Drei KPIs, die Sie in Projekten messen sollten

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Um ihren Erfolg zu messen und zu kontrollieren, können Consulting- und Engineering-Unternehmen eine Vielzahl von Key Performance Indicators (KPIs) einsetzen. Allerdings sind für das Projektgeschäft nicht alle KPIs relevant. Das gilt für das Gesamtbild auf ein Projekt ebenso, wie für einzelne Funktionsbereiche.

So sind beispielsweise Kennzahlen, die für ein Einzelhandelsgeschäft von Bedeutung sind, nicht zwingend auch für ein Architekturbüro relevant. Den Projektmanager interessieren andere KPIs, als einen Finanzvorstand. Darum ist es von entscheidender Bedeutung, in jedem Bereich die richtigen Kennzahlen zu verwenden, damit die Messergebnisse stimmig sind und das Management damit arbeiten kann.

KPIs für projektbasierte Unternehmen

Für projektbasierte Professional-Services-Unternehmen wie Architekturbüros, Consulting- und Engineering-Unternehmen, Anwaltskanzleien oder Agenturen gibt es ein einheitliches Spektrum an KPIs, die unbedingt gemessen werden sollten.

In unserem Whitepaper „Mit den richtigen KPIs zum erfolgreichen Projektgeschäft“ haben wir zu Ihrer Unterstützung die wesentlichen Punkte zusammengefasst.

Für diesen Blogbeitrag nehmen wir drei Kennzahlen unter die Lupe, die jeder Projektmanager oder COO kennen sollte – wir sagen Ihnen, welche das sind und wie Sie sie messen.

1. PLANABWEICHUNG (SCHEDULE VARIANCE)

Die detaillierte Projektplanung ist die Grundlage für das Zeit- und Ressourcenmanagement eines Projekt-Dienstleisters. Projektplanung, engl. Project Schedule Variance – kurz PSV ist eine Berechnung, die darstellt, wie genau die geplanten Ergebnisse mit den tatsächlichen Ergebnissen übereinstimmen. Abweichungen von den ursprünglichen Plänen zeigen, wie weit die vorgesehenen sowie die tatsächlichen Leistungen und Ergebnisse übereinstimmen. Als Faktoren für die KPI-Planabweichung wird in der Regel der fakturierbare und der nicht fakturierbare Aufwand berücksichtigt. Die Projektlaufzeit und die verwendeten Ressourcen ergänzen diese Liste.

Signifikante Abweichungen vom Projektplan sind deutliche Hinweise auf Planungsfehler oder ineffiziente Vorgänge. Der Deltek Clarity Architecture & Engineering Report 2020 belegt, dass eine strenge Projektüberwachung als große Hilfe für die Einhaltung von KPIs gesehen wird. Kostenfaktoren sind beispielsweise für die meisten befragten A&E-Unternehmen weltweit die wichtigsten KPIs, die darum auch kontinuierlich überwacht werden. 71 % der in Deutschland für die Clarity-Studie Befragten gaben an, dass sie Kostenabweichungen konsequent nachverfolgen. Um aussagekräftige Berechnung korrekt durchführen zu können, benötigen Projektverantwortlich daher Zugriff auf detaillierte Projektzahlen.

2. AUFTRAGSBESTAND UND RÜCKSTAND (BACKLOG)

Wie viel Ihrer abrechenbaren Arbeit ist noch unvollständig? Das ist Ihr „Backlog“. Dieser KPI wirkt sich direkt auf Ihre Profitabilität aus. Anhand des aktuellen Auftragsbestandes können Sie ermitteln, wieviel fakturierbare Arbeit Sie als Projekt-Dienstleister in naher Zukunft noch zu erledigen haben. Ohne eine ausreichende Zahl anstehender Projekte und Aufgaben sinkt Ihre Auslastung. Das gefährdet Umsatz, Ertrag und Cashflow.

Um hier die notwendigen KPIs zu berechnen und ihren Einfluss auf die zukünftige Entwicklung zu bewerten, benötigen Sie feingranulare Projektdaten. Planabweichungen können im Extremfall Ihr Unternehmen gefährden. Um jedoch unternehmensweite Trends zu verstehen und einzuschätzen, sollten Projektabweichungen auch übergreifend ausgewertet werden. Projektbasierte ERP-Systeme bieten die dafür notwendigen Feinanalysen. Ihr Einsatz ist im Projektumfeld wichtig, da sie – anders als generische Systeme – sämtliche Daten mit den jeweiligen Projekten korrelieren. Das Projekt steht dabei als Kern der Wertschöpfung im Mittelpunkt.

3. REALISIERUNG

Im Laufe der Realisierung eines Projektes können sich Diskrepanz ergeben. Eine der häufigsten Abweichungen findet sich bei den Projektzeiten. Oft liegt ein deutlicher Abstand zwischen der Anzahl der in einem Angebot prognostizierten Stunden und der Anzahl der tatsächlich bezahlten Stunden. Je höher Ihr Realisierungswert liegt, desto besser war Ihr Angebot. Daraus ergeben sich letztendlich profitable Projekte.

Der Realisierungswert berechnet sich aus der Anzahl der Stunden, für die tatsächlich bezahlt wurde, und der Anzahl der Stunden, die zu Projektbeginn kalkuliert wurden. Ziehen Sie die angesetzten Stunden aus Ihrem Angebot von den tatsächlich geleisteten ab, um den Realisierungswert zu bestimmen. Sie können auch den Realisierungswert für mehrere Projekte über einen bestimmten Zeitraum hinweg berechnen, um einen besseren Einblick in ihren Angebots- und Abrechnungsprozess zu erhalten. Das hilft Ihnen bei zukünftigen Ausschreibungen, eine realistischere Kalkulation aufzulegen.

In unserem Whitepaper „Mit den richtigen KPIs zum erfolgreichen Projektgeschäft“ finden Sie weitere Informationen.