Drei Möglichkeiten für Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen, ihre Finanzteams zu entlasten

Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen navigieren in der derzeitigen Pandemie durch schwieriges wirtschaftliches Fahrwasser. Insofern agieren ihre Finanzteams unter enormem Druck. Der Zufluss von Mitteln wird unterbrochen, Probleme in Lieferketten können die Erfüllung von Aufträgen behindern, und die Margen schrumpfen von Tag zu Tag. Und die Umstellung auf flexible oder Remote-Arbeitsprozesse stellt selbst alltägliche Abläufe in den Unternehmen auf den Kopf.

Wie stellen Sie also Ihren Finanzbereich auf das derzeitige ökonomische Klima ein? Und wie können Sie die neuen Herausforderungen sicher und effektiv meistern?

Mit den richtigen Prozessen können Sie den Druck von Ihrem Team nehmen und einen reibungslosen Betrieb Ihres Finanzbereichs sicherstellen. In diesem Blog schauen wir uns drei Bereiche an, die Sie zuerst angehen sollten.

1. Schauen Sie nicht nur zurück auf Unternehmensdaten aus der Vergangenheit – gewinnen Sie relevante Informationen für Ihre Zukunft

Die übliche Budgetroutine in Ihrem Unternehmen mag ein solider und bewährter Prozess sein, aber die aktuelle Situation ist eher unüblich. Möglicherweise sollten Sie Ihren Budgetplanungsansatz überdenken.

In einem wirtschaftlichen Umfeld, das sich rapide verändert, helfen die Daten zu Ihrer Performance aus der Vergangenheit nicht bei der Vorbereitung auf die Zukunft. Prognosen für die Zukunft sind aber erfolgskritisch. Sie sollten einen Prozess etablieren, der eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Vorhersage Ihrer Umsatzerlöse ermöglicht. Wenn Sie das schaffen, bekommen Sie laufend zukunftsrelevante Informationen –  aber das ist keine leichte Aufgabe.

Zunächst benötigen Sie dafür eine vollständig transparente Projektpipeline. Als Erstes müssen Sie klären, welche Aufträge eingehen, dann können Sie einzelne Projektphasen erfassen. Dafür müssen Sie die Wahrscheinlichkeit, den Beginn und die Fertigstellung jedes Projekts prognostizieren, um möglichst akkurate Planungsdaten zu erhalten.

Sobald Sie den Überblick über die Projekte in Ihrer Pipeline haben, können Sie diese Informationen mit dem Projektbestand verbinden und Ihre Umsätze genauer vorhersagen. Diesen Prozess können Sie einmal pro Woche oder einmal pro Monat durchlaufen. Falls Sie mehrere Monate vorausschauen können, sollten Sie das tun. Je weiter Sie in die Zukunft sehen können, umso mehr Zeit haben Sie, auf neue Herausforderungen zu reagieren.

Sobald Sie über verlässliche Umsatzprognosen verfügen, werden Sie diese Prognosen mit Ihren Kapazitäten abgleichen wollen, um Ihre Ressourcen effektiv planen zu können. In der momentanen Umbruchphase, in der Umsatzschwankungen höher als gewohnt ausfallen können, nutzen viele Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen mehr freie Mitarbeiter und Unterauftragnehmer. Mit flexiblen Kapazitäten können Sie ihre Projekte leichter erfolgreich realisieren, ohne Ihre Ressourcen zu erschöpfen.

2. Steuern Sie Ihre Betriebsmittel und verbessern Sie Ihre Vertragsstandards

Vielleicht beeinträchtigen die jüngsten Ereignisse Ihre Einnahmequellen nur wenig. Dennoch könnte die Betriebsmittelsteuerung eine wichtige Rolle dabei spielen, wie Sie Ihr Geschäft fortführen und künftig ausweiten können.

Indem Sie Ihre Stundenabrechnungen wöchentlich erstellen lassen, öfter Rechnungen ausstellen und laufende Arbeiten effektiver managen, reduzieren Sie das Risiko für Einnahmeausfälle. Auch Verträge für kleinere Leistungspakete können gerade im derzeit schwierigen Umfeld hilfreich sein. Kunden, die öfter bezahlen, verursachen keine großen Außenstände, die möglicherweise nicht beglichen werden.

Auch die effektive Steuerung von überfälligen Debitoren und Kreditoren kann Ihre Liquidität schützen. Gewinnen Sie zunächst ein klares Bild Ihrer Debitoren- und Kreditorenbestände und aller offenen Rechnungen. Bearbeiten Sie diese Rechnungen und bearbeiten Sie sie konsequent. Je eher Sie Mindestzahlungen vereinbaren können, umso besser. Die Zeiten sind ungewiss, und in einigen Wochen kann sich die Situation Ihrer Kunden grundlegend verändern.

Nehmen Sie sich auch die Zeit für eine Durchsicht Ihrer Vertragsstandards. Unternehmen auf der ganzen Welt – auch Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen – müssen jetzt innovative Arbeitsweisen entwickeln. Überdenken Sie die Vertragsgestaltung mit Ihren Kunden und Ihren Zulieferern. Vielleicht entdecken Sie neue Möglichkeiten, Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und Ihre Liquidität zu schützen.

3. Sehen Sie flexibles Arbeiten als Gewinn, denn es ist Teil unserer neuen Normalität

Flexibel zu arbeiten, kann Unternehmen große Vorteile verschaffen. Neue digital-gestützte Arbeitsweisen haben die unumgängliche digitale Transformation vieler Unternehmen beschleunigt, Heimarbeit hat neue Kostenvorteile geschaffen. Um aber die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu sichern, müssen Sie vielleicht konkrete Regeln für externe Arbeit aufstellen, auf papierloses Arbeiten umstellen und Ihr Geschäftsmodell den neuen Bedingungen anpassen.

Von Zuhause zu arbeiten erfordert große Selbstdisziplin und Motivation. Viele Menschen, die ihre Arbeit mit der Versorgung ihrer Kinder oder anderen Ablenkungen im häuslichen Umfeld in Einklang bringen müssen, benötigen neue Arbeitsrichtlinien. Sie als Arbeitgeber könnten dabei beispielsweise flexiblere Arbeitszeiten schaffen, längere Abgabefristen ermöglichen oder zusätzliche Anreize bieten.

Entscheidend für eine reibungslose Projektdurchführung ist Kommunikation. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Arbeitsweisen auf den neuesten Stand bringen und dass Ihrem Team die notwendige Technologie zur Verfügung steht, um virtuelle Meetings durchzuführen.

Und nicht zuletzt sollten Sie zur Vereinfachung der Arbeit von Zuhause die Finanz- und Projektbearbeitungslösungen Ihres Unternehmens digitalisieren – und zwar sowohl das Pipeline-Management wie auch die Ressourcenplanung und Abrechnungs- und Workflow-Prozesse. Darüber hinaus bietet die Umstellung auf papierlose Abläufe zwei weitere Vorteile: Sie unterstützen Ihre Remote-Mitarbeitenden noch wirkungsvoller und schaffen zudem die Grundlagen für flexibleres Arbeiten in der Zukunft.

Best-Practice-Empfehlungen für das Finanzmanagement

Indem Sie Schlüsselprozesse optimieren, managen Sie effektiv Ihre Betriebsmittel und bieten Ihren Mitarbeitenden an Remote-Arbeitsplätzen die notwendige Unterstützung. Sie können den Druck auf Ihre Finanzteams mindern und den Betrieb in der derzeitigen Umbruchphase modernisieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, können Sie sich unseren Best-Practice-Branchenleitfaden für das Finanzmanagement für Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen ansehen. Dort finden Sie praktische Empfehlungen, wie Sie Ihre Kosten kontrollieren, exakte Berichte erstellen und Ihre Liquidität und Monatsabschlüsse steuern.