L’application pour réceptions des travaux : au service de la productivité

L'utilisation d'outils manuels pour vos réceptions des travaux peut entraîner des retards, des erreurs et bon nombre de frustrations.

Si Microsoft Word et Excel peuvent vous être familiers, ces outils ont leurs limites et ne suffisent plus pour faire face à la demande croissante des parties prenantes souhaitant un accès rapide aux rapports de réceptions de travaux. Le passage à une application unique et connectée peut vous aider à optimiser et à automatiser les processus, pour une exécution plus rapide, plus précise et plus collaborative du projet.

Cet article explique en quoi une application dédiée aux réceptions des travaux facilite le respect des meilleures pratiques du projet et quelles sont les fonctionnalités idéales d’un tel outil.

Un rapport de réception des travaux est un document détaillant les tâches et les matériaux nécessaires à l'achèvement d'un projet de construction. Il comprend généralement une liste des éléments qui doivent être vérifiés, réparés ou inspectés avant que le projet puisse être considéré comme terminé.

Les réceptions des travaux permettent aux architectes, ingénieurs et entrepreneurs de s’assurer que tous les éléments du projet ont été réalisés correctement. Elles permettent également de suivre l'avancement du projet, d'identifier les problèmes potentiels et de s'assurer que les travaux ont été réalisés de manière satisfaisante avant que le projet ne soit finalisé.

En quoi les réceptions des travaux sont-elles essentielles pour les projets de construction ? C’est ce que nous allons voir dans la partie suivante.

Les réceptions des travaux et leurs rapports sont essentiels pour les architectes, les ingénieurs et les entrepreneurs, permettant de s'assurer que tous les aspects d'un projet de construction sont réalisés correctement et dans les règles de l'art. En composant une checklist détaillée des points qu’il convient de vérifier, réparer ou inspecter avant de considérer que le travail est terminé, vous pourrez détecter à temps les problèmes potentiels.

La réception des travaux fait office de dernière étape avant que le projet ne soit considéré comme terminé. Ainsi, en effectuant les tâches ou les réparations en souffrance, vous veillez à la satisfaction de votre client et instaurez un climat de confiance, tout en maintenant une bonne relation avec les clients.

Une fois l'importance des réceptions des travaux expliquée, attardons nous sur les applications dédiées aux réceptions de travaux, dont le but est de rationaliser et d’améliorer le processus.

Voir son travail scruté et examiné est une étape stressante. Devoir saisir manuellement les moindres détails tout en traitant et en répondant aux commentaires peut être particulièrement oppressant. Heureusement, la technologie moderne vient à notre rescousse grâce aux applications dédiées à la réception des travaux.

Qu’est-ce qu’une application de réceptions des travaux ?

Une application dédiée aux réceptions des travaux contribue à l’organisation et à l’accès à toute la documentation clé en un seul endroit, ainsi que le partage avec les parties prenantes. De plus, vous pouvez transformer vos rapports existants en formulaires d'inspection numériques, que vous n’aurez plus qu’à remplir par la suite sur votre appareil mobile.

Les fonctionnalités incontournables

Pour garantir la meilleure expérience possible pour toutes les parties prenantes – y compris vous-même, ainsi que pour le client final, nous recommandons une solution numérique dotée des caractéristiques suivantes :

• Une interface utilisateur simple pour un accès fluide aux outils et aux informations nécessaires pour compléter le rapport de réception des travaux avec précision et efficacité.
• Une fonctionnalité hors ligne pour pouvoir saisir l’information où que vous soyez.
• Un stockage en cloud pour s'assurer que tous les rapports, toutes les images et tous les documents restent bien conservés en permanence.
• Des outils d'annotation visuelle, la possibilité de génération de rapports PDF, des fonctions de saisie vocale, la numérotation automatique des éléments et des rapports, et le filtrage des éléments sur la base de variables clés.
• La possibilité de collaboration et de communication avec les parties prenantes au sein de l’application, pour permettre à tout le monde de s’aligner sur la même vision du projet (comprenant la possibilité de partage de textes et de photos).

En veillant à ce que toutes les personnes concernées soient connectées via la même application dès les prémices du projet, on simplifie l’identification et la résolution des insuffisances de manière proactive. On met ainsi toutes les chances de son côté d’arriver à un résultat final qui répond aux attentes de chacun.

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Adopter une application spécialement dédiée à la réception des travaux offre de nombreux avantages, notamment l'amélioration de l'organisation et de la communication tout au long d’un projet. Son utilisation minimise les malentendus et réduit le risque de litiges potentiels, notamment sur ce que prévoyait le contrat ou pas. De plus, ces applications offrent une série de fonctionnalités qui facilitent la saisie et le partage des données en temps réel, notamment des outils d'annotation, la génération de rapports PDF et même la saisie vocale.

On contribue ainsi à une meilleure collaboration au sein de l'équipe et à une efficacité accrue du projet, tout en matérialisant des informations concrètes dans un support visuel, afin que toutes les parties concernées soient sur la même longueur d’onde – ce qui représente un gain de temps et d’argent.

Au-delà de la rationalisation du processus de construction, les applications pour réceptions de travaux présentent des atouts majeurs pour une entreprise. En effet, le bon usage des outils de collaboration et de partage de données détaillées en temps réel donne aux entreprises la possibilité d’identifier et traiter les problèmes de manière proactive, ce qui permet d'éviter les litiges et les retards coûteux. En outre, les capacités de stockage en cloud garantissent une sauvegarde des documents quoi qu'il arrive, tandis que les fonctionnalités hors ligne garantissent la conservation de toutes les données.

Pour créer leurs checklists, de nombreux professionnels ont encore recours au duo papier + crayon, puis convertissent manuellement leurs notes au format numérique à l'aide de traitements de texte et de feuilles de calcul. Avec une application dédiée, comme Deltek ArchiSnapper, vous pouvez enfin dire adieu à la prise de notes manuelle.

Cette application simple vous propose tout ce qu’il faut pour rationaliser et automatiser le processus de la réception des travaux de bout en bout, depuis la création de la checklist à la saisie du feedback jusqu'à la génération du rapport final.

Par exemple, vous pouvez prendre des photos des insuffisances encore non résolues, les annoter avec du texte ou des dessins sur place, et stocker toutes vos observations dans le cloud pour pouvoir y accéder ensuite depuis n'importe quel appareil Web, iOS ou Android, quand vous voulez et où vous voulez. En automatisant la génération de rapports de chantier, vous pouvez économiser jusqu'à 70 % du temps qu'il faudrait pour convertir vos notes manuelles.

Une collaboration efficace est indispensable pour la réussite d'un projet – nous le comprenons parfaitement. Et c'est pourquoi l’application permet de signaler une insuffisance à des personnes responsables, et de partager des commentaires dans l'application, en vue d’une résolution rapide. Avec ArchiSnapper, nous vous aidons à optimiser le cycle de vie de vos projets et à atteindre de meilleurs résultats pour vous et vos clients.

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