Apps voor werfverslagen: 7 punten waar je op moet letten

Werfverslagen zijn de beste manier om tijdens een werfbezoek al je observaties te documenteren. Een verslag helpt je tekortkomingen in een vroeg stadium op te sporen, de voortgang van het project te evalueren en de conformiteit tijdens de bouw vast te leggen.

En dit kost tijd. Hoe meer foto's en notities je hebt, hoe makkelijker je informatie kunt verliezen of vergeten. Dat is precies waar software speciaal bedacht voor werfverslagen om de hoek komt kijken. Met de goede mobiele app kun je je observaties noteren en verslagen in real-time invullen terwijl je nog ter plekke bent. Hierdoor voorkom je vertragingen en is het volledige verslag snel na het bezoek beschikbaar.

Deze tools zijn ervoor gemaakt om werfverslagen zo soepel mogelijk te laten lopen. Ze geven een duidelijk beeld van de voortgang van het project, eventuele wijzigingen én voltooid werk - en maken die informatie zichtbaar voor iedereen die bij het project betrokken is.

Maar waar moet je op letten bij het kiezen van de juiste app?

Bepaal eerst uit welke elementen je werfverslag bestaat, zodat deze zo nuttig mogelijk is. Naast de voor de hand liggende concrete elementen (voortgang van het project, data en betrokkenen), zijn de belangrijkste elementen ongetwijfeld de projecttakenlijsten en de observaties die op de werf zijn gedaan.

Het plannen van een project

Een bouwproject omvat veel verschillende taken. Of het nu gaat om constructiewerkzaamheden, loodgieterswerk, elektra, vloeren, pleisterwerk of decoratie: elke taak moet een bepaalde chronologische logica volgen.

Daarom is het belangrijk dat een werfverslag informatie bevat over de algemene planning van het project. Hiervoor is het belangrijk om een overzicht te hebben van het volgende:

• Afgeronde taken
• Taken in uitvoering
• Een timeline voor de komende fasen

Door de betrokkenen bij je project een compleet overzicht te geven van je planning, kun je ook direct zien wanneer elke taak van start gaat en de planning daarop aanpassen indien nodig.

Werfobservaties

De kern van het werfverslag bevat opmerkingen over de stand van zaken, de vooruitgang en de tekortkomingen die tijdens een werfbezoek worden vastgesteld. Als je eventuele aanpassingen niet duidelijk vastlegt, loop je het risico fouten over het hoofd te zien, wat vervelende consequenties kan hebben.

Observaties moeten het volgende omvatten:

• Een beschrijving en uitleg van de tekortkomingen
• Fotografisch bewijs
• Locatie van de tekortkomingen
• Status van mogelijke correcties
• De betrokkene die verantwoordelijk is voor het oplossen van de tekortkoming.

Met een duidelijk en nauwkeurig verslag kunt je elke tekortkoming onmiddellijk identificeren en deze toewijzen aan een verantwoordelijke partij, voordat het (mogelijk) erger wordt.

Het belangrijkste doel van een app voor werfverslagen is duidelijk: je werfrapportage gemakkelijker te maken. De app kan op een mobiel apparaat ter plekke worden gebruikt en biedt toegang tot plannen, notities en foto's wanneer je deze maar ook nodig hebt.

Volledig digitale inspecties en automatische werfverslagen: de app zal je kostbare tijd en moeite besparen, zowel op de werf als op kantoor. Je hebt toegang tot een up-to-date overzicht van je project, en kunt deze altijd en overal raadplegen. Een echte aanwinst voor het succesvol afronden van je project.

Gerelateerde artikelen:

• Werfverslagen: de ultieme gids
• Voordelen van software voor werfverslagen

De juiste app kan alles registreren en rapporteren wat je nodig hebt en nog veel meer. Om je te helpen met het vinden van de juiste app, hebben we hieronder een checklist samengesteld met zeven belangrijke functies waar je op moet letten:

1. De Mogelijkheid Om Inspecties Online En Offline Te Kunnen Uitvoeren: de app moet je gemakkelijk kunnen meenemen, het klassieke duo papier + potlood is niet meer nodig. Dankzij de offline functies kun je notities maken, foto's nemen en ze op de juiste plaats op een plan toevoegen. Vervolgens kun je alles uploaden en online verder bewerken zodra je terug op kantoor bent.
2. Locatieinformatie: de beste apps bevatten al je tekeningen en plannen, zodat je de exacte locatie van eventuele opmerkingen kunt aanduiden. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat iedereen volledig op de hoogte is van de voortgang van het project.
3. Foto’s En Schetsen: de app moet foto's kunnen nemen, opslaan en annoteren. Je kunt de foto's dan koppelen aan observaties en een geschiedenis van het bewijsmateriaal bijhouden zonder je fotoalbum te overladen.
4. Checklists: met een goede app maak je checklists die ervoor zorgen dat je inspecties gelijkmatig verlopen. Vervolgens kun je de punten van je checklist ter plaatse bekijken en notities, foto's, deadlines, verantwoordelijke personen en locatiegegevens toevoegen om iedereen in realtime op de hoogte te houden. Gestandaardiseerde checklists geven je ook alle nodige informatie om trends te spotten en actie te ondernemen om je werk eventueel bij te sturen.
5. Documenten En Tekeningen: je moet je tekeningen, plannen en andere documenten veilig kunnen bewaren en er snel bij kunnen. Dankzij cloudsynchronisatie ben je ervan verzekerd zijn dat je altijd aan de laatste versie van het document werkt - en dat je altijd toegang hebt tot je observaties.
6. Samenwerktools: apps voor werfverslagen moeten ook samenwerktools hebben, om je plannen en ontwikkelingen meteen ter plekke te delen met je team (bijvoorbeeld door automatische e-mails te sturen die regelmatig nieuwe punten doorsturen naar de betrokken partijen). Het kan ook betekenen dat teamleden feedback kunnen delen en commentaar kunnen geven op observaties en taken.
7. PDF Bestanden Aanmaken En Delen: apps voor werfverslagen kunnen ook PDF-bestanden voor je aanmaken, gebaseerd op templates die je zelf kunt creëren. Een verslag bevat alle informatie die je nodig hebt, zoals projectgegevens, rapportdatum, contactpersonen, planningsinformatie, algemene voorwaarden en observaties met foto's, tekst, locatieaanduidingen, datums en nog veel meer. Je kunt je PDF-rapport dan gemakkelijk met slechts één klik verzenden.

Deltek ArchiSnapper is dé betrouwbare app voor architecten, ingenieurs en aannemers.

Met ArchiSnapper kunt je observaties tijdens een werfbezoek vastleggen, afbeeldingen en aantekeningen aan de plannen toevoegen, en vervolgens het verslag met je team delen. De app zorgt voor een tijdwinst van maar liefst 70% wat het maken van werfverslagen betreft, zodat je zelfs aan de behoeften van de meest veeleisende klanten kunt voldoen.

Probeer ArchiSnapper 14 dagen gratis en vrijblijvend uit en ontdek zelf hoe het je je projecten nog soepeler kan laten verlopen.