Template voor werfverslagen & voorbeeld

Werfverslagen – ook wel verslag rondgang, pv werfvergadering, bouwverslag, verslag voortgang der werken, verslag werfbezoek, of verslag controle op de werken genoemd – worden gebruikt voor het documenteren en delen van opmerkingen, openstaande punten, gemaakte afspraken, en planning. Deze worden genoteerd tijdens regelmatige rondgangen en werfvergaderingen. Een verslag is cruciaal voor het vastleggen en delen van informatie over besproken onderwerpen, openstaande punten en projectplanning. Het documenteert alle taken, acties en deadlines met betrekking tot een project.

In dit artikel

• Waarom moet je werfverslagen maken?
• Wat is een template voor werfverslagen, en waarom zou je er een gebruiken?
• Checklist voor werfverslagen: wat moet je allemaal invullen?
• Stappen voor het gebruik van een template voor werfverslagen
• Voorbeeld van een werfverslag
• Maak werfverslagen gemakkelijker, dankzij speciale tools voor werfverslaggeving

Een werfverslag wordt meestal door de architect opgesteld. Na de inspectie of vergadering wordt deze ingevuld en verzonden naar alle betrokken partijen, vaak via email. Zo weet iedereen (ook de afwezigen) wat er verwacht wordt, en wanneer.

Werfverslagen geven antwoord op vragen zoals:

• Worden de werken correct en volgens planning uitgevoerd?
• Zijn er bijsturingen of verbeteringen nodig?
• Welke afspraken zijn er gemaakt?
• Zijn er wijzigingen of extra werkzaamheden nodig?

Het spreekt voor zich dat alle betrokken partijen de voorkeur geven aan een duidelijk, overzichtelijk en gestructureerd verslag. Juist daarom is het volgen van een sterke template zo belangrijk.

Een digitale template (of sjabloon) voor werfverslagen is een vooraf ontworpen document dat de structuur en opmaak van een werfverslag schetst. Professionals die regelmatig werfinspecties of vergaderingen uitvoeren genieten zo van een gestandaardiseerd framework, om alle informatie van het bezoek ter plaatse te kunnen documenteren en communiceren.

Het gebruik van een template voor werfverslagen zorgt voor consistentie, wat het vergelijken en analyseren van gegevens na een tijdje sneller gemakkelijker maakt. Door een vooraf gedefinieerde structuur te volgen, zal elk rapport altijd dezelfde secties en soort informatie bevatten.

Het gebruik van een template die voldoet aan de behoeften van je organisatie bespaart veel tijd. Je hoeft niet meer elk rapport vanaf nul te beginnen: je hoort alleen de nodige details in te vullen in de voorziene secties. Zo kun je je richten op de cruciale inhoud van het rapport, zoals observaties, aanbevelingen en actiepunten.

Hoe ziet een werfverslag eruit? Wat moet erin staan en in welke volgorde? We hebben hieronder alles samengebracht wat je moet weten over het maken van een werfverslag, inclusief een template waarmee je meteen aan de slag kunt. Elk project is uniek, maar enkele belangrijke onderdelen moet je altijd terug kunnen vinden.

Er bestaan veel verschillende aanpakken voor het opstellen van werfverslagen, maar de belangrijke bouwstenen blijven altijd dezelfde.

1. Algemene gegevens over het project en het verslag

In deze eerste sectie staat alle basisinformatie over het project en het rapport zelf. Dit helpt om context te bieden en zorgt ervoor dat iedereen die het rapport leest het doel en de scope van het document begrijpt. Dit zijn de belangrijkste punten:

• Projectnaam
• Naam van de klant
• Projectnummer
• Projectadres
• Datum van het verslag
• Verslagnummer

Door deze informatie op te nemen kan iedereen meteen zien over welk project en verslag het gaat. Deze gegevens helpen ook als je een oud verslag moet terugvinden in je archieven.

2. Status van de werken

Dit deel geeft een algemene update over de voortgang van het project: informatie over bereikte mijlpalen, voltooide taken of uitdagingen. Dit zorgt ervoor dat iedereen inzicht krijgt in de huidige status van de werken, en eventuele knelpunten die moeten worden aangepakt. Dit vermeld je altijd:

• Een gedetailleerde beschrijving van de huidige status
• Foto's van alles wat (visueel) gedocumenteerd moet worden, over x dagen/weken gecontroleerd moet worden of als bewijs van acties die ondernomen zijn sinds het laatste werfbezoek.

De bedoeling is hier de lezer snel een algemeen beeld te geven van de werken.

3. Planning

Hier staan de doelstellingen en doelen voor het project, om een duidelijke richting te bepalen en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zitten. Enkele belangrijke punten die je in dit deel moet opnemen zijn:

• Overzicht van belangrijkste bouwfases
• Overzicht van al voltooide werken
• Overzicht van werkzaamheden in uitvoering + voortgang (als percentage van het geheel)
• Afhankelijkheden tussen verschillende taken

Zo zien de aannemers wanneer zij aan hun werk kunnen beginnen, en kunnen ze dit gebruiken voor hun eigen planning.

4. Contactenlijst

Alle betrokken partijen van het project zijn opgenomen in een tabel met de volgende informatie:

• Naam
• Rol
• Contactgegevens
• Welke contacten aanwezig/afwezig zijn tijdens het werfbezoek
• Distributielijst (naar wie het verslag verzonden werd)

5. Lijst van opmerkingen en openstaande punten

In dit deel dien je een lijst met opmerkingen op te stellen, en details te noteren van openstaande punten die tijdens het werfbezoek zijn geïdentificeerd. Dit dient als bewijs van alle problemen of aandachtspunten die moeten worden aangepakt, zodat ze niet over het hoofd worden gezien of worden vergeten.

Hier zijn enkele richtlijnen voor dit gedeelte:

• Datum en tijd van de observatie: noteer de datum en tijd van elke observatie, zodat je het probleem makkelijk kunt opvolgen en voor een efficiënte oplossing kunt zorgen.
• Beschrijving van de observatie: geef een gedetailleerde beschrijving van de observatie of het probleem. Wees specifiek en vermeld relevante details zoals de exacte locatie, de impact op het project en mogelijke risico's of gevolgen.
• Prioriteitsniveau: ken een prioriteitsniveau toe aan elke observatie of openstaande punt. Dit helpt bij het stellen van prioriteiten van de noodzakelijke acties en zorgt ervoor dat de meest kritieke kwesties als eerste worden aangepakt.
• Verantwoordelijke partij: identificeer de persoon of het team dat verantwoordelijk is voor het aanpakken van elke observatie. Dit zorgt ervoor dat de juiste personen de nodige acties ondernemen.
• Ondernomen of geplande actie: documenteer de ondernomen of geplande acties om elke observatie aan te pakken, en wie deze acties gaat uitvoeren.
• Foto's, tekst, locatieaanwijzingen op een plattegrond en meer: alles wat kan helpen om de genoemde punten te illustreren.
• Andere nuttige informatie: bijvoorbeeld, de weersomstandigheden tijdens het werfbezoek.

Het is van belang dat alle betrokkenen een duidelijk beeld hebben van de gemaakte afspraken. De betrokken aannemers moeten over de nodige informatie beschikken betreffend “hun” punten.

6. Praktische informatie

Naast het vorige gedeelte met observaties en openstaande punten moet een verslag ook andere praktische informatie bevatten, zoals de locatie, datum en tijd van de volgende inspectie/vergadering.

7. Disclaimer

Aan het einde van het werfverslag staat meestal een juridische disclaimer, zoals: “Dit verslag per email geldt als bewijs van verzending. Geen reactie binnen de 7 werkdagen geldt als definitieve aanvaarding”. Dit zorgt ervoor dat de betrokken partijen het belang van tijdige communicatie begrijpen en dat je het verslag als goedgekeurd kunt beschouwen als er geen reactie komt.

Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard boilerplate tekst in elk verslag bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld.

Langere en meer gedetailleerde werfverslagen kunnen een samenvatting, inhoudsopgave en glossary bevatten.

Hieronder vind je een voorbeeld van een ingevulde template – als bron van inspiratie voor je eigen!

Een goede template kan het redigeren van een werfverslag veel gemakkelijker en efficiënter maken. Bij deze de juiste stappen voor een optimaal gebruik:

1. Kies de juiste template: kies of creëer een sterke template die bij de behoeften van jouw bedrijf past. Kijk dus naar templates met secties voor observaties, bevindingen, aanbevelingen en andere relevante informatie.
2. Vul alle basisinformatie in: start met het invullen van de basisgegevens zoals de projectgegevens, de datum van het bezoek, de locatie en eventuele andere noodzakelijke details.
3. Volg één structuur: gestandaardiseerde templates volgen een duidelijke structuur, met sub-secties zoals een samenvatting, projectdetails en status, observaties van het werfbezoek, contactgegevens en meer. Zorg ervoor dat je deze structuur volgt en zoveel mogelijk relevante informatie in elke sectie geeft.
4. Geef gedetailleerde observaties van je werfbezoek: gebruik daarvoor het relevante deel van de template. Vermeld belangrijke details over wat je hebt opgemerkt, de omstandigheden en alle belangrijke observaties. Gebruik duidelijke en beknopte taal.
5. Archiveer en deel het rapport: zodra je de nodige informatie hebt ingevuld en gedetailleerde observaties hebt gedaan, is het belangrijk om het werfverslag te delen met alle betrokkenen (bijv. je supervisor, de teamleden, of de klant). Zorg ervoor dat dit snel gebeurt, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Tools voor werfverslagen zijn software of apps die speciaal ontworpen zijn om het aanmaken, organiseren en delen van werfverslagen makkelijker te maken. De aangeboden functies zorgen ervoor dat je je als professional vooral op de inhoud kunt richten.

Een van de belangrijkste voordelen van een app is dat ze een gestandaardiseerde template bieden, die snel kan worden ingevuld tijdens een bezoek. Door een consistente structuur te volgen, worden werfverslagen georganiseerd en consistent, waardoor het voor alle betrokkenen gemakkelijker wordt om de observaties snel te begrijpen en ernaar te handelen.

Software of apps voor werfverslagen hebben vaak functies die het mogelijk maken om gegevens live te delen. Dit betekent dat iedereen zijn punten direct in de tool kan invoeren via een mobiel apparaat, en later niets meer handmatig hoeft in te voeren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar limiteert ook de kans op menselijke fouten.

Met de tools kunnen gebruikers ook foto's, video's en andere media aan het verslag toevoegen, wat als visueel bewijs dient ter ondersteuning.

Dankzij de samenwerkingsfuncties hebben meerdere betrokkenen toegang tot een werfverslag en kunnen ze eraan meewerken. Dit betekent dat projectmanagers, supervisors en andere teamleden het rapport snel kunnen bekijken en live inbreng kunnen leveren. Deze samenwerkingsfunctie verbetert de communicatie en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft de voortgang van de werken.