Der Monatsabschluss: So beschleunigen Sie jeden Schritt

Posted by Lisa Armstark on June 23, 2020

Twitter Tweet it: 'Die Verkürzung Ihres Monatsabschlusses auf drei bis vier Arbeitstage kann im Laufe des Jahres zu deutlichen Kostenersparnissen führen.'

Der Monatsabschluss im Projektgeschäft: Warum ist er besonders wichtig?

Kämpft Ihr Unternehmen jeden Monat aufs Neue damit, seine Geschäftsbücher abzustimmen? Denken Sie, es muss einen effizienteren Weg geben, Stundenabrechnungen zusammenzustellen, Projektfortschritt zu beurteilen und Rechnungen an Ihre Kunden auszustellen – aber Sie sind sich nicht sicher, wie Sie diese Projektmanagement- und Finanzprozesse besser aufeinander abstimmen können? 

Als ein regelmäßiges, wiederkehrendes Ereignis sollte Ihr Monatsabschluss mit derselben Genauigkeit und Disziplin durchgeführt werden wie der Jahresabschluss. Monatsabschluss bedeutet, den erzielten Umsatz der Periode mit den angefallenen Kosten abzustimmen, um eine ausgeglichene Bilanz zu erstellen. In der Regel sind hieran die meisten Mitarbeiter Ihrer Finanzabteilung beteiligt.

Der Monatsabschluss ist für projektbasierte Unternehmen aus zwei Gründen wesentlich: 

Zum Ersten bietet er ein Bild der aktuellen und tatsächlichen finanziellen Situation des Unternehmens, welche wiederum eine solide Grundlage für zukünftige Entscheidungen, sowie für die Optimierung Ihres Cash Flows darstellt. 

Zweitens stellt die Abrechnung zum Monatsende sicher, dass das Unternehmen zu jeder Zeit aktuelle interne und externe Finanz- und Regulierungsstandards einhält. Eine regelmäßige Übersicht über interne Finanzen hilft dabei, schnell Abweichungen oder Anomalitäten aufzudecken.

Wieviele Tage planen Sie für Ihr Monatsabschluss ein?

Das Abrechnungsverfahren rund um den Monatsabschluss kann einen langwierigen und aufwendigen Prozess darstellen, der jeden Monat bis zu zwei Arbeitswochen beanspruchen kann. 

Die Konsolidierung und vollständige Genehmigung der Leistungserfassung im Unternehmen ist komplex und langwierig, wenn die richtige Systemunterstützung fehlt. 

Es gibt allerdings eine Reihe an Verbesserungen, die man einplanen kann, damit der Abschluss nicht zu einer lästigen Tortur wird. Idealerweise sollte maximal eine Arbeitswoche, also fünf Tage oder sogar weniger ausreichen, um alle erforderlichen Daten zu erfassen und das nötige Reporting abzuschließen. 

Tatsächlich können Sie Ihren Monatsabschluss auf nur drei oder vier Arbeitstage reduzieren, wenn Sie die richtige Technologie zu Ihrem Vorteil nutzen. So bleibt mehr Zeit für andere Projekte und Prozesse und interne Kosten werden verringert.

 

„Idealerweise sollte maximal eine Arbeitswoche, also fünf Tage oder weniger ausreichen, um alle erforderlichen Daten zu erfassen und das nötige Reporting abzuschließen.“

 

Sie können einfach beurteilen, ob Ihr aktuelles Verfahren für den Monatsabschluss optimiert ist, indem Sie sich die folgenden drei Fragen stellen:

1. Wieviele Tage dauert Ihr Abrechnungsverfahren zum Monatsabschluss?

Beginnen Sie mit Ihrem Forderungsmanagement durch die Zusammenstellung und Genehmigung Ihrer Stundenabrechnungen. Diese ergeben Ihren abrechenbaren Work In Progress (WIP). Vergleichen Sie dann die bereits fakturierten Stunden, sowie Ihre Zahlungseingänge, mit den offenen Posten. Bei Abschluss für die Periode ergibt dies Ihre offenen, abrechenbaren Leistungen. Überprüfen Sie, welche Ihrer fakturierten Forderungen bereits auf Ihrem Bankkonto eingegangen sind. Dauert dieser Vorgang länger als eine Arbeitswoche? Dann haben Sie definitiv Raum zur Verbesserung.

2. Wie effizient ist Ihr Monatsabschluss?

Bei einigen Unternehmen ist der Prozess der Gewinnrealisierung immer noch ein teilweise manueller Prozess. Andere Unternehmen erzielen deutliche Zeiteinsparungen, indem sie diese Aufgabe über vollständig integrierte Softwarelösungen automatisieren. So werden zum Beispiel die Stundenabrechnungen mobil von den Mitarbeitern im Unternehmen selbst eingetragen und automatisch zusammengefasst. Auch die Fakturierung und Ihr Forderungsmanagement können von systembasierten Prozessen deutlich profitieren.

3. Wer trägt die Verantwortung für Ihre Gewinnrealisierung?

Im Idealfall werden Stundenabrechnungen von Mitarbeitern immer rechtzeitig ausgefüllt und die Projektmanager tragen die Verantwortung dafür, diesen Vorgang zu steuern und die registrierten Stunden zeitnah freizugeben.
Die Übertragung dieser Verantwortung an Personen, die nicht im Finanzteam sind, bietet zwei große Vorteile: Der Monatsabschluss-Prozess wird parallelisiert und die Kontrolle über Zeit und Kosten liegt beim Projektmanager, der umgehend die Projektarbeitsabläufe anpassen kann.


Warum sollten Sie den Monatsabschluss beschleunigen?

Die Verkürzung Ihres Monatsabschlusses auf drei bis vier Arbeitstage kann im Laufe des Jahres zu deutlichen Kostenersparnissen führen. 

Schon eine zusätzlich fakturierbare Stunde kann, je nach Unternehmensgröße, im Laufe des Jahres einen massiven Unterschied machen:

Wert von Auslastungsoptimierung

Wie sieht die beste Praxis beim Monatsabschluss aus?

Dies sind die Schritte, die zu einem effizienten und optimierten Monatsabschluss gehören:


So meistern Sie Ihren Monatsabschluss in vier Werktagen

Schritt 1: Gewinnrealisierung, Tage 1 und 2

  1. Der Projektmanager erfasst alle Stundenabrechnungen des Personals und verbucht die Ergebnisse, ggf. in Kooperation mit der Freigabe durch die Finanzabteilung. Im Idealfall wurden alle Stundenabrechnungen im letzten Monat wöchentlich erfasst, so dass es zum Monatsende nur noch nötig ist, die Stundenabrechnungen für die letzte Woche des Monats zu erfassen und zu genehmigen.
  2. Die Finanzabteilung verbucht dann externe Projektkosten, einschließlich denjenigen, die im Zusammenhang mit den Unterauftragnehmern und Beratern stehen, sowie alle anderen externen Projektkosten. Die Implementierung eines Beschaffungsmanagement-Systems für externe Käufer und Lieferanten kann dazu beitragen, die Übersicht über externe Projektkosten zu erhöhen.
  3. Die Finanzabteilung stellt den Projektmanagern am zweiten Abrechnungstag einen Report über laufende Arbeiten zur Bewertung zur Verfügung. Diese bewerten dann den Fortschritt bei Festpreisprojekten, sowie den Wert der laufenden Arbeiten und geleisteten Stunden für Aufwandsprojekte. Die Projektmanager sollten für die Bewertung der Abschreibungen verantwortlich sein, die in dieser Phase erforderlich sind.
  4. Die Finanzabteilung stellt dem CFO die bereits bewilligten Zahlen des Monatsabschlusses zur Verfügung, der dann die Abschreibungen genehmigt. Die Finanzabteilung akzeptiert dann alle Anpassungen und validiert den Umsatz für den Monat.

Schritt 2: Abschluss der Erfolgsrechnung und Abstimmung Ihrer Bilanz, Tage 3 und 4

Nach dem Prozess der Gewinnrealisierung – oder parallel dazu – muss eine Reihe an zusätzlichen Aufgaben zum Monatsende in der Erfolgsrechnung und der Bilanz vorgenommen werden.

Um die Erfolgsrechnung abzuschließen, sollte die Finanzabteilung:

  • alle übrigen Kosten eintragen und verbuchen und fehlende Kosten abgrenzen 
  • das Spreadsheet mit den Festanlagen aktualisieren, u. a. die Abschreibung berechnen und verbuchen 
  • die Erfolgsrechnung gegen das erwartete Budget prüfen 
  • gegebenenfalls Steuern berechnen und verbuchen 

Um die Bilanz abzuschließen, sollte die Finanzabteilung: 

  • die Forderungen und laufenden Arbeiten abstimmen und prüfen 
  • die Verbindlichkeiten abstimmen und prüfen
  • die Bankkonten abstimmen und prüfen 
  • die Bilanz prüfen und als vollständig validieren 

Sobald diese Prozesse abgeschlossen sind, erfolgt die Schließung der vollständigen Erfolgsrechnung und Bilanz für den Monat und das Reporting-Paket für das Management wird erstellt.

 

Beste Praktiken des Finanzmanagements


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Was sind die Vorteile eines schnelleren Monatsabschlusses?

Die Beschleunigung Ihres Monatsabschlusses kann für Ihr Unternehmen viele Vorteile haben. 

Zum Ersten werden Sie sehen, dass Sie Ihre Zahlungspläne effizienter und effektiver verwalten können, was letztendlich den Cashflow erhöht und die Verwaltungslast im Zusammenhang mit Verbindlichkeiten senkt. 

Darüber hinaus ergeben sich Optimierungen in der Forderungs- und Verbindlichkeiten-Verwaltung, wie zum Beispiel weniger Rechnungsfehler. Dies führt dann zu einer schnelleren Zahlung und einer höheren Kunden- und Lieferantenzufriedenheit.

Sie können frühe Warnsignale erkennen, zum Beispiel ob ein Kunde vielleicht spät zahlt, oder ob ein Lieferant nicht bezahlt wurde, so dass Sie dementsprechend planen und – falls erforderlich – Anpassungen vornehmen können.

Und wenn Sie Software wie ERP zu Ihrem Vorteil nutzen, werden Sie sehen, dass Sie die Forderungslaufzeiten (DSO) Ihres Unternehmen sogar aufzeigen, überwachen und senken können. Ein wichtiger Indikator, der aufzeichnet, wie lange Ihre Kunden dazu brauchen, die Rechnungen zu zahlen, die sie Ihrem Unternehmen schulden.

 

„Sie können frühe Warnsignale erkennen, wie zum Beispiel ob ein Kunde vielleicht spät zahlt, oder ob ein Lieferant nicht bezahlt wurde.“

 

Was sind die besten Forderungslaufzeiten?

Mit einer Software, die Ihre Finanzen verwaltet, haben Sie viele Berichte zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, Ihre Forderungslaufzeiten, veraltete Debitoren, veraltete Kreditoren und noch vieles mehr zu überwachen. Das zeigt Ihnen genau, wo Ihr Unternehmen finanziell steht.

Wie kann ich das Reporting zum Monatsende in meinem projektbasierten Unternehmen verbessern?

Es gibt vier wichtige Schritte, die Sie durchführen können, um bei Ihrem Monatsabschluss effizienter zu sein:

  1. Definieren Sie Ihre wiederkehrenden Prozesse und delegieren Sie die verschiedenen Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter.
  2. Nutzen Sie eine Softwarelösung (wie ERP) um die Gewinnrealisierung zu automatisieren und somit den Informationsfluss zwischen dem Projektmanagement und den Finanzabteilungen zu rationalisieren.
  3. Binden Sie Ihre Projektmanager und andere Mitarbeiter ein, um die laufenden Arbeiten bei Projekten zu bewerten und damit die monatlichen Umsatzzahlen zu verbuchen.
  4. Definieren Sie die Berichte, die Ihr Management-Paket zum Monatsabschluss bilden und verwenden Sie die richtige Technologie, um diese Berichte jeden Monat automatisch zu generieren.

Durch die Nutzung effektiver Technologie zur Automatisierung regelmäßiger Aufgaben und Ereignisse erreichen Sie eine Reduktion der benötigten Zeit für Ihren Monatsabschluss auf drei bis vier Tage. Sie erstellen dabei genau die Berichte, die leitende Manager benötigen, um das Unternehmen effizient zu steuern. 

Diese Verbesserung erlaubt es dem Finanzteam, sich auf die Überwachung von wichtigen Performance-Indikatoren des Unternehmens zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die Projektmanager die aktuellsten und richtigen Projektinformationen erhalten, um wiederum die Informationen zu liefern, die das Unternehmen braucht, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

 

Effiziente Projekte und Rentabilität sind machbar

Wie man für jeden finanziellen Rahmen kosteneffiziente Projekte umsetzt.

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