Was Ist Das Geheimnis Erfolgreicher Projektsteuerung Und Rentabilität?

Posted by Oliver Brueggen on January 19, 2018

Projektsteuerung

Alle Führungskräfte von Professional-Services-Unternehmen sind bestrebt, erfolgreiche und rentable Unternehmen zu betreiben, die in der Lage sind, einen wachsenden Kundenstamm aufzubauen und interessante Projekte zu gewinnen.

Viele Unternehmen im Professional Services glauben, dass sie bereits über eine gute Projektsteuerung verfügen und damit in der Lage sind, ihre Projekte rentabel abzuwickeln. Dabei kommt es jedoch auch immer wieder vor, dass Projektmanagement-Teams entsetzt erkennen, dass sich die von ihnen geführten Projekte als unrentabel erweisen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Haben Sie jederzeit den notwendigen Überblick, um in jeder Phase eines Projektlebenszyklus das zu erwartende Projektergebnis vorherzusagen?

Falls ja, gehören Sie zu den Glücklichen, die mögliche Projektrisiken vorhersehen und Änderungen vornehmen können, bevor es zu spät ist und Ihr Projekt in einem Desaster endet.


 

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Viele Firmen arbeiten immer noch im Blindflug



Viele Firmen Arbeiten Immer Noch Im Blindflug

Womöglich überrascht Sie das, aber viele Professional-Services-Unternehmen agieren über weite Strecken im Blindflug. Ihnen fehlt die notwendige Transparenz über die Details der Projekte, um in der heutigen Geschäfts- und Wettbewerbssituation nachhaltig bestehen zu können. Viele Professional-Services-Unternehmen verfügen lediglich über retrospektive Daten, die mitunter einige Wochen alt sind. Doch ohne jegliche Voraussicht auf das, was vor einem liegt, wird es für die Einleitung notwendiger Änderungen immer zu spät sein, um ein strauchelndes Projekt vor der Katastrophe zu bewahren und es in einen Erfolg zu verwandeln.

Der Schlüssel zur Steigerung der Profitabilität liegt darin, die Key Performance Indicators (KPI), nach denen ein Professional-Services-Unternehmen seine Leistung bemessen sollte, zu verstehen. Neben der Verwaltung der Kunden und der Menschen, die Ihre Dienstleistungen ausführen, ist das Managen der Projekte, die Ihre Teams umsetzen, ein zentrales Erfolgskriterium jeder Professional-Services-Organisation.


Also, wie verbessert man die Projektsteuerung und steigert die Profitabilität eines PS-Unternehmens?


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Profitable Projekte sind das Fundament jedes Professional-Services-Unternehmens und sie entscheiden darüber, ob Ihr Unternehmen fortbesteht und wächst oder zugrunde geht. Ihre Rentabilität ergibt sich aus der Gewinnspanne Ihrer Projekte. Dabei können sich insbesondere bei Festpreisprojekten Projektüberschreitungen äußerst negativ auf Ihr Betriebsergebnis auswirken. Unsere jährlichen Umfragen unter Architektur- und Engineering-Unternehmen haben gezeigt, dass rund 60 Prozent der Projekte in diesem Bereich auf Festpreisen basieren. Falls dies auch bei Ihnen so ist, ist es für Ihre Gesamt-Rentabilität entscheidend, die Marge Ihrer Festpreisprojekte genauestens im Blick zu haben.

Ähnlich verhält es sich mit Projektaufwänden in Time & Materialprojekten, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden, und so zu einem Verlust für das Unternehmen führen.

Eine projektbasierte ERP-Lösung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Projekt-Rentabilität zu steigern und Projektabschreibungen zu reduzieren. Wie? Indem sie Ihnen tagesaktuell – und eben nicht retrospektiv mit Verzögerungen – die tatsächliche Situation Ihrer Projekte und übergreifend Ihres Unternehmens bietet. So können Sie jederzeit faktenbasierte Entscheidungen treffen, die sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.


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Meine 4 Tipps zur Verbesserung der Projektsteuerung und Rentabilität


Eine wesentliche Herausforderung für Projektmanager (PM) ist es heute, dass sie oft in verschiedenen Bereichen des Unternehmens Daten erfragen müssen, um einen vollständigen Überblick über die Projekte zu erhalten, die sie verwalten. Die Lösung hierfür besteht darin, nur eine zentrale Anwendung zu haben, in der Projektmanager die verschiedenen Phasen, Prozesse und Ist-Daten ihrer Projekte überwachen können.

Eine projektbasierte ERP-Lösung hilft Projektmanagern bei vier Schlüsselaufgaben:


 

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1. Klären Sie Ihre Projekt-Baseline



Projektkosten

Stellen Sie sicher, dass das Projekt wohl strukturiert aufgebaut ist – nur so können Sie die Projekteffizienz von Anfang an managen. Sorgen Sie dafür, dass der Umfang genau festgelegt und ein dazu passendes Projektbudget vereinbart wurde, das die Basis Ihrer Kostenkontrolle bildet.

Alle Projekte sollten ein Baseline-Budget beinhalten, das Ihre Kostenabschätzung zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses darstellt. Erfahrene Projektmanager könnten zusätzlich zu ihrem Baseline-Budget mit einem separaten Working-Budget rechnen, um die wahren erwarteten Kosten anstelle des vertraglich vereinbarten Wertes einzubeziehen. Ein projektbasiertes ERP bietet neben den Funktionen zur Genehmigung von Budgets auch die Möglichkeit zur revisionssicheren Dokumentation des Verlaufs, die Ihnen dabei hilft, Änderungen nachzuvollziehen, die an Budgets vorgenommen wurden.


2. Halten Sie Ihre Projektkosten unter Kontrolle


Während Ihres gesamten Projektes sollten Sie stets die aktuellen Kosten in Relation zu Ihrer Budget-Baseline im Blick haben. Bei der Projektsteuerung geht es darum, die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten im festgelegten Baseline-Budget zu vergleichen. Sie müssen sicherstellen, dass die entsprechenden Ressourcen (mit den tatsächlichen Kosten oder Abrechnungsraten) verfügbar sind und sie an das Projekt binden. Außerdem müssen Sie stets über alle Projektkosten wie Arbeitszeit, Ausgaben und Einkäufe Bescheid wissen, um die Kosten kontrollieren zu können. Ein wesentlicher Teil der Projektkostenkontrolle bezieht sich auf die aufgewendeten Stunden, und es liegt in der Verantwortung des PM, dafür zu sorgen, dass die tatsächlich aufgewendeten Arbeitsstunden für das Projekt innerhalb des vereinbarten Budgets bleiben.

Die vollständige und akkurate Erfassung von Projektzeiten und Milestones bildet die Basis für eine zeitnahe Abrechnung mit dem Kunden. So haben Sie als PM direkten Einfluss auf den Cashflow Ihres Unternehmens und die Höhe des mit dem Kunden getätigten Umsatzes.


3. Behalten Sie den vereinbarten Leistungsumfang im Blick


Es ist die Aufgabe des PM, alle Change Requests gewissenhaft zu verwalten und so eine verminderte Projektrentabilität zu verhindern. Alles, was Sie oder Ihr Team tun, was nicht Teil der ursprünglichen Vereinbarung (Baseline-Budget) ist, führt zu zusätzlichem ungeplanten Aufwand Ihres Teams, für den Sie in Festpreisprojekten nicht bezahlt werden. Das führt dazu, dass die Rentabilität Ihres Projektes negativ beeinflusst wird. Proaktives Change Management ist hier wichtig. Eine verlässliche Einschätzung des Grades der Fertigstellung, engl. Estimation to Completion (ETC), schafft die Grundlage für das Change Management und eine Erweiterung des ursprünglichen Projektumfangs.


4. Seien Sie proaktiv bei der Evaluation der Fortschritte



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Sie sollten regelmäßig Ihren Projektfortschritt in Bezug auf die Budget-Baseline überprüfen, um Budgetüberschreitungen und Projektverzögerungen vorherzusehen und zu verhindern. In der Zusammenschau der zukünftig noch anfallenden Kosten auf Basis der ETC und der tatsächlich bislang aufgelaufenen Kosten entsteht eine Gesamtsicht auf die wahrscheinlichen Gesamtkosten. Die auf diese Weise erfolgte Bewertung der geschätzten Zeit und Kosten bis zur Fertigstellung ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektpläne proaktiv anzupassen, bevor es zu spät ist. Mit einer Resource-Planning-Lösung können Sie sicherstellen, dass Projektmanager die Ressourcenpläne laufend aktualisieren und Sie so immer die aktuellste Schätzung der ETC einsehen können.

Ein ERP-System, das spezifisch für Ihre Branche entwickelt wurde, liefert Ihnen die notwendigen Werkzeuge, um jedes Ihrer Projekte und deren Profitabilität einfach managen und kontrollieren zu können. Mit der richtigen Übersicht über Ihren Geschäftsverlauf und Ihre KPIs sehen Sie sofort, wenn Projekte beginnen, die Profiterwartungen zu verfehlen und können die notwendigen Änderungen identifizieren, um Ihr Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Eine bessere Sicht auf alle Ihre Projekte wird Sie zu besseren Entscheidungen führen. Mit dem richtigen ERP-System für Ihr Professional-Services-Unternehmen stellen Sie sicher, dass Ihre Ergebnisse immer dem entsprechen, was Sie erwartet haben.

 

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