Un logiciel moderne pour la réception des travaux : un précieux allié commercial

Un logiciel de réception des travaux, c’est d’abord un outil stratégique qui accompagne les professionnels de la construction et apporte plus d’efficacité aux processus liés à la gestion de projet. En permettant aux équipes de communiquer en temps réel, quel que soit l'endroit où elles se trouvent, et en donnant accès à des rapports détaillés sur l'avancement des travaux, l’outil rationalise la distribution des tâches et contribue à un bon suivi du projet, dans les délais impartis.

Dans cet article, nous passerons en revue les principes de base de ces logiciels, et nous expliquerons en quoi l'utilisation d'outils manuels « classiques » est contre-productive. Nous prodiguerons également quelques conseils sur l’utilisation correcte d’un logiciel par les équipes de construction, les équipes d'architecture et les équipes d'ingénierie.

La réception des travaux est essentielle dans le secteur de l'architecture et de la construction : elle assure une finalisation du projet dans les règles de l'art, dans le respect du calendrier prévu.

Le rapport de ce « passage obligé » fournit une liste définitive des éléments du projet qui doivent être achevés pour se conformer aux conditions contractuelles. Généralement établi lors de l’étape finale du projet par le contractant ou le client (ou son représentant, par exemple l’architecte), il est concrétisé à la suite d’une visite du chantier qui permettra de déceler les insuffisances éventuelles, qu’elles soient d’ordre esthétique ou structurel.

L’absence de réception des travaux peut entraîner des problèmes juridiques et financiers, et nuire à votre réputation : il est donc essentiel de pouvoir s’appuyer sur un logiciel spécialisé de confiance, afin de fournir un rapport final des plus précis.

Selon la nature du projet, on peut distinguer deux types principaux de rapports de réception des travaux : l’un pour la construction et l’un pour l'architecture. Les deux requièrent l'approbation de plusieurs parties prenantes.

Le rapport de réception des travaux pour la construction est géré par le chef de projet et le chef de chantier, chargés d'inspecter le chantier et de l'évaluer par rapport au plan initial. En d’autres termes, ils étudient la manière dont le projet a été exécuté et collaborent avec l'entrepreneur général pour clarifier tout écart nécessaire par rapport aux spécifications initiales ou toute insuffisance qui doit être corrigée.

L'entrepreneur général est responsable de la coordination des sous-traitants, des architectes et des designers, qui travaillent ensemble pour finaliser le projet convenu dans les délais. Par exemple, aux États-Unis, il existe souvent des clauses contractuelles qui bloquent une partie du paiement final de l'entrepreneur jusqu'à ce que tous les éléments du rapport soient complétés ou résolus.

L'architecte peut également dresser une réception des travaux lors des étapes clés du projet, lui permettant de s'assurer que tout a été construit conformément aux spécifications du projet. Pour lui, la meilleure pratique consiste à inspecter régulièrement le chantier, ce qui permet d'informer les entrepreneurs des insuffisances potentielles à résoudre avant la réception finale des travaux.

Offrir à chaque acteur du projet une vision précise de ce processus contribue en grande partie à la réussite du projet. Cependant, les rapports de réception des travaux créés manuellement peuvent poser plusieurs problèmes.

Historiquement, les réceptions des travaux se faisaient au format papier. Les réceptions manuscrites ont ensuite disparu avec l’avènement des traitements de texte et des tableurs, une première étape vers l’amélioration du processus. La technologie évolue sans arrêt – et intégrer cette technologie dans votre travail peut vous être particulièrement bénéfique !

Et pour cause… revenons sur le parcours moyen d'une réception des travaux et les nombreuses possibilités d'erreur et de perte de temps à chaque étape.

Imaginez la situation suivante : un chantier de construction résidentielle touche à sa fin et il est temps de faire une réunion avec les équipes responsables. Cela fait un moment que vous souhaitez trouver un meilleur outil pour le processus de la réception des travaux, mais ce n’est jamais le bon moment de vous y mettre, et le temps passe.

À la suite de la réunion, vous retournez à votre bureau pour copier vos notes dans Microsoft Word et télécharger vos photos numériques pour faire quelques annotations. A priori, tout semble clair : un carreau ébréché dans la salle de bains, une éraflure accidentelle sur l'une des plinthes et une ampoule manquante dans l'un des spots de la cuisine. Après avoir copié vos notes, vous vérifiez que les images sont prêtes à être téléchargées sur votre bureau afin que vous puissiez dresser une réception des travaux complète.

Et c'est là que les choses se compliquent… les photos doivent être annotées dans un outil de marquage d'images dédié, avant d’être copiées dans le rapport Word, ce qui perturbe souvent la mise en page du document. Vous passez une heure à régler des problèmes de formatage, puis vous réussissez enfin à transférer les images dans le rapport, avec tout ce qu’il faut, comme il faut : les tableaux, les listes, les logos, les polices et les tailles.

Honnêtement – ne serait-ce pas plus simple de créer une liste personnalisable en temps réel en utilisant un logiciel consacré aux réceptions des travaux ?

Le logiciel de réception des travaux représente la solution idéale pour mener à bien vos projets et éviter les erreurs coûteuses. Grâce à une interface utilisateur intuitive, à l'édition collaborative et à l'accès hors ligne, le logiciel pourra rationaliser la tâche de gestion des visites sur le chantier - de la documentation des insuffisances au partage des rapports avec les parties prenantes.

Les fonctionnalités de ce type de logiciel sont conçues pour vous faire gagner du temps - en créant rapidement des modèles personnalisés pour n'importe quel projet, en annotant les images avec des notes visuelles détaillées et en veillant à ce que tous les membres de l'équipe puissent accéder à la même version d'un document.

Un logiciel facilite l'enregistrement rapide des insuffisances constatées lors d'une visite de chantier, la documentation via des moyens multimédia (photos ou vidéos) et le partage avec d'autres équipes en temps réel. Tout ce dont vous avez besoin reste accessible sur une seule et unique application mobile : vous pouvez donc travailler plus efficacement.

Quelques fonctionnalités du logiciel de réception des travaux :

• Des checklists interactives : créez des checklists pour les inspections, les tâches, les visites de chantier ou tout autre chose touchant au projet.
• Le stockage en cloud : stockez et accédez en toute sécurité aux documents, dessins, photos et vidéos stockés en cloud. Cette fonction garantit que toutes les données du projet sont sauvegardées régulièrement et protégées contre la perte de données.
• La personnalisation : créez des modèles personnalisés pour n'importe quel projet afin de garder une cohérence entre les membres de l'équipe et les parties prenantes pour chaque tâche.
• L’édition collaborative : travaillez avec les membres de votre équipe sur un document en temps réel ou assignez des tâches à des membres spécifiques de l'équipe, rapidement et facilement.
• La disponibilité de l'application mobile : accédez aux rapports, aux checklists, aux images et aux vidéos à tout moment, où que vous soyez, et depuis n'importe quel appareil mobile.

Un logiciel de réception des travaux peut rationaliser les projets et réduire le risque d’erreurs coûteuses. C’est un « game changer », qui peut à lui tout seul assurer la réussite d’un projet, grâce à la possibilité de créer des checklists personnalisées, de stocker des documents et des photos en toute sécurité en cloud et de fournir aux membres de l'équipe un accès en temps réel.

Le fait de pouvoir accéder à toutes les données de votre projet en un seul endroit permet aux parties prenantes de revoir facilement les tâches en cours, et de suivre leur progression depuis n'importe quel appareil. Cette accessibilité assure la transparence du travail d’équipe. Toutes les personnes impliquées peuvent se tenir au courant des travaux tout au long du cycle de vie d'un projet de construction, et ceci limite le risque d’oubli.

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Pour choisir le bon logiciel adapté à votre projet de construction, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs : les fonctionnalités proposées, la facilité d'utilisation, le coût et le service client. Voici quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix :

• Vérifiez les fonctionnalités offertes par le logiciel: celui-ci doit proposer toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, notamment le stockage en cloud, les outils de collaboration, les modèles personnalisables et les signatures numériques.
• Testez l'interface utilisateur : elle doit être intuitive et facile à utiliser. Si elle est trop complexe ou nécessite trop de temps pour être bien maîtrisée, l’outil risque de ne pas convenir à votre équipe.
• Comparez les prix : la plupart des entreprises proposent plusieurs forfaits. Veillez donc à comparer les offres pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• Lisez les avis : les avis en ligne et les témoignages d'autres clients vous seront utiles pour avoir des retours sur le fonctionnement pratique du logiciel.
• Accordez de l’importance au service client : il est important de choisir un fournisseur qui offre une assistance technique de qualité. Le moment venu, vous apprécierez une résolution rapide et efficace d’un problème potentiel.

Gardez ces critères en tête lors de vos recherches, car l’utilisation du bon logiciel peut vous éviter des erreurs coûteuses.

En utilisant une solution numérique pour réceptions de travaux spécialement conçue pour la construction – comme Deltek ArchiSnapper, vous profitez d’un accès et d’une fonctionnalité hors ligne qui peut également fournir des rapports de chantier portant votre image de marque, et vous pouvez automatiser vos checklists grâce à une solution unique, facile à utiliser et en temps réel. Vous disposez d’un rapport de réceptions des travaux complet, mais aussi d'un rapport de chantier prêt lorsque vous quittez le chantier.

Spécialement conçu pour le secteur de l'architecture et de la construction, notre logiciel de réceptions des travaux intègre tout ce qui est nécessaire à la création et à la réalisation de réceptions de travaux de qualité. Documentez les insuffisances de votre projet grâce à quelques mots-clés intuitifs, joignez des photos ou des croquis et annotez vos plans de sol en quelques secondes, ce qui vous permet d’assurer la majeure partie de votre reporting déjà sur place.

L’aspect collaboratif sur une plateforme centralisée un réel atout : tous les acteurs sont parfaitement au fait des évolutions du processus, ce qui vous permet de partager du texte et du contenu multimédia en temps réel avec l'équipe de projet, pour une gestion efficace des tâches.

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