Hva er PSA-programvare (Professional Services Automation)?

PSA-programvare (Professional Services Automation) hjelper kunnskapsbedrifter å identifisere muligheter til å vinne, betjene og holde på kunder ved å automatisere administreringen av kundepipeline, ressursplanlegging, sporing av utgifter og kostnader samt administrering av prosjektøkonomien.

Hva er forskjellen mellom PSA-programvare og ERP-programvare?

Professional Services Automation skiller seg fra Enterprise Resource Planning (ERP) ved at et fullt ERP-prosjektsystem administrerer alle aspekter ved prosjekter, inkludert regnskapsfunksjoner. En PSA-løsning håndterer virksomhetens og prosjektenes front-office-funksjoner, og omfatter vanligvis ikke regnskapsverktøy (som hovedbok), men løsningen kan integreres med regnskapsverktøy.

Definisjonen av og funksjonaliteten til PSA-løsninger er i utvikling, og skillelinjene mellom ERP og PSA blir mer og mer utydelige. Begrepet PSA brukes derfor ofte til å beskrive en ERP-løsning for kunnskapsbedrifter.

Prosjektbaserte organisasjoner har spesielle krav, og må kunne se virksomheten i tre dimensjoner: regnskap, organisasjoner (avdelinger eller forretningsenheter) og prosjekter.

Det som gjør prosjektarbeid interessant – variasjonen i å gjøre mange forskjellige ting for mange forskjellige kunder – gjør det også utfordrende å drive prosjektbaserte virksomheter. Du må administrere ressursene klokt, sikre at de ansatte har riktig arbeidsmengde, overvåke fremdrift og kostnader i prosjektene, spore økonomien for å kunne fakturere riktig og få betalt til riktig tid, og samle inn informasjon som hjelper deg å ta beslutninger når du beslutter hvilke muligheter som skal forfølges og hvor mye du skal ta betalt.

Tilpasning av generelle bedrifts- og prosjektstyringsverktøy gir ofte dårlig oversikt, manuelle avstemminger og beregninger som ikke knyttes til riktig prosjekt.

PSA-programvare håndterer disse utfordringene. Hovedfordelen med PSA-løsninger er at hver transaksjon er knyttet til tre ting; en konto, en organisasjon (personen eller teamet som utfører arbeidet) og et prosjekt (produktet eller tjenesten som leveres til kundene, som er kilden til fakturering og inntekter).

Ved å knytte sammen bedriftsinformasjon og prosjektinformasjon på én plattform, får du enestående oversikt og kontroll, og du kan ta beslutninger basert på oppdaterte sanntidsdata i stedet for å "styre etter bakspeilet".

PSA-programvare gir en rekke viktige fordeler som støtter hvert enkelt trinn i prosjektenes livssyklus:

• Utvikle virksomheten gjennom Opportunity Management: De fleste CRM-verktøy (Customer Relationship Management) er designet for virksomheter som selger produkter, og fungerer ikke for prosjektbaserte virksomheter der arbeidstimer ofte er den viktigste delen av prosjektene. PSA med prosjektbasert CRM hjelper prosjektfokuserte kunnskapsbedrifter å forstå markedet og identifisere, administrere, følge, forvente og gripe muligheter.
• Få flere oppdrag: Når du vet hvilke prosjekter som er mest lønnsomme, blir forretningsutviklingen mer effektiv. Bedre informasjon gir deg mulighet til å fokusere på prosjektene og klientene som samsvarer best med dine ferdigheter, slik at dere vinner flere oppdrag.
• Styrk lønnsomheten gjennom bedre informasjon: I dagens marked er prissettingen svært konkurransepreget fordi det er flere bedrifter som konkurrerer om færre jobber, og priskonkurranse skaper små fortjenestemarginer. Et PSA-system hjelper deg å utarbeide nøyaktige prognoser som opprettholder marginene og bidrar til lønnsomme tilbud.
• Gjennomtenkt utvikling og bruk av ressurser: De ansatte er organisasjonens viktigste aktivum. PSA-programvare bidrar til å optimalisere utnyttelsen ved å hjelpe deg å identifisere ressursbehov, finne og utvikle den riktige kompetansen og bruke ressursene effektivt på arbeid som genererer inntekter.
• Raskere kontantstrøm: Med riktig PSA-system kommer betalingene raskere. Når arbeidstimer og materialkostnader er knyttet til riktig nivå i et prosjekt, kan du raskt lage korrekte fakturaer. Kontrollerte transaksjoner gir mer automatisert, forutsigbar og riktig fakturering, slik at det er mer sannsynlig at kundene betaler til riktig tid og akselererer kontantstrømmen.
• Administrasjon av prosjekter og materialer: Prosjektplanlegging og budsjettering hjelper prosjektledere å få oversikt over prosjektene, slik at de er bedre rustet til å holde fremdriften og budsjettet.
• Sosialt samarbeid: Sosiale samarbeidsverktøy hjelper teamet å jobbe effektivt, dele oppdateringer med kunder, brainstorme ideer for å løse vanskelige situasjoner osv.
• Få oversikt og kontroll: Hvis de eksisterende løsningene er atskilte, kan det ta flere dager eller uker å få riktig informasjon om tidsplaner, kostnader og fortjeneste etter prosjekt eller program. Dette fører ofte til at man ikke når tidsfrister, til kostnadsoverskridelser og til forsinkelser som kan svekke organisasjonens lønnsomhet. Riktig PSA-løsning gir komplett og tidsriktig oversikt over prosjektstatus, hele prosjektporteføljer samt risikoer og muligheter. Med riktig informasjon til riktig tid kan du iverksette proaktive tiltak før det oppstår problemer.

 

Effektive PSA-programvare omfatter de følgende hovedfunksjonene, som bidrar til å maksimere produktiviteten og inntektene:

• Customer relationship management-brukere (CRM) utarbeider kampanjer og følger prospektenes og kundenes fremdrift gjennom salgspipelinen. Identifisering av svake ledd i salgssyklusen og kunder som ofte kommer tilbake, er uvurderlig i planleggingen av fremtidige prosjekter. Automatisering av tilbud gjør prosjektinnhentingen mer strømlinjeformet, reduserer kostnadene og øker kvaliteten på tilbudene.
• Prosjektstyring sentraliserer og integrerer igangsetting, planlegging, gjennomføring og ferdigstilling av prosjektene. Rapporter gir informasjon om tidslinjer, budsjetter, aktiviteter og deres logiske rekkefølge, samt ressurser til å utføre aktiviteter. Verktøy for tidsbruk og utgifter integreres med kundens AR-systemer og tilpasses ulike krav for optimal håndtering av fakturaer, regninger, tilbud og kontrakter.
• Human resource management (HRM) håndterer rekruttering, onboarding, opplæring, karrièreutvikling, ressursplanlegging/-styring og lønningslister. HRM hjelper prosjektlederne å delegere arbeidet og måle sesongmessige svingninger, slik at ressursproblemer kan reduseres og produktiviteten kan økes.
• Prosjektregnskap kan inkluderes som en del av en PSA-løsning, eller den kan integreres med eksisterende regnskapsverktøy. Gjennomgang og administrasjon av hele prosjektporteføljen hjelper deg å bestemme virksomhetens strategiske retning.
• Fakturering og avregning: Registrerings- og sporingsfunksjoner holder kontroll på tidsbruks- og utgiftsdata.
• Samarbeidsverktøy knytter mennesker sammen slik at de kan snakke sammen og dele på arbeidsoppgaver, hendelser og filer.

Implementering av PSA-programvare burde være en "no brainer" for organisasjoner som ønsker å løfte driften sammenlignet med konkurrentene, øke produktiviteten og få bedre forståelse av hva som gjør bedriften vellykket.

Valget av PSA-system er viktigere enn noensinne, fordi du ikke bare kjøper et verktøy, du velger en pålitelig partner som vil samarbeide med bedriften gjennom virksomhetens digitale skifte. Her er kriteriene du bør vurdere, enten du er ute etter et nytt PSA-system eller evaluerer eksisterende leverandører på nytt:

1. En omfattende løsning som er bygget for formålet: Løsningen bør være designet spesifikt for din bransje, og ikke en generisk løsning som må tilpasses til dine behov.
2. Et godt omdømme i bransjen: Er leverandøren en anerkjent, ledende aktør i bransjen? Se utenfor produktet og se på leverandørens innvirkning på bransjen.
3. Skalerbarhet: Se etter en løsning som enkelt kan tilpasses til bedriftens vekststrategi.
4. Integrering med eksisterende regnskaps- og/eller CRM-verktøy: Kontroller at verktøyet kan integreres med de eksisterende verktøyene hvis du ønsker å beholde dem.
5. Transparente totale eierkostnader: Gjentakende kostnader bør være tydelige fra dag én. Prismodellene bør beskrive alle detaljer. Se etter selskaper med fleksible prisplaner som inkluderer full pakke, PSA og back-office-kapasitet med fullstendig regnskapskapasitet.
6. Investert i kundeservice: Se etter en leverandør som er anerkjent for enestående og fleksible kundeserviceplaner, siden det er den viktigste kommunikasjonsveien etter implementering.

 

For oss i Deltek er formålet å levere løsninger som hjelper kundene våre å knytte sammen og automatisere prosjektene som bedriftene deres lever av. Vi tror at bedre programvare betyr bedre prosjekter. Vår bransjefokuserte ekspertise skaper suksess i prosjektene dine, og hjelper deg å oppnå maksimal produktivitet og lønnsomhet.