IT-Beratungsunternehmen Banqsoft beschleunigt Fusionen und Übernahmen mit Deltek Maconomy

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Bei der Umsetzung der digitalen Transformation richten die meisten Unternehmen ihr Hauptaugenmerk auf die Technologie: die Systeme, die Software und die Spezialisten, die analoge Prozesse durch schnellere, digitale Alternativen ersetzen. Auch bei Banqsoft spielte die Auswahl der am besten geeigneten Lösung eine wichtige Rolle. Entscheidend für den Erfolg waren aber auch zahlreiche weitere Faktoren.

Seit 1994 liefert Banqsoft Finanzsoftware und unterstützt Unternehmen in Skandinavien mit hochqualifizierter IT-Beratung. Mit Kompetenz und Innovationskraft trägt Banqsoft dazu bei, dass seine Kunden mit Niederlassungen in allen skandinavischen Ländern sowie in Polen der digitalen Entwicklung stets einen Schritt voraus bleiben.

Bevor Banqsoft den Entschluss zur Einführung von Deltek Technologie traf, stand das Unternehmen vor massiven Herausforderungen. Aufgrund mangelnder Kontrolle und fehlender Agilität ließen sich Geschäftsprozesse nicht oder nur mit kritischen Verzögerungen optimieren. „Früher mussten wir sehr viel Zeit für die Erfassung und den Abgleich von Kosten aufwenden”, sagt Tone Ramstad, Group Finance Manger bei Banqsoft. „Aus diesem Grund fehlte uns die Zeit für die Umsetzung von Veränderungen in unserem Unternehmen. Tatsächlich ließen sich damals viele Dinge nur so langsam bewegen, dass wir nicht einmal die monatlichen Abschlüsse realisieren konnten, so wie wir es heute tun.“

Zudem zeigte sich, dass die bestehende ERP-Lösung dem Jahr für Jahr wachsenden, internationalen Geschäft von Banqsoft nicht mehr gerecht werden konnte. „Ab dem Moment, als wir begannen, die Ressourcen unserer zahlreichen Unternehmen zentral zu verwalten, mussten sämtliche eingesetzten Systeme in der Lage sein, Transaktionen und Ressourcen aus verschiedenen Regionen in einer einzigen Datenbank zu verarbeiten“, sagt Tone Ramstad.

Banqsoft benötigte eine moderne Lösung, die Transaktionen von verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Währungen nahtlos zusammenführen kann. Zudem sollte diese Lösung weiteres Wachstum unterstützen, Fusionen und Übernahmen beschleunigen und sich sowohl für kleine 50-Stunden-Installationen als auch für große Beratungsprojekte mit mehreren Tausend Arbeitsstunden des gesamten Teams eignen.

Nur eine Lösung konnte alle Kriterien erfüllen. „Maconomy von Deltek entsprach allen unseren Anforderungen und konnte sämtliche Transaktionen unserer Unternehmen in einer Datenbank verarbeiten“, erläutert Randstad.

Großartige Lösungen benötigen außergewöhnlichen Support

Seit der Einführung von Maconomy hat Banqsoft die Finanzdaten aller seiner Unternehmen in einer einzigen Datenbank zusammengefasst. Damit steht nicht nur eine umfassende Datenspeicherung und Verarbeitung, eine „Single Source of Truth“, zur Verfügung. Vielmehr kann das gesamte Unternehmen sich sehr viel schneller entwickeln, als das mit den früher genutzten Tools möglich war. „Wir haben Anfang 2020 ein neues Unternehmen in Dänemark übernommen und konnten die Arbeitsstunden der neuen Mitarbeiter/innen innerhalb von nur vier Wochen in Maconomy erfassen“, führt Ramstad aus.

„Mit unserem alten System wäre eine so schnelle Integration nicht möglich gewesen. Darüber hinaus profitieren auch unsere Kunden von Maconomy. Ich bin überzeugt, dass sie es sehr schätzen, wie schnell wir jetzt monatliche Rechnungen erstellen und verschicken können. Auch die neu gewonnene Flexibilität bringt ihnen große Vorteile. Unsere Projektmanager können jetzt problemlos jede benötigte Statistik erstellen und Projekte entsprechend den Anforderungen unserer Kunden aufsetzen.“

Andere Unternehmen würden sich vielleicht mit diesen Erfolgen zufriedengeben. Tone Ramstad und die erweiterte Unternehmensleitung von Banqsoft wussten allerdings, dass selbst die beste IT-Lösung ihr gesamtes Potenzial nicht ohne optimale Implementierung und Support realisieren kann.

„Die Wahl der richtigen Lösung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Darüber hinaus kann ich aber anderen Unternehmen, die eine digitale Transformation in Angriff nehmen, eine Fülle weiterer wertvoller Ratschläge geben“, sagt Ramstad. „Mit am Wichtigsten ist es, während des gesamten Transformationsprozesses aufgeschlossen für Neues zu bleiben. Nur wenn es gelingt, neue Wege zur Optimierung alter Prozesse zu finden, können sie den maximalen Nutzen aus einem neuen IT-System ziehen.“

Ramstad formuliert drei Empfehlungen, mit denen Unternehmen die notwendige Offenheit sicherstellen und herausfinden können, wie sich neue Systeme bei ihnen stressfrei einführen lassen.

Zögern Sie Upgrades nicht hinaus

Im Jahr 2018 begann Banqsoft, Deltek Maconomy auf Version 2.4 upzugraden. Damit erhielt Banqsoft Zugriff auf neue Features und erkannte zudem, wie wertvoll ein proaktiver Umgang mit Upgrades ist.

„Eine wichtige Lektion, die wir aus dem Upgrade-Projekt gelernt haben, war, dass wir es früher hätten durchführen sollen“, meint Tone Ramstad. „Zu diesem Zeitpunkt hatten wir fünf Jahre ohne Upgrade hinter uns und lange Zeit mit einer nicht mehr unterstützten Version gearbeitet. Unser Upgrade-Prozess wurde dadurch komplizierter, als er mit einer aktuellen Version hätte sein können. Mit dem Upgrade wurde uns dann klar, dass wir neue Funktionalitäten und regelmäßige Verbesserungen für Kernprozesse und das System verpasst hatten.“

Zusammenarbeit aller Geschäftsbereiche ist entscheidend

Die digitale Transformation betrifft das gesamte Unternehmen, und der Erfolg basiert auf dem Input aller Geschäftsbereiche. Die Technikteams sind verantwortlich für die Implementierung, dennoch verläuft die Installation schneller und effizienter, wenn alle Geschäftsbereiche partnerschaftlich mit klaren Zielen und Vorgaben zusammenarbeiten. 

„Während der gesamten Maconomy-Implementierung haben wir eine enge Zusammenarbeit mit unserem IT-Team sichergestellt. Funktionierende Kommunikation war ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei unserem Rollout“, betont Ramstad.

Finden Sie den richtigen Partner

Für eine erfolgreiche Transformation müssen alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. Dennoch werden Sie eine gewisse externe Unterstützung benötigen.

„Als erfahrener Partner hat uns Deltek bei der Systementwicklung und beim Onboarding sehr unterstützt und eine Menge Türen für uns geöffnet“, so Ramstad. „Die richtigen Berater können Kompetenz von Dritten in Ihr Projekt bringen, um Ihnen neue Möglichkeiten und Handlungsoptionen aufzuzeigen, die Ihnen ohne Hilfe wohl entgehen würden. Und es ist immens wichtig, dass Sie Berater von überall auf der Welt hinzuziehen, die die regionale Gesetzgebung und juristischen Anforderungen kennen.“

Darüber hinaus kann der richtige Partner unverzichtbaren technischen Support für eine reibungslose Implementierung Ihres Systems bieten.

Deltek hat das Geschäft und die Technik von Banqsoft während des gesamten Rollouts unterstützt, eng mit den IT-Experten und Anwendern zusammengearbeitet und so den Erfolg gesichert. „Die Zusammenarbeit zwischen unseren IT-Teams, den Hosting-Anbietern und den exzellenten Beratern von Deltek hat hervorragend funktioniert,“ findet Ramstad. „Die schnelle Inbetriebnahme von Maconomy ist allen drei Gruppen gleichermaßen zu verdanken. Sie haben ein System erstellt, das alle unsere Anforderungen erfüllt.“

Erfahren sie mehr darüber, wie Maconomy ERP dazu beiträgt, die Produktivität von Endanwendern mit branchen- und rollenspezifischer Funktionalität zu maximieren. 

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