Hoog Tijd om Afscheid te Nemen van Word en Excel voor het maken van Werfverslagen en Opleveringen

Versta me niet verkeerd: zowel Word als Excel zijn fantastisch goede programma’s: helder, niet te duur, en ze helpen je bij het volbrengen van zeer veel taken.

Ook het online alternatief van Google Docs en Sheets hebben voor een totale shift in de manier van samenwerken en beheren van documenten gezorgd.

Ik schrijf dit zelfs in een Google Doc. Dit artikel heeft zeker niet als doel om deze tools af te breken.

Maar dit even terzijde.

Er is natuurlijk een groot verschil tussen het schrijven van een artikel, je maandelijkse uitgaven beheren, of het creëren van werfverslagen en checklists voor jouw bouwprojecten.

Want daar zijn enkele zeer specifieke elementen in het spel, zoals:

• Het documenteren van verschillende elementen terwijl je een rondgang maakt
• Het toevoegen van foto’s of afbeeldingen (met bijpassende annotatie of aantekeningen) aan je verslag
• Een snelle toegang tot de contactinfo van iedereen die betrokken is bij het project
• Duidelijk en helder tonen van projectinformatie zoals het adres, de klant, datum van het verslag, nummer van het verslag en nummers van je observaties.
• Het verzamelen van een veelheid aan documenten over alle verschillende projecten heen
• Plannen en verslagen aanpassen, wijzigingen of notities toevoegen op de plattegronden
• Observaties organiseren, foto’s en andere nuttige info toevoegen op een gestructureerde manier om tot een eenvoudig te verstaan verslag te komen
• De verslagen delen met de verantwoordelijken en andere contactpersonen.

Nieuwe technologie zoals cloud-based software en apps, maken het makkelijk om het creëren van verslagen te automatiseren en stroomlijnen.

Voor dit specifieke proces zijn Word en Excel gedateerde old school tools. Ik leg uit waarom:

Ik heb architecten en aannemers werfverslagen zien maken, en ik weet hoe tijdrovend en frustrerend dat old-school proces is.

Je bevindt je op de werf en merkt dat er een probleem is dat opgelost moet worden. Enkele tegeltjes die schots en scheef staan in de badkamer bijvoorbeeld:

Je neemt er een foto van met je smartphone of tablet en maakt een notitie met pen en papier. Je zet je bezoek verder.

De foto staat nu op je smartphone, samen met nog enkele honderden andere foto’s die je ook nam die week.

Als je nog andere onregelmatigheden tijdens je bezoek tegenkomt, herhaal je dezelfde stappen.

Je verlaat de werf en gaat naar je volgende bezoek of afspraak.

Later die dag keer je terug naar kantoor en begin je aan het uittypen van je verslag.

Eerst zoek je je kabel om de foto’s van je smartphone naar je computer over te zetten, en terwijl je aan het zoeken bent komt er een collega langs met een vraagje over een ander project.

Nadat hij vertrokken is komt je partner binnen en herinnert je eraan dat hij dringend die offerte nodig heeft voor dat project met veel potentieel waar hij enkele dagen geleden al naar vroeg. Dus je doet dat ook eerst even voor hem.

Het duurt langer dan gedacht, en plots is het 17u. Tijd om te stoppen met werken!

Maar hé…
Dat werfverslag is nog altijd niet gemaakt, en eigenlijk zou je dat ook nog zo snel mogelijk moeten verzenden.

Je stuurt een berichtje naar huis om te zeggen dat je etenstijd niet haalt vanavond. De observaties die je op de werf noteerde moeten zeker voor de ochtend gecommuniceerd zijn naar de aannemers, vóór ze de volgende dag aan de slag gaan.

Je grijpt je kabel om de foto’s naar je PC te sturen, en zet je achter je computer.

Je opent je Word doc.

Hopelijk hoef je niet elk rapport helemaal blanco te beginnen en heb je toch al een template voor verslagen.

Indien je geen template hebt begin je dus met het opmaken van een tabel met inleidende info zoals het adres van het project, de contacten, het logo van je bedrijf …

Je neemt je notitieboekje erbij en bekijkt de notities die je vandaag maakte tijdens de rondgang.

Je kribbelde het snel neer, en weet eigenlijk niet meer 100% wat je juist bedoelde met de afkortingen die je neerschreef.

Je noteerde bijvoorbeeld: “badkamer – fix de tegels”

Wat was het probleem nu weer met die tegels? Was er een barstje in één van de tegels? Hadden ze de verkeerde kleur? Was er een probleem met de plaatsing?

Je moet al beginnen graven in je geheugen om je te herinneren wat het exacte probleem was.

Je moet zelfs even terug scrollen in je foto’s om zeker te zijn dat je alles nog weet. Maar voor je dat kan doen moet je nog eerst de foto’s overzetten van je smartphone naar je computer.

Dan komt het volgende karwei eraan: de gemaakte foto’s sorteren en selecteren: dubbele en wazige foto’s wissen, nakijken of je de juiste foto’s aan het juiste project toevoegt, checken of het duidelijke foto’s zijn, nakijken of het probleem prominent in beeld staat …

Je sleept de foto’s die je wil gebruiken naar je desktop.

Volgende stap: aantekeningen maken op de foto’s.

Je opent een tool waarmee je deze kan maken, je downloadt de foto’s + markeringen uit de tool, slaat ze opnieuw op en wist de originele foto’s zodat je straks zeker de juiste foto’s gebruikt voor je verslag.

Je doet hetzelfde om de plaatsen aan te duiden op het grondplan door de adobe annotation functie te gebruiken:

Dan begin je met het uitschrijven van je opmerkingen in het document, en voeg je de foto’s en afbeeldingen toe.

Eindelijk!

Het is zo goed als af. Je document is goed opgebouwd, de titels hebben de juiste grootte en dikte, je gebruikte de juiste headings, voegde tabellen toe en de grootte van de cellen zijn ook correct. De opsommingstekens staan mooi op één lijn, het logo staat spik-en-span uitgelijnd bovenaan het document en je bent bijna klaar om je verslag te exporteren als PDF.

Maar oei, wacht eens …

Je hebt één foto over het hoofd gezien die er eigenlijk echt nog wel bij moet. Je plakt hem in je document en poef. Er verschuift hier en daar iets en je hele structuur is om zeep. De volgende 5 minuten spendeer je aan het slepen en aanpassen van allerlei lay-out details om je document er weer netjes en ordelijk te laten uitzien.

Je slaat je verslag op, typt een mailtje, selecteert de juiste contacten uit je adresboek en kan eindelijk op “send” klikken.

Hoeveel stappen dat juist waren? Exact. TE VEEL.

Dit proces neemt teveel tijd in beslag. Kostbare tijd die aannemers of architecten op een veel betere manier zouden kunnen besteden.

Dit uitputtende, tijdrovende en frustrerende proces werkt uitsteldgedrag in de hand. Als je werfverslagen uitstelt, kan dit uiteindelijk een een enorme vertraging veroorzaken die je projecten niet ten goede zullen komen.

Want zo’n belangrijke communicatie uitstellen brengt enkele risico’s met zich mee:

Je werfverslagen zijn niet meer up-to-date als je ze pas dagen later verstuurt. Dat zorgt ervoor dat je niet meer geloofwaardig overkomt en je jezelf in een kwetsbare positie plaatst als er ooit een legale twist komt. Want in een rechtszaak wint geschreven communicatie altijd.

Wat als je verslag nu al voor 90% klaar zou zijn nadat je de werf verlaat?

Nog voor je werfbezoek is afgerond staat dit al in je verslag:

• De datum, het nummer van je verslag, de project informatie en status.
• Je observaties. Genummerd en mooi in een verslag gegoten samen met foto’s en de aantekeningen op de foto’s, aanduidingen op het plan, plaatsaanduidingen, beschrijvingen van de werkpunten
• Je logo, header, footer en alles netjes in een standaard lay-out.

Je gaat er nog eens snel door, voegt hier en daar wat tekst toe, nog enkele kleine aanpassingen en hoppakee, je verslag is klaar voor verzending.

That’s it.

Geen gedoe meer met lay-outs. Geen foto’s meer overzetten, sorteren en toevoegen aan je document. Geen geschreven notities meer uittypen. Geen smoesjes meer om je uitstelgedrag goed te praten.

Met de ArchiSnapper app neem je foto’s rechtstreeks vanop je smartphone of tablet, je voegt er aantekeningen aan toe, duidt de locatie op het plan aan, voegt verantwoordelijke toe, maakt een beschrijving … en dat allemaal terwijl je de rondgang maakt.

Ben je klaar met je werfbezoek? Dan maakt ArchiSnapper automatisch een professioneel werfverslag in PDF voorzien van het logo van je bedrijf en de juiste lay-out instellingen. Dit verslag kan je in een wip nakijken en met één klik verstuur je het vanuit de app of van op je desktop naar de nodige contacten.

Bij ArchiSnapper werken we nu ongeveer 6 jaar aan het automatiseren van het proces van het aanmaken van werfverslagen en checklists. Specifiek voor architecten, ingenieurs en aannemers.

Het doel van ons bedrijf én onze enige focus is om jou te helpen tijd besparen bij dit moeilijke proces.

We zijn continu in contact met onze klanten en zoeken dag na dag naar manieren om de tool nog beter te maken, gebaseerd op de noden van echte klanten. Zo zijn we er zeker van dat we werken aan een tool die een echte meerwaarde is voor onze klanten.

Vandaag de dag is ArchiSnapper wereldwijd de nr. 1 tool voor werfverslagen, met meer dan 10.000 tevreden klanten.

Dit is wat onze klanten over ons vertellen:

“Ons bedrijf levert groenestroomcertificaten voor eengezins- en meergezinswoningen in het oosten van de VS. Wij gebruiken Archisnapper voor al onze werfverslagen.De tablet-gebaseerde app vereenvoudigt het proces van het maken van werfverslagen, waardoor we vaak het verslag kunnen versturen nog voor we de werf verlaten. We besparen een uur of meer van de oude methode om aantekeningen te maken, ze in te typen, foto’s te bewerken en op te slaan in PDF-formaat voordat we ze versturen. Onze klanten houden van de details die wij leveren, inclusief foto’s met duidelijke aantekeningen die de nodige aanpassingen laten zien. Veel aannemers gebruiken onze verslagen voor hun checklijsten en sturen ze naar onderaannemers om hen te laten zien wat ze moeten doen”

Carl Seville, SK Collaborative

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

Architecten en aannemers die nog steeds Word of Excel gebruiken voor het creëren van hun werfverslagen, kunnen enorm veel tijd besparen door de switch te maken naar ArchiSnapper.

Stop met het verspillen van tijd met je werfverslagen en checklists op de oude manier. Waarom zou je zo verder blijven doen als er een snellere en makkelijke manier bestaat? ArchiSnapper downloaden is voor jou de logische keuze.

Want als jij je tijd belangrijk vindt, dan is het hoog tijd voor verandering.

We hebben alle begrip voor twijfel en terughoudendheid. Dat is logisch als je ergens nieuw aan begint, we lijsten de meest voorkomende zaken op en hopen ze meteen voor jou uit te klaren:

1. “Nieuwe software onder de knie krijgen neemt tijd in beslag”

Als je aan de slag gaat met een nieuwe tool duurt het inderdaad enkele dagen voor je er helemaal mee vertrokken bent.

Soms werkt het zelfs demotiverend als je weet dat je moet leren hoe de tool in elkaar zit.
Het kan dan makkelijker lijken om gewoon verder te doen hoe je al bezig was, in plaats van je er enkele uren aan te zetten om te leren hoe het in elkaar zit.

Jammer genoeg is dat helemaal niet de logische keuze.

Waarom niet?

Stel dat het jou 5u kost om de tool helemaal te leren kennen. Dat lijkt aanvankelijk een grote tijdsinvestering. Maar, diezelfde tool bespaart jou al gauw 1u tijd per week. Na enkele weken tijd heb je die geïnvesteerde tijd er al dubbel en dik terug uitgehaald, en die tijdswinst gaat vanaf dan maar door en door. Als je 1u per week spaart, gedurende elke werkweek, jaar na jaar, dan heb je ongeveer 52u aan tijd gewonnen. Als je werkt aan een uurtarief van € 75 dan is dat jaarlijks een “winst” van € 4.000

2. “Waarom zou je betalen voor iets dat je ook gratis kan oplossen?”

Een small ArchiSnapper abonnement kost € 19/maand, of € 228/jaar.

Als je meer gebruikers wil toevoegen aan je account, kost dat € 14/gebruiker/maand.
€ 3.900 besparen elk jaar, tegen een kost van € 228, is toch een no-brainer?

Ja maar … € 228 is toch nog altijd duurder dan gratis.

Het is moeilijk om te strijden met mega-goedkoop of gratis, maar we zijn ervan overtuigd dat de “You pay for what you get” leuze echt wel van toepassing is op deze situatie.

Bekijk ArchiSnapper als een tool voor jouw processen. Net zoals andere de tools die jouw processen automatiseren is het de investering waard en betaalt ze zich in no-time terug. Je zal je werk sneller en gedetailleerder dan ooit tevoren kunnen uitvoeren.

Word of Excel gebruiken voor je werfverslagen is zoals een wijnfles gebruiken als deegrol.
Een wijnfles kan een goedkope vervanger zijn, maar stel je eens voor dat je een professionele keuken binnengaat waar de chef haar deeg uitrolt met een wijnfles?

Het mag dan gratis zijn, dat wil nog niet zeggen dat het de juiste tool is. Het is niet omdat ze dezelfde functie kan vervullen, dat deze het efficiënter of professioneler doet.

Als jij een professioneel verslag kan maken in enkele minuten tijd, wil dat zeggen dat je efficiënt werkt.

Enkele honderden euro’s spenderen aan een tool die specifiek ontworpen werd voor jouw noden en die jou wekelijks uren tijd bespaart lijkt ons niet meer dan een goede deal.

3. “Kom ik niet asociaal over als ik het hele werfbezoek lang op mijn GSM zit te tokkelen?”

Je smartphone of tablet gebruiken als een professionele tool is helemaal aanvaard in de bouw.

Dit terzijde is het niet altijd makkelijk om de tijd te nemen om alle notities uitgebreid en gedetailleerd uit te schrijven op je smartphone of tablet, zeker niet als er nog 5 andere personen wachten om verder te gaan tijdens een check of rondgang.

Hier zijn enkele tips:

• Schrijf enkele sleutelwoorden op terwijl je op de werf bent, voeg foto’s toe en eventueel de locatie en ga dan verder naar de volgende check. Als je nadien terug op kantoor bent of in je auto zit, is het verslag beschikbaar en kan je de sleutelwoorden uitschrijven tot volzinnen.
• Gebruik de “voice to text” functie, die werkt fantastisch goed. We merken dat meer en meer gebruikers hier goed gebruik van maken.
• Gebruik een stylus met een handschrift herkenning app (zoals Nebo) Je kan alles uitschrijven met de stylus (net zoals je zou doen op papier) de geschreven tekst wordt dan automatisch gedigitaliseerd.

4. “Zien die verslagen er dan wel zeker professioneel genoeg uit?”

Of bekijk het voorbeeld hier:

Voorblad:

Pagina met opmerkingen:

Superhelder en makkelijk verstaanbaar. Probeer maar eens om die foto’s op een goede manier in een Word tabel te plakken – een hels karwei van lange adem.

Het ontwerp van het verslag is gebaseerd op een eenvoudige formatting uit Excel, met een toegevoegde functionaliteit om afbeeldingen en duidelijke communicatie toe te voegen. Makkelijk te begrijpen, goed gedesigned en in enkele minuten gecreëerd.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

Nog even samengevat wat de nadelen zijn van het gebruik van Word en Excel voor het maken van je verslagen en checklists:

• Het verloopt niet geautomatiseerd. Je moet steeds opnieuw zelf de project informatie, nummering van het verslag en punten, observaties, contact info … invullen. Dat vraagt tijd en laat ruimte voor fouten.
• Het aanpassen van je lay-out in Word en Excel is een ware nachtmerrie. Lastig en tijdrovend
• Als je de oudere versies van deze tools gebruikt (dus niet de Google docs & sheets) kan delen van documenten verwarrend zijn. Ben je zeker dat je verderwerkt op de meest recente versie van het verslag? Heeft je team toegang tot het meest recente verslag? Wat als er essentiële zaken aangepast worden, maar het team niet op de hoogte gesteld wordt? Of als je gelijktijdig aan hetzelfde verslag werkt en je met dubbele versies zit? Het kunnen delen van verslagen in real-time is belangrijk.
• Er bestaat geen centrale database: alle data (observaties, afbeeldingen, tekeningen … ) van jou en je collega’s zitten verspreid over verschillende mappen, word documenten, excel files of zelfs toestellen. Een centrale database waar je al deze zaken makkelijk kan raadplegen en waar je zelfs in kan opzoeken welke observaties gelinkt zijn aan welke onderaannemer is toch enorm handig?

ArchiSnapper zorgt voor een gestroomlijnd geautomatiseerd proces voor het maken van professionele werfverslagen en checklists.

• Je documenteert de punten op de werf op een super makkelijke manier: voeg tekst toe, neem een foto en noteer zo de punten op de werf. Voeg aantekeningen en schetsen toe aan je foto’s. Duid de locatie van je observatie aan op het PDF plan en wijs ze toe aan de juiste contactpersonen (aannemers of teamleden) die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van het probleem.
• Maak nog makkelijker notities door de voice-to-text functie te gebruiken terwijl je rondwandelt op de werf.
• Je rapport wordt automatisch aangemaakt: je project en contact info wordt automatisch toegevoegd aan het verslag. Je observaties worden genummerd en toegevoegd aan je verslag, samen met de foto’s, locatie aanwijzingen, beschrijvingen. (stel je eens voor: nooit meer een verspringende afbeelding in je Word doc: heaven!)
• Een makkelijke switch tussen de mobiele app op je smartphone of tablet en je desktop (als je terug op kantoor bent) – even syncen, en je opent je verslag op het toestel naar keuze.
• Je kan het proces nog verder automatiseren door e-mail templates aan te maken die je gebruikt voor het verzenden van de verslagen. Wil je toch nog aanpassen voor je verzendt? Geen probleem, ook dat is makkelijk te doen.
• Je werkt met een centrale database
• Alle contacten worden opgeslaan in een centrale contactenlijst. Je kan ze hergebruiken met één klik voor het volgende project.
• Alle taken zijn toegankelijk vanuit één plaats. Check een lijst met alle taken toegewezen aan één persoon over alle projecten heen.
• Plan een wekelijkse e-mail naar alle aannemers met een reminder van alle openstaande taken.
• Is de teamleader niet beschikbaar of ziek? Geen probleem, je kan makkelijk de verslagen van je collega’s raadplegen en opvolgen zonder dat je belangrijke info misloopt.
• Makkelijk samenwerken: je zit op dezelfde lijn met iedereen die betrokken is. Je kan aan hetzelfde verslag werken op hetzelfde moment met je collega’s, klanten en aannemers.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis