Wat is SaaS ERP?

Als u op zoek bent naar een moderne en flexibele manier om uw bedrijf te runnen, hebt u misschien al gehoord van SaaS ERP. Maar wat is het precies, en hoe kan uw organisatie er baat bij hebben?

SaaS staat voor Software as a Service. Het is een cloudgebaseerd leveringsmodel dat u toegang geeft tot uw applicaties via het internet. SaaS ERP staat dan voor Software as a Service Enterprise Resource Planning, waarmee u via het internet toegang krijgt tot uw ERP-systeem, zonder software of hardware op uw locatie te installeren of te onderhouden.

SaaS ERP biedt vele voordelen ten opzichte van traditionele ERP-systemen, zoals lagere aanloopkosten, snellere implementatie, grotere schaalbaarheid en betere beveiliging. Met SaaS ERP kunnen bedrijven zich richten op hun kerntaken, terwijl uw leverancier de technische aspecten van uw systeem voor zijn rekening neemt.

In dit artikel leggen we de basisprincipes van SaaS ERP uit, inclusief de functies, voordelen, uitdagingen en best practices. Of uw bedrijf nu overweegt om over te stappen op SaaS ERP of het bestaande systeem wil optimaliseren, deze gids zal u helpen om weloverwogen beslissingen te nemen en uw bedrijfsdoelen te bereiken.

In dit artikel:

• Wat is SaaS ERP versus traditionele ERP?
• Wat zijn de voordelen van SaaS ERP?
• Wat is het proces voor het implementeren van SaaS ERP?
• Welke bedrijfstakken kunnen profiteren van SaaS ERP?
• Welke factoren moeten bedrijven overwegen bij het kiezen van een SaaS ERP-oplossing?

Een traditionele ERP is een systeem voor bedrijfsresourcesplanning dat lokaal op de servers en IT-infrastructuur van een bedrijf is geïnstalleerd. Traditionele ERP kan verwijzen naar zowel on-premises ERP als gehoste ERP, de twee primaire implementatieopties voor traditionele ERP-systemen.

Traditionele ERP-systemen integreren en automatiseren verschillende bedrijfsfuncties, zoals boekhouding, voorraadbeheer, productie, verkoop, personeelszaken en meer. Ze hebben echter ook een aantal nadelen, zoals hoge aanloopkosten, complex onderhoud, beperkte schaalbaarheid en beveiligingsrisico's.

SaaS ERP, vaak aangeduid als cloud ERP wordt gehost, onderhouden en beveiligd in het datacenter van de ERP-verkoper, in tegenstelling tot traditionele on-premise ERP-systemen die zich binnen de servers en infrastructuur van een organisatie bevinden. Gebruikers krijgen toegang tot de ERP-software via het internet, waardoor er geen grote investeringen in hardware en complexe installaties nodig zijn. Met regelmatige back-ups en redundantie wordt downtime tot een minimum beperkt, zodat u ononderbroken kunt werken.

Het SaaS ERP-model is ontwikkeld om aanzienlijke voordelen te bieden ten opzichte van traditionele, on-premise ERP-oplossingen. Deze voordelen omvatten een reeks moderne zakelijke voordelen, zoals:

1. Kostenbesparingen: Organisaties die SaaS ERP gebruiken, profiteren van een op abonnementen gebaseerd model. Ze vermijden de aanloopkosten van de aankoop en het onderhoud van hardware, servers en infrastructuur. De voorspelbare maandelijkse kosten zijn afgestemd op de operationele budgetten. On-premises oplossingen vereisen een initiële kapitaalinvestering voor servers, licenties en doorlopend onderhoud. Deze kosten kunnen aanzienlijk zijn, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven.
2. Snelle implementatie: SaaS ERP implementeren is sneller. Organisaties kunnen het systeem direct na inschrijving in gebruik nemen. De cloudgebaseerde implementatie maakt tijdrovende installatie- en configuratieprocessen overbodig. Traditionele ERP-implementaties duren vaak maanden of zelfs jaren vanwege maatwerk, gegevensmigratie en testen.
3. Toegankelijkheid en mobiliteit: Gebruikers hebben toegang tot SaaS ERP vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Deze flexibiliteit bevordert de samenwerking en geeft werknemers op afstand meer mogelijkheden. Met on-premises oplossingen is het succes beperkt tot de locatie van de organisatie, wat de productiviteit van externe of reizende werknemers kan belemmeren.
4. Automatische updates: SaaS ERP-aanbieders zorgen voor systeemupdates, zodat organisaties altijd de nieuwste functies, beveiligingspatches en verbeteringen gebruiken, terwijl on-premises ERP-gebruikers zelf updates moeten beheren, wat tijdrovend en arbeidsintensief kan zijn.
5. Schaalbaarheid: Voor SaaS ERP-gebruikers is schaalbaarheid naadloos. Of er nu tien of duizend gebruikers zijn, het systeem past zich aan zonder grote storingen. Om op te schalen zijn extra investeringen in hardware en infrastructuur nodig voor on-premise gebruikers.
6. Veiligheid en betrouwbaarheid: Gerenommeerde SaaS ERP-aanbieders bieden robuuste beveiligingsmaatregelen, gegevensversleuteling en regelmatige back-ups. Downtime wordt tot een minimum beperkt. Voor on-premises ERP-gebruikers hangt de beveiliging af van de interne praktijken en infrastructuur van de organisatie. Stilstandsrisico's bestaan tijdens onderhoud of hardwarestoringen.

SaaS ERP biedt flexibiliteit, kosteneffectiviteit en toegankelijkheid, waardoor het een aantrekkelijke keuze is voor moderne organisaties. Elk bedrijf moet echter zijn unieke behoeften evalueren en rekening houden met de gevoeligheid van gegevens, naleving en maatwerk voordat er een keuze wordt gemaakt tussen SaaS- en on-premise ERP-oplossingen.

Een SaaS ERP-implementatie is een proces waarbij een ERP-systeem wordt geïmplementeerd dat in de cloud wordt gehost en via internet toegankelijk is. Het implementeren van SaaS ERP voor bedrijven omvat verschillende cruciale stappen. Hier volgt een beknopt overzicht van het proces:

1. Beoordeling van behoeften en planning: Begin met het beoordelen van de behoeften, bestaande processen en schaalbaarheidsvereisten van de organisatie. Begrijp welke functionaliteiten essentieel zijn voor hun bedrijfsactiviteiten. Maak als onderdeel van de beoordeling een stappenplan dat het implementatieproces inclusief tijdlijnen, mijlpalen en belangrijke belanghebbenden.
2. Leveranciersselectie: Zoek en selecteer een gerenommeerde SaaS ERP-provider. Neem factoren zoals functionaliteit, beveiliging, schaalbaarheid, klantenondersteuning en prijs in overweging. Het is ook belangrijk om te evalueren hoe goed de gekozen oplossing aansluit bij hun bedrijfsdoelen en -processen.
3. Gegevensmigratie en -integratie: Bereid hun bestaande gegevens voor op migratie naar het SaaS ERP-systeem om de gegevensintegriteit en -consistentie te garanderen. SaaS ERP maakt in-app integraties door gebruikers in staat te stellen om hun ERP-systeem te verbinden met andere cloudgebaseerde of on-premise toepassingen met behulp van toepassingsprogramma-interfaces.
4. Gebruikerstraining en veranderingsbeheer: Zorg voor uitgebreide trainingssessies om eindgebruikers te trainen in het nieuwe systeem en zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze de software effectief kunnen gebruiken. Communiceer de voordelen van SaaS ERP en betrek de belangrijkste belanghebbenden om eventuele weerstand tegen verandering weg te nemen.
5. Testen en kwaliteitsborging: Voer grondige tests uit om te controleren of het SaaS ERP correct functioneert door verschillende scenario's te testen, waaronder gegevensinvoer, rapportage en workflows. Pak eventuele problemen of bugs direct aan voor een soepele overgang.
6. Go-Live en ondersteuning na implementatie: Zodra het SaaS ERP-systeem in de hele organisatie is gelanceerd, is het belangrijk om de prestaties tijdens de eerste weken goed in de gaten te houden. Het is ook belangrijk om voortdurende ondersteuning te bieden aan gebruikers, zodat zij eventuele vragen of uitdagingen kunnen beantwoorden.
7. Voortdurende verbetering: Beoordeel de prestaties van het systeem regelmatig, verzamel feedback van gebruikers en maak gebruik van analyses en prestatiemetingen om processen voortdurend te optimaliseren.

SaaS ERP kan van nut zijn voor elke branche of bedrijf dat een allesomvattende en geïntegreerde oplossing nodig heeft voor het beheer van hun bedrijfsprocessen, maar het is vooral geschikt voor:

• Kleine en middelgrote bedrijven (MKB): SaaS ERP is ideaal voor MKB's omdat het een goedkope, gebruiksvriendelijke en schaalbare oplossing biedt die de efficiëntie, productiviteit en winstgevendheid kan helpen verbeteren zonder dat er een grote investering of een speciaal IT-team nodig is.
• Startende en groeiende bedrijven: SaaS ERP is perfect voor starters en groeiende bedrijven, omdat het een flexibele, wendbare en innovatieve oplossing biedt die bedrijven kan helpen zich aan te passen aan de veranderende marktomstandigheden en klantverwachtingen zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of prestaties.
• Wereldwijde organisaties met meerdere locaties: SaaS ERP is optimaal voor wereldwijde organisaties met meerdere locaties, omdat het een gecentraliseerde, consistente en gestandaardiseerde oplossing biedt die kan helpen bij het beheren en coördineren van hun bedrijfsprocessen in verschillende regio's, landen en culturen zonder hun zichtbaarheid of controle te verliezen.

Vanuit het perspectief van de sector kunnen adviesbureaus SaaS ERP benutten om het projectmanagement te verbeteren, de toewijzing van middelen te optimaliseren en strategieën voor klantbetrokkenheid te verbeteren. Bouwbedrijven kunnen profiteren van SaaS ERP door projectplanning, kostentracering en nalevingsbeheer te stroomlijnen.

Voor overheidsaannemers is SaaS ERP van groot belang bij het navigeren door complexe regelgeving, het beheren van contracten en het garanderen van een nauwkeurige financiële rapportage. Deze systemen bieden een robuust kader voor het beheer van de ingewikkelde workflows en documentatie die inherent zijn aan deze sectoren.

Elke branche of bedrijf dat vertrouwt op efficiënte resourceplanning, gegevensbeheer en procesoptimalisatie kan profiteren van de implementatie van SaaS ERP.

SaaS ERP is een krachtige en veelzijdige softwareoplossing die bedrijven kan helpen hun doelen en doelstellingen te bereiken, maar het is geen one-size-fits-all oplossing. Er zijn veel factoren en criteria die bedrijven moeten overwegen bij het kiezen van een SaaS ERP-oplossing, zoals:

• Reputatie en betrouwbaarheid van de leverancier: SaaS ERP is een strategisch partnerschap op lange termijn tussen het bedrijf en de leverancier, dus het is belangrijk om een leverancier te kiezen met een bewezen staat van dienst, een solide reputatie en een hoog niveau van klanttevredenheid en ondersteuning. De leverancier moet ook een duidelijke en transparante service level agreement (SLA) hebben, waarin de voorwaarden van de service worden vastgelegd, zoals de beschikbaarheid, prestaties, beveiliging, back-up en herstel van de software.
• Prijs- en licentiemodellen: SaaS ERP heeft een flexibel en voorspelbaar prijsmodel, maar het kan variëren afhankelijk van de leverancier, de functies, het gebruik en de contractduur. Bedrijven moeten de verschillende prijs- en licentieopties die de leverancier aanbiedt, vergelijken en evalueren en de optie kiezen die het beste bij hun budget, behoeften en verwachtingen past.
• Schaalbaarheid en toekomstige groei: SaaS ERP kan gemakkelijk op- of afgeschaald worden naarmate het bedrijf groeit of verandert, maar het is belangrijk om een leverancier te kiezen die de huidige en toekomstige behoeften en eisen van het bedrijf kan ondersteunen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit of functionaliteit van de software. De verkoper moet ook nieuwe en geavanceerde functies en mogelijkheden kunnen bieden en integreren met andere opkomende technologieën, zoals kunstmatige intelligentie, machine learning en meer, die de SaaS ERP-oplossing kunnen verbeteren.

SaaS ERP vertegenwoordigt een paradigmaverschuiving in de manier waarop bedrijven enterprise resource planning benaderen. De flexibiliteit, kosteneffectiviteit en schaalbaarheid maken het aantrekkelijk voor organisaties die op zoek zijn naar moderne oplossingen. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, zal SaaS ERP de toekomst van efficiënte en gestroomlijnde activiteiten blijven vormgeven.

Een succesvolle SaaS ERP-implementatie vereist samenwerking, duidelijke communicatie en een streven naar voortdurende verbetering. Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven de voordelen van moderne ERP-technologie.