Rédiger un rapport de chantier professionnel: éléments constitutifs

Dans notre manuel complet des rapports de chantier, nous expliquons en détail ce qu’est un rapport de chantier et sa finalité. Nous partageons également certaines bonnes pratiques pour la création de rapports de chantier.

Dans cet article, nous nous attardons sur les éléments constitutifs d’un rapport de chantier professionnel.

Un rapport clair, qui donne à chaque partie concernée une vue d’ensemble claire de l’état d’avancement du chantier, de ce qui a été conclu et des actions requises, est essentiel pour le bon déroulement de tout projet.

Or, d’autres éléments sont nécessaires pour compléter un rapport de chantier et vous protègent contre les réclamations de dommages, améliorent votre communication et la planification du projet, tout en renforçant votre image professionnelle.

1. Numéro du rapport

Pour identifier un rapport en tout temps, un identifiant unique est requis. Généralement, cet identifiant se compose de l’identifiant du projet puis du numéro du rapport, par exemple : projet XYZ-5, qui se traduit par : « rapport de chantier numéro 5 pour le projet XYZ ».

Ce numéro unique est également très utile pour être cité ultérieurement : « Comme indiqué dans le rapport XYZ-5, nous avons affirmé que… ».

2. Titre du rapport

Le titre est court et concis. Il doit immédiatement clarifier le sujet du texte: « Rapport de chantier 5 pour le projet XYZ ».

3. Détails du projet

Le nom du client, l’adresse, une description courte du projet et l’identifiant du projet.

Si quelqu’un reçoit votre rapport, il souhaite savoir immédiatement de quel projet il s’agit, sans avoir à devoir le chercher par lui-même.

Souvent, le rapport est également envoyé au client, et il est poli et bien vu de mettre en évidence son nom ainsi qu’un descriptif du projet au début du rapport.

4. Date et heure

Notez également clairement la date et l’heure de la visite ou de la réunion de chantier dans votre rapport.

5. État d’avancement des travaux

Une description générale de l’état d’avancement des travaux, ou toute autre impression d’ensemble.

De nombreux architectes illustrent cette partie à l’aide d’une photo, pour que le lecteur ait une vision globale de ce à quoi ressemble le chantier à cette étape précise du projet.

Ci-dessous, vous trouverez une illustration de la représentation de différents éléments du rapport cités précédemment (titre et numéro du rapport, données du projet, date et heure de la visite du chantier, état d’avancement du projet), sur la première page d’un rapport ArchiSnapper :

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6. Validation du rapport précédent

Souvent, la réunion de chantier commence par discuter d’éventuelles questions / remarques relatives au rapport de chantier précédent. Reprenez cette information dans le prochain rapport, par exemple :

“Pas de remarques suite au rapport précédent datant du 02/04/2021.”

7. Planification

Un projet de construction est un processus qui implique différentes parties devant intervenir dans le bon ordre (par exemple, gros-œuvre, plomberie, électricité, chape, revêtement de sol, peinture).

Pour éviter les retards, il est important que chaque partie intervenante sache quand son intervention est requise.

Par conséquent, le rapport de chantier contient souvent des informations sur la planification des travaux. Quelles sont les activités déjà finalisées, quelles sont celles qui sont en cours ? Quelles sont les prochaines étapes ? Quand peuvent-elles être lancées ?

Ainsi, chaque partie prenante peut rapidement identifier, à l’aide des rapports de chantier reçus, leur étape d’intervention, et adapter leur planning en fonction.

8. Informations pratiques

Généralement, le lieu, la date et l’heure de la prochaine réunion de chantier, ainsi que les personnes qui y sont conviées, figurent dans le rapport de chantier, ainsi que toute autre information pratique.

9. Personnes présentes – liste de distribution

Chaque rapport de chantier doit également contenir une liste des personnes présentes, et leurs coordonnées. Notez leur nom, leur rôle et leurs coordonnées de contact.

Ainsi, vos rapports permettent à chacun de retrouver aisément la liste complète des personnes et entreprises concernées.

Il est indiqué qui était présent ou non lors de la visite de chantier, et quelles personnes ont reçu le rapport — ce qu’on appelle la liste de distribution.

10. Statut, progression et insuffisances des travaux

C’est le cœur du rapport. Ces remarques représentent le statut du projet dans son ensemble, ce qui a été convenu et les différentes tâches en cours.

Les observations devraient également mentionner les insuffisances du projet ou les non-conformités. Décrivez-les clairement : quel est le problème, pourquoi est-ce arrivé, et quelles sont les prochaines étapes pour y remédier.

Indiquez toujours qui est responsable pour la remarque : sans assignation, généralement, le problème reste… non-résolu.

Il s’agit souvent d’un ensemble de remarques classées en différentes catégories. Par exemple :

Gros œuvre

• Assainissement :
• Façade :
• Clôture du chantier :

Toiture

• Lucarnes de toit :
• Prolongation de l’évacuation des eaux de pluie :

Chacun de ces éléments est ensuite détaillé avec une numérotation, un état d’avancement, une date, une description, des photos, une personne responsable, une localisation sur plan etc.

Voici quelques meilleures pratiques et conseils concernant une bonne documentation des remarques dans un rapport de chantier.

Ajoutez des photos

Prenez des photos pour illustrer ou expliquer vos observations. Une photo vaut plus que mille mots. Les photos rendent également votre rapport plus lisible. Personne n’aime lire un rapport ne contenant que de longs textes, mais les photos et les dessins sont identifiés dès le premier coup d’œil. Vous pouvez enrichir vos photos avec une légende et une date.

Soyez bref et clair

Les rapports de chantier sont importants mais ne doivent pas tourner en textes juridiques. Utilisez des phrases claires et complètes, compréhensibles par tous. Rédigez vos rapports comme si vous deviez les faire lire à un tiers complètement extérieur au projet.

Numérotez vos remarques

N’oubliez pas de numéroter vos remarques. Cela vous permet de faire référence ultérieurement à ces observations, et évite toute confusion ou malentendu. De nombreux architectes utilisent le numéro du rapport suivi du numéro de l’observation, par exemple, 3-7 (septième observation du troisième rapport).

Indiquez chaque emplacement sur un plan

Montrez aux parties concernées où exactement se situe un problème en plaçant des pointeurs numérotés sur le plan. Ou esquissez sur le plan pour plus de clarification.

Ajoutez statut, date, étiquette et plus

De nombreux architectes ajoutent également d’autres éléments pour clarifier et compléter le tout : tel que le statut de la remarque (OK ou NOK), la date à laquelle il doit être résolu, ou une « étiquette (ou balise) » supplémentaire, par exemple « urgent ».

Voici comment ArchiSnapper affiche les remarques dans un rapport de chantier. Vous retrouvez de nombreux éléments cités ci-dessus : le statut (X ou NOT OK), le numéro (23.1, point 1 du rapport 23), l’entreprise responsable (SA Deswaef), des photos montrant exactement quel est le problème, l’emplacement sur le plan, une étiquette « Action à entreprendre » et une date.

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11. Documents

Lors d’un projet de construction, de nombreux documents sont demandés aux différentes parties concernées : fiches techniques, plans conformes à l’exécution, pièces justificatives et autres.

Si vous avez besoin de recevoir des documents d’autres parties, vous pouvez également les énumérer dans le rapport de chantier. Mentionnez la personne ou l’entreprise responsable et un délai, afin que chacun comprenne sa responsabilité.

12. Non-responsabilité

Cette partie est importante ! Protégez-vous de toute poursuite judiciaire. Insérez un paragraphe standard dans tous vos rapports, un paragraphe qui vous évitera de perdre du temps ou de l’argent tôt ou tard.

Si vous ne savez pas par où commencer, voici un texte standard que vous pouvez utiliser:

"Avis de non-responsabilité : les inspections effectuées par l’architecte/le maître d’ouvrage dans le cadre de ce contrat ont été faites dans les conditions limitées décrites par les observations sur le chantier dans le document XYZ, Conditions générales du contrat de construction, tel que mentionné dans l’entente passée entre le propriétaire et l’architecte.

L’information contenue dans le présent rapport de chantier par raison sociale a été préparée à notre connaissance selon les conditions observables sur le chantier. Ces observations seront approuvées, sauf si un avis écrit contraire ne soit reçu dans les sept (7) jours calendaires suivant la date d’émission du présent document. Les corrections écrites doivent être communiquées à l’observateur à la raison sociale de l’entreprise. Les contestations orales ne seront pas acceptées."

13. Image de marque

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des éléments de votre image de marque comme le nom de votre entreprise, logo, adresse, coordonnées, afin de renforcer votre image professionnelle.

N’en faites pas trop, car le rapport doit rester simple, clair et structuré.

Conseil : ajoutez votre signature écrite au bas de votre rapport de chantier; il donne à votre rapport de chantier une touche personnelle et professionnelle.

Nous avons développé ArchiSnapper en 2012. Une application simple mais puissante, spécialement conçue pour la création de rapports de chantier et la collaboration dans le secteur de la construction.

Plus de 10 000 utilisateurs génèrent automatiquement leurs rapports professionnels, directement sur le chantier, contenant tous ces éléments clés mentionnés ci-dessus.

Alors, comment fonctionne ArchiSnapper ?

1. Effectuez votre visite sur chantier en utilisant l’application depuis votre smartphone ou tablette, et ajoutez des remarques avec photos, annotations, localisations, personnes responsables, etc.
2. Votre rapport de chantier est automatiquement généré sous format PDF – prêt à être envoyé immédiatement. Votre logo et d’autres options de formatage sont automatiquement appliqués.
3. Si vous le souhaitez, vous pouvez tranquillement relire ou peaufiner votre rapport depuis chez vous, sur votre ordinateur de bureau, avant envoi final.

Les utilisateurs ArchiSnapper indiquent que l’application leur permet d’économiser au moins une heure de travail par rapport, soit jusqu’à plusieurs heures par semaine.

Ce sont des heures libérées pour pouvoir être consacrées à des tâches utiles, au lieu de se débattre avec des rapports et des photos sous Word.

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