Rédiger un procès-verbal de réception des travaux professionnel : éléments constitutifs

Dans notre manuel complet des pv de réception, nous expliquons en détail ce qu’est un pv de réception et sa finalité. Nous partageons également certaines bonnes pratiques pour la création de pv de réception.

Dans cet article, nous nous attardons sur les éléments constitutifs d’un pv de réception professionnel.

Un procès-verbal clair, qui donne à chaque partie concernée une vue d’ensemble claire des insuffisances, des délais convenus et des actions requises, est crucial pour mener à bien un projet.

Or, d’autres éléments sont nécessaires pour compléter un pv de réception et vous protègent contre les réclamations de dommages, améliorent votre communication, favorisent la communication et la planification du projet, tout en renforçant votre image professionnelle.

En développant la première version d’ArchiSnapper, nous nous sommes entretenus avec des dizaines d’architectes au sujet de leurs pv de réception, de leur choix de structure et de contenu.

Nous avons remarqué que les mêmes éléments revenaient souvent.

Voici un aperçu des éléments constitutifs principaux d’un pv de réception professionnel.

1. Titre du rapport

Le titre est court et concis. Il doit immédiatement clarifier le sujet du texte: "Procès verbal de réception provisoire des travaux pour le projet XYZ".

Conseil : avec ArchiSnapper, vous pouvez définir une fois pour toutes le titre de vos pv de réception, en utilisant ensuite des éléments variables (par exemple [nom du projet] [date de la visite]), de sorte que les titres soient automatiquement générés pour tous les pv de réception.

2. Détails du projet

Le nom du client, l’adresse, une description courte du projet et l’identifiant du projet.

Si quelqu’un reçoit votre rapport, il souhaite savoir immédiatement de quel projet il s’agit, sans avoir à devoir le chercher par lui-même.

Souvent, le pv de réception est également envoyé au client, et il est poli et bien vu de mettre en évidence son nom ainsi qu’un descriptif du projet au début du rapport.

3. Date et heure

Indiquez toujours clairement la date de la visite de réception des travaux dans votre pv. Cette date est importante pour toute amende de retard.

4. État d’avancement des travaux

Une description générale de l’état d’avancement des travaux, ou toute autre impression d’ensemble.

De nombreux architectes illustrent cette partie à l’aide d’une photo, pour que le lecteur ait une vision globale de ce à quoi ressemble le chantier à cette étape précise du projet.

Ci-dessous, vous trouverez une illustration de la représentation de différents éléments du rapport cités précédemment (titre et numéro du rapport, données du projet, date et heure de la visite de réception, statut du projet), sur la première page d’un rapport ArchiSnapper :

5. Personnes présentes – liste de distribution

Chaque pv de réception doit également contenir une liste des personnes présentes, et leurs coordonnées. Notez leur nom, leur rôle et leurs coordonnées de contact.

Ainsi, vos rapports permettent à chacun de retrouver aisément la liste complète des personnes et entreprises concernées.

Il est indiqué qui était présent ou non lors de la visite de réception des travaux, et quelles personnes ont reçu le rapport — ce qu’on appelle la liste de distribution.

Conseil: la liste de coordonnées, de présence et de distribution peuvent être rassemblées dans un seul tableau.

6. Liste des remarques et insuffisances des travaux

C’est le cœur du rapport. Il s’agit de la liste des défauts visibles constatés lors de la visite de réception et qui doivent être résolus avant la livraison définitive.

Généralement ces observations sont regroupées par catégorie, par exemple :

Menuiserie intérieure :

• Meuble miroir à poser dans la salle de bain
• Nettoyage des gouttières et fenêtres coulissantes

Menuiserie extérieure :

• Porte d’entrée – régler le seuil
• Lumière indirecte dans le hall de nuit

Parfois, les points sont aussi regroupés par espace, par exemple :

Le salon :

• Nettoyer fenêtre grande terrasse
• Réparer la rayure dans le verre de la fenêtre petite terrasse

Terrasse :

• Remplacement de la gouttière
• Joint d’étanchéité

Chacun de ces observations est ensuite détaillé avec des éléments tels que le numéro, le statut, la date, la description, les photos, la personne responsable, la localisation sur le plan, etc.

Voici quelques meilleures pratiques et conseils concernant une bonne documentation des remarques dans un pv de réception :

Ajoutez des photos

Prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Une photo vaut plus que mille mots. Les photos rendent également votre rapport plus lisible.

Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins sont identifiés dès le premier coup d’œil.

Vous pouvez enrichir vos photos avec une légende et une date.

Soyez bref et clair

Les rapports de chantier sont importants mais ne doivent pas tourner en textes juridiques. Utilisez des phrases claires et complètes, compréhensibles par tous. Rédigez vos rapports comme si vous deviez les faire lire à un tiers complètement extérieur au projet.

Numérotez vos remarques

N’oubliez pas de numéroter vos remarques. Cela vous permet de faire référence ultérieurement à ces observations, et évite toute confusion ou malentendu. De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation, par exemple, 3-7 (septième observation du troisième rapport).

Indiquez chaque emplacement sur un plan

Montrez aux parties concernées où exactement se situe un problème en plaçant des pointeurs numérotés sur le plan. Ou esquissez sur le plan pour plus de clarification.

Ajoutez statut, date, étiquette et plus

De nombreux architectes ajoutent également d’autres éléments pour clarifier et compléter le tout : tel que le statut de la remarque (OK ou NOK), la date à laquelle il doit être résolu, ou une « étiquette (ou balise) » supplémentaire, par exemple « urgent ».

7. Signatures

Afin d’éviter des discussions ultérieures, toutes les parties concernées, c’est-à-dire le maître d’ouvrage, l’entrepreneur et l’architecte, doivent signer le procès-verbal de la réception provisoire.

8. Non-responsabilité

Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard.

Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard que vous pouvez utiliser :

Avis de non-responsabilité : les inspections effectuées par l’architecte/le maître d’ouvrage dans le cadre de ce contrat ont été faites dans les conditions limitées décrites par les observations sur le chantier dans le document XYZ, Conditions générales du contrat de construction, tel que mentionné dans l’entente passée entre le propriétaire et l’architecte.

L’information contenue dans le présent rapport de chantier par raison sociale a été préparée à notre connaissance selon les conditions observables sur le chantier. Ces observations seront approuvées, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées à l’observateur à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées.

Voici comment ArchiSnapper reprend les éléments ci-dessus (documents, responsabilité et signatures) dans un rapport concis.

9. Image de marque

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque comme le nom de votre entreprise, logo, adresse, coordonnées, afin de renforcer votre image professionnelle.

N’en faites pas trop. Car le rapport doit rester simple, clair et structuré.

Conseil : ajoutez votre signature écrite au bas de votre rapport de chantier; il donne à votre rapport de chantier une touche personnelle et professionnelle.

Nous avons développé ArchiSnapper en 2012. Une application simple mais puissante, spécialement conçue pour la création de rapports de chantier, PV de réception et le suivi de chantier.

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