Qu’est-ce qu’un ERP SaaS ?

Si vous recherchez une manière moderne et agile de gérer votre entreprise, vous avez peut-être entendu parler de ERP SaaS. Mais de quoi il s’agit et comment votre organisation pourrait-elle en bénéficier ?

SaaS signifie « Software as a Service ». Il s’agit d’un modèle de déploiement cloud qui vous donne accès à vos applications via Internet. ERP SaaS est l’abréviation de Software as a Service Enterprise Resource Planning, qui vous permet d’accéder à votre système ERP via Internet, sans devoir installer ou maintenir des logiciels ou du matériel dans vos locaux.

La solution ERP SaaS offre de nombreux avantages par rapport aux systèmes ERP traditionnels : des coûts initiaux réduits, un déploiement plus rapide, une plus grande évolutivité et une sécurité améliorée. Avec la solution ERP SaaS, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités commerciales, alors que votre fournisseur s’occupe des aspects techniques de votre système.

Dans cet article, nous expliquons les principes fondamentaux de l’ERP SaaS, notamment ses fonctionnalités, ses avantages, les défis et les meilleures pratiques. Que votre entreprise envisage de passer à une solution ERP SaaS ou souhaite optimiser son système existant, ce guide vous aidera à prendre des décisions éclairées et à atteindre vos objectifs commerciaux.

Dans cet article :

• Qu’est-ce qu’une solution ERP SaaS par rapport à un système ERP traditionnel ?
• Quels sont les avantages d’une solution ERP SaaS ?
• Quel est le processus de mise en œuvre d’une solution ERP SaaS ?
• Quels secteurs peuvent bénéficier d’une solution ERP SaaS ?
• Quels sont les facteurs à prendre en compte par les entreprises lors du choix d’une solution ERP SaaS ?

Un système ERP traditionnel est un système de planification des ressources d’entreprise installé localement sur les serveurs et l’infrastructure informatique d’une entreprise. Le système ERP traditionnel peut désigner à la fois l’ERP sur site et l’ERP hébergé, les deux principales options de déploiement pour les systèmes ERP traditionnels.

Les systèmes ERP traditionnels intègrent et automatisent diverses fonctions commerciales comme la comptabilité, la gestion des stocks, la production, les ventes, les ressources humaines, etc. Cependant, ils présentent également certains inconvénients : des coûts initiaux élevés, une maintenance complexe, une évolutivité limitée et des risques de sécurité.

La solution ERP SaaS, souvent appelée  ERP cloud, est hébergée, maintenue et sécurisée dans le centre de données du fournisseur du système ERP, contrairement aux systèmes ERP sur site traditionnels qui sont déployés sur les serveurs et l’infrastructure d’une entreprise. Les utilisateurs accèdent au logiciel ERP via Internet, ce qui élimine le besoin d’investissements matériels importants et d’installations complexes. Grâce à des sauvegardes régulières et à la redondance, les interruptions de service sont réduites au minimum, ce qui assure le déroulement ininterrompu des opérations.

Le modèle ERP SaaS a été créé pour offrir des atouts significatifs par rapport aux systèmes ERP traditionnel sur site. Ces atouts incluent une série d’avantages commerciaux modernes qui sont énumérés ci-dessous :

1. Économie de coûts : les entreprises utilisant une solution ERP SaaS bénéficient d’un modèle par abonnement. Elles évitent les coûts initiaux d’achat et de maintenance du matériel, des serveurs et de l’infrastructure. Les frais mensuels prévisibles sont conformes aux budgets opérationnels. Les solutions sur site nécessitent un investissement initial pour les serveurs, les licences et la maintenance continue. Ces coûts peuvent être importants, notamment pour les petites et moyennes entreprises.
2. Mise en œuvre rapide : la mise en œuvre d’une solution ERP SaaS est plus rapide. Les entreprises peuvent commencer à utiliser le système toute de suite après avoir souscrit l’abonnement. Le déploiement dans le cloud élimine les longs processus d’installation et de configuration. Les déploiements des systèmes ERP traditionnels prennent souvent des mois, voire des années, en raison de la personnalisation, de la migration des données et des tests.
3. Accessibilité et mobilité : les utilisateurs peuvent accéder à la solution ERP SaaS à partir de n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet. Cette flexibilité favorise la collaboration et responsabilise les travailleurs à distance. Avec les solutions sur site, le succès est limité aux locaux de l’entreprise, ce qui risque d’entraver la productivité des employés à distance ou en déplacement.
4. Mise à jour automatique :  les fournisseurs de solutions ERP SaaS gèrent les mises à jour du système, garantissant que les entreprises utilisent toujours les dernières fonctionnalités, correctifs de sécurité et améliorations, alors que les utilisateurs de systèmes ERP sur site doivent gérer eux-mêmes les mises à jour, ce qui peut prendre du temps et nécessiter des ressources importantes.
5. Évolutivité : pour les utilisateurs de solutions ERP SaaS, l’évolutivité est transparente. Qu’il y ait dix ou mille utilisateurs, le système s’adapte sans perturbations majeures. Alors que pour les utilisateurs sur site la mise à l’échelle requière des investissements supplémentaires en matériel et en infrastructure.
6. Sécurité et fiabilité : les fournisseurs réputés de solutions ERP SaaS proposent des mesures de sécurité solides, le chiffrement des données et des sauvegardes régulières. Les interruptions de service sont limitées. Pour les utilisateurs ERP sur site, la sécurité dépend des pratiques et de l’infrastructure internes de l’entreprise. Un risque d’indisponibilité existe en cas de maintenance ou de pannes matérielles.

La solution ERP SaaS offre agilité, rentabilité et accessibilité, ce qui en fait un choix de prédilection pour les organisations modernes. Cependant, chaque entreprise doit évaluer ses propres besoins et tenir compte de la sensibilité des données, de la conformité et des exigences de personnalisation avant de choisir entre les solutions SaaS et les systèmes ERP sur site.

La mise en service d’une solution ERP SaaS est un processus de déploiement d’un système ERP hébergé dans le cloud et accessible via Internet. Cette mise en service d’une solution ERP SaaS pour les entreprises implique plusieurs étapes cruciales. Voici un bref aperçu du processus :

1. Évaluation et planification des besoins :  il faut commencer par évaluer les besoins de l’organisation, les processus existants et les exigences d’évolutivité. Il faut comprendre quelles fonctionnalités sont essentielles au bon déroulement des opérations commerciales. Dans le cadre de l’évaluation, il faut créer une feuille de route qui décrit le processus de mise en œuvre, avec les échéances, les étapes et les principales parties prenantes.
2. Sélection du fournisseur :  il faut recherchez et sélectionner un fournisseur réputé de solutions ERP SaaS. Il faut tenir compte de facteurs tels que la fonctionnalité, la sécurité, l’évolutivité, l’assistance client et la tarification. Il faut également évaluer dans quelle mesure la solution choisie s’aligne sur les objectifs et les processus de l’entreprise.
3. Migration et intégration des données : il faut préparer les données existantes pour la migration vers la solution ERP SaaS afin de garantir l’intégrité et la cohérence des données. La solution ERP SaaS facilite les intégrations in-app en permettant aux utilisateurs de connecter leur système ERP à d’autres applications basées sur le cloud ou sur site à l’aide d’interfaces de programmation d’applications.
4. Formation des utilisateurs et gestion du changement :  il faut organiser des sessions de formation complètes pour former les utilisateurs finaux au nouveau système et s’assurer qu’ils comprennent comment utiliser efficacement le logiciel. Il faut également communiquer les avantages de la solution ERP SaaS et impliquer les principales parties prenantes pour répondre à toute résistance au changement.
5. Tests et assurance qualité : il faut effectuer des tests approfondis pour vérifier le bon fonctionnement de la solution ERP SaaS en testant divers scénarios, notamment la saisie de données, la création de rapports et les flux de travail. Il faut également régler rapidement tout problème ou bogue pour assurer une transition en douceur.
6. Mise en service et accompagnement post-implémentation : une fois la solution ERP SaaS lancée dans l’ensemble de l’organisation, il est important de surveiller de près ses performances pendant les premières semaines. Il faut également fournir une assistance continue aux utilisateurs, en répondant à toutes les questions ou à toutes les difficultés qu’ils rencontrent.
7. Amélioration continue : il faut passer régulièrement en revue les performances du système, recueillir les commentaires des utilisateurs et exploiter les analyses et les indicateurs de performance pour optimiser continuellement les processus.

La solution ERP SaaS peut profiter à toute industrie ou entreprise qui a besoin d’une solution complète et intégrée pour gérer ses processus commerciaux, mais se prête tout particulièrement pour les :

• Petites et moyennes entreprises (PME) : la solution ERP SaaS est optimale pour les PME, car elle offre une solution à faible coût, facile à utiliser et évolutive qui peut aider à améliorer l’efficacité, la productivité et la rentabilité sans nécessiter un investissement important ou une équipe informatique dédiée.
• Start-ups et entreprises en pleine croissance : la solution ERP SaaS est optimale pour les start-ups et les entreprises en pleine croissance, car elle fournit une solution flexible, agile et innovante qui peut aider les entreprises à s’adapter à l’évolution des conditions du marché et des attentes des clients sans compromettre la qualité ou les performances.
• Organisations internationales avec plusieurs sites : la solution ERP SaaS est optimale pour les organisations internationales réparties sur plusieurs sites, car il s’agit d’une solution centralisée, cohérente et standardisée qui peut aider à gérer et à harmoniser les processus commerciaux dans différentes régions, pays et cultures sans toutefois perdre le contrôle ou la visibilité.

D’un point de vue sectoriel, les cabinets de conseil peuvent tirer parti de la solution ERP SaaS pour améliorer la gestion des projets, optimiser l’allocation des ressources et améliorer les stratégies de collaboration client. Les entreprises de construction peuvent bénéficier d’une solution ERP SaaS en rationalisant la planification des projets, en assurant le suivi des coûts et la gestion de la conformité.

Pour les sous-traitants du gouvernement, la solution ERP SaaS est essentiel pour répondre aux exigences réglementaires complexes, gérer les contrats et garantir des rapports financiers précis. Ces systèmes fournissent un cadre solide pour la gestion des flux de travail complexes et de la documentation inhérente à ces secteurs.

Toute industrie ou entreprise qui s’appuie sur une planification efficace des ressources, la gestion des données et l’optimisation des processus peut bénéficier de la mise en œuvre d’une solution ERP SaaS.

La solution ERP SaaS est une solution logicielle puissante et polyvalente qui peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs, mais il ne s’agit pas d’une solution universelle. De nombreux facteurs et critères doivent être pris en compte par les entreprises lorsqu’elles choisissent une solution ERP SaaS, comme par exemple :

• Réputation et fiabilité des fournisseurs : la solution ERP SaaS est un partenariat stratégique à long terme entre l’entreprise et le fournisseur. Il faut donc choisir un fournisseur réputé ayant fait ses preuves, qui jouit d’une solide réputation et d’un niveau élevé de satisfaction client et d’assistance client. Le fournisseur doit également établir un accord de niveau de service (SLA) clair et transparent, qui définit les conditions générales du service comme la disponibilité, les performances, la sécurité, la sauvegarde et la récupération logicielles.
• Modèles de tarification et de licence : le modèle de tarification de la solution ERP SaaS est flexible et prévisible, mais il peut varier en fonction du fournisseur, des fonctionnalités, de l’utilisation et de la durée du contrat. Les entreprises doivent comparer et évaluer les différentes options de tarification et de licence proposées par le fournisseur et choisir celle qui correspond le mieux à leur budget, à leurs besoins et à leurs attentes.
• Évolutivité et croissance future :les capacités d’une solution ERP SaaS peuvent évoluer facilement à la hausse ou à la baisse, à mesure que l’entreprise se développe ou progresse, mais il est important de choisir un fournisseur capable de prendre en charge et de répondre aux besoins et aux demandes actuels et futurs de l’entreprise sans compromettre la qualité ou la fonctionnalité du logiciel. Le fournisseur doit également être en mesure de fournir des fonctionnalités et des capacités nouvelles et avancées et de s’intégrer à d’autres technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et plus encore, qui peuvent améliorer la solution ERP SaaS.

La solution ERP SaaS représente un changement de paradigme dans la manière dont les entreprises abordent la planification des ressources d’entreprise. Son agilité, sa rentabilité et son évolutivité en font une solution attrayante pour les organisations à la recherche de solutions modernes. Avec l’évolution de la technologie, la solution ERP SaaS continuera à façonner l’avenir des opérations efficaces et rationalisées.

Une mise en œuvre réussie d’une solution ERP SaaS nécessite une collaboration, une communication claire et un engagement envers l’amélioration continue. En suivant ces étapes, les entreprises peuvent exploiter les avantages de la technologie ERP moderne.