De Bouwstenen van een Proces-Verbaal van Voorlopige Oplevering

In onze ultieme gids voor opleveringsverslagen bespreken we uitvoerig wat een oplevering is en wat het belang ervan is, en delen we ook een aantal best practises voor het maken van opleveringsverslagen.

In dit artikel zoomen we in op de belangrijkste onderdelen van een professioneel opleveringsverslag.

Het proces-verbaal van voorlopige oplevering bevat de zichtbare gebreken die zijn vastgesteld tijdens de rondgang met architect, aannemer en bouwheer.

Een overzichtelijk opleveringsverslag waarmee de betrokken partijen een duidelijk overzicht krijgen op hun openstaande punten, op de afgesproken deadlines, en op de vereiste acties, is cruciaal om een project goed af te ronden.

Er zijn echter ook nog een aantal andere elementen die een opleveringsverslag volledig maken en die je indekken tegen schadeclaims, de communicatie bevorderen, en jouw professioneel imago versterken.

Toen we de eerste versie van ArchiSnapper aan het bouwen waren, spraken we met tientallen architecten en aannemers over hun opleververslagen, hoe ze deze structureren, en wat ze erin opnemen.

We zagen daarbij vaak dezelfde elementen terugkomen.

Hier is een overzicht van de essentiële bouwstenen van een opleveringsverslag:

1. Titel verslag

De titel is kort en bondig, en moet meteen duidelijk maken waar het verslag over gaat. Bijvoorbeeld: “Proces-verbaal van voorlopige oplevering voor Project xyz”

Tip: binnen ArchiSnapper stel je de titel van je verslagen éénmalig in aan de hand van variabelen (bvb [projectnaam] ), zodat deze titels automatisch klaargezet worden voor alle verslagen.

2. Projectgegevens

Naam en adres van de klant, een korte beschrijving van het project (bv nieuwbouwwoning), en het projectnummer.

Als aannemers je verslag krijgen, moeten ze meteen kunnen zien over welk project dit gaat.

Het opleververslag wordt ook naar de klant gestuurd. Het toont respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.

3. Datum en uur

Vul steeds de datum van de oplevering klaar en duidelijk in. Die datum is van belang voor eventuele vertragingsboetes.

4. Project status

Een high-level beschrijving of verloop van de oplevering of andere algemene indrukken.

Veel architecten en aannemers voegen een foto toe aan de project status om de lezer een globaal beeld te geven van het project.

Hieronder een illustratie van hoe de hierboven vermelde elementen – titel, projectgegevens, datum oplevering, en project status – worden weergegeven op de eerste pagina van een ArchiSnapper verslag:

5. Contacten en aanwezige personen

In een opleververslag komt typisch ook een contactentabel met de gegevens van de betrokken partijen. Vermeld hun naam, rol en contactgegevens.

Op deze manier kan iedereen de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die betrokken zijn bij het project.

Typisch wordt ook aangegeven welke partijen aanwezig waren tijdens het werfbezoek, en ook welke partijen het verslag ontvangen hebben, de distributielijst.

Tip: Het overzicht van de contactgegevens, de mensen die aanwezig waren en de distributielijst kunnen gemakkelijk worden samengevoegd in één tabel.

6. Lijst van zichtbare gebreken, defecten of tekortkomingen

Dit is de kern van het verslag.

Dit is de lijst van zichtbare gebreken die tijdens de rondgang genoteerd worden, en die moeten opgelost worden voor de definitieve oplevering.

Soms worden deze punten gegroepeerd per discipline, bijvoorbeeld:

Binnenschrijnwerk:

• Spiegel badmeubel nog te plaatsen
• Opkuisen van profielgootje schuifraam

Buitenschrijnwerk:

• Voordeur – dorpel aan te passen
• Lichtstraat in nachthal

Soms worden de punten ook per ruimte gegroepeerd, bijvoorbeeld:

Woonkamer:

• Stukje uit kit raam groot terras
• Krassen glasraam klein terras

Terras:

• Deuk in dakgoot
• Opkitten voeg

Elk van deze punten wordt dan verder gedetailleerd met zaken als nummer, status, datum, omschrijving, foto’s, verantwoordelijke, locatie op plan, en meer.

Hier volgen een aantal best practices en tips rond het accuraat documenteren van opmerkingen in een opleververslag:

Voeg foto’s toe

Maak foto’s om je punten te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt meer dan 1000 woorden. Afbeeldingen verhogen ook de leesbaarheid van je verslag.

Niemand leest graag een lange, grijze lap tekst, maar je mag er zeker van zijn dat mensen die je verslag ontvangen de foto’s en schetsen in je verslag zullen bekijken.

Eventueel kan je de foto’s ook nog verder verrijken met een bijschrift in het klein onder de foto, en een date stamp.

Gebruik duidelijke en verstaanbare taal

Probeer duidelijke en volledige zinnen uit te schrijven die iedereen kan begrijpen. Formuleer het zoals je het zou uitleggen aan iemand die niets van een project weet, zoals een broer, zus of vriend.

Nummer de punten

Vergeet de punten niet te nummeren. Dit maakt het gemakkelijk om later naar punten te verwijzen en verwarring en misverstanden te vermijden.

Duid de locatie van opmerkingen aan op een grondplan

Laat betrokken partijen precies zien waar een probleem zich situeert door genummerde pointers op het plan te plaatsen. Je kunt ook schetsen op het plan toevoegen voor extra duiding.

Status, datum, label en meer

Veel architecten en aannemers voegen ook andere zaken toe om punten nog duidelijker en vollediger te maken, zoals de status van het punt (OK of NOK), de datum waarop het opgelost moet zijn, of een bijkomend "label" zoals "dringend".

7. Handtekeningen

Om discussies achteraf te vermijden, moeten alle betrokken partijen, namelijk de opdrachtgever, de aannemer en de architect, hun handtekening zetten onder het zogenaamde proces-verbaal van de voorlopige oplevering.

8. Aansprakelijkheid

Dit is belangrijk. Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard tekst in elk opleveringsverslag bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld.

Neem in je proces-verbaal informatie en het juridische statuut op van de voorlopige oplevering, bijvoorbeeld:

"Het betreft een verslag van de voorlopige oplevering. Dit gebeurt in aanwezigheid van de bouwheer, de algemene aannemer en de architect. De voorlopige oplevering wordt aanvaard onder voorbehoud van de hierbij gevoegde genummerde en door partijen gekorttekende opmerkingen, waaraan moet worden voldaan uiterlijk binnen twee weken. Opmerkingen op dit proces-verbaal dienen schriftelijk én binnen 8 werkdagen overgemaakt te worden aan het architectenkantoor."

9. Huisstijl

Laten we tenslotte ook niet vergeten om je huisstijl en je bedrijfsgegevens op te nemen in je opleveringsverslagen, zoals de naam van je bedrijf, logo, adres en contactgegevens.

Echter, maak het niet al te opvallend.

Denk eraan, het voornaamste doel een duidelijk en gestructureerd proces verbaal van voorlopige oplevering waaruit de betrokken aannemers duidelijk kunnen opmaken wat van hen verwacht wordt.

In 2012, ontwikkelden we een gebruiksvriendelijke, maar krachtige applicatie voor het maken van werfverslagen, opleververslagen en samenwerking in de bouw.

Vandaag genereren meer dan 10.000 gebruikers automatisch professionele verslagen rechtstreeks op de werf met deze app op hun smartphone of tablet.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis