Wat is Professional Services Automation (PSA)-software?

PSA-software is bedoeld om professionele diensten te automatiseren en helpt professionele dienstverleners snel kansen te identificeren om klanten te winnen, te bedienen en te behouden. Dit gebeurt door het autimatiseren van pijplijnbeheer, resourceplanning, traceren van kosten en uitgaven en financieel projectbeheer.

Wat is het verschil tussen PSA-software en ERP-software?

Professional Services Automation verschilt van Enterprise Resource Planning (ERP) in die zin dat een volledig ERP-systeem voor een project alle aspecten van projecten beheert, inclusief boekhoudkundige functies. Een PSA-oplossing handelt front-office functies van het bedrijf en projecten af. Meestal is er geen boekhouding (zoals een grootboek) in opgenomen, maar kan het wel integreren met andere financiële systemen.

De definitie en functionaliteit van PSA-oplossingen blijven zich verder ontwikkelen en de grenzen tussen ERP en PSA vervagen steeds meer. De term PSA zal daarom vaak worden gebruikt als beschrijving van een ERP voor professionele diensten.

Projectgebaseerde organisaties hebben uiteenlopende eisen en moeten hun bedrijf in drie dimensies bekijken: accounts, organisaties (afdelingen of business units) en projecten.

Juist datgene wat projectwerk leuk maakt – de variatie van tal van werkzaamheden voor diverse klanten – maakt het runnen van een projectgebaseerd bedrijf uitdagend. U moet resources verstandig beheren, ervoor zorgen dat uw mensen de juiste hoeveelheid werk hebben, de voortgang en kosten van projecten bewaken, financiële gegevens bijhouden om nauwkeurig te factureren en snel betaald te krijgen en informatie verzamelen die helpt bij het beslissen naar welke kansen u moet zoeken en hoeveel u in rekening moet brengen.

Bovendien leidt het aanpassen van generieke bedrijfs- en projectmanagementtools vaak tot slecht inzicht, handmatig herstelwerk en veronderstelde berekeningen die niet aan de juiste projecten zijn gekoppeld.

PSA-software pakt deze uitdagingen aan. Het belangrijkste voordeel van PSA-oplossingen is dat elke transactie is gekoppeld aan drie dingen: een account, een organisatie (de persoon of het team dat het werk uitvoert) en een project (het product of de service die aan klanten wordt geleverd en die de bron is van facturen en inkomsten).

Het verbinden van bedrijfsinformatie en projectinformatie op één platform biedt een ongeëvenaard overzicht en controle. Uw besluitvorming is gebaseerd op actuele, realtime gegevens. U hoeft niet meer achteraf te reageren.

PSA-software biedt een aantal belangrijke voordelen die elke stap van uw projectlevenscyclus ondersteunen:

• Business ontwikkelen via Opportunity Management: De meeste CRM-tools (Customer Relationship Management) zijn ontworpen voor bedrijven die producten verkopen. Ze werken niet voor projectgebaseerde bedrijven omdat het belangrijkste onderdeel van een project vaak arbeid is. PSA met echte projectgebaseerde CRM helpt projectgerichte professionele dienstverleners inzicht te krijgen in hun markt en kansen te identificeren, beheren, volgen, voorspellen en vast te leggen.
• Verhoging van het winstpercentage: Wie weet welke projecten het meest winstgevend zijn, zal een efficiënter proces voor bedrijfsontwikkeling hebben. Dankzij betere informatie kunt u zich concentreren op projecten en klanten die het beste aansluiten bij uw vaardigheden, waardoor u meer opdrachten binnenhaalt.
• Hogere winst door betere informatie: In het moderne bedrijfsleven staan de prijzen altijd onder druk omdat de concurrentie groot is voor minder opdrachten. Dientengevolge zorgen concurrerende prijzen voor krappe winstmarges. Een PSA-systeem helpt bij het maken van nauwkeurige prognoses die de marges op peil houden en winstgevende offertes ondersteunen.
• Middelen verstandig ontwikkelen en gebruiken: Uw personeelsbestand is de grootste troef van uw organisatie. Met PSA-software kunt u het gebruik optimaliseren door te helpen bij het vinden van de benodigde middelen, het vinden en ontwikkelen van het juiste talent en het effectief inzetten van middelen voor werk dat inkomsten genereert.
• Cashflow versnellen: U ontvangt uw betalingen sneller met het juiste PSA-systeem. U maakt snel nauwkeurige facturen wanneer de arbeids- en materiaalkosten aan het juiste niveau van een project worden gekoppeld. Transacties die gevalideerd zijn op nauwkeurigheid maken het aanmaken van facturen geautomatiseerder, beter voorspelbaar en nauwkeuriger, zodat klanten waarschijnlijk op tijd betalen. Dat versnelt de cashflow.
• Projecten en materialen beheren: Projectplanning en budgettering helpen projectmanagers om goed zicht te krijgen op projecten, zodat ze beter in staat zijn om op schema en binnen begroting te blijven.
• Sociaal samenwerken: Sociale samenwerkingstools helpen uw team om efficiënt te werken, updates met klanten te delen, samen over ideeën te brainstormen om moeilijke situaties aan te pakken en nog veel meer.
• Zichtbaarheid en controle verkrijgen: Als uw bestaande oplossingen verzuild zijn, kan het dagen of weken duren om nauwkeurige informatie te krijgen over planningen, kosten en winst per project of programma. Dit is vaak de oorzaak van gemiste deadlines, kostenoverschrijdingen en achterstanden die het rendement van de organisatie in gevaar kunnen brengen. De juiste PSA-oplossing geeft volledig en tijdig inzicht in de projectstatus, volledige projectportfolio's en risico's en kansen. Met tijdige informatie kunt u proactief ingrijpen voordat bepaalde vraagstukken daadwerkelijk problemen veroorzaken.

Maak uw projecten succesvol met PSA

Ontdek hoe PSA-software kan helpen bij het beheren van uw klanten, resources, financiën en BI, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is: het leveren van uitzonderlijke projectresultaten.

Haal uw gids in huis

Effectieve PSA-software omvat de volgende belangrijke functies. Vele daarvan maximaliseren de productiviteit en inkomsten.

• Gebruikers van Customer Relationship Management (CRM) maken campagnes en volgen de voortgang van prospects en klanten in de verkooppijplijn. Het herkennen van zwakke schakels in de verkoopcyclus en klanten die vermoedelijk zullen terugkeren, is van onschatbare waarde bij het plannen van toekomstige projecten. Automatisering van voorstellen stroomlijnt het nastreven en binnenhalen van projecten, verlaagt de kosten en verbetert de kwaliteit van voorstellen.
• Projectmanagement centraliseert en integreert het initiëren, plannen, uitvoeren en afsluiten van projecten. Rapporten communiceren tijdlijnen, budgetten, activiteiten en hun logische volgorde, en middelen om activiteiten uit te voeren. Tijd- en onkostentools integreren met AR-systemen van klanten. Ze passen zich aan verschillende factureringsvereisten aan om facturering, verrekening, voorstellen en contracten te optimaliseren.
• Human resource management (HRM) houdt zich bezig met werving, onboarding, training, loopbaanontwikkeling, resourceplanning/beheer en loonadministratie. HRM helpt projectmanagers bij het delegeren van werklasten en het meten van seizoensgebonden schommelingen. Daardoor worden problemen met resources verminderd en de productiviteit verhoogd.
• Project accounting kan worden opgenomen als onderdeel van een PSA-oplossing, maar u kunt het ook integreren in uw bestaande boekhoudprogramma's. Het beoordelen en beheren van de volledige projectportefeuille helpt om het bedrijf strategisch te sturen.
• Facturering en verrekening Met functies voor registreren en traceren worden tijd- en onkostengegevens bijgehouden.
• Tools voor samenwerking koppelen mensen om gesprekken, taken, gebeurtenissen en bestanden te delen.

Het implementeren van PSA-software zou heel logisch moeten zijn voor organisaties die op een hoger niveau willen opereren dan de concurrentie, een hogere productiviteit wensen en beter willen begrijpen wat hun activiteiten succesvol maakt.

De beslissing welk PSA-systeem geïmplementeerd moet worden, is belangrijker dan ooit, want u koopt niet zomaar een tool. U kiest een betrouwbare partner die zal gaan samenwerken met u bij de digitale transformatie van uw bedrijf. Of u nu op zoek bent naar een nieuw PSA-systeem, dan wel leveranciers opnieuw wilt evalueren, u kunt het beste rekening houden met de volgende criteria.

1. Een allesomvattende, speciaal ontwikkelde oplossing Uw oplossing moet ontworpen zijn met uw branche in gedachten. Het mag geen generieke oplossing zijn die aangepast moet worden aan uw eisen.
2. Een gerespecteerde reputatie in de sector Is uw leverancier een gerespecteerde leider in uw branche? Kijk verder dan het product alleen en observeer welke invloed de leverancier binnen de sector heeft.
3. Schaalbaarheid Zoek naar een oplossing die de groeistrategie van uw bedrijf gemakkelijk kan opvangen.
4. Integratie met uw bestaande boekhoud- en/of CRM-tools Bevestig dat de tool kan worden geïntegreerd met bestaande tools, als u die wilt behouden.
5. Transparante totale eigendomskosten (TCO) Terugkerende kosten moeten vanaf de allereerste dag duidelijk zijn. Prijsmodellen moeten alle details duidelijk schetsen. Ga op zoek naar bedrijven met flexibele prijsplannen die een volledig pakket, PSA en backoffice-mogelijkheden met volledige centrale boekhouding omvatten.
6. Geïnvesteerd in klantenservice Zoek een leverancier die onafhankelijk erkend is voor superieure en flexibele klantenserviceplannen, want dat is uw belangrijkste communicatielijn na de implementatie.

Vergroot uw projectsucces met deltek PSA

Bekijk hoe u meer projecten kunt binnenhalen, uw winst kunt verhogen en betere inzicht in uw hele organisatie kunt krijgen.

Boek uw demo

Bij Deltek is het onze missie om oplossingen te leveren waarmee onze klanten de projectlevenscyclus die hun bedrijf aandrijft, kunnen verbinden en automatiseren. Wij geloven dat betere software ook tot betere projecten leidt. Onze expertise met een speciale focus op uw branche maakt uw projecten succesvol en helpt u prestaties te behalen die de productiviteit en inkomsten maximaliseren.