ERP-implementeringer
Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er en kritisk komponent i enhver virksomhed, der gerne vil være succesfulde. Uanset om det erstatter et gammelt lokalt system, føjer funktionalitet til et allerede implementeret cloud-miljø eller erstatter et ældre regnearksbaseret system, er implementering af et ERP-system afgørende for at opnå succes.
Uanset hvilken ERP-software der vælges, vil det endelige resultat af ERP-systemet – hvad angår brugeraccept, procesintegration, datakvalitet og forretningstilpasning – afhænge af, om implementeringen forløber problemfrit.
Den primære faktor for langsigtet succes med et ERP-system starter med implementeringen. Selvom der er mange vellykkede implementeringer, er landskabet fyldt med implementeringer, der spænder fra helt fejlslagne projekter til dårligt fungerende regnskabssystemer.
Ifølge Gartner mislykkes næsten 75 % af alle ERP-implementeringsprojekter. Der er mange grunde til, at implementeringen af ERP kan mislykkes, men det skyldes ofte uoverensstemmelser mellem forretningsmål og teknologi.
Heldigvis findes der klare retningslinjer for succes, som kan fungere som en køreplan for organisationer, der er interesserede i at implementere et ERP-system. I denne artikel beskriver vi syv tips til succes, bl.a. spørgsmål til leverandører og referencer under udvælgelsesprocessen, der kan sikre, at din ERP-implementering bliver vellykket.
Tjekliste For Krav Til ERP-Implementering
En ERP-løsning giver et enkelt, integreret overblik over alle aspekter af virksomhedens drift. Ud over regnskaber, HR, lagerstyring og kunderelationsstyring indeholder et ERP værktøjer til styring af indkøb, produktionsplanlægning, kvalitetssikring og meget mere.
ERP-implementeringer er generelt "komplekse", men kan være enkle, når du forstår virksomhedens behov. Her er nogle vigtige punkter om implementering af ERP:
- Definer systemkrav: Det vigtigste trin i implementeringen af et ERP er at definere, hvilken forretningsproces systemet understøtter. Hvilke typer transaktioner opretholder den? Hvor omfattende er din database? Har du brug for at integrere systemer som CRM, HRMS og e-handel? Er der specifikke funktionaliteter, du gerne vil inkludere, såsom forsyningskædestyring eller automatiserede workflows? Du vil sandsynligvis opdage, at de funktioner, du troede, du havde brug for, ikke er nødvendige, mens andre, du aldrig har overvejet, kan vise sig at være vigtige.
- Fastsæt dine forretningsprocesser: Når du har defineret, hvad du har brug for fra dit ERP-system, skal du beslutte, hvordan du får det. En typisk ERP-implementering involverer flere faser: planlægning, konfiguration, installation og test. Hvert trin bygger videre på et tidligere trin, så du skal planlægge for at sikre, at alt passer perfekt sammen. I planlægningsfasen bør du f.eks. overveje, om dine nuværende processer egner sig godt til automatisering, hvilket vil hjælpe dig med at identificere, hvor du skal automatisere. I konfigurationsfasen bestemmer du, hvordan du bedst designer din datamodel og implementerer softwaren. Og under integrationsfasen skal du konfigurere de grænseflader, der kræves for at tilslutte komponenterne.
- Sørg for, at ERP-softwaren fungerer: Når du har implementeret dit ERP, skal du udføre en række test for at kontrollere dets funktionalitet. Test udføres ved at køre rapporter om systemets ydeevne, kontrollere nøjagtigheden af dine data, sammenligne resultaterne af manuelle beregninger med dem, der genereres automatisk, osv. Hvis du ikke tester grundigt, kan du ende med at bruge mange tusinde kroner på at løse problemerne bagefter.
- Vedligehold løbende teknisk support: Som ved enhver væsentlig teknologiændring er det afgørende at opretholde løbende support for at sikre, at dit ERP fungerer effektivt. Leverandører tilbyder typisk vedligeholdelseskontrakter på forskellige serviceniveauer, lige fra vigtige opdateringer til fuldtidssupport. Det serviceniveau, du vælger, afhænger af dine behov og dit budget.
Årsagerne Til Fejl I ERP-Implementeringen
De fleste ERP-implementeringer mislykkes på grund af manglende forudseenhed. Virksomhedsejere kæmper ofte med at implementere ERP-systemer, fordi de ikke har en strategi til håndtering af uforudsete begivenheder.
Før du går i gang med at implementere ERP, skal du overveje dine forretningsmæssige krav og den indvirkning, en ERP-implementering kan have på dine forskellige forretningsprocesser. Hvis du ikke forstår ERP-implementeringsprocessen godt nok, kan det føre til uplanlagte afbrydelser af din forretningsproces i overgangsperioden.
ERP-implementeringen går sjældent galt, men når de gør det, kan det være katastrofalt for organisationer. Læs mere i ERP Research om nogle af de mest veldokumenterede Oracle-, SAP- og Microsoft ERP-fejl.
Her er de ti mest almindelige årsager til fejl med ERP:
- Dårlig tilpasning af software/unøjagtige krav
- Virksomhedens ledelse prioriterer ikke implementeringen
- Utilstrækkelige teamressourcer
- Manglende ansvarlighed til at træffe rettidige kvalitetsbeslutninger
- Manglende investeringer i forandringsledelse
- Utilstrækkelig uddannelse/support
- Utilstrækkelig finansiering
- Utilstrækkelig rensning af data
- Insisteren på at få ERP til at ligne et ældre program
- Manglende test
Syv Tips Til En Vellykket ERP-Implementering
Softwaren er kernen i et ERP-system, men for at kunne bruge det effektivt skal du migrere dine data, definere nye arbejdsgange og træne dine brugere i de nye processer og procedurer. Disse skridt kan være de vigtigste for at få det rigtigt.
Selv den bedste Enterprise Resource Planning-software vil være ubrugelig, hvis dit team ikke føler sig godt tilpas ved at bruge det.
Problemfyldte implementeringer kan have betydelige langsigtede omkostninger, f.eks. yderligere rådgivning, support og tid, der bruges på at løse problemer. For at undgå disse risici skal du grundigt gennemgå softwareudbyderens foreslåede implementeringsproces.
Hvis din organisation vil implementere en ny ERP-løsning, er her syv faktorer, der skal overvejes for at sikre en problemfri og vellykket implementeringsproces.
1. TÆNK PÅ EN ERP-IMPLEMENTERING SOM EN INVESTERING
Implementering af din ERP er ikke en omkostning; det er en investering, der vil give overskud på lang sigt for din virksomhed. Når du køber et ERP-system, køber du et system, der skal forbedre din virksomheds drift i mange år fremover.
Investeringsafkastet (ROI), du kan få, er baseret på den værdi, du får fra dit systems levetid, normalt 10-12 år. Når du går i gang med at planlægge og træffe valg, er det derfor vigtigt at vælge et system, der opfylder dine nuværende krav, såvel som dem, du forventer, du vil have i fremtiden.
Planlægning og forberedelse af din investering er afgørende. Du skal sikre, at din investeringsplanlægning omfatter omkostningerne til optimering af forretningsprocesser og procesautomatisering ud over personale- og teknologiomkostningerne.
Før du vælger, skal du foretage en grundig vurdering af dine nuværende og fremtidige forretningsbehov. Se på dit ERP-system som en investering i din virksomheds fremtid; fokuser ikke på de kortsigtede købsomkostninger. Den rigtige løsning er måske ikke den billigste, men det er bedre at betale mere nu for et system, der opfylder dine behov på lang sigt.
2. BRUG ERFARNE IT-PROJEKTLEDERE
Projektlederen har direkte indflydelse på en vellykket ERP-implementering. Tænk på din ERP-implementering som en "symfoni" og din projektleder som en "dirigent". For at få succes skal projektlederen fejlfrit orkestrere alle de aktiviteter og personer, der er involveret i gennemførelsen.
Projektledere leder de mest succesfulde ERP-implementeringer, når de deltager i både udvælgelsen og implementeringen. De skal have mulighed for at komme ned i detaljerne i implementeringen uden at miste overblikket over de overordnede forretningsmål, projektomfang, tidsplan og budget.
Da ERP-implementeringer er tværfunktionelle, skal projektlederen forstå ikke kun deres egen afdelings processer, men også hvordan alle de andre afdelinger fungerer. Da ERP-implementeringer ofte kræver omstrukturering af processer, bør de være i stand til at tænke kreativt for at hjælpe med at definere nye og bedre metoder.
Projektledere, der fører an for en ERP-implementering, bør forstå både forretningsområdet (LOB) og slutbrugernes behov. Giv den enkelte person muligheder – men hold dem ansvarlige for at dokumentere behovene. Projektlederen skal have mest at vinde eller tabe ved en vellykket implementering.
3. START MED EN SOLID ERP-IMPLEMENTERINGSSTRATEGI
En vellykket gennemførelse bør følge en systematisk proces. Implementeringsstrategien skal være i overensstemmelse med organisationens mål. Mangel på en klar strategi, ønskede resultater og præcise definitioner af problemer, du forsøger at løse, kan føre til udfordringer under ERP-implementeringen.
En god strategi bør omfatte kritiske forretningsprocesser, økonomiske fordele, omfang, budget og deadlines. Den skal også overveje, hvordan den daglige drift inkorporeres, så det sikres, at den ikke forstyrrer den igangværende gennemførelse.
Ved at forblive fokuseret og gennemføre en gennemtænkt implementeringsstrategi kan din organisation forbedre sin konkurrencemæssige fordel, øge produktiviteten og udnyttelsen, øge kundeserviceniveauet og reducere lagerbeholdningerne.
4. INDGÅ I ET PARTNERSKAB MED ERFARNE INTEGRATIONSKONSULENTER
Erfaring gør en stor forskel, når du implementerer ERP. I betragtning af den langsigtede forventede brug af systemet er det vigtigt at finde erfarne ledere til dit projekt. Ideelt set bør nøglemedlemmer have erfaring med at implementere den specifikke ERP, du implementerer. Du bør overveje at ansætte nye medarbejdere med erfaring i ERP-implementeringer, før du starter dit projekt.
Når du gennemgår de eksterne konsulenter, skal du kigge efter dem, der kender din branche og dine forretningsprocesser, ikke kun selve værktøjet. De skal også have erfaring med at implementere det i organisationer som din og skal kunne forene kendskab til værktøjet med dine forretningsmæssige krav og kompleksiteter.
Sammensæt et internt kerneteam, der er vidende og kan træffe vigtige beslutninger om metoder, omfang, go/no-go beslutninger, budgetter, tidsplaner, og meget mere. Ud over viden og erfaring bør du have medarbejdere og eksterne konsulenter, der kan forpligte sig til projektets varighed. Også selvom du måske skal finde andre til at overtage betydelige dele af deres daglige arbejdsopgaver under implementeringen – du vil gerne have, at projektet bliver en succes.
5. GENNEMFØR STRENGE APPLIKATIONSTEST
Mange implementeringer fejler på grund af utilstrækkelig testning gennem hele processen. Det er vigtigt ikke at skære ned på testene, når du arbejder på at overholde tætte deadlines. Test gør det muligt at identificere problemer tidligt, der kan blive langt dyrere senere. Gennemgå din organisations vigtigste forretningsscenarier og process flows, og udvikl test omkring disse forskellige scenarier. Prøv at gøre din liste så omfattende som muligt.
Identificer de superbrugere på tværs af organisationen, der kan hjælpe med at teste disse scenarier. Når du kører tests, skal du sikre dig, at alle transaktioner flyder korrekt gennem ERP-systemet, og at data og rapportering er nøjagtige. Stresstest bør være en del af dette for at sikre, at systemet kan understøtte de transaktionsvolumener, du forventer.
6. FORBERED DIG MED OMFATTENDE BRUGERUDDANNELSE
For at hjælpe virksomheder med at sikre vellykkede ERP-implementeringer skal medarbejderne være uddannede og forberedte på at bruge det nye økonomi- og projektstyringssystem. Et solidt uddannelsesprogram vil hjælpe med at sikre en smidig overgang. I gennemsnit dedikerer vellykkede ERP-implementeringer 10 % eller mere af det samlede budget til uddannelse, træning og forandringsledelse. Softwareleverandører tilbyder ofte en uddannelsespakke som en del af deres tilbud – så sørg for at forhandle det på forhånd under udvælgelsesprocessen.
Da et ERP-system tilbyder komplet automatisering for de fleste afdelinger i din organisation, bør uddannelsen være grundig og omfatte alle berørte brugere. Viden om, hvordan systemet anvendes effektivt, vil sikre optimal anvendelse og hurtigere implementering. Det er afgørende at have interne eksperter på lang sigt.
Et omfattende uddannelsesprogram bør omfatte online læring, klasseundervisning og on-the-job træning med eksperter, der arbejder på dit projekt. Live-træning med dit team og systemeksperter vil hjælpe med at sikre bedste praksis.
7. VÆR KLAR TIL FORANDRINGSLEDELSE
Forandringsledelse er en vigtig del af en vellykket ERP-implementering. Hele din organisation skal være engageret og klar til forandringen. For at omfavne det nye system og give slip på det gamle system og processer, er de nødt til at forstå, at slutmålet vil være langt bedre end den nuværende situation. Gennemsigtighed og hyppig kommunikation gennem hele implementeringsprocessen vil hjælpe med at få organisationen hurtigere gennem overgangen.
For at fremskynde tilpasningsprocessen skal du forsøge at afvikle det gamle system til tiden. Jo længere det er tilgængeligt, jo længere tid tager det at flytte dine slutbrugere til det nye system og processer.
Cloud Computing Og Fremtiden For ERP-Implementeringer
Ifølge en rapport fra Aberdeen Group (Improve Your Midmarket Business Operations with Cloud Applications) giver skyen håndgribelige forretningsmæssige fordele i driftsomkostninger, overholdelse af tidsplaner og levering til tiden.
Aberdeen rapporterede, at den gennemsnitlige forbedring af rentabiliteten i de seneste to år for mellemstore virksomheder, der ikke bruger en cloud, var 9 %. Men små og mellemstore virksomheder, der bruger en cloud, rapporterede en 17 % forbedring i rentabiliteten i løbet af de sidste to år. Det er en forskel på hele 8 procentpoint. Disse markedsledere oplevede en ROI, der forbedrede deres samlede bundlinje ved at levere de teknologiske værktøjer, deres medarbejdere havde brug for.
For mange små og mellemstore virksomheder er det nødvendigt at flytte til skyen for at spare initialomkostninger. Men en anden væsentlig fordel er hastigheden af implementeringen og den løbende softwarevedligeholdelse.
Cloud ERP-løsninger giver virksomheder større hastighed, forbedret sikkerhed, reducerede omkostninger og øget fleksibilitet. Disse løsninger gør det muligt for virksomheder at fokusere på deres kerneforretningsstrategi i stedet for at bekymre sig om administration af IT-infrastrukturer.
Hvorfor Vælge Deltek Enterprise Resource Planning?
Deltek er den førende leverandør af ERP-løsninger til projektbaserede virksomheder. Vi tilbyder specialbyggede applikationer til offentlige kontrakter, produktion, konstruktions- og serviceindustrier, der ønsker at tage kontrol over deres forretning. Vores cloud-baserede ERP-software tilbyder et stort udvalg af funktioner, fleksibilitet, sikkerhed og pålidelighed.
Vores mission er at levere løsninger, der hjælper vores kunder med at forbinde og automatisere den projektlivscyklus, der driver deres forretning. Vi tror på, at bedre software betyder bedre projekter. Vores brancheekspertise gør dine projekter succesfulde og hjælper dig med at nå en performance, der maksimerer produktiviteten og indtjeningen.