Comptabilité des petites entreprises

Lorsque vous créez votre entreprise, vous devez gérer bon nombre de tâches administratives, y compris la comptabilité. La comptabilité étant essentielle à la bonne marche d’une entreprise, il est préférable de se familiariser avec ses grands principes.

Même si vous externalisez déjà vos tâches comptables, il est important d’en connaître les bases. Pour votre réussite, il est crucial de comprendre les rapports de votre comptable, le reporting financier pour les petites et moyennes entreprises, et d’être en mesure d’évaluer avec précision la santé financière de votre entreprise.

Nous vous expliquons ici tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité des petites entreprises : du suivi et de l’analyse des principales mesures financières de votre entreprise au choix du meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises et de ses fonctionnalités.

Analyser les transactions

La première étape consiste à analyser les transactions financières. Le processus de comptabilité des petites et moyennes entreprises (PME) commence par l’identification du type d’entreprise, la détermination de l’objet de chaque activité exercée et la classification des dépenses encourues au cours de l’exploitation.

Ces informations vous aident à comprendre ce qui doit être enregistré et comment cela affecte le bilan. En outre, vous devez identifier les sources de fonds utilisées pour financer les opérations.

Par exemple, les emprunts contractés à des fins non liées aux activités de l’entreprise sont séparés du compte de l’entreprise. Les prêts personnels sont considérés comme des dépenses non professionnelles.

Préparer les documents sources

L’étape suivante consiste à préparer les documents sources. Un document source ou un document commercial sert de base à l’enregistrement d’une transaction. Il contient des données sur la nature de la transaction, telles que la date, le montant, le payeur, le destinataire et la description des biens ou des services reçus.

Le terme « document source » fait référence au document original et aux copies préparées à des fins d’archivage. Les documents sources comprennent les factures, les reçus, les contrats, les bons de commande, les chèques et les relevés bancaires.

Après avoir rassemblé les informations nécessaires, il faut encore les organiser. Cette étape consiste à regrouper les documents par catégorie, puis à les subdiviser en sous-catégories. Il est toujours préférable de regrouper les transactions similaires, telles que les paiements des fournisseurs, les salaires et les loyers.

Classer les transactions

Il est également recommandé de classer les opérations. Cette tâche consiste à attribuer un code unique à chaque transaction, qui décrit sa nature. Par exemple, une facture peut avoir un code indiquant si le paiement a été effectué par chèque, par carte de crédit ou par carte de débit. Les codes de classification vous permettent de rester organisé et de localiser rapidement certaines transactions.

Comptabiliser les transactions

Lorsque vous êtes prêt à terminer le processus, vous devez comptabiliser les transactions dans le livre des comptes approprié. La comptabilisation consiste à inscrire l’opération dans les livres comptables. Cette tâche s’effectue en deux étapes : l’enregistrement de la transaction dans le compte approprié et l’enregistrement du solde du compte dans le grand livre.

Lorsque vous enregistrez une transaction, vous indiquez ses détails dans les livres comptables. Ces détails comprennent le nom de la personne qui a payé la facture, le montant du paiement, la date et toute autre information pertinente.

La création d’une petite entreprise demande du temps et des efforts : du brainstorming et de la recherche d’idées à l’élaboration d’une stratégie et au lancement. Bien que la comptabilité soit essentielle à la gestion de votre entreprise, ce n’est probablement pas la raison pour laquelle vous êtes devenu entrepreneur.

Embaucher un comptable peut contribuer à réduire le stress lié à ce volet et à la préparation des déclarations fiscales. Cela dit, ne déléguez pas toutes les responsabilités financières. Au contraire, travaillez en étroite collaboration avec votre comptable tout au long de l’année afin de mieux comprendre vos finances et planifier l’avenir.

Pour ce faire, il est indispensable de connaître certains termes comptables de base.

9 termes courants de la comptabilité d’entreprise que vous devez connaître :

1. Flux de trésorerie (cash flow) : il s’agit du montant d’argent qui entre et sort de votre entreprise chaque mois. Si vos revenus sont supérieurs à vos dépenses, vous êtes « positif » pour le mois (flux de trésorerie positif).
2. Le compte de résultat (également appelé « état financier » ou « profit et pertes ») est l’un des documents les plus importants utilisés par les petites entreprises pour déterminer leur rentabilité. Il explique comment une entreprise atteint son revenu net, ce qui représente un bon indicateur de sa gestion et de ses opérations.
3. Un bilan présente la situation financière actuelle de votre entreprise. Il mesure sa santé financière en présentant son actif, son passif et ses capitaux propres, qui comprennent les actifs existants, les dettes à long terme et les dettes à court terme.
4. Les comptes créditeurs comprennent les dépenses qui n’ont pas été payées à la fin du mois. Il s’agit de l’argent que vous devez aux fournisseurs pour des biens et des services que vous avez déjà reçus mais que vous n’avez pas payés. Ces paiements constituent un passif dans vos bilans jusqu’au remboursement de vos dettes.
5. Les comptes débiteurs correspondent à l’argent dû par vos clients et qu’ils n’ont pas encore versé. Même si vous n’avez pas encore perçu cet argent, il constitue toujours un actif dans votre bilan.
6. Les grands livres de compte contiennent les mêmes comptes, mais indiquent en plus tous les détails de chaque transaction passée par chacun des comptes, y compris les dates auxquelles elles ont eu lieu.
7. Une balance de vérification ajustée est un compte récapitulatif indiquant les crédits finaux de tous les comptes individuels composant vos bilans et comptes de résultat. Elle indique le solde initial de chacun de ces comptes à un moment donné dans le passé, p. ex. le solde d’ouverture.
8. Les frais d’exploitation sont l’argent que vous dépensez pour faire fonctionner votre entreprise. Ils comprennent des éléments tels que le coût des marchandises vendues, les frais administratifs ainsi que la recherche et le développement. Les frais d’exploitation s’étalent généralement sur un an et apparaissent en tant que dépenses dans votre compte de résultat.
9. Les dépenses d’investissement, inscrites à l’actif du bilan des entreprises, s’étalent sur plusieurs années. Elles sont amorties tout au long de la durée de vie utile du produit en question. Elles incluent par exemple le matériel informatique, le mobilier ou les voitures.

Les chefs d’entreprise ont besoin d’informations financières fiables pour gérer leur entreprise. Grâce aux logiciels de comptabilité, la synchronisation des informations est désormais plus simple et plus pratique. Avec le passage de la comptabilité traditionnelle à la comptabilité numérique, les dirigeants de petites entreprises peuvent suivre plus facilement leurs finances sans avoir recours à des livres et des documents encombrants.

Les logiciels de comptabilité dans le cloud automatisent les tâches nécessitant une intervention humaine, telles que le calcul des factures et le traitement des paiements. Cela vous évite d’engager un comptable pour tenir votre comptabilité et vous permet ainsi de faire des économies.

Avantages d’un logiciel de comptabilité dans le cloud pour les PME

• Organisation des rapports : Des données bien organisées permettent d’analyser les tendances et de détecter les éventuels problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Grâce aux logiciels de comptabilité, il est possible de créer des rapports qui donnent un aperçu de la performance de votre entreprise. Cette analyse vous aide à prendre de meilleures décisions et à améliorer la rentabilité de votre entreprise.
• Efficacité financière : Les logiciels dans le cloud permettent de gagner du temps car ils se mettent à jour automatiquement dès que la situation financière d’une entreprise change. Si vous souhaitez connaître l’évolution de vos ventes, vous n’avez pas besoin d’attendre que votre comptable vous envoie un rapport. Vous pouvez accéder à l’information immédiatement.
• Sécurité et récupération après sinistre : En stockant vos informations financières sensibles en ligne, vous les protégez des pirates informatiques. L’accès à vos données est ainsi limité et elles sont cryptées. De plus, les sauvegardes en ligne vous permettent de récupérer vos données après un sinistre.
• Exactitude des données : Les systèmes de comptabilité en ligne peuvent vous aider à éviter les erreurs comptables courantes. En effet, vos données financières y sont toujours structurées correctement et avec précision. Si les données comptables que vous encodez ne se recoupent pas, le logiciel de comptabilité vous alertera immédiatement du problème et vous aidera à le résoudre.
• Payroll simplifié : Les logiciels de comptabilité proposent des programmes entièrement dédiés au payroll. Ceux-ci vous permettent d’automatiser la paie des employés, de calculer les cotisations sociales et d’obtenir des informations précises sur les impôts à payer.
• Simplification de la conformité fiscale : Vous pouvez facilement déclarer vos impôts à l’administration fiscale. Il est beaucoup plus simple d’obtenir des informations fiscales précises grâce à un système de comptabilité en ligne que d’essayer de tout comprendre soi-même.

La mission de Deltek est de fournir des solutions comptables qui aident les entreprises à interconnecter et automatiser les étapes des projets sur lesquels elles travaillent. Nous sommes convaincus qu’un meilleur logiciel est synonyme de meilleurs projets. Notre expertise dans votre secteur assure la réussite de vos projets et vous aide à atteindre des performances qui maximisent la productivité et la rentabilité de votre entreprise.