Wann sind Spreadsheets nicht mehr ausreichend?

Posted by Deltek on August 31, 2021

Man working on a laptop

TwitterTweet it:'Eine der größten Schwachstellen von Spreadsheets, die von den Finanzexperten genannt wurden, war die Kontrolle der verschiedenen Versionen und damit verbunden das Fehlen eines „Single Point of Truth“.'

Spreadsheets spielen eine zentrale Rolle in Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Aber in vielen Firmen haben sie die Grenzen ihrer Möglichkeiten erreicht. Hier erfahren Sie, warum.

Ob man sie liebt oder hasst, Spreadsheets können ein großartiges Werkzeug sein. Sie sind vielseitig und flexibel, und Daten lassen sich mit ihnen einfach organisieren und analysieren. In Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen werden sie immer noch häufig eingesetzt. In unserer Clarity-Umfrage 2020 gaben 76 % der Führungskräfte aus dem Bereich Rechnungswesen und Finanzen an, dass ihr Betrieb auf manuelle Dateneingabe oder Spreadsheets angewiesen ist.

Allerdings haben Spreadsheets für projektbasierte Unternehmen ihre Schwächen. Die Abläufe werden immer komplexer, sodass Spreadsheets oft einfach nicht die richtigen Funktionen haben, um wichtige Prozesse effektiv zu steuern oder wachsende Datenmengen zu verwalten.

Was genau sind diese Unzulänglichkeiten, woran erkennen Sie, dass sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken, und welche Alternativen gibt es? Um diese Fragen zu beantworten, haben wir mit Finanzexperten in A&E- und Beratungsunternehmen über Herausforderungen von Spreadsheets gesprochen und wie sie diese bewältigt haben.

Alle Ergebnisse können Sie im vollständigen Whitepaper nachlesen. Hier verraten wir schon einmal die häufigsten Probleme, die auftreten können.

Kein Single Point of Truth

Eine der größten Schwachstellen von Spreadsheets, die von den Finanzexperten genannt wurden, war die Kontrolle der verschiedenen Versionen und damit verbunden das Fehlen eines „Single Point of Truth“.

Da Spreadsheets von verschiedenen Teams gemeinsam genutzt werden, kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Versionen erstellen und austauschen. Jede Version wird dann unabhängig von den anderen bearbeitet und gespeichert, und es wird fast unmöglich nachzuvollziehen, welche Version die aktuellste oder genaueste ist.

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto größer kann das Problem werden. Daten werden repliziert und Teams arbeiten mit unterschiedlichen Quellen, was sich auf die Projektabwicklung und -ausführung auswirken kann. Wie Steve Slade, Finanzdirektor bei Buro Four, es ausdrückt: „Es ist ein Albtraum aus tausenden Zellen.“


 

Die Schwächen von Spreadsheets und wie man sie überwindet

 

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Inkonsistenz und Fehler

Die Arbeit mit mehreren Spreadsheets kann auch zu Fehlern führen, die sich im weiteren Verlauf des Projekts auswirken. Je mehr Personen ein Dokument manuell bearbeiten, desto höher wird das Risiko von Ungenauigkeiten.

In vielen Firmen hängt die Anzahl der Fehler und der Inkonsistenzen bei Spreadsheet-Daten davon ab, wie viele „Spreadsheet-Kenner“ es in jeder Abteilung gibt. Das sind die Leute, die genau verstehen, wie Spreadsheets funktionieren und wie man das Beste aus ihnen herausholt.

Vielleicht haben Sie einige davon in Ihrem Unternehmen und dadurch eine höhere Datenqualität. Oder aber Sie haben ein paar Kollegen, die weniger erfahren sind, und müssen zeitaufwändig Daten und Formeln überprüfen. So oder so: Wenn die Qualität Ihrer Daten vom Fachwissen einiger weniger Personen abhängt, kann es zu Engpässen kommen, Projekte verzögern sich oder sind nur schwer präzise zu verwalten, und Geschäftsentscheidungen sind nicht immer vollständig fundiert.

Viel vergeudete Zeit

Spreadsheets sind für ihre Flexibilität bekannt. Aber wenn es um die interne oder externe Zusammenarbeit geht, kann diese Flexibilität zu einer Belastung werden.

Sobald ein Spreadsheet Ihre Hände verlässt und von einem anderen Benutzer editiert wird, sind die eingegebenen Daten nicht unbedingt vertrauenswürdig, besonders, wenn sie von einem Ihrer weniger erfahrenen Kollegen bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Sie jede Zelle und jede Formel doppelt überprüfen müssen.

Da Spreadsheets nicht den gleichen Top-Down-Einblick bieten wie eine integrierte Lösung, schaffen sie unter Umständen Barrieren beim Ressourcenmanagement. Bei der Ressourcenzuweisung per Spreadsheet haben unsere Experten zusätzlich Zeit damit verbracht, herumzutelefonieren, um herauszufinden, wer verfügbar ist und welche Teams mehr Ressourcen benötigen. Das macht schnelle und präzise Entscheidungen über die Ressourcenverteilung schwierig.

Verlassen Sie die Welt der Spreadsheets

Unseren Experten zufolge erreichen die meisten A&E- und Beratungsunternehmen einen eindeutigen Punkt, an dem die Zeit für Spreadsheets abgelaufen ist. Das bringt viele dazu, eine alternative Lösung zu suchen.

Die Auslöser und hilfreiche Lösungen zu erkennen, ist nicht immer einfach. Die drei Probleme, die wir skizziert haben, sind ein guter Hinweis. Noch mehr erfahren Sie in unserem Whitepaper: Wir bieten darin Insights von Experten sowie eine Anleitung, wie Sie von Spreadsheets zu einer speziell auf das Projektgeschäft abgestimmten, automatisierten und integrierten ERP-Lösung wechseln können.


 

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