Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) ?

Les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA - Professional Services Automation) aident les entreprises de services professionnels à identifier rapidement les opportunités d’acquérir, de servir et de conserver des clients en automatisant la gestion des clients, la planification des ressources, le suivi des dépenses et des coûts et la gestion financière des projets.

Quelle est la différence entre un logiciel PSA et un logiciel ERP ?

L’automatisation des services professionnels diffère de la planification des ressources de l’entreprise (ERP) dans la mesure où un système ERP complet gère tous les aspects des projets, y compris les fonctions comptables. Une solution PSA gère les fonctions de front-office de l’entreprise et des projets ; elle n’inclut généralement pas d’outils comptables (tels qu’un grand livre de comptes), mais elle peut s’intégrer à des outils comptables.

La définition et les fonctionnalités des solutions PSA continuent d’évoluer et la frontière entre ERP et PSA devient de plus en plus floue. C’est pourquoi le terme PSA est souvent utilisé pour décrire un ERP pour les services professionnels.

Les entreprises travaillant sur la base de projets ont des besoins distincts et doivent envisager leurs activités sous trois angles : les clients, les services (départements ou unités opérationnelles) et les projets.

Bien qu’il soit agréable de travailler sur la base de projets (les tâches à accomplir sont variées, cela permet de travailler pour de nombreux clients différents), cela complique la gestion d’une entreprise. Vous devez gérer scrupuleusement vos ressources, vous assurer que vos collaborateurs ont la bonne quantité de travail, surveiller l’avancement et le coût des projets, assurer le suivi financier afin de facturer avec précision et d’être payé rapidement, et collecter des informations qui vous aideront à décider des opportunités à saisir et du montant des frais à facturer.

De plus, personnaliser des outils génériques de gestion de projets entraîne souvent une mauvaise visibilité, des rapprochements manuels et des calculs hypothétiques qui ne sont pas liés aux bons projets.

Les logiciels de PSA permettent de relever ces défis. Le principal avantage des solutions PSA est que chaque transaction est liée à trois éléments : un compte, une organisation (la personne ou l’équipe chargée de la mission) et un projet (le produit ou le service fourni aux clients qui est la source de facturation et de revenus).

En reliant les informations de l’entreprise et celles du projet sur une même plateforme, vous bénéficiez d’une visibilité et d’un contrôle inégalés, et vous pouvez prendre des décisions sur la base de données à jour et en temps réel, plutôt que de travailler avec des données expirées.

Le logiciel PSA offre un certain nombre d’avantages qui soutiennent chaque étape de votre projet :

• Développer l’activité grâce à la gestion des opportunités : La plupart des outils de gestion de la relation client (CRM) sont conçus pour les entreprises qui vendent des produits ; ils ne fonctionneront pas pour les entreprises qui gèrent des projets, car le principal élément d’un projet est souvent la main-d’œuvre. Un PSA avec un véritable CRM basé sur projet aide les entreprises de services professionnels à comprendre leur marché et à identifier, gérer, suivre, prévoir et saisir les opportunités.
• Augmenter les taux de réussite : Lorsque vous savez quels sont les projets les plus rentables, vous disposez d’un processus de développement commercial plus efficace. En disposant de meilleures informations, vous pouvez vous concentrer sur les projets et les clients qui correspondent le mieux à vos compétences, ce qui augmente votre taux de réussite.
• Augmenter les profits grâce à une meilleure information : Dans le paysage commercial actuel, les prix sont incroyablement compétitifs. En effet, de plus en plus d’entreprises se disputent de moins en mois d’emplois, ce qui engendre des marges bénéficiaires serrées. Un système PSA vous aide à créer des prévisions précises qui vous permettent de maintenir vos marges et de proposer des offres rentables.
• Développer et utiliser les ressources à bon escient : Votre personnel est le principal atout de votre entreprise. Grâce à un logiciel PSA, vous pouvez optimiser vos ressources humaines en identifiant vos besoins, en trouvant et en développant les bons talents et en utilisant efficacement les ressources pour des tâches qui génèrent des revenus.
• Accélérer les flux de trésorerie : Si vous disposez d’un bon système PSA, vous recevrez les paiements qui vous sont dus plus rapidement. Lorsque les coûts de personnel et de matériel sont liés au bon niveau d’un projet, vous créez d’emblée des factures correctes. Les transactions validées pour leur exactitude permettent d’automatiser la création de factures. Ainsi, les clients paient dans les temps, ce qui accélère le flux de trésorerie.
• Gérer les projets et le matériel : La planification et la budgétisation des projets aident les chefs de projet à avoir une meilleure visibilité sur les projets, ce qui leur permet de mieux respecter les tâches et le budget.
• Collaborer socialement : Les outils de collaboration sociale aident votre équipe à travailler efficacement, à partager des mises à jour avec les clients, à trouver des idées pour faire face à une situation difficile, etc.
• Gagner en visibilité et en contrôle : Si vos solutions actuelles sont cloisonnées, il faut parfois des jours, voire des semaines, pour obtenir des informations précises sur les échéances, les coûts et les bénéfices par projet ou par programme. Il en résulte souvent des retards de livraison et des surcoûts qui peuvent mettre en péril la rentabilité de votre entreprise. La bonne solution PSA offre une visibilité complète sur l’état d’avancement, les portefeuilles, les risques et les opportunités de chaque projet. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre des mesures proactives avant que les problèmes n’apparaissent.

Des projets réussis avec PSA

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Un logiciel PSA efficace comprend les fonctions suivantes, dont beaucoup permettent d’optimiser la productivité et le chiffre d’affaires :

• Les utilisateurs de CRM créent des campagnes et suivent la progression des prospects et des clients dans le processus de vente. Identifier des maillons faibles dans le cycle de vente, mais aussi des clients fidèles est inestimable pour planifier les projets futurs. L’automatisation des offres permet de décrocher plus facilement des projets, de réduire les coûts et d’améliorer la qualité des offres.
• La gestion de projet permet de centraliser et d’intégrer le lancement, la planification, l’exécution et la clôture des projets. Les rapports précisent les délais, les budgets, les activités et leur ordre logique, ainsi que les ressources nécessaires à la réalisation des activités. Les outils de gestion du temps et des dépenses s’intègrent aux systèmes de gestion des comptes clients et s’adaptent aux différentes exigences de facturation, ce qui permet d’optimiser la facturation, les offres et les contrats.
• La gestion des ressources humaines (HRM) permet de gérer le recrutement, l’accueil des nouveaux employés, la formation, l’évolution de carrière, la planification/gestion des ressources et la paie. Elle aide également les gestionnaires de projet à déléguer les différentes tâches et à mesurer les fluctuations saisonnières, ce qui permet de réduire les problèmes de ressources et d’augmenter la productivité.
• La comptabilité de projet peut être incluse dans une solution PSA ou intégrée à vos outils comptables. Revoir et gérer l’ensemble du portefeuille de projets vous aide à diriger l’entreprise avec stratégie.
• Facturation : Les fonctions de capture et de suivi permettent de garder un œil sur les données relatives au temps et aux dépenses.
• Quant aux outils de collaboration, ils permettent aux personnes impliquées d’échanger des conversations, des tâches, des événements et des fichiers.

Un logiciel PSA est un outil indispensable pour les entreprises qui cherchent à opérer à un niveau supérieur, à augmenter leur productivité et à mieux comprendre ce qui fait le succès de leur entreprise.

Le choix judicieux du système PSA est plus important que jamais, car vous n’achetez pas seulement un outil ; vous choisissez un partenaire de confiance qui collaborera avec vous tout au long de la transition numérique de votre entreprise. Que vous soyez à la recherche d’un nouveau système PSA ou que vous réévaluiez les fournisseurs en vue d’une mise à niveau, tenez compte des critères suivants :

1. Une solution complète et sur mesure : Votre solution doit être conçue en fonction de votre secteur d’activité. N’optez pas pour une solution générique qui nécessitera une adaptation à vos besoins.
2. Une réputation respectée dans votre secteur : Votre fournisseur est-il un leader respecté dans votre secteur ? Regardez au-delà du produit et observez l’influence qu’a le fournisseur dans le secteur.
3. Évolutivité : Recherchez une solution qui peut facilement s’adapter à la stratégie de croissance de votre entreprise.
4. Intégration à vos outils de comptabilité et/ou CRM existants : Assurez-vous que l’outil peut être intégré à vos outils existants, si vous souhaitez les conserver.
5. Un coût total de possession transparent : Les coûts récurrents doivent être clairs dès le départ. Les modèles de tarification doivent inclure tous les détails. Optez pour un logiciel basé sur des plans tarifaires flexibles, qui inclut une suite complète, une compatibilité PSA et back-office avec un outil de comptabilité complet.
6. Un bon service après-vente : Optez pour un fournisseur qui est reconnu pour la qualité et la flexibilité de ses plans de service après-vente. Il s’agira de votre principal canal de communication une fois le déploiement terminé.

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