Rapports de chantier et réception des travaux : oubliez Word et Excel !

Avant de commencer, je précise une chose : je trouve que Word et Excel sont des outils fantastiques. Tous deux sont simples à utiliser, peu coûteux et peuvent être utilisés pour de nombreuses tâches différentes.

Cela dit, il y a une grande différence entre écrire un article ou organiser votre budget mensuel, et gérer des rapports de chantier ou des rapports de réception des travaux sur un projet de construction, où des éléments très spécifiques entrent en jeu, comme :

• Documenter différents éléments lors d’une visite de chantier.
• Devoir inclure des photos ou images (souvent annotées, ou sous forme de croquis) dans le rapport.
• Ajouter un accès rapide aux coordonnées de contact.
• Afficher visiblement des informations relatives au projet, telles que l’adresse du bâtiment, les clients, la date du rapport, le numéro du rapport et les numéros des observations.
• Suivre de nombreux documents pour plusieurs projets.
• Modifier les plans ou les rapports, apporter des modifications ou des annotations aux dessins et aux plans de sol.
• Organiser les annotations avec des images et d’autres informations connexes dans un rapport bien structuré et facile à comprendre.
• Partager les rapports avec les personnes concernées.

Les technologies modernes, comme les logiciels et les applications en cloud, permettent de rationaliser et d’automatiser facilement le processus de création de rapports.

Or, pour ce processus en particulier, Word et Excel s’avèrent obsolètes et dépassés. Et je vais vous expliquer pourquoi.

En effectuant une visite de chantier, vous remarquez quelque chose qui doit être réparé : par exemple, certains carreaux de la salle de bains qui n’ont pas été posés correctement.

Vous prenez une photo avec votre téléphone ou votre tablette, et vous prenez des notes avec un stylo et du papier, avant de poursuivre votre visite.

La photo est enregistrée sur votre appareil photo, peut-être avec des centaines d’autres photos que vous avez prises cette semaine.

Vous répétez cette opération pour les autres problèmes que vous repérez lors de la visite du chantier.

Ensuite, vous quittez les lieux et passez à votre prochaine réunion ou visite.

Un peu plus tard, vous retournez au bureau et vous vous asseyez pour rédiger le rapport.

Vous devez d’abord retrouver le câble pour transférer les photos depuis votre téléphone à votre ordinateur, et pendant votre recherche, un collègue surgit dans votre bureau, avec une petite question portant sur un autre projet.

Après son départ, votre associé débarque et vous rappelle que vous devez de toute urgence rédiger une proposition pour un projet potentiel, et que vous devez donc donner priorité à ce projet. Vous vous exécutez.

Cela finit par prendre beaucoup plus de temps que vous ne l’aviez prévu au départ, et soudain, il est 17 heures. L’heure de quitter le bureau !

Et vous vous souvenez que vous n’avez toujours pas créé et envoyé ce maudit rapport de chantier.

Vous prenez le câble de transfert de photos, et vous vous installez devant votre ordinateur.

Vous ouvrez votre document Word.

Espérons que vous ne repartez pas de zéro pour chaque rapport et que vous disposez, pour vous aider, d’une sorte de modèle de rapport standard.

Si vous n’avez pas de modèle pré-etabli, vous devrez créer et formater l’introduction (l’adresse de la propriété, les contacts nécessaires, le logo de votre entreprise, etc.).

Vous prenez votre carnet de notes et vous l’ouvrez à la page contenant les notes prises pour la visite d’aujourd’hui.

Vous avez pris des notes manuellement, celles-ci sont donc un peu brouillon.

Par exemple, vous avez écrit « salle de bains = carrelage ».

Quel était exactement le problème avec les carreaux ? L’un d’entre eux était-il endommagé ? La couleur n’était pas la bonne ? Ou bien s’agissait-il d’un problème de pose ?

Vous devez faire appel à votre mémoire et faire de votre mieux pour vous souvenir avec exactitude de tous les problèmes.

Vous devrez peut-être même revoir vos photos pour vous assurer que vous avez tout mémorisé. Sauf qu’avant ceci, vous devez connecter votre téléphone à votre ordinateur pour transférer les photos.

Ensuite, il faut trier les images : supprimer les doublons et les photos floues, rechercher les photos qui correspondent à votre visite, et s’assurer qu’elles sont nettes et que le problème est facile à identifier. Vous compilez les photos que vous voulez inclure, et vous les transférez à votre bureau.

Ensuite, vous commencez à annoter les photos. Vous devez ouvrir un outil d’annotation des images et ajouter des annotations, puis télécharger les photos annotées sur votre bureau et supprimer les photos originales pour éviter toute confusion.

Vous devez faire de même pour ajouter des informations spécifiques à un lieu sur les plans de sol, en utilisant la fonctionnalité d’annotation sur Adobe.

Vous devez ensuite rédiger les notes dans le document, et ajouter les photos et les images.

Vous avez presque terminé, votre document est parfaitement formaté : les titres sont correctement mis en gras et le texte est bien divisé en parties, les tableaux sont ajoutés et la taille des cellules est correcte, votre liste est parfaitement alignée, le logo orne le coin supérieur gauche, et vous êtes presque prêt à l’exporter en format PDF, et à l’envoyer à l’équipe de construction et aux clients.

Puis, à la dernière minute, vous ajoutez une seule photo supplémentaire. Pour une raison quelconque, le formatage du document se retrouve entièrement à gauche. Vous allez « galérer » 5 minutes de plus à réajuster et à redimensionner le document.

Vous enregistrez votre rapport sur votre ordinateur et vous écrivez un e-mail, vous sélectionnez les contacts dans votre liste d’adresses et vous appuyez sur envoyer.

Nombre d’étapes : BEAUCOUP TROP.

Si vous êtes comme la plupart des architectes ou des entrepreneurs, ce processus entraîne une énorme perte de temps précieux.

Un tel processus ne vous motive pas à commencer : peut-être que vous repousserez la rédaction et l’envoi de vos rapports de chantier et de vos rapports de réception des travaux.

Et cette procrastination comporte des risques. Non seulement vos rapports de chantier deviennent obsolètes si vous ne les envoyez pas dans les jours qui suivent, mais ce retard nuit à votre crédibilité et vous pourriez vous retrouver dans une position vulnérable en cas de litige. Et oui : dans un tribunal, la communication écrite est la seule preuve qui compte.

Imaginez qu’immédiatement après votre visite de chantier, votre rapport est déjà presque prêt à l’envoi.

Avant de quitter le chantier, le rapport contient déjà :

• la date/le numéro du rapport, les informations sur le projet et l’état d’avancement du projet ;
• des observations numérotées et consignées dans le rapport, ainsi que des photos et des images accompagnées d’annotations, de localisations et de descriptions des problèmes ;
• votre logo, l’en-tête, le pied de page et une mise en page standard.

Il vous suffira de le réviser, d’y apporter les modifications nécessaires et d’appuyer sur « envoyer ».

Et c’est tout.

Plus besoin de se débattre avec les mises en page. Plus de transfert et de tri des photos. Plus besoin de retaper les notes prises manuellement. Plus besoin de procrastiner.

Avec Archisnapper, vous pouvez ajouter les photos que vous prenez avec votre smartphone ou votre tablette directement au rapport, avec des annotations, des localisations, des personnes responsables, du texte et plus encore … au fur et à mesure que vous avancez dans votre rapport.

Prêt à documenter des éléments sur le chantier ? ArchiSnapper génère automatiquement un rapport de chantier sous format PDF, avec le logo de votre entreprise et des paramètres de mise en page, que vous pouvez consulter et envoyer par e-mail à n’importe qui en un seul clic, depuis l’application ou depuis votre bureau.

Aujourd’hui, ArchiSnapper est l’outil n°1 au monde pour les rapports de chantier, et compte plus de 10 000 clients satisfaits.

Voici ce que l’un de nos clients dit d’ArchiSnapper :

« Notre entreprise fournit une certification de construction écologique pour les logements individuels et collectifs dans tout l’est des États-Unis. Nous utilisons ArchiSnapper pour tous nos rapports de chantier.
L’application pour tablette simplifie le processus de création de rapports de chantier, ce qui nous permet souvent d’envoyer des rapports avant même de quitter le chantier. Nous gagnons une heure ou plus par rapport : avant, on suivait un processus qui consistait à prendre des notes, à les taper dans Word, à formater des photos et à les enregistrer sous format PDF avant envoi final.
Nos clients apprécient notre sens du détail : par exemple, les photos annotées qui montrent clairement les corrections nécessaires. De nombreux entrepreneurs utilisent nos rapports pour leurs réceptions des travaux, les envoyant à des sous-traitants pour leur communiquer une tâche à accomplir. »

Carl Seville, SK Collaborative

Passer à ArchiSnapper permet aux architectes et aux entrepreneurs qui utilisent encore Word et Excel de gagner beaucoup de temps.

Ne perdez plus des heures à rédiger des rapports de chantier et des rapports de réceptions de travaux. Il existe une autre option, plus rapide et plus facile : ArchiSnapper !

Si vous accordez de l’importance à votre gestion du temps, il est vraiment temps de passer à ArchiSnapper.

Vous avez peut-être quelques réticences et réserves. Prenons le temps de les examiner, et d’y répondre.

1. S’habituer à un nouveau logiciel prend du temps.

Adopter et maîtriser un nouvel outil prend plusieurs jours.

De plus, la perspective de devoir d’abord passer par un temps d’adaptation peut être décourageant.

Parfois, il peut sembler plus facile de se contenter d’un outil familier qui ne fonctionne pas trop mal, plutôt que de risquer d’essayer quelque chose de nouveau.

Ce n’est malheureusement pas une bonne logique.

Disons qu’il vous faut au total 5 heures pour apprendre tous les tenants et aboutissants d’un nouvel outil.

5 heures d’adaptation, cela parait plutôt long.

Or, ce même outil finira par vous faire gagner une heure par semaine.

En quelques semaines, vous aurez rattrapé le temps qu’il vous a fallu pour l’apprendre, et vous continuerez ensuite à gagner du temps indéfiniment.

Si vous gagnez une heure de travail par semaine, au bout d’un an, vous aurez gagné 52 heures de travail. Si vous facturez 75 € de l’heure, cela représente près de 4000 €.

2. Pourquoi payer pour un outil, si je peux en avoir un gratuitement ?

Envisagez ArchiSnapper comme un outil pour faciliter votre processus. L’investissement va de pair avec la qualité que tout outil de qualité propose : vous pourrez mieux travailler, tout simplement.

Je tente une métaphore : utiliser Word ou Excel, ce serait comme utiliser une bouteille de vin vide à la place d’un rouleau à pâtisserie.

Bien sûr, c’est peut-être une bonne solution temporaire. Or, imaginez que vous visitez une cuisine professionnelle et que vous voyez le chef étaler sa pâte avec une bouteille de vin. Que diriez-vous ?

Un outil gratuit n’est pas forcément un outil idéal. Ce n’est pas parce qu’il fonctionne de la même manière qu’il est efficace ou professionnel.

Pouvoir offrir à son client un rapport professionnel en quelques minutes de travail est une preuve d’efficacité.

Dépenser quelques centaines d’euros par an pour un outil conçu spécialement pour vos besoins et qui vous fera gagner des heures chaque mois est une bonne affaire.

3. Lorsque je suis sur le chantier, je ne veux pas passer mon temps à tapoter sur un appareil.

Aujourd’hui, l’utilisation de votre téléphone ou de votre tablette est acceptée comme une pratique professionnelle comme une autre.

Cela dit, il n’est pas toujours facile de prendre le temps de rédiger ses notes détaillées sur votre téléphone ou votre tablette, surtout lorsque cinq personnes attendent que vous passiez à autre chose pendant une réception de travaux.

Quelques stratégies pour y remédier :

• N’écrivez que quelques mots-clés pendant que vous êtes sur place. Ajoutez les images, voire un indicateur de localisation, puis passez à l’élément suivant. Plus tard, lorsque vous serez de retour au bureau ou dans votre voiture, votre rapport sera disponible et vous n’aurez plus qu’à reprendre vos notes pour en faire un texte intégral.
• Utilisez la saisie vocale ! Une fonction très efficace, adoptée par de plus en plus de nos utilisateurs.
• Utilisez un stylet avec une application de reconnaissance de l’écriture (comme Nebo). Vous pouvez écrire avec le stylet (comme vous le feriez sur papier), le texte sera automatiquement transformé en format numérique.

4. À quoi ressemble un rapport ArchiSnapper, est-ce qu’il est fait de façon professionnelle ?

Jetez un œil à l’exemple ci-dessous :

Super clair et facile à comprendre. Formater les photos dans un tableau Word, imaginez un peu le cauchemar… !

Le design reprend le simple formatage typique des colonnes Excel, en y ajoutant la possibilité d’insérer aisément des images et des commentaires . Le rapport est simple à comprendre, bien conçu, et sa création a pris quelques minutes à peine.

Pour résumer, rappelons les problématiques rencontrées lorsqu’on utilise Word et d’Excel pour générer des rapports :

• Le processus n’est pas automatisé. Cela signifie que vous devez ajouter des informations sur le projet, des paramètres de mise en page, des images, des annotations, des contacts, une numérotation des articles : et ce, pour chaque rapport. C’est une énorme perte de temps.
• Le formatage de la mise en page dans Word ou Excel est un cauchemar. Un cauchemar chronophage.
• Si vous utilisez les anciennes versions des outils (donc autre que Google Docs ou Sheets), partager le fichier peut porter à confusion. Est-ce bien la dernière version du rapport ? Et votre équipe, travaille-t-elle elle aussi sur la dernière version du rapport ? Que faire si quelqu’un apporte des modifications essentielles, mais omet d’en informer l’équipe ? Il est capital de pouvoir partager et collaborer en temps réel.

L’absence de base de données centralisée : toutes les données (annotations, photos, dessins) de votre équipe et vous-même sont réparties dans différents dossiers, documents Word, fichiers Excel … Il n’y a pas de base de données centrale qui vous permettrait de retrouver les éléments en souffrance que le sous-traitant X doit modifier sur tous vos projets.

ArchiSnapper automatise le processus de rédaction de rapports de chantier professionnels et de réception des travaux :

• Documenter des éléments sur place devient un jeu d’enfant : ajouter du texte et prendre une photo pour enregistrer des observations ou des problèmes sur place. Annotez vos photos ou vos dessins. Repérez vos observations sur des plans PDF et attribuez-les aux personnes (c’est-à-dire aux entrepreneurs ou aux membres de l’équipe) chargées de régler le problème.
• Vous pouvez utiliser la saisie vocale, pour prendre des notes rapidement et facilement en parcourant le chantier.
• Le processus de création du rapport est automatisé : les informations relatives à votre projet et vos coordonnées sont automatiquement insérées dans votre rapport. Vos observations sont numérotées et disponibles dans le rapport, avec des photos, des informations sur la localisation et des descriptions (l’insertion de photos dans Word n’est pas vraiment une tâche facile !)
• La mise en page – avec votre logo, l’en-tête, le type et la taille de la police, la taille de l’image et plus encore – est définie automatiquement. Une fois que vous aurez défini la mise en page, elle sera appliquée à tous vos rapports.
• Il est facile de passer du portable (pour les déplacements sur le chantier) au bureau (lors du retour au bureau) : il suffit de synchroniser et d’ouvrir le rapport sur l’appareil que vous utilisez.
• Vous avez la possibilité d’automatiser le processus en prédéfinissant un modèle d’e-mail que vous pouvez utiliser pour envoyer les rapports. Vous souhaitez le modifier avant de l’envoyer ? Pas de problème, c’est facile à faire.
• Vous travaillez sur une base de données centralisée :
• Tous vos contacts figurent sur une liste centralisée, vous pouvez donc les réutiliser dans votre prochain projet en quelques clics à peine.
• Toutes les tâches sont accessibles à partir d’un seul endroit : consultez une liste croisée de tous les éléments attribués aux différents sous-traitants.
• Il est possible de planifier un e-mail hebdomadaire à tous les sous-traitants, avec rappel de leurs éléments en souffrance
• Le chef d’équipe est indisponible ou malade ? Remplacez-le au pied levé en consultant son dernier rapport de chantier.
• Collaborez facilement : soyez en phase avec toutes les personnes concernées. Vous pouvez accéder au même rapport en même temps avec vos collègues, clients et sous-traitants.