Bouwverslagen met Deltek ArchiSnapper: GBG Group kiest voor een betere samenwerking en meer efficiëntie

Een discussie met Chris Steward, Senior Project Manager bij GBG

GBG Group is opgericht door een expert in de geofysische industrie. Het bedrijf specialiseert zich in geofysisch, milieu- en bouwkundig onderzoek. Hun werk is dus van cruciaal belang voor de bescherming van zowel historisch belangrijke gebouwen zoals de Houses of Parliament in het Verenigd Koninkrijk als toekomstgerichte projecten waaronder windmolenparken, die actief bij een groenere energietoekomst dragen.

Dankzij hun interne geotechnische team en afdelingen gespecialiseerd in structurele engineering kan GBG technische ondersteuning bieden tijdens de volledige levenscyclus van een project. Al snel merkte het team echter dat het handmatig verwerken van projectnotities en foto’s het proces vertraagde. Het werd dus cruciaal om een tool te vinden die de rapportage kon versnellen en tegelijkertijd een duidelijk overzicht bood van de voortgang op elke bouwplaats.

We spraken met Chris Steward, Senior Project Manager bij GBG, om te ontdekken hoe Deltek ArchiSnapper zijn team helpt efficiënter te werken en de samenwerking binnen projecten te verbeteren.

GBG bereikt de grenzen van het handmatig delen van notities

Het Britse GBG team brengt veel tijd door op de bouwplaats. Notities en tekeningen werden tot nu toe allemaal handmatig gemaakt, en om al die informatie bruikbaar te maken op kantoor, moesten teamleden zelf langskomen om alle informatie in het systeem in te scannen. Dat leidde tot wekenlange vertragingen, waardoor er veel tijd verloren ging aan projecten.

Het team kon bouwplaatsfoto's ook via e-mail of WhatsApp delen, maar ook dit was om verschillende redenen verre van ideaal. Denk aan lage beeldkwaliteit en het gebrek aan waardevolle metadata die precies lieten zien waar en wanneer elke foto genomen was. GBG had een uitgebreide app nodig om bouwverslagen te consolideren en te democratiseren.

“Notities ontvangen zonder te weten waar ze vandaan komen is altijd lastig”, zegt Chris. “We wilden een oplossing waarbij we al onze notities en foto's op één plek konden bewaren.”

GBG kiest voor intuïtieve en complete bouwrapportage-software

GBG probeerde een paar verschillende apps, en koos uiteindelijk Deltek ArchiSnapper vanwege het gebruiksgemak en de back-endfuncties. “Een van mijn meest technisch onderlegde collega's heeft vooraf wat onderzoek gedaan naar de app, de functionaliteiten en de technische kant van de backend”, legt Chris uit. “Met de API kunnen we gegevens uit de app halen en deze integreren in verschillende softwaresystemen.”

Chris testte de app op verschillende projecten om de beste oplossing voor bouwrapportage te vinden. Wat eruit sprong, was de flexibiliteit om tags aan te passen aan het project en de werkwijze van het team.

“Het is superhandig dat we tags zelf kunnen bewerken”, zegt Chris. “Bij evaluaties hoeven we niet alles uit te typen – één druk op de knop volstaat. Als we bijvoorbeeld een betonnen structuur inspecteren, kunnen we gewoon snel de juiste tags aanvinken: afmetingen, type, staat, enzovoort.”

Efficiëntie, nauwkeurigheid en samenwerking in elk project

Sinds de invoering van ArchiSnapper hebben Chris en zijn team al tal van voordelen ervaren. Eén van de grootste voordelen heeft te maken met het ontcijferen van handschrift, legt Chris uit.

“We houden ons bezig met structurele inspecties, cijfers zijn daarbij van cruciaal belang. Eén kleine fout in de breedte van een balk – zelfs van slechts een paar millimeter – kan een grote impact hebben op het structurele ontwerp. Het is dus een enorme meerwaarde dat we niet telkens moeten vragen wat iemand precies heeft opgeschreven. In plaats daarvan zien we meteen duidelijke cijfers waarop we kunnen vertrouwen.”

De mogelijkheid om foto’s met de juiste context aan rapporten toe te voegen, is ook een enorm voordeel voor GBG. Het team kan klanten exact laten zien wat er achter de afwerking schuilgaat, en dat zorgt voor een goed zicht op de volledige structuur.

ArchiSnapper heeft ook het delen van informatie en het opstellen van rapporten aanzienlijk versneld. “Ik hoef niet meer tot het einde van de week te wachten om de notities te krijgen, ik krijg nu een dagelijkse update”, zegt Chris. “Ik kan dan de volgende ochtend meteen bekijken wat het team heeft gedaan en controleren of er vragen, problemen of informatie is om te bespreken. Met ArchiSnapper bekijken we allemaal dezelfde afbeeldingen en informatie, en die gedeelde zichtbaarheid is echt nuttig geweest om elke projectfase te informeren.”

Drie tips die het team hielpen Deltek ArchiSnapper optimaal te gebruiken

Chris deelde een paar tips met andere bedrijven die software voor bouwverslagen willen gaan gebruiken.

Geef mensen de ondersteuning die ze nodig hebben

“Goede training is essentieel. Stel handleidingen op voor de meest gebruikte functies en zorg ervoor dat iedereen weet waar hij of zij hulp kan vinden indien nodig. De Deltek ArchiSnapper website heeft ook goede tools, met veel nuttige informatie.”

Laat niemand achter

“Begin met kleine stapjes en neem de tijd om ervoor te zorgen dat elke nieuwe gebruiker eerst goed begrijpt hoe de software gebruikt moet worden. We hebben een heel divers team, sommigen meer technisch onderlegd dan anderen, maar uiteindelijk konden ze allemaal overweg met ArchiSnapper.”

Ga aan de slag en probeer het zelf uit

“Just get started! ArchiSnapper biedt zoveel meer dan wat wij nu gebruiken. Er zijn heel veel mogelijkheden die voor elk bedrijf nuttig zullen zijn.”

Vereenvoudig je bouwverslagen dankzij Deltek ArchiSnapper

Deltek ArchiSnapper is een gebruiksvriendelijke app die je helpt bij het leveren van papierloze inspecties, geautomatiseerde bouwverslagen en vereenvoudigde opleveringen. Wil je tot wel 70% tijd besparen op bouwverslagen? Start je 14-daagse gratis proefversie van Deltek ArchiSnapper en ontdek hoe realtime bouwgegevens kunnen leiden tot slimmere beslissingen en snellere projectopleveringen.