Modèle et exemple de rapport de chantier

Le rapport de chantier, également appelé compte rendu de chantier, pv de chantier, pv de réunion, rapport de visite de chantier, rapport d’inspection de chantier, rapport d’observation ou rapport d’avancement, est utilisé pour documenter et diffuser les observations faites lors des visites et réunions régulières du chantier, mais également ce qui a été convenu et la planification ultérieure. Ces rapports sont essentiels pour enregistrer et partager des informations sur les points discutés, les points en suspens et la planification du projet. Un rapport de chantier documente toutes les tâches, actions et échéances liées à un projet.

Dans cet article

• Pourquoi faut-il créer des rapports de chantier ?
• Qu’est-ce qu’un modèle de rapport de chantier, et pourquoi faut-il en avoir un ?
• Checklist du rapport de chantier : ce qu’il faut inclure
• Modèle d’un rapport de chantier, pas à pas
• Exemple de rapport de chantier
• Vers plus d’efficacité : les outils spécialement conçus pour les rapports de chantier

Le rapport de chantier est créé par l’architecte d’un projet de construction, et documente les observations à la suite d’une visite du chantier. Après une inspection ou une réunion, le rapport est finalisé puis envoyé à toutes les parties prenantes, souvent par voie électronique. Ainsi, toutes les parties impliquées, même les absentes, comprennent exactement ce qui est attendu d’eux et quand.

Les rapports de chantier répondent notamment aux questions suivantes :

• Les travaux sont-ils exécutés correctement et dans les délais ?
• Qu’est-ce qui, le cas échéant, doit être modifié ou amélioré ?
• Quels sont les accords conclus ?
• Quels sont les changements et les travaux supplémentaires nécessaires ?

Évidemment, chacun a envie de recevoir un rapport clair, précis et bien structuré. C’est pourquoi il est important de suivre un modèle de rapport de chantier.

Un modèle de rapport de chantier numérique est un document préétabli qui définit la structure et le format d'un rapport de chantier. Il est d’une grande utilité pour les personnes qui effectuent régulièrement des inspections ou des réunions sur le chantier, fournissant un cadre standardisé pour documenter et communiquer les informations importantes résultant de la visite.

L'utilisation d'un modèle de rapport de chantier garantit la consistance entre tous les rapports, ce qui aide à la comparaison et l'analyse des données au fil du temps. En suivant une structure prédéfinie, chaque rapport contiendra toujours les mêmes sections et les mêmes informations, ce qui facilitera les références et la compréhension.

L'utilisation d'un modèle de rapport de chantier répondant aux besoins de votre organisation permet de gagner du temps : plutôt que de repartir de zéro à chaque rapport, il suffit de renseigner les parties pertinentes dans les sections prévues à cet effet, ce qui a pour avantage de pouvoir se concentrer sur le cœur névralgique du rapport, c’est-à-dire les observations, les recommandations et les actions à entreprendre.

À quoi ressemble un rapport de chantier ? Que doit-il contenir, et dans quel ordre ? Pour simplifier votre processus, nous avons compilé tout ce qu’il faut savoir sur la création d'un rapport de chantier, et créé un modèle qui vous inspirera peut-être. Si le format peut varier en fonction du projet, certains éléments-clés sont incontournables et doivent toujours être inclus dans le tronc commun.

S'il existe de nombreuses approches différentes pour l'élaboration des rapports de chantier, et que vous devrez réfléchir au meilleur format pour votre cas particulier, on retrouve toujours des éléments constitutifs communs.

1. Données générales du projet et du rapport

Dans cette section, on inclut des informations basiques sur le projet et le rapport, pour situer le contexte et s'assurer que toutes les personnes qui lisent le rapport comprennent l'objectif et la portée du document. Il s’agit des points suivants :

• Nom du projet
• Nom du client
• Numéro de projet
• Adresse du projet
• Date du rapport
• Numéro du rapport

Ainsi, tout le monde comprend immédiatement de quel projet et de quel rapport il s'agit. Ces données sont également utiles si vous devez rapidement retrouver un ancien rapport.

2. État d’avancement du projet

Ici, on indique l'état d'avancement du projet. Incluez des informations sur les étapes franchies, les tâches achevées ou les problèmes ou défis rencontrés. Cette section aide les parties prenantes à comprendre l'état actuel du projet et les éventuels obstacles à surmonter. Ainsi, cette partie contient :

• Une description détaillée de l’état d’avancement du projet
• Des photos de tout ce qui nécessite potentiellement un suivi particulier, et qui sert de preuve des actions menées depuis la dernière visite.

L’idée : donner à chacun un aperçu clair et détaillé de l’état d’avancement du projet.

3. Planification

La partie consacrée à la planification définit les objectifs et les buts du projet. Une planification précise permet d'établir une orientation claire et de s'assurer que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d'onde. Voici quelques points clés à inclure :

• Aperçu des principales phases et des travaux de construction
• Aperçu des travaux déjà achevés
• Aperçu des travaux en cours + avancement pour chaque tâche (exprimé en pourcentage)
• Dépendances entre les différentes tâches.

De cette manière, les entrepreneurs et sous-traitants peuvent planifier leur travail et reprendre ces données dans leur propre planification.

4. Liste de contacts

Cette liste réunit toutes les parties prenantes dans un tableau.

• Nom
• Fonction
• Coordonnées
• Indication des personnes présentes et absentes durant la visite du chantier
• Destinataires du rapport

5. Liste des observations et des insuffisances

C’est dans cette partie que l’on liste toutes les observations et détails des insuffisances identifiés lors de la visite du chantier. Ainsi, on consigne toutes les questions ou préoccupations qui doivent être abordées et on s’assure qu'elles ne sont ni négligées ni oubliées.

Voici quelques pistes sur ce qu'il convient d'inclure dans cette section :

• Date et heure de l'observation : notez la date et l'heure de chaque observation, pour bien pouvoir suivre l'évolution du problème et s’assurer d’une résolution rapide.
• Description de l'observation : décrivez l'observation, soyez précis et incluez des détails pertinents tels que l'emplacement exact, l'impact sur le projet et les risques ou conséquences potentiels.
• Niveau de priorité : attribuez un niveau de priorité à chaque observation ou insuffisance. Cela permet de hiérarchiser les actions nécessaires et de s'assurer que les problèmes les plus critiques sont bien traités en premier.
• Personne responsable : identifiez la personne ou l'équipe en charge du suivi de l’observation. Ainsi, vous responsabilisez la personne concernée et évitez tout malentendu sur la prise de mesures nécessaires.
• Mesures prises ou prévues : documentez les mesures prises ou prévues pour répondre à chaque observation. N’oubliez pas de noter qui est chargé de ces mesures.
• Photos, textes, repères sur un plan de sol, etc. : tout ce qui peut aider à illustrer les points énumérés.
• Toute autre information : par exemple, les conditions météorologiques pendant la visite du chantier.

Il est important de mettre à disposition de chacun un aperçu clair des points d’accord. Les contractants concernés disposent ainsi de tous les éléments nécessaires pour déterminer les points sur lesquels ils doivent travailler.

6. Informations pratiques

En plus de la section précédente, le rapport de chantier doit également contenir d'autres informations utiles, telles que le lieu, la date et l'heure de la prochaine inspection/réunion de chantier.

7. Clause de non-responsabilité

Une clause de non-responsabilité juridique est généralement incluse à la fin du rapport de chantier. Exemple : « Ce rapport envoyé par courrier électronique sert de preuve d'envoi. L'absence de réponse dans un délai de sept jours ouvrables vaut acceptation définitive. » Cette clause garantit que les parties concernées comprennent l'importance d'une communication rapide et que tout silence sera interprété comme un accord.

Incluez un texte standard dans chaque rapport afin de vous protéger contre d'éventuelles poursuites judiciaires. Vous éviterez de perdre du temps et de l’argent.

Les rapports de chantier plus longs et plus étoffés peuvent également contenir un résumé, une table des matières et un glossaire.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de rapport de chantier. Vous pouvez vous en inspirer pour créer le vôtre :

Un modèle de rapport de chantier rend la rédaction d'un rapport de chantier tellement plus facile et efficace. Voici quelques étapes à suivre pour une utilisation optimale :

1. Choisissez soigneusement LE bon modèle : sélectionnez ou créez un modèle adapté à vos besoins, recherchez des modèles comportant des sections pour les observations, les conclusions, les recommandations et d'autres informations pertinentes.
2. Complétez les informations de base : commencez par remplir les informations de base : détails du projet, date de la visite du chantier, lieu et tout autre détail nécessaire.
3. Suivez la structure du rapport : les modèles de rapports de chantier standardisés comprennent un format structuré, généralement composé de sections telles que le résumé, les détails et l’état d’avancement du projet, puis les observations faites suite à la visite, les coordonnées des parties prenantes et plus encore. Veillez à respecter cette structure et à fournir autant d'informations pertinentes que possible dans chaque section.
4. Détaillez vos observations : utilisez la section désignée pour fournir des observations détaillées sur la visite du chantier. Incluez des détails clés sur ce que vous avez observé, les circonstances entourant les observations et toute autre information qui a son importance. Adoptez toujours un langage clair et concis.
5. Classez et partagez le rapport : une fois que vous avez complété toutes les informations nécessaires, il est indispensable de partager le rapport de chantier final avec les parties prenantes concernées (superviseur, membres de l'équipe, client etc). Veillez à ce que le rapport soit partagé rapidement.

Les outils de rapports de chantier sont des logiciels ou des applications conçus pour faciliter la création, l'organisation et le partage des rapports de chantier. Ils offrent une gamme de fonctionnalités visées à simplifier le processus, permettant aux professionnels de se concentrer pleinement sur leurs observations et leurs analyses.

Parmi les atouts majeurs des applications pour rapports de chantier : un rédacteur de rapport et des modèles standardisés qui peuvent être rapidement remplis lors des visites de chantier. Rapport après rapport, suivant une structure cohérente, les rapports de chantier deviennent plus organisés et uniformes, ce qui permet aux parties prenantes de comprendre plus facilement les informations fournies et d'agir en conséquence.

Les logiciels ou applis de rapports de chantier sont souvent dotés de fonctionnalités qui permettent de recueillir des données en temps réel. Un atout majeur pour les personnes sur place, qui peuvent saisir leurs découvertes directement dans l'application à l'aide d'un appareil mobile, ce qui évite d'avoir à saisir manuellement les données par la suite. Un gain de temps considérable… mais aussi une réduction du risque d’erreur humaine.

Les outils permettent également aux utilisateurs de joindre des photos, des vidéos et d'autres supports média au rapport, fournissant ainsi des preuves visuelles aux observations.

Les fonctions de collaboration offrent la possibilité à plusieurs parties prenantes d'accéder et de contribuer aux rapports de chantier. Ainsi, les chefs de projet, les superviseurs et les autres membres de l'équipe peuvent jeter un œil au rapport et y faire des ajouts « en live ». Cette fonction de collaboration améliore la communication et garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l’état d’avancement général du chantier.