Rapports de chantier : un manuel complet

Tout architecte professionnel sait à quel point il est essentiel de disposer de rapports de chantier clairs et précis.

Un rapport de chantier clair, qui indique à chaque partie prenante ses responsabilités, est crucial pour éviter des malentendus.

Cet article contient toutes les informations sur le pourquoi et le comment d’un rapport de chantier professionnel. Nous ajoutons également quelques conseils pour en faire une tâche rapide et efficace.

Le rapport de chantier, également appelé compte rendu de chantier, pv de chantier, pv de réunion, rapport de visite de chantier, rapport d’inspection de chantier, rapport d’observation ou rapport d’avancement, est utilisé pour documenter et diffuser les observations faites lors des visites et réunions régulières du chantier, mais également ce qui a été convenu et la planification ultérieure. Tout ceci est noté lors des visites et des réunions de chantier.

Le rapport de chantier est créé par l’architecte. Après une inspection ou une réunion, il est détaillé puis envoyé à toutes les parties prenantes.

Le rapport de chantier reprend également les tâches, les actions et les délais.

Ainsi, les entrepreneurs et autres parties impliquées comprennent exactement ce qui est attendu d’eux et quand.

Les rapports de chantier répondent notamment à des questions telles que:

• Les travaux sont-ils exécutés correctement et dans les délais ?
• Qu’est-ce qui, le cas échéant, doit être modifié ou amélioré ?
• Quels sont les changements et les travaux supplémentaires nécessaires ?

Bien qu’un simple mail contenant les observations pourrait suffire pour les petits projets relativement simples, la norme dans l’industrie du bâtiment reste le rapport de chantier au format PDF.

Ce rapport est de préférence bien structuré, suivant un modèle pré-établi.

1. Ils signalent un problème avant qu’il ne soit trop tard

Faire des visites régulières du chantier, et documenter tout ce que vous voyez peut vous aider à repérer les irrégularités aussi tôt que possible.

N’attendez pas que les problèmes s’aggravent. Plus une erreur est décelée tôt, plus on peut lui apporter une réponse efficace. Il est donc crucial de ne pas attendre la fin des travaux pour procéder aux inspections et au rapportage. En cas d’irrégularités, il est souvent trop tard.

Mieux vaut considérer la qualité comme une valeur-clé dès le premier jour, et ne pas la laisser comme ‘cerise sur le gâteau’ pour la fin du chantier.

2. Ils évitent les malentendus

Un projet de construction implique de nombreuses personnes et entreprises. Plus vous travaillez avec de personnes, plus le risque de malentendu ou de communication inefficace est élevé – engendrant des erreurs (coûteuses) et des retards frustrants.

Des visites régulières et des rapports de chantier structurés, bien organisés et clairs, indiquant à chacun ses responsabilités, sont la clé d’une bonne communication et d’une collaboration fructueuse.

De plus, on limite la probabilité d’erreurs et de retards, ce qui est un point important pour la rentabilité du projet.

3. Ils sont précieux en cas de réclamations

Toutes remarques, problèmes et accords sont notés dans les rapports de chantier. Partagez-les toujours avec toutes les parties concernées.

En cas de souci, les rapports de chantier constituent une pièce à conviction solide, voire – si la situation dégénère – une preuve juridique importante.

Un rapport de chantier clair et précis, indiquant exactement les responsabilités de chacun, et documenté avec des images claires peut être une une aide cruciale (!) en cas de désaccord.

Si tout est bien documenté, vous pouvez éviter des procédures juridiques qui entraînent une perte de temps, d’argent et d’énergie.

1. Structurez le rapport

Le cerveau rapide traite plus aisément un rapport structuré et clair que des notes chaotiques et confuses.

Lorsqu’une information suit un schéma prévisible, nous l’identifions plus facilement et sommes plus susceptibles d’agir en conséquence.

Essayez de reprendre pour chaque rapport les mêmes chapitres, titres et structure générale. Ainsi, vous facilitez le travail des parties prenantes qui doivent prendre connaissance de votre rapport.

Évitez d’écrire de gros morceaux de texte. Plus personne ne les lit de nos jours. Si cela est absolument nécessaire, divisez le texte en paragraphes et ajoutez des titres efficaces.

Maniez une langue claire et compréhensible par tous. Les rapports de chantier sont importants mais ne doivent pas tourner en textes juridiques. Utilisez des phrases claires et complètes, compréhensibles par tous. Rédigez vos rapports comme si vous deviez les faire lire à un tiers complètement extérieur au projet (frère, sœur, ami).

2. Numérotez les remarques

Attribuez un statut à vos observations : OK, PAS OK, EN COURS. Suivez l’évolution de chaque point et mettez les à jour.

Attribuez à chaque point un numéro unique et ne changez jamais ce numéro, pour pouvoir faire référence ultérieurement à ces observations évitant tout malentendu.

De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation.

Exemple : l’observation 3.2 réfère à la seconde observation du troisième rapport. Si cette observation est de nouveau citée lors du dixième rapport, on comprend immédiatement que cette observation est déjà citée depuis 7 rapports (soit 7 visites de chantier). En utilisant une application comme ArchiSnapper, les observations sont numérotées automatiquement.

3. Prenez des photos

Notre cerveau traite plus facilement une image qu’un texte.

Les photos ont la capacité d’illustrer en un clin d’œil un problème donné. L’information sera retenue plus rapidement et plus clairement qu’un long paragraphe, incitant également les parties concernées à (ré)agir plus rapidement.

Essayez d’utiliser le plus de photos possibles et ajoutez des légendes, ou des symboles comme une flèche ou un cercle.

L’image ci-dessous, par exemple, montre clairement à l’entrepreneur concerné ce qui doit être fait. Il n’a pas à lire un long texte et ne doit donc pas faire d’effort supplémentaire pour comprendre ce que l’on attend de lui : l’information lui est servie sur un plateau d’argent.

4. Localisez sur plan

Évitez les discussions et les erreurs coûteuses en indiquant clairement sur un plan où se situe le problème.

En pointant des pointeurs numérotés sur un plan, plus besoin de décrire le problème et l’endroit précis du problème dans un paragraphe rédigé. En un coup d’œil, les entrepreneurs savent par où commencer.

En localisant toutes les remarques sur un plan, vous pouvez ensuite envoyer ce plan complet comprenant toutes les remarques du chantier.

5. Attribuez aux intervenants

Lors de la formulation d’une observation, il est important de l’attribuer à une ou plusieurs parties exécutantes.

Ainsi, il est clair pour toutes les parties impliquées dans le projet à qui revient l’exécution de cette tâche ou la résolution du problème. La personne responsable peut réagir rapidement, évitant des discussions ultérieures stériles.

Si vous utilisez un logiciel pour le suivi du chantier, vous pouvez également envoyer à chaque entrepreneur les remarques qui tombent sous sa responsabilité, afin qu’il n’ait pas à les chercher parmi tous les autres remarques du rapport de chantier ou du rapport de réception des travaux.

6. Détaillez précisément

Pour chaque remarque, il existe des détails que vous pouvez ajouter pour clarifier encore plus l’observation en question. Vous pouvez ajouter un délai, un texte descriptif supplémentaire sur le problème ou les mesures à prendre, ou marquer votre remarque comme étant urgent.

Restez cohérent et ajoutez des informations pertinentes à chaque point en souffrance. Si votre communication est claire et que toutes les parties savent exactement ce qui est attendu de leur part, le risque de malentendus (parfois coûteux !) est minimisé, et le projet sera mené à terme plus rapidement.

7. Utilisez une checklist

Pour certaines inspections, la checklist est un outil utile, surtout si vous connaissez déjà les éléments à vérifier lors d’une visite de chantier – qu’il s’agisse d’une réunion préalable au démarrage du chantier, d’une réception des travaux, ou d’une inspection de sécurité.

8. Listez les documents

Avant tout début de chantier, pendant l’exécution ou à la réception des travaux, il faut rassembler de nombreux documents : certificats, inspections, fiches techniques ou plans conformes à l’exécution.

Incluez une liste de tous les documents que les parties concernées doivent fournir dans votre rapport de chantier. Donnez-lui un statut, par exemple : « à recevoir », « reçu », « approuvé » et modifiez le statut en fonction de l’avancement. Notez également quelle partie doit transmettre le document et à quelle date.

9. Repartez du rapport précédent

L’objectif d’un rapport de chantier : avoir une vue d’ensemble à jour de l’avancement des travaux et des points en souffrance.

La plupart des architectes reprennent le rapport précédent lorsqu’ils en commencent un nouveau. Les points résolus et les questions qui ne sont plus pertinentes sont supprimés. Les points qui sont toujours pertinents sont conservés et remis à jour, et les points nouveaux sont rajoutés.

insi, on évite de devoir repartir de zéro à chaque nouveau rapport.

Par exemple, en repartant d’un rapport précédent, on peut reprendre pour le nouveau rapport uniquement les points qui ne sont pas résolus / encore en cours. Par exemple :

• Rapport 1 : Le point 1.1 n’est pas OK et apparaît dans le rapport 1.
• Rapport 2 : Le point 1.1 a été résolu entre-temps, et est indiqué comme OK dans le rapport 2.
• Rapport 3 : Le point 1.1 n’est plus cité, car il était déjà résolu lors du rapport précédent.

Avec une application professionnelle pour rapports de chantier, vous reprenez en un seul clic le rapport précédent pour en créer un nouveau. Et ainsi, vous ne conservez que les points qui n’étaient pas résolus lors du rapport précédent !

10. Envoyez immédiatement après la visite

Rédigez et envoyez votre rapport de chantier à toutes les parties concernées immédiatement ou en tout cas dès que possible suivant votre visite. Il est important que les parties exécutantes aient une vue d’ensemble actualisée des éléments en souffrance, et puissent réagir rapidement.

Si vous tardez à envoyer votre rapport, certaines remarques peuvent ne plus être pertinents, ce qui peut apporter une certaine confusion et réduire la crédibilité du rapport et minimiser l’importance accordée aux autres points.

La plupart des architectes envoient le rapport de chantier complet. D’autres envoient également un rapport filtré par partie exécutante en plus du rapport complet du chantier. Ce dernier garantit que chaque partie exécutante dispose d’une liste comportant uniquement les commentaires qui lui sont attribués et ne doit donc pas chercher dans le rapport complet les informations qui la concernent directement.

Voici un aperçu pratique des éléments constitutifs principaux d’un bon rapport de chantier :

1. Données générales du projet et du rapport : Le nom du projet, le nom du client, le numéro du projet, l’adresse du projet, la date et l’identifiant du projet. Ces informations permettent à tout le monde d’identifier rapidement le projet et le rapport en question. Ce sera d’autant plus utile si vous souhaitez retrouver ce rapport ultérieurement.
2. Etat d’avancement des travaux : Une description exhaustive de l’état d’avancement des travaux. De nombreux architectes illustrent cette partie à l’aide d’une photo, pour que le lecteur ait une vision globale de ce à quoi ressemble le chantier à cette étape précise du projet.
3. Planification : C’est ici qu’on retrouve l’aperçu des plus importantes phases de de la construction, éventuellement avec un aperçu des travaux déjà réalisés et le pourcentage d’avancement des travaux en cours. Ainsi, les entrepreneurs qui doivent encore intervenir peuvent voir quand leur partie des travaux débutent, et peuvent l’utiliser pour leur propre planification interne.
4. Personnes présentes et liste de distribution : La plupart des rapports de chantier comprennent un tableau comprenant les détails de toutes les parties impliquées dans le projet (nom, rôle et coordonnées). Ce tableau indique souvent aussi les contacts qui étaient présents lors de la visite du chantier, ainsi que les destinataires du rapport (la liste de distribution).
5. Statut, progression, et insuffisances des travaux : C’est le cœur du rapport, un aperçu des remarques et éléments, avec les détails nécessaires (photos, texte, date, personne responsable, emplacement sur plan, statut etc). Ainsi, tout le monde comprend ce qui a été discuté, et les entrepreneurs concernés peuvent identifier rapidement ce qui doit être pris en charge.
6. Documents : Lors d’un projet de construction, de nombreux documents sont demandés aux différentes parties : fiches techniques, plans conformes à l’exécution, liste des matériaux, permis, etc. Dressez la liste de tous les documents, précisant qui doit les remettre, et incluez cette liste dans vos rapports de chantier. Ainsi, chacun saura quels sont les documents qu’il doit encore fournir.
7. Informations pratiques : Souvent, le rapport de chantier comprend également l’heure et la date de la prochaine réunion, ou toute autre information pratique.
8. Non-responsabilité : Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard. Voici un texte standard que vous pouvez utiliser : L’information contenue dans le présent rapport de chantier par raison sociale a été préparée à notre connaissance selon les conditions observables sur le chantier. Ces observations seront approuvées, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées à l’observateur à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées.

Vous me suivez encore ? Si vous avez lu attentivement l’article jusqu’ici, vous avez, sans aucun doute, saisi l’importance des rapports de chantier détaillés et clairs, et vous savez sur le bout des doigts quels sont les éléments à intégrer.

Je vous entends d’ici : Oui, c’est beaucoup d’informations à inclure à chaque rapport de chantier, pour chaque projet. Autant de tableaux, de références, de photos et de notes à traiter. – Où diable vais-je trouver le temps de faire ça ?

Je sais – la rédaction des rapports de chantier est une tâche administrative pénible et harassante. Il faut prendre des notes manuscrites sur le chantier, les retaper au bureau dans Excel / Word, transférer les photos du smartphone vers le PC pour ensuite les reprendre dans le rapport, indiquer les emplacements sur le plan, numéroter chaque élément, se débattre avec la mise en page Word…

Heureusement, ce temps est révolu.

Il existe désormais des outils numériques qui peuvent vous aider. Avec votre smartphone ou tablette, vous pouvez prendre vos notes directement sur le chantier, ajouter des photos et les annoter, ajouter du texte ou utiliser la saisie vocale, placer des pointeurs sur un plan, et envoyer le tout en un seul clic à toutes les parties concernées.

Toutes les informations sont immédiatement traitées numériquement sur le chantier. Un beau rapport reprenant votre image de marque est automatiquement généré. Non seulement vous gagnez du temps (1 à 2 heures par rapport !), mais le rapport contribue également à véhiculer une vraie image professionnelle.

Avec une application pour les rapports de chantier, finie la corvée.

Sur le chantier, vous saisissez les informations nécessaires telles que le texte, les photos, les indications sur le plan, et la personne responsable simplement à l’aide de votre smartphone ou d’une tablette. Ainsi, le rapport est à peu près prêt lorsque vous quittez le chantier.

Et ce n’est pas tout ! Nous énumérons ci-dessous les principaux avantages de la numérisation des rapports de chantier pour vous.

1. Données centralisées et consultables à tout moment

La numérisation des rapports permet de conserver toutes les informations de façon structurée et consultable. Un rapport de chantier numérique contribue à un archivage uniforme et facile d’utilisation de votre travail.

Vous pouvez aisément consulter, éditer, filtrer, trier, regrouper et partager toutes vos notes. Vous souhaitez établir une liste de tous les travaux complémentaires réalisés pour un projet X, ou créer une liste de toutes les observations de sécurité, sur l’ensemble des chantiers ? Pas de problème ! Une liste de tous les remarques concernant

l’entrepreneur Y ? C’est comme si c’était fait !

Toutes les photos et plans sont sauvegardés de façon centralisée et sûre, plutôt que d’être répartis sur plusieurs appareils photos, boîtes e-mail ou messages WhatsApp.

2. Collaboration efficace et uniforme entre équipes

Comme chacun travaille dans le même environnement, travailler sur les mêmes projets ou prendre en charge des projets lorsqu’un collègue est absent devient bien plus accessible.

La numérisation garantit également l’uniformité des rapports de chantier, avec une structure et une présentation identiques pour tous les collègues.

3. Plans disponibles en tout temps

Vous avez facilement accès à tous vos documents et plans par projet, à tout moment et quel que soit le support utilisé (smartphone, tablette, ordinateur portable).

Lorsque c’est nécessaire, vous pouvez montrer aux autres parties où se situe exactement un problème en indiquant des points de repère numérotés sur un plan de sol ; ou bien annoter et esquisser un plan pour clarifier quelque chose.

4. Utilisation de la saisie vocale

Pouvoir utiliser votre voix pour rédiger vos rapports de chantier : non, ce n’est pas une utopie futuriste mais bel et bien une réalité ! La saisie vocale est une fonction disponible sur presque tout smartphone ou tablette.

Cette technologie est simple comme bonjour : vous parlez, et comme par magie, le texte apparaît sur votre appareil.

Jetez un œil à cette vidéo, vous seriez surpris de voir à quel point la saisie vocale marche bien !

5. Facilite les échanges entre les intervenants

Les parties concernées peuvent donner leur feedback par du texte et des photos. Dès que les éléments sont résolus, ils peuvent être soumis pour validation.

Plus besoin de communiquer via WhatsApp, e-mail, téléphone ou SMS pour se tenir au courant de l’état d’avancement des remarques.

6. Duplication du rapport précédent

Pour la création d’un nouveau rapport de chantier, la plupart des architectes choisissent de repartir du rapport précédent, en examinant les points qui ont été ou non résolus et en ajoutant de nouveaux points.

Avec un outil professionnel de rapport de chantier, ce processus est entièrement automatisé. Sur le chantier, avec votre smartphone ou tablette, vous copiez le rapport précédent qui servira de base. Vous pouvez immédiatement commencer à cocher ce qui a été résolu, mettre à jour ce qui n’a pas encore été résolu et ajouter ce qui est nouveau.

Avantage : vous n’avez pas à imprimer votre rapport précédent à chaque visite et vous ne devez plus le copier-coller manuellement dans Word.

7. Numérotation automatique

Finis, également, le copier-coller et la numérotation manuelle des rapports et remarques.

Avec un outil numérique, vos rapports et remarques sont automatiquement numérotés suivant une logique. Les éléments de mise en page (logo, en-tête, pied de page etc) sont également automatiquement adaptés.

8. Signature et envoi du rapport depuis le chantier

Si vous avez fini l’inspection du chantier, et que vous n’avez plus besoin de retravailler quoi que ce soit au bureau, vous pouvez tout de suite envoyer votre rapport. Vous pouvez le relire, le faire signer et l’envoyer à toutes les parties concernées, directement depuis le chantier en question.

Nous avons développé ArchiSnapper en 2012. Une application simple mais puissante, spécialement conçue pour la création de rapports de chantier et la collaboration dans le secteur de la construction.

Plus de 10 000 utilisateurs génèrent automatiquement leurs rapports professionnels, directement sur le chantier, contenant tous ces éléments clés mentionnés ci-dessus.

Alors, comment fonctionne ArchiSnapper ?

1. Effectuez votre visite sur chantier en utilisant l’application depuis votre smartphone ou tablette, et ajoutez des remarques avec photos, annotations, localisations, personnes responsables etc.
2. Votre rapport de chantier est automatiquement généré sous format PDF – prêt à être envoyé immédiatement. Votre logo et d’autres options de formatage sont automatiquement appliqués.
3. Si vous le souhaitez, vous pouvez tranquillement relire ou peaufiner votre rapport depuis chez vous, sur votre ordinateur de bureau, avant envoi final.

Les utilisateurs ArchiSnapper indiquent que l’application leur permet d’économiser au moins une heure de travail par rapport, soit jusqu’à plusieurs heures par semaine.

Ce sont des heures libérées pour pouvoir être consacrées à des tâches utiles, au lieu de se débattre avec des rapports et des photos sous Word.