Boekhouding voor kleine bedrijven

Bedrijfsboekhouding is een verzameling activiteiten die bedrijven uitvoeren om informatie over hun financiële prestaties vast te leggen, te meten, te communiceren en te verwerken. Het omvat boekhouding, belastingvoorbereiding en rapportage.

Boekhouders houden transacties bij, zoals verkopen, aankopen en facturen, en zorgen ervoor dat de cijfers in detail kloppen. Ze reconciliëren rekeningen, controleren de juistheid van gegevens, stellen rapporten op en geven verklaringen af.

Een boekhouder moet de basisprincipes van boekhouden kennen. Daartoe behoren dubbele boekhouding, debiteringen en crediteringen, boekhouden op transactiebasis, journaalposten en kasstroomanalyse. Een boekhouder moet ook de standaard bedrijfstermen en -praktijken begrijpen, zoals afschrijvingen, kapitalisatie en amortisatie.

Transacties analyseren

De eerste stap richt zich op het analyseren van financiële transacties. Het boekhoudproces voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) begint met het identificeren van het bedrijfstype, het bepalen van het doel van elke activiteit die uw organisatie uitvoert en het classificeren van de kosten die worden gemaakt tijdens de bedrijfsactiviteiten.

Deze informatie helpt u om te begrijpen wat moet worden opgenomen en hoe dit de balans beïnvloedt. Daarnaast moet u de geldbronnen identificeren die worden gebruikt om de activiteiten te financieren.

Bijvoorbeeld, leningen die worden aangegaan voor doeleinden die geen verband houden met bedrijfsactiviteiten staan los van de bedrijfsrekening. Persoonlijke leningen worden beschouwd als een niet-zakelijke uitgave.

Brondocumenten voorbereiden

Vervolgens worden brondocumenten voorbereid. Een bron- of bedrijfsdocument dient als basis voor het vastleggen van een transactie. Een brondocument bevat gegevens over de aard van de transactie, zoals de datum, het bedrag, de betaler, de ontvanger en de beschrijving van de ontvangen goederen of diensten.

De term brondocument verwijst naar het originele document en kopieën die zijn gemaakt voor het bijhouden van gegevens. Brondocumenten zijn onder andere facturen, rekeningen, kwitanties, contracten, inkooporders, cheques en bankafschriften.

Na het verzamelen van de nodige informatie moet u deze organiseren. Het organiseren van records houdt in dat ze worden gegroepeerd op categorie en dan verder worden ingedeeld per subcategorie. U kunt het beste gelijksoortige transacties groeperen, zoals betalingen aan leveranciers, loonadministratie en huur.

Transacties classificeren

Het is het beste als u uw transacties classificeert. Classificeren betekent een code toekennen die de aard van de transactie beschrijft. Elke transactie heeft een unieke code. Een factuur kan bijvoorbeeld een code hebben die aangeeft of de betaling per cheque, creditcard of pinpas is gedaan. Classificatiecodes helpen om georganiseerd te blijven en snel specifieke transacties terug te vinden.

Transacties boeken

U moet de transacties op de juiste grootboekrekeningen boeken wanneer u klaar bent om het proces te voltooien. Boeken betekent het opnemen van de transactie in de boekhouding. Voor het boeken zijn twee stappen nodig: het noteren van de transactie op de juiste rekening en van het rekeningsaldo in het grootboek.

Wanneer u een transactie boekt, voert u de details van de transactie in de boeken in. Tot deze details behoren de naam van de partij die de rekening heeft betaald, het betalingsbedrag, de datum en alle andere relevante informatie.

Het opzetten van een klein bedrijf kost tijd en moeite. Dat begint met het brainstormen en onderzoeken van ideeën en reikt tot en met het uitstippelen van een strategie en het lanceren van uw nieuwe onderneming. Hoewel boekhouden essentieel is voor het bestuur van uw bedrijf, is het waarschijnlijk niet wat u in de eerste plaats aantrok om ondernemer te worden.

Een accountant in de arm nemen kan helpen om de stress van het boekhouden en belastingaangifte te verlichten, maar delegeer niet alle financiële verantwoordelijkheden. Werk in plaats daarvan het hele jaar door nauw samen met uw accountant. Op die manier begrijpt u uw financiën beter en kunt u plannen maken voor de toekomst.

Om u te helpen, moet u een aantal basisbegrippen uit de boekhouding begrijpen om uw boekhoudkundig inzicht te vergroten en uw financiële situatie te verbeteren.

9 veelgebruikte boekhoudkundige begrippen die u moet kennen:

1. Cashflow (kasstroom) is de hoeveelheid geld die elke maand in en uit uw bedrijf stroomt. Als u meer inkomsten hebt dan betalingen, bent u die maand ‘positief’ (cashflow-positief).
2. Winst- en verliesrekeningen (ook wel financiële overzichten of Verlies en winstrekeningen genoemd) zijn een van de belangrijkste documenten die kleine bedrijven gebruiken om hun winstgevendheid te bepalen. Het laat zien hoe een bedrijf aan zijn netto-inkomen komt, waardoor het een goede indicator is voor het management en de activiteiten van uw bedrijf.
3. Een balans toont de huidige financiële situatie van uw bedrijf. Deze meet de financiële gezondheid van een klein bedrijf door de activa, passiva en het eigen vermogen te berekenen, dat de bestaande activa, langetermijnschulden, kortetermijnschulden en het eigen vermogen van aandeelhouders omvat.
4. Crediteurenbeheer bevat uitgaven die aan het einde van de maand nog niet betaald waren. Dat is geld dat u leveranciers verschuldigd bent voor goederen en diensten die al ontvangen zijn, maar nog niet betaald. Deze betalingen zijn een schuld op uw balans totdat ze zijn afbetaald.
5. Debiteurenbeheer verwijst naar geld dat uw klanten u schuldig zijn, maar nog niet hebben voldaan. Zelfs als de inkomsten niet zijn ontvangen, zijn ze nog steeds een asset op uw balans.
6. De grootboeken hebben dezelfde rekeningen, maar ze tonen alle details van elke transactie die via elke rekening verliep, inclusief de data waarop dit gebeurde.
7. Een aangepaste proefbalans is een samenvattende rekening met de eindsaldi van alle individuele rekeningen die uw balansen en winst- en verliesrekeningen vormen. Deze toont het beginsaldo voor elk van deze rekeningen op een bepaald moment in het verleden, d.w.z. het openingssaldo.
8. Bedrijfskosten is het geld dat u uitgeeft om uw bedrijf draaiende te houden. Hieronder vallen zaken als de kosten van verkochte goederen, administratieve kosten en R&D. Bedrijfskosten bestrijken meestal een jaar en verschijnen als kosten op uw winst- en verliesrekening.
9. Kapitaaluitgaven, opgenomen als activa op de balans van bedrijven, zijn kosten die langer dan een jaar lopen. Afschrijving van deze kosten vindt regelmatig plaats gedurende de gebruiksduur van deze activa. Computerhardware, meubels of auto's zijn bijvoorbeeld allemaal kapitaaluitgaven.

Bedrijfseigenaren hebben betrouwbare bronnen van financiële informatie nodig voor het management van hun bedrijf. Boekhoudsoftware heeft het synchroniseren van informatie eenvoudiger en handiger gemaakt. Met de overstap van traditionele naar digitale boekhouding heeft cloudsoftware het eigenaren van kleine bedrijven eenvoudiger gemaakt om hun financiën bij te houden zonder gebruik te maken van dikke boeken en papieren.

Boekhoudsoftware in de cloud automatiseert taken die menselijke tussenkomst vereisen, zoals het berekenen van facturen en het verwerken van betalingen. U kunt ook geld besparen doordat u geen boekhouder hoeft in te huren om uw boekhouding handmatig te doen.

Voordelen van boekhoudsoftware in de cloud voor kleine bedrijven

• Organisatie van de rapportage: georganiseerde gegevens maken het analyseren van trends en het opsporen van problemen eenvoudig voordat dit ‘big issues’ worden. Met boekhoudsoftware kunt u rapporten opstellen die inzicht geven in het presteren van uw bedrijf. Analytics helpt u om betere beslissingen te nemen over de toekomst en het verbeteren van uw winstgevendheid.
• Financiële efficiëntie: cloudgebaseerde software bespaart tijd dankzij het automatisch bijwerken wanneer de financiële situatie van een bedrijf verandert. Als u wilt zien hoe uw verkopen ervoor staan, hoeft u niet meer te wachten tot uw accountant een rapport stuurt. In plaats daarvan is de informatie onmiddellijk toegankelijk.
• Beveiliging en herstel bij calamiteiten: online opslag betekent dat uw gevoelige financiële informatie veilig is voor hackers. Uw gegevens zijn versleuteld en beperken de toegang en blootstelling. Bovendien kunt u met online back-ups herstellen van elke calamiteit.
• Nauwkeurigheid van gegevens: online boekhoudsystemen kunnen u helpen om veelgemaakte boekhoudfouten te vermijden. Een online boekhoudsysteem zorgt ervoor dat uw financiële gegevens altijd correct en nauwkeurig gestructureerd zijn. Als nieuwe journaalposten niet in overeenstemming zijn met een online boekhoudprogramma, zal uw programma u onmiddellijk waarschuwen voor het probleem en helpen om een oplossing te vinden.
• Vereenvoudigde loonadministratie: boekhoudsoftware biedt speciale programma's voor de loonadministratie. Met boekhoudsoftware kunt u het salaris van werknemers automatiseren, bijdragen voor ziektekosten en verzekeringen berekenen en nauwkeurige informatie krijgen over loonbelastingen.
• Vereenvoudigde naleving van belastingwetgeving: U kunt heel gemakkelijk uw belastingaangifte doen. Accurate belastinginformatie via een online boekhoudsysteem is veel eenvoudiger dan alles zelf uitzoeken.

Deltek beschouwt het als z’n missie om oplossingen te leveren waarmee onze klanten de projectlevenscyclus die hun bedrijf aandrijft, kunnen verbinden en automatiseren. Wij geloven dat betere software ook tot betere projecten leidt. Onze expertise met een speciale focus op uw branche maakt uw projecten succesvol en helpt u prestaties te behalen die de productiviteit en inkomsten maximaliseren.