Wat is Cloud ERP?

Er zijn twee belangrijke verschillen tussen ERP-systemen op locatie en in de cloud.

• Implementatie: on-premises ERP-systemen worden lokaal geïnstalleerd op de hardware van uw organisatie en beheerd door uw IT-afdeling. Cloud ERP-systemen worden daarentegen op afstand gehost en zijn toegankelijk via een beveiligde verbinding over internet.
• Betalingsmodel: ERP-systemen in de cloud worden gekocht als een abonnementsdienst. Hierbij betalen bedrijven doorlopend voor toegang tot hun ERP-systeem. On-premises ERP wordt aangeschaft met een grotere betaling vooraf.

Het is niet altijd duidelijk welk ERP-implementatiemodel het beste is voor uw bedrijf. Met deze belangrijke overwegingen moet u rekening houden bij de keuze tussen een oplossing op locatie of met hosting in de cloud.

EIGENDOMSKOSTEN

Enterprise resource planning (ERP) op locatie vraagt om aanzienlijke investeringen vooraf en vervolgens doorlopend voor de aankoop, installatie en het onderhoud van de software en de bijbehorende infrastructuur die nodig is om het uit te voeren. ERP-oplossingen in de cloud zijn meestal stukken voordeliger goedkoper omdat ze via internet worden geleverd in plaats van een installatie op locatie.

SYSTEEMUPGRADES EN -VERBETERINGEN

ERP's op locatie zijn aanpasbaar, maar vergen wel aanpassingen voor elke nieuwe release van uw ERP-systeem. SaaS ERP-systemen, zoals Deltek, ondergaan daarentegen voortdurend updates, zodat u zeker weet dat u altijd de meest actuele versie van uw ERP-oplossing gebruikt.

VERBETERDE SYSTEEMPRESTATIES EN TOEGANKELIJKHEID

Cloud ERP biedt doorgaans een betere algehele betrouwbaarheid van het systeem dan on-premise ERP-systemen. Cloud ERP-architecturen zijn compleet nieuw geconstrueerd voor optimale netwerkconnectiviteit. Dit betekent dat ze meestal in staat zijn om een grotere uptime van het systeem te leveren dan traditionele on-premise ERP's.

IMPLEMENTATIESNELHEID

Cloud ERP kan draaien zonder extra hardware. Uw bedrijf hoeft dus geen tijd te besteden aan het aanschaffen en opzetten van IT-infrastructuur.

Software-as-a-service ERP biedt tal van voordelen en dat aantal pluspunten wordt nog steeds groter. Volgens Gartner Inc. bieden tegenwoordig meer dan 2.500 bedrijven een vorm van SaaS ERP aan, tegenover slechts 300 in 2013. Terwijl duidelijk is welke aantrekkingskracht SaaS ERP heeft, is het noodzakelijk de specifieke kenmerken te begrijpen.

" De Cloud-gebaseerde ERP markt zal wereldwijd 32,18 miljard dollar bereiken tegen 2023"
Allied Market Research.

Dit zijn drie redenen waarom de populariteit van SaaS ERP blijft toenemen:

1. SaaS ERP biedt kant-en-klare functionaliteit voor cruciale bedrijfsprocessen zoals boekhouding, voorraadbeheer, orders en klantenbeheer. Sage Intacct biedt bijvoorbeeld basismogelijkheden voor financiële rapportage, terwijl Microsoft Dynamics 365 uitgebreide tools voor verkoopautomatisering bevat.
2. U hoeft niet te investeren in aanvullende hardware of infrastructuur als het bedrijf groeit. SaaS ERP schaalt automatisch mee met de vraag. Dit maakt de aanschaf van extra servers, opslagruimte, netwerkapparatuur en IT-ondersteunend personeel overbodig.
3. SaaS ERP biedt meestal automatische upgrades via de leverancier (meestal meerdere keren per jaar). Deze updates pakken meestal beveiligingsproblemen aam en voegen nieuwe functies toe. Op die manier blijven alle gebruikers up-to-date met de meest recente verbeteringen.

Kort gezegd hebben SaaS ERP en Cloud ERP vergelijkbare doelen: bedrijven helpen hun activiteiten te beheren en hun productiviteit te verbeteren. Maar er bestaan verschillen tussen beide aanpakken. Hieronder noemen we vier belangrijke verschillen tussen de twee.

1. Beveiliging Een ERP-cloud wordt gehost op een beveiligd netwerk waar alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot de opgeslagen informatie. De gebruikersinterface wordt geleverd via een browser, dus installatie van speciale software op uw apparaat is niet nodig. Alle gegevens worden bij opslag en transport versleuteld, wat privacy en compliance waarborgt. SaaS ERP-oplossingen zijn over het algemeen minder veilig omdat ze op een eigen server draaien.
2. Schaalbaarheid Omdat cloud ERP's worden gehost op gedeelde IT-hulpmiddelen, kunnen ze snel worden uitgebreid om groei mogelijk te maken zonder de noodzaak van investeringen vooraf. Daardoor kunt u zich snel aanpassen aan veranderende eisen. Leveranciers van SaaS ERP bieden ook vaak abonnementen zodat u alleen betaalt voor de gebruikte diensten.
3. Kosten SaaS ERP-leveranciers brengen maandelijks abonnementskosten in rekening op basis van gebruik. Wie minder dan het gemiddelde verbruikt, betaalt minder dan wanneer u meer verbruikt. Cloud ERP's worden per uur gefactureerd. De kosten zijn dus afhankelijk van de gebruiksduur van het systeem.
4. Gebruikerservaring SaaS ERP biedt een consistente gebruikersinterface op alle apparaten, ongeacht of u werkt op een computer, tablet, smartphone of laptop. Cloud ERP's lijken misschien niet precies op applicaties die u al hebt gebruikt, maar desondanks werken ze goed.

Organisaties die willen overstappen van ERP op locatie naar SaaS ERP krijgen vaak te maken met een dilemma: kiezen voor een gehoste oplossing die draait op het netwerk van de klant of een volledig externe oplossing? Voor beide oplossingen valt wat te zeggen, afhankelijk van wat u het meest waardeert in een ERP-oplossing.

Een single-tenant model kan de beste keuze zijn voor grote organisaties en organisaties met specifiek uitgewerkte bedrijfsmodellen of strenge beveiligingseisen. Zulke bedrijven hebben meestal het benodigde IT-personeel en het budget om de software te beheren. Bovendien kunnen ze de software aanpassen aan specifieke behoeften zonder afhankelijk te zijn van een leverancier.

Veel meer organisaties zullen echter een betere business case hebben voor een multi-tenant oplossing. Er bestaan diverse voordelen verbonden aan het gebruik van één ERP-instantie voor meerdere klanten. Daartoe behoren kostenbesparingen, snellere implementaties en meer flexibiliteit.

Cloud ERP-oplossingen bieden bovendien meestal een veel soepelere inwerkervaring, omdat medewerkers geen clienttoepassingen hoeven te downloaden of software op hun computer hoeven te installeren. Doordat ze volledig buiten de bedrijfslocatie draaien, elimineren ze het risico van verlies van toegang tot kritieke systemen als gevolg van een natuurramp of cyberaanval.

Tot slot hebben Cloud ERP-oplossingen ingebouwde support-, onderhouds- en monitoringtools die helpen om de software up-to-date en veilig te houden. Leveranciers van cloudsoftware zijn uitstekend opgesteld om complexe beveiligingsproblemen zoals PCI-compliance, HIPAA-voorschriften en AVG-vereisten op te lossen.

Een ERP-oplossing in de cloud is misschien niet logisch als u begint als kleine ondernemer. U hebt de extra functies van een groter bedrijfssoftwarepakket niet nodig en wilt waarschijnlijk niet investeren in een nieuw technologieplatform.

Maar ook al hebt u misschien niet alle toeters en bellen nodig, een ERP in de cloud biedt een aantal voordelen ten opzichte van traditionele ERP's op locatie. Zo kunt u cloud ERP's eenvoudiger implementeren, opschalen en onderhouden dan on-premise software. Ze bieden ook meer flexibiliteit, zodat u uw software kunt aanpassen aan uw unieke bedrijfsprocessen.

En hoewel cloud ERP's niet per se goedkoper zijn dan on-premise ERP's, besparen ze na verloop van tijd wel geld. Wie nadenkt over de lopende onderhoudskosten van een traditioneel systeem begrijpt al gauw wat het grootste voordeel is. Natuurlijk kunt u upgrades en patches betalen via jaarabonnementen, maar dergelijke kosten lopen snel op.

In plaats daarvan kunt u met een ERP in de cloud alleen de functionaliteit kopen die u echt nodig hebt. Het betekent dat u niet hoeft te betalen voor onnodige functies. Hierdoor komt geld vrij, zodat u zich kunt richten op de groei van uw bedrijf in plaats van u zorgen te maken over de hoogte van uw uitgaven aan software.