Sådan vælger du et ERP-system

ERP-software (Enterprise Resource Planning) er et administrations- og styringsværktøj for virksomheder, der integrerer forskellige funktioner og processer i organisationen. Et ERP-system hjælper med at strømline driften, forbedre effektiviteten og levere nøjagtig og rettidig information som grundlag for virksomhedens beslutninger.

Valget af et ERP-system er en afgørende beslutning, der kræver en dyb forståelse af din virksomheds udfordringer og driftsmæssige behov.

Begynd med at foretage en grundig vurdering af de nuværende processer for at finde områder, der ikke er tilstrækkeligt effektive, eller som kan forbedres på andre måder. Dette grundlæggende trin sikrer, at den valgte ERP-software effektivt håndterer dine specifikke udfordringer.

Når udfordringerne er klarlagt, skal der fastlægges klare kriterier for evaluering af valgmulighederne for et ERP-system. Nøglefaktorer er blandt andet applikationens anvendelighed og omkostninger samt leverandørens egnethed til at opfylde virksomhedens behov.

Anvendelighed er en afgørende faktor for at sikre brugeraccepten, da en kompleks grænseflade kan hindre medarbejdernes engagement. Overvejelser omkring omkostninger går videre end den indledende investering. Sørg for at vurdere de samlede ejeromkostninger, herunder vedligeholdelse og opgraderinger.

Leverandørens egnethed er lige så vigtig. Hvis du vælger en leverandør, der forstår din branche og forretningsmodel, kan det sikre en mere problemfri implementering og løbende support. En velmatchet leverandør fremmer et samarbejde, der øger ERP-systemets værdi over tid.

Ved at prioritere disse kriterier i ERP-udvælgelsesprocessen kan virksomheden sikre en vellykket implementering og omfattende brugersupport, hvilket i sidste ende fører til mere strømlinede og effektive rammer for driften.

En klar forståelse af, hvad du skal overveje i forbindelse med udvælgelsen, kan gøre det lettere at træffe den rigtige beslutning. Følgende udvælgelseskriterier vil hjælpe dig med at evaluere og sammenligne forskellige ERP-løsninger og -leverandører for at finde den løsning, der passer bedst til dine behov.

1. Identificer forretningsmålene

Inden du går i gang med udvælgelsen, er det vigtigt at identificere virksomhedens forretningsbehov og målsætningerne for implementering af en ERP-løsning.

Overvej, hvordan et ERP-system kan være til gavn for kritiske forretningsfunktioner, f.eks. lagerstyring, økonomistyring, styring af forsyningskæden, HR-administration, projektstyring og styring af kunderelationer.

Når du har identificeret dine forretningsmæssige mål og krav, kan du vurdere, hvor godt ERP-systemet stemmer overens med dem.

2. Sørg for opbakning fra topledelsen

Topledelsen giver den strategiske retning og vision for indførelse af et ERP-system. Den kan også hjælpe dig med at definere de specifikke mål og målsætninger for ERP-implementeringen, så der er sikkerhed for, at den er i overensstemmelse med den overordnede forretningsstrategi.

Implementering af et ERP-system kan føre til ændringer i processer, arbejdsgange og endda organisationsstrukturen. Topledelsens opbakning hjælper med at drive denne organisatoriske forandring. Uden støtte og opbakning fra den øverste ledelse kan det også være en udfordring at få medarbejdernes accept og overvinde modstand mod forandring.

Det er afgørende at kommunikere fordelene, værdien og investeringsafkastet, som et ERP-system kan levere til organisationen, for at sikre støtte fra den øverste ledelse. Fremhæv, hvordan det kan øge effektiviteten, forbedre beslutningstagningen og give indsigt i virksomheden i realtid.

3. Opnå brugeraccept

Selvom topledelsens støtte er afgørende for at sikre ressourcer og fremme forandringerne, er accept fra brugerne nødvendig for en vellykket implementering og indførelse af jeres nye ERP-system.

For at fremme brugeraccepten skal nøglebrugere fra forskellige afdelinger og niveauer i organisationen inddrages i udvælgelsesprocessen. Repræsentanter fra forskellige funktionsområder, f.eks. økonomi, indkøb, drift og personale, skal inddrages.

Ved at inddrage disse interessenter kan du sikre, at deres krav og bekymringer tages i betragtning i løbet af undersøgelserne og evalueringen.

4. Identificer de funktionelle krav

Når du vælger en ERP-løsning, skal du overveje organisationens funktionelle krav. Alle organisationer har særlige behov, så derfor er det afgørende at vurdere, om systemet kan opfylde dem.

Start med at identificere de kernefunktioner, der er afgørende for virksomhedens drift. Overvej de vigtigste processer, som du ønsker, at ERP-systemet skal automatisere eller strømline, f.eks. lagerstyring, ordrebehandling, regnskab, projektledelse eller styring af kunderelationer.

Hvis din virksomhed har aktiviteter på flere lokationer eller i flere datterselskaber, har du brug for et ERP-system, der kan understøtte styring af flere lokationer eller organisatoriske enheder. På samme måde skal du sikre, at ERP-systemet kan imødekomme specifikke krav til overholdelse eller myndighedskrav, f.eks. branchespecifikke standarder eller internationale bestemmelser.

Når du har disse oplysninger, kan du lave en detaljeret liste over de funktionelle krav.

ERP-værdimatrix fra Nucleus Research

Nucleus Matrix-rapporten fremhæver Delteks exceptionelle værdilevering og førende position blandt Cloud ERP-konkurrenter. Som ekspert i 2024 ERP Technology Value Matrix fra Nucleus Research henvender Delteks skræddersyede løsninger sig til virksomheder af enhver størrelse, så de effektivt kan styre hele projektets livscyklus. Med en omfattende pakke af forretningsapplikationer styrker Deltek projektbaserede virksomheder lige fraforretningsmuligheder til levering og fakturering og styrker dermed sin position som en anerkendt leder på ERP-markedet.

Se ERP Matrix-rapporten

5. Evaluer integrationens egnethed

Den ERP-software, du vælger, skal kunne integreres med anden software og andre systemer, som din virksomhed er afhængig af. Integrationen skal give et problemfrit dataflow mellem afdelingerne og sikre kompatibilitet med eksisterende systemer som f.eks. CRM, økonomi og projektstyring.

Se efter ERP-løsninger, der tilbyder færdigudviklede integrationer eller API’er (Application Programming Interfaces, programmeringsgrænseflader), der muliggør nem dataudveksling mellem systemerne. Derudover bør skalerbarheden af integrationsmulighederne overvejes. Efterhånden som din virksomhed vokser og udvikler sig, kan det være nødvendigt at integrere med nye systemer eller opgradere eksisterende systemer. Vælg et ERP-system, der kan imødekomme disse ændringer og har fleksibiliteten til at integrere med fremtidig software eller systemer, som I kan indføre.

6. Overvej procesegnethed

Implementeringen af et ERP-system er en mulighed for at strømline driften, automatisere manuelle opgaver og forbedre den overordnede effektivitet. Den rigtige ERP-løsning skal understøtte jeres nuværende forretningsprocesser og muliggøre forbedringer uden at skabe større forstyrrelser.

Det er også vigtigt at overveje, hvor fleksibelt ERP-systemet er med hensyn til tilpasning. Virksomhedens forretningsprocesser kan udvikle sig, og derfor skal softwaren kunne tilpasse sig ændringer og nye krav.

7. Tag højde for indledende investeringer og løbende omkostninger

Du skal overveje omkostningerne til den indledende implementering og løbende vedligeholdelse af systemet, så du har et komplet billede af den finansielle investering. Ejerskabsomkostningerne vil variere afhængigt af, om du planlægger at investere i en lokalt afviklet eller cloud-baseret ERP-løsning.

De indledende omkostninger til køb og implementering af systemet omfatter blandt andet softwarens købspris, licensgebyrer og implementeringsomkostninger, herunder medarbejderuddannelse og konsulentydelser.

Implementering af en lokal løsning kan medføre yderligere omkostninger, herunder investering i ny hardware eller opgradering af din eksisterende infrastruktur for at opfylde systemets krav. Det er vigtigt at vurdere, om din eksisterende infrastruktur kan understøtte ERP-systemets tekniske krav, eller om der er behov for yderligere investeringer.

Hvis du beslutter, at en cloudbaseret ERP-løsning passer bedre, skal du tage højde for de årlige vedligeholdelsesgebyrer. De omfatter softwareopdateringer, fejlrettelser og teknisk support.

8. Evaluer ERP-leverandørens egnethed og erfaring

Den valgte leverandør skal have dokumenteret succes med ERP-implementeringer, især inden for din branche eller hos lignende virksomheder.

Start med at undersøge de potentielle leverandørers omdømme og troværdighed. Se efter kundereferencer, casestudier og anmeldelser på platforme som G2 for at forstå leverandørens omdømme på markedet. Det er også nyttigt at kontakte andre virksomheder i din branche, der har implementeret ERP-systemer, og bede om deres syn på de leverandører, de har arbejdet sammen med.

Hver ERP-leverandør vil have styrker og svagheder, og det er afgørende at vælge en, hvis styrker stemmer overens med din virksomheds behov og prioriteter.

9. Gennemgå leverandørens produktkøreplan

Leverandørens produktkøreplan bør spille en væsentlig rolle i din ERP-udvælgelsesproces. Køreplanen giver indsigt i softwarevirksomhedens engagement i innovation og planer for ERP-løsningen. Det giver dig også mulighed for at vurdere, hvor godt disse planer stemmer overens med dine forretningsmål og strategier.

Investerer leverandøren i nye funktioner og funktionaliteter, der er relevante for din virksomhed og branche? Reagerer de på branchetendenser og kundefeedback? En leverandør, der viser engagement i løbende forbedringer og er på forkant med udviklingen, har større sandsynlighed for at kunne levere en løsning, der vil opfylde dine skiftende behov.

10. ERP-implementering og -uddannelse

Når du har valgt en ERP-softwareløsning, der opfylder dine forretningsbehov og har den teknologi og langsigtede tilpasning, du har brug for, er det næste skridt at overveje softwareimplementeringen og uddannelsen.

En ERP-implementering kræver omhyggelig planlægning og en struktureret tilgang for at sikre en vellykket overgang fra dine eksisterende systemer til den nye ERP-løsning.

Når du evaluerer ERP-leverandører, skal du stille spørgsmål om deres metode og tilgang i forbindelse med implementering. Se efter leverandører med dokumenteret erfaring med vellykkede implementeringer, som kan levere referencer fra tilfredse kunder.

ERP-implementeringer støder ofte på almindelige udfordringer som f.eks. modstand mod forandringer, utilstrækkelig planlægning og utilstrækkelig ledelsesstøtte.

For at afbøde disse problemer bør organisationen prioritere omhyggelig planlægning for at skabe en solid projektkøreplan, der skitserer mål, tidsplaner og ansvarsområder.

Samarbejde på tværs af alle afdelinger er afgørende for at sikre, at alle teams forstår det nye systems fordele og processer. Når topledelsen er engageret, fremmer det en kultur med accept og engagement, som er afgørende for at overvinde modstand. Derudover kan valg af den rigtige ERP-software, der passer til organisationens behov, gøre implementeringsprocessen betydeligt nemmere.

Timingen spiller en afgørende rolle. Organisationen bør undgå spidsbelastningsperioder for at minimere forstyrrelserne. Support efter implementeringen er også afgørende for at sikre brugeradoption og for at løse eventuelle problemer hurtigt.

Ved at fokusere på disse nøgleelementer – planlægning, samarbejde, ledelsesstøtte og korrekt timing – kan virksomheden effektivt navigere i og overvinde udfordringer ved ERP-implementeringen, hvilket sikrer en smidigere overgang og større langsigtet succes.

I processen med at vælge det rigtige ERP-system kan betydningen af rådgivningseksperter som Deltek ikke overvurderes. En erfaren ERP-konsulent sikrer en mere effektiv og gennemsigtig udvælgelsesproces, der gør det muligt for virksomheden at navigere i kompleksiteten i forbindelse med ERP-udvælgelse og -implementering.

Med den rette rådgivning kan organisationen klart vurdere sine unikke krav og tilpasse dem i forhold til potentielle ERP-løsninger. Denne strategiske tilpasning letter ikke kun implementeringsfasen, men maksimerer også de forretningsmæssige fordele, der opnås med ERP-systemet. Ved at udnytte specialisternes ekspertise kan virksomheden forudse udfordringer og undgå dyre faldgruber.

Rådgivning fra eksperter hjælper også med at beregne det potentielle investeringsafkast for forskellige ERP-muligheder og sikre, at investeringen opfylder de langsigtede strategiske mål. Denne fremsynede tilgang minimerer risici og øger sandsynligheden for en vellykket ERP-implementering, hvilket i sidste ende øger driftseffektiviteten og rentabiliteten.

Et samarbejde med erfarne ERP-konsulenter som Deltek er afgørende for organisationer, der ønsker en problemfri udvælgelses- og implementeringsproces, der sikrer både øjeblikkelige og varige forretningsmæssige fordele.

Delteks cloudbaserede ERP-løsninger er bygget til at understøtte projektbaserede virksomheder og strømline og automatisere kerneforretningsaktiviteterne, samtidig med at de nedbryder forretningssiloerne.

Vores løsninger giver overblik i realtid over alle hjørner af din virksomhed og den daglige drift. Avanceret business intelligence, analyser og rapportering muliggør sikker og rettidig beslutningstagning. Uanset om din virksomhed er lille, mellemstor eller stor, hjælper vores skalerbare og fleksible løsninger dig med bedre at betjene dine kunder, mens væksten og rentabiliteten stiger.

Førende inden for projektbaseret ERP

Takket være vores Deltek Project Nation-kunder er vi blevet kåret som den bedste inden for offentlige kontrakter og professionelle serviceydelser! Vores branchespecifikke løsninger – Ajera, Costpoint og Vantagepoint – anerkendes fortsat i kategorien Førende inden for projektbaseret ERP.