook de layout (logo, header, footer en meer) van de verslagen wordt automatisch toegepast.

8. Verslagen handtekenen en verzenden vanop de werf

Ben je klaar met de werfinspectie en heb je geen naverwerking meer nodig op kantoor? Je werfverslag is meteen klaar en beschikbaar. Ja kan het nakijken, desgewenst laten handtekenen, en versturen naar de betrokken partijen, allemaal rechtstreeks vanop de werf.

In 2012, ontwikkelden we ArchiSnapper. Een gebruiksvriendelijke, maar krachtige applicatie die speciaal is ontworpen voor het maken van werfverslagen, opleververslagen en samenwerking in de bouw.

Vandaag genereren meer dan 10.000 gebruikers automatisch hun professionele verslagen rechtstreeks op de werf met deze app op hun smartphone of tablet.

Hoe werkt ArchiSnapper?

• Bezoek de werf met de app op je smartphone of tablet en voeg opmerkingen toe met foto’s, aantekeningen op foto’s, locatie-aanduidingen, verantwoordelijke en meer.
• Je werfverslag wordt automatisch gegenereerd in pdf-formaat – klaar om onmiddellijk te verzenden. Jouw logo en andere layout settings worden automatisch toegepast.
• Of, indien gewenst kan je thuis of op kantoor het verslag nog rustig via laptop of desktop nalezen en afwerken alvorens het uit te sturen naar de betrokken partijen.

ArchiSnapper gebruikers geven aan dat de app hen minstens 1 uur werk per verslag bespaart en dus al snel meerdere uren per week. Tijd die ze nu kunnen besteden aan nuttig werk in plaats van het worstelen met verslagen en foto’s in Word.