Wir steigern unseren Digitalisierungsgrad mit Deltek Maconomy

Posted by Guest Blog on October 15, 2019

Twitter Tweet it: 'Wie eine schwedische Firma komplett papierlos in die Zukunft geht!'

Lesen Sie den Gastbeitrag von Jan Västernäs, CEO und Software Architekt bei der schwedischen Callista Enterprise AB. Er beschreibt wie die Einführung von Deltek Maconomy den Weg in eine digitale, papierlose Welt geebnet hat. Dieser Artikel wurde ursprünglich im Unternehmensblog CallistaEnterprise.Se. veröffentlicht.

Papierlos in eine digitale Zukunft

Jeden Tag bringen wir unsere Kunden auf dem spannenden Weg zur digitalen Zukunft weiter und helfen ihnen, diese aktiv und erfolgreich zu gestalten. Nun haben wir uns an die eigene Nase gefasst und intern unsere eigene große digitale Transformation durchgeführt – was aber natürlich mit großen Veränderungen verbunden war. Wir haben drei verschiedene Verwaltungssysteme durch ein einziges ersetzt und einfach alle Papiere und Ordner ein für alle Mal in die Tonne geworfen!

Unser Ziel war es, ein ERP-System mit folgenden Anforderungen zu implementieren:

Das System sollte

• als SaaS (Software as a Service), bzw. in der Cloud und ohne lokale Installationen implementiert werden;

• die Anzahl der System-Integrationen reduzieren;

• nicht mit einem bestimmten Betriebssystem verbunden sein;

• alle Dokumente elektronisch verarbeiten können.

Nach einer intensiven Recherche haben wir uns für Deltek Maconomy entschieden.

 

"Wir haben drei verschiedene Verwaltungssysteme durch ein einziges ersetzt und einfach alle Papiere und Ordner ein für alle Mal in die Tonne geworfen!"

 

Das System, Deltek Maconomy Essentials, wird unter Amazon Web Services (AWS) ausgeführt und verfügt über einen Web-Client. Das Back-Office muss jedoch einen lokal-installierten Client verwenden, bei dem es sich um eine Eclipse-RCP-Anwendung handelt. Obwohl unsere erste Anforderung, bezüglich einer reinen Cloud-Lösung, nicht ganz erfüllt wurde, profitieren wir von den vielen zusätzlichen Funktionen, die Maconomy mit sich bringt.

digitale Transformation

Wie funktioniert unser System?

Wir tragen unsere geleistete Zeit, Aufwendungen und Reisekosten stets in der gleichen Art und Weise im Web-Client ein und laden alle Quittungen elektronisch als PDF- oder JPEG-Datei hoch. Sobald diese Posten entsprechend genehmigt werden, stehen alle Projekt-Rechnungen im System versandbereit zur Verfügung. Am Ende des Monats werden diese auf Knopfdruck verschickt. Eine besonders hilfreiche Funktion ist die Batch-Fakturierung, bei der Monatsrechnungen für alles, was im vergangen Monat passiert ist, erstellt werden. Die Rechnungen sind kundenspezifisch konfiguriert und können per Pagero entweder als swef-Rechnung oder PDF digital versendet werden. Alle Rechnungen werden zusammen mit den entsprechenden Verträgen im System hinterlegt. Die Verträge werden selbstverständlich auch elektronisch unterzeichnet, obwohl wir ein anderes System hierfür verwenden.

Deltek Maconomy verfügt auch über eine App, mit der wir Zeit und Kosten von unterwegs auf unseren Mobiltelefonen erfassen können.

Digitalisierung

Eingehende Lieferantenrechnungen werden mit Readsoft gescannt und landen im System zur weiteren Verarbeitung. Zahlungen werden in Form von LB-Dateien an die Bank gesendet. Monatlich werden alle Daten elektronisch in das Finanzsystem übertragen.

Nun arbeiten wir seit sechs Monaten mit unserer neuen Maconomy-Lösung und haben festgestellt, dass wir viel Zeit sparen, mehr Benutzer einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen bekommen haben und eine geografische Unabhängigkeit der Mitarbeiter ermöglicht wurde.

So sieht es jetzt in unserer Verwaltung aus. :)

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