De bouwstenen van een Professioneel Werfverslag

In onze ultieme gids voor werfverslagen bespreken we uitvoerig wat een werfverslag is, wat het belang is van werfverslagen, en delen we ook een aantal best practices voor het maken van werfverslagen.

In dit artikel zoomen we in op de belangrijkste onderdelen van een professioneel werfverslag.

Een overzichtelijk werfverslag waarmee de betrokken partijen een duidelijk overzicht krijgen op de stand van zaken van de werf, op de gemaakte afspraken, en op de vereiste acties, is cruciaal voor een vlot verloop van de werf.

Er zijn echter ook nog een aantal andere zaken die een werfverslag volledig maken en die je indekken tegen schadeclaims, de communicatie en planning bevorderen, en jouw professioneel imago versterken.

1. Nummer van het verslag

Om een werfverslag te identificeren (nu of later) is een uniek identificatienummer noodzakelijk.

Dit nummer van het verslag is vaak een combinatie van het projectnummer of projectnaam, en het volgnummer binnen het project.

Bijvoorbeeld: "Project XYZ-5". Dit betekent: "Werfverslag nummer 5 voor project XYZ". Het unieke verslagnummer is een handig referentiepunt bij verdere communicatie. Zoals beschreven in verslag XYZ-5, werd er afgesproken dat..."

2. Titel van het verslag

De titel is kort en bondig. Het moet meteen duidelijk maken waar de tekst over gaat, bv "Werfverslag 5 voor project XYZ".

3. Projectgegevens

Naam en adres van de klant, een korte beschrijving van het project (bv nieuwbouwwoning), en het projectnummer.

Als aannemers je verslag krijgen, moeten ze meteen kunnen zien over welk project dit gaat zonder dat ze dit uit moeten zoeken.

Vaak wordt het verslag ook naar de klant gestuurd. Het toont respect om hun naam en de beschrijving van het project duidelijk bovenaan het verslag te zetten.

4. Datum en uur

Noteer duidelijk de datum en uur van het werfbezoek op in je werfverslag.

5. Project Status

Dit is een algemene beschrijving van de status en voortgang van het project.

Veel architecten voegen één of meerdere foto’s toe aan de project status om de betrokken partijen in één oogwenk globaal beeld te geven van de stand der werken.

Hieronder een illustratie van hoe de hierboven vermelde elementen – titel en nummer van het verslag, projectgegevens, datum en uur werfbezoek, en project status – worden weergegeven op de eerste pagina van een ArchiSnapper verslag:

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

6. Goedkeuring vorig verslag

De werfvergadering wordt vaak gestart met de vraag of er opmerkingen zijn over het vorig werfverslag. Neem ook dit op in het volgende werfverslag, bijvoorbeeld:

“ Er zijn geen opmerkingen over het vorig verslag dd. 30/09/2020. “

7. Planning

en bouwproject is een proces waarbij vaak verschillende partijen in de juiste volgorde aan bod moeten komen (bv ruwbouw, sanitair, electriciteit, chape, bevloering, verfwerken).

Om vertragingen te vermijden is het belangrijk dat die verschillende partijen een zicht hebben op wanneer ze verwacht worden.

Daarom wordt in het werfverslag vaak informatie rond de planning van de werken opgenomen. Welke activiteiten zijn reeds voltooid en welke zijn nu in uitvoering? Wat zijn de volgende fases? En wanneer kunnen deze aangevat worden?

Zo kan elke partij aan de hand van de werfverslagen die ze binnenkrijgen een zicht krijgen op wanneer ze aan bod moeten komen, en zo hun planning bijsturen.

8. Praktische informatie

Vaak wordt de plaats, de datum en het uur, en de mensen die zijn uitgenodigd op de volgende werfvergadering opgenomen in het werfverslag, samen met eventuele andere praktische informatie.

9. Contactentabel

In elk werfverslag komt typisch ook een contactentabel met de gegevens van de betrokken partijen. Vermeld hun naam, rol en contactgegevens.

Op deze manier kan iedereen de complete lijst vinden van de mensen en bedrijven die betrokken zijn bij het project.

Typisch wordt ook aangegeven welke partijen aanwezig waren tijdens het werfbezoek, en ook welke partijen het verslag ontvangen hebben — de distributielijst.

10. Status, voortgang en tekortkomingen van de uitgevoerde werken

Dit is de kern van het verslag.

Deze opmerkingen vertegenwoordigen de status van het project, de gemaakte afspraken tijdens het werfbezoek, en de openstaande punten. Ook meerwerken en uitvoeringen die niet conform zijn met het lastenboek worden hier opgenomen.

In het geval er bijsturingen nodig zijn, geef een duidelijke beschrijving van wat er fout is, waarom het fout is en wat de vereiste acties zijn om het op te lossen. Geef ook aan wie er verantwoordelijk is voor elk punt, zodat hier geen verwarring over ontstaat.

In de meeste werfverslagen worden deze opmerkingen en punten gegroepeerd per discipline, bijvoorbeeld:

• Ruwbouw
  • Riolering:
  • Gevels:
  • Werfafsluiting:
• Dakwerken
  • Dakkapellen:
  • Regenafvoer verlengen:

Elk van deze punten wordt dan verder gedetailleerd met zaken als nummer, status, datum, omschrijving, foto’s, verantwoordelijke, locatie op plan, en meer.

Hier volgen een aantal best practices en tips rond het accuraat documenteren van opmerkingen in een werfverslagen.

Voeg foto’s toe

Maak foto’s om je opmerkingen te illustreren of te verduidelijken. Eén foto zegt meer dan 1000 woorden. Afbeeldingen verhogen ook de leesbaarheid van je verslag.

Niemand leest graag een lange, grijze lap tekst, maar je mag er zeker van zijn dat mensen die je verslag ontvangen de foto’s en schetsen in je verslag zullen bekijken.

Eventueel kan je de foto’s ook nog verder verrijken met een bijschrift in het klein onder de foto, en een date stamp.

Gebruik duidelijke en verstaanbare taal

Werfverslagen zijn geen vrijblijvende info, maar het zijn ook geen juridische wetteksten. Probeer duidelijke en volledige zinnen uit te schrijven die iedereen kan begrijpen. Formuleer het zoals je het zou uitleggen aan iemand die niets van een project weet, zoals een broer of zus, of een vriend.

Nummer je opmerkingen

Vergeet je opmerkingen niet te nummeren. Dit maakt het gemakkelijk om later naar opmerkingen te verwijzen en je vermijdt verwarring en misverstanden. We hebben gezien dat veel architecten het “verslagnummer” gebruiken gevolgd door het “nummer van de opmerking”. b.v. 3-7 betekent: opmerking 7 uit het 3de verslag.

Duid de locatie van opmerkingen aan op een grondplan

Laat betrokken partijen precies zien waar een probleem plaatsvindt door genummerde pointers op het plan te plaatsen. Of schets op het plan voor extra duiding.

Status, datum, label en meer

Veel architecten voegen ook nog andere zaken toe om punten nog éénduidiger en vollediger te maken, zoals de status van het punt (OK of NOK), de datum tegen wanneer het moet opgelost zijn, of een bijkomend “label”, bv zoals “dringend”.

Hier is een illustratie van hoe opmerkingen worden weergegeven in een werfverslag gemaakt met ArchiSnapper. Zoals je kan zien komen veel van de hierboven beschreven zaken terug: het heeft een status (NOT OK), een nummer (14.1, punt 1 uit verslag 14), een verantwoordelijke (Jean Eerlings), foto’s die tonen wat exact het probleem is, een aanduiding op een plattegrond waar het probleem zich bevindt, en een datum.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

11. Documenten

Tijdens een bouwprojecten worden er een heleboel documenten opgevraagd bij de verschillende betrokken partijen. Denk maar aan technische fiches, as-built plannen, stavingsstukken en meer.

Als je documenten moet ontvangen van andere partijen kan je deze eveneens oplijsten in het werfverslag. Vermeld de verantwoordelijke persoon alsook een deadline, zo weet iedereen duidelijk wat er van hem verwacht wordt.

12. Aansprakelijkheid

Dit is belangrijk. Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard disclaimer in elk verslag bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld.

Als je niet weet waar je moet beginnen, gebruik dan iets als onderstaande standaardtekst:

“Verslag opgemaakt door NAAM BUREAU. Alle opmerkingen dienen schriftelijk overgemaakt te worden binnen de 48 uur. In geval er geen opmerkingen zijn wordt verondersteld dat iedereen akkoord gaat met de inhoud van dit werfverslag.”

13. Huisstijl

Laten we tenslotte ook niet vergeten om je huisstijl en je bedrijfsgegevens op te nemen in je werfverslagen; zoals de naam van je bedrijf, logo, adres, en contactgegevens. Dit draagt bij aan een professioneel imago.

Denk eraan, het voornaamste doel is een eenvoudig, duidelijk, en gestructureerd werfverslag. Dus maak het niet al te opvallend.

Tip: Voeg onderaan je werfverslag je geschreven handtekening toe; het geeft je werfverslag een persoonlijk en professioneel tintje.

In 2012, ontwikkelden we ArchiSnapper. Een gebruiksvriendelijke, maar krachtige applicatie die speciaal is ontworpen voor het maken van werfverslagen, opleververslagen en samenwerking in de bouw.

Vandaag genereren meer dan 10.000 gebruikers automatisch hun professionele verslagen rechtstreeks op de werf met deze app op hun smartphone of tablet.

Hoe werkt ArchiSnapper?

• Bezoek de werf met de app op je smartphone of tablet en voeg opmerkingen toe met foto’s, aantekeningen op foto’s, locatie-aanduidingen, verantwoordelijke en meer.
• Je werfverslag wordt automatisch gegenereerd in pdf-formaat – klaar om onmiddellijk te verzenden. Jouw logo en andere layout settings worden automatisch toegepast.
• Of, indien gewenst kan je thuis of op kantoor het verslag nog rustig via laptop of desktop nalezen en afwerken alvorens het uit te sturen naar de betrokken partijen.

ArchiSnapper gebruikers geven aan dat de app hen minstens 1 uur werk per verslag bespaart en dus al snel meerdere uren per week. Tijd die ze nu kunnen besteden aan nuttig werk in plaats van het worstelen met verslagen en foto’s in Word.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis