Wie das führende Agenturnetzwerk Serviceplan Group seine weltweiten Aktivitäten mit Deltek digitalisiert hat – und 3 Tipps für alle, die dasselbe planen

Tweet it: 'Erfahren Sie, wie das europäische Agenturnetzwerk Serviceplan Group seine verteilten Teams mit Deltek ERP zusammengeführt und mehr Transparenz in der gesamten Gruppe geschaffen hat.'

Wenn Sie Dutzende von Standorten mit einer komplexen Organisationsstruktur betreiben, kann es schwierig werden, sicherzustellen, dass jedes Team dieselben Prozesse befolgt und auf dieselben Daten zugreifen kann. Oft ist diese Transparenz und Vereinheitlichung jedoch eine entscheidende Voraussetzung für verlässlichen Kundenservice.

Die Serviceplan Group, das größte von Eigentümern und Partnern gemanagte Agenturnetzwerk in Europa, stand vor genau dieser Herausforderung – mit mehr als 4.500 Angestellten an mehr als 24 Standorten in 17 Ländern weltweit.

Die rasche, internationale Expansion brachte neue Anforderungen für das Teilen von Daten, das Reporting und das Projektmanagement in allen, weltweit verteilten Teams der Serviceplan Group mit sich. Sie benötigte eine agile Best-of-Breed-Lösung, die ihr künftiges Wachstum unterstützen kann.

Verschiedene Unternehmensteile – verschiedene Kundendienst-Konzepte

Die Serviceplan Group ist eine Dachmarke für verschiedene Agenturen, die sich in verschiedenen Bereichen von Creative über digitale Medien bis zu Daten, Markt-Insights und Marktforschung spezialisieren. Die Gruppe erbringt ihre Leistungen sowohl als sogenanntes Intercompany Contracting für interne Auftraggeber als auch direkt für externe Kunden. Die komplexe Struktur bedeutete bislang, dass jede Agentur ein eigenes, spezifisches Geschäftsmodell verfolgte und dass sie alle unterschiedliche Lösungen für gemeinsame Probleme entwickelten.

“Jede Agentur hat Aufgaben wie die Verwaltung von Projektkosten unterschiedlich gemanagt und zahlreiche manuelle Prozesse eingesetzt”, sagte Mark Fandre, Leiter Global Operations und Enterprise Solutions bei der Serviceplan Group. “Wir wollten diese wichtigen Prozesse digitalisieren und einheitlichere Arbeitsweisen in der gesamten Gruppe etablieren.”

Außerdem benötigte die Serviceplan Group eine flexiblere Infrastruktur, die sich an die sich schnell verändernde Organisationsstruktur des Unternehmens anpassen konnte. Als beispielsweise die Agenturgruppe ihre Zusammenarbeit mit BMW ausgeweitet hatte, benötigte sie eine komplett neue Agenturmodell, die “Marcom Engine”, die nur für einen einzigen Kunden arbeitet. Dazu mussten die Back-Offices deutlich vergrößert werden.

Ein einziges ERP-System für das gesamte Unternehmen

Nach einem Vergleich zahlreicher ERP-Anbieter entschied sich die Serviceplan Group für den Einsatz von Deltek ERP im gesamten Unternehmen. “Deltek ERP ist das wirklich starke Backbone für unsere komplexe Unternehmensstruktur. Es unterstützt integrierte Prozesse in einer Vielzahl eigenständiger Gesellschaften, und wir haben mehr als 2500 Anwender täglich”, erläuterte Mark Fandre.

Die Agenturgruppe nutzt Deltek ERP für das Management sämtlicher projektbezogenen Finanzdaten, sodass jeder Agentur in der Gruppe derselbe Datensatz für ihre Arbeit zur Verfügung steht. “Deltek ERP hält unser Back-Office in Ordnung und unterstützt unsere einzelnen Agenturen”, stellte Mark Fandre fest. “Jede Agentur hat individuellen Bedarf, und Deltek ERP bietet die individuellen Layouts, verschiedene Workflows für Freigaben und flexibel abgestufte Zugriffsrechte, die wir dafür benötigen.”

Damit verändert das ERP des Unternehmens die Kundenbeziehungen. “Der wichtigste Vorteil für unsere Kunden ist die Transparenz. Jetzt können wir ihnen den Projektfortschritt auf der Grundlage von Time Sheets und Reports zu den Ausgaben umfassend darstellen. Dass wir im gesamten Unternehmen konsistente Informationen liefern, hilft uns, mehr Vertrauen aufzubauen”, so Mark Fandre weiter.

Teams bleiben in Verbindung, unabhängig davon, wo sie arbeiten

Als die Teams im Home Office arbeiten mussten, war der Zugang zu relevanten und fehlerfreien Daten entscheidend für einen reibungslosen Agenturbetrieb. “Deltek ERP half uns, unsere gesamten Finanzdaten zu Projekten zentral zu speichern. Damit konnte unser Finanzbereich problemlos darauf zugreifen und Budgetpläne, Abrechnungen und Zahlungen bearbeiten. ”, unterstreicht Mark Fandre. “Wir konnten so jegliche Auswirkungen auf den Cashflow vorhersehen und entsprechend reagieren. Deltek ERP schafft die Transparenz, die wir für die wöchentlich angepasste Steuerung unseres Geschäfts benötigen.”

Diese Unternehmenssteuerung im Wochenrhythmus ermöglicht es auch der Unternehmensleitung, die KPIs engmaschiger zu überwachen. “Anhand der von Deltek ERP generierten Insights kann unsere Geschäftsführung das Unternehmen so steuern, dass wir sehr viel effizienter arbeiten. Wir treffen uns wöchentlich und gleichen unsere Aktivitäten mit den strategischen Zielen ab, die wir erreichen wollen”, sagte Mark Fandre.

Drei Lehren aus dem ERP-Projekt der Serviceplan Group

In jedem Digitalisierungprojekt muss der Erfolg hart erkämpft werden. Diese drei Tipps von Mark Fandre helfen jedem Unternehmen, das dem Weg der Serviceplan Group folgen möchte.

1. Folgen Sie einer klaren Strategie

“Von Anfang an sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie mir Ihrem neuen ERP erreichen wollen, wie Sie es erreichen und welche Verbesserungen Sie auf dem Weg dorthin einführen werden. Sie müssen bereit sein, Ihre wichtigen Kennzahlen im gesamten Projekt zu verändern.”

2. Beachten Sie die Erwartungen in Ihrem Unternehmen

“Einige Leute in Ihrem Unternehmen denken vielleicht, alles wird ohne weiteres Zutun funktionieren und sie werden alle benötigten Informationen auf Knopfdruck bekommen. So ist es aber nicht immer. Mit einer klaren Vision und regelmäßiger Kommunikation von Beginn an werden Sie den Erwartungen und Befürchtungen Ihrer Management- und Agenturteams viel besser gerecht und können alle Interessensgruppen während des gesamten Projekts auf Ihrer Seite halten.”

3. Stellen Sie sich darauf ein, Ihre Anwender zu trainieren

“Sie müssen bereit sein, Ihre Teams für die neue Plattform zu trainieren. Wenn Sie ein Hilfe-Ticket bekommen, müssen Sie sofort zur Verfügung stehen. Sie können das Problem nicht erst in der folgenden Woche lösen. E-Learning ist ein wesentlicher Faktor für eine reibungslose und erfolgreiche Digitalisierung.”

Führen Sie Ihr Unternehmen zusammen mit Deltek ERP

Deltek ERP Lösungen verleihen projektbasiert arbeitenden Unternehmen die Fähigkeiten, die sie zur Stärkung der Zusammenarbeit, Steigerung ihrer Effizienz und Maximierung ihrer Produktivität - letztlich also für herausragende Leistungen für Ihre Kunden - benötigen.