Hvad er PSA-software (Professional Services Automation)?

PSA-software (Professional Services Automation) hjælper professionelle serviceorganisationer med hurtigt at identificere muligheder for at vinde, betjene og fastholde kunder ved at automatisere pipeline management, ressourceplanlægning, udgifts- og omkostningssporing samt projektøkonomistyring.

Hvad er forskellen mellem psa-software og erp-software?

Professional Services Automation adskiller sig fra Enterprise Resource Planning (ERP) ved, at et komplet projekt ERP system styrer alle aspekter af projekter, herunder regnskabsfunktioner. En PSA-løsning håndterer virksomhedens og projekternes frontoffice-funktioner. Den omfatter typisk ikke regnskabsværktøjer (som f.eks. et finansregnskab), men kan integreres med regnskabsværktøjer.

Definitionen og funktionaliteten af PSA-løsninger udvikler sig fortsat, og linjerne mellem ERP og PSA bliver mere og mere udviskede. Ordet 'PSA' vil derfor ofte blive brugt til at beskrive en ERP til professionelle services.

Projektbaserede organisationer har forskellige krav, og de er nødsaget til at se deres virksomhed i tre dimensioner: Konti, organisationer (afdelinger eller forretningsenheder) og projekter.

Netop det, der gør projektarbejde spændende – muligheden for at gøre mange forskellige ting for mange forskellige kunder – gør det også udfordrende at drive en projektbaseret virksomhed. Du skal administrere ressourcer klogt, sikre, at dine medarbejdere har den rigtige mængde arbejde, overvåge projektfremskridt og omkostninger, spore økonomiske poster, der skal faktureres præcist, og blive betalt hurtigt samt indsamle oplysninger, der hjælper dig med at beslutte, hvilke muligheder du skal søge, og hvor meget du skal opkræve.

Desuden resulterer tilpasning af generiske forretnings- og projektstyringsværktøjer ofte i dårlig synlighed, manuelle afstemninger og forudsatte beregninger, der ikke er knyttet til de rigtige projekter.

PSA-software håndterer disse udfordringer. Den største fordel ved PSA-løsninger er, at hver transaktion er knyttet til tre ting: En konto, en organisation (den person eller det team, der udfører arbejdet) og et projekt (produktet eller tjenesten leveret til kunder, der er kilden til fakturering og indtægter).

Ved at forbinde virksomhedsoplysninger og projektoplysninger på én platform får du uovertruffen synlighed og kontrol, og du kan træffe beslutninger baseret på aktuelle data i realtid i stedet for på historiske data.

PSA-software byder på en række vigtige fordele, der understøtter hvert trin i dit projekts livscyklus:

• Udvikl din forretning gennem styring af muligheder: De fleste CRM-værktøjer (Customer Relationship Management) er designet til virksomheder, der sælger produkter. De fungerer ikke for projektbaserede virksomheder, fordi et projekts vigtigste element ofte er arbejdskraft. PSA med ægte projektbaseret CRM hjælper projektorienterede professionelle serviceorganisationer med at forstå deres marked og identificere, administrere, spore, forudsige og indfange muligheder.
• Forøg gevinstrater: Når du ved, hvilke projekter der er mest rentable, får du en mere effektiv forretningsudviklingsproces. Bedre information giver dig mulighed for at fokusere på projekter og kunder, der bedst matcher dine færdigheder, hvilket øger gevinstraten.
• Øg overskuddet gennem bedre information: I dagens forretningslandskab er priserne utroligt konkurrencedygtige, fordi flere virksomheder konkurrerer om færre job, og konkurrencedygtige priser skaber stramme profitmarginer. Et PSA-system hjælper dig med at lave nøjagtige prognoser, der opretholder marginer og understøtter rentable bud.
• Udvikl og brug ressourcer klogt: Din arbejdsstyrke er din organisations største aktiv. PSA-software giver dig mulighed for at optimere dette ved at hjælpe dig med at identificere ressourcebehov, finde og udvikle de rette talenter og bruge ressourcerne effektivt på indtægtsskabende arbejde.
• Fremskynd cashflowet: Betalingerne ankommer hurtigere med det rigtige PSA-system. Du opretter hurtigt nøjagtige fakturaer, når arbejds- og materialeomkostninger er knyttet til det rigtige niveau i et projekt. Transaktioner, der er valideret for nøjagtighed, gør fakturaoprettelse mere automatiseret, forudsigelig og nøjagtig, så kunderne sandsynligvis betaler til tiden, hvilket fremskynder cashflowet.
• Administrer projekter og materialer: Projektplanlægning og budgettering hjælper projektledere med at få overblik over projekter og bedre ruste dem til at holde sig til opgaven og budgettet.
• Samarbejd socialt: Sociale samarbejdsværktøjer hjælper dit team med at arbejde effektivt, dele opdateringer med kunder, brainstorme idéer til vanskelige situationer og meget mere.
• Opnå synlighed og kontrol: Hvis dine eksisterende løsninger er opdelte, kan det tage dage eller uger at få nøjagtige oplysninger om tidsplaner, omkostninger og overskud efter projekt eller program. Det medfører ofte overskredne deadlines, omkostningsoverskridelser og forsinkelser, der potentielt kan risikere organisationens rentabilitet. Den rigtige PSA-løsning giver komplet og rettidig indsigt i projektstatus, hele projektporteføljer samt risici og muligheder. Med rettidig information kan du træffeproaktive skridt, før udfordringerforårsager problemer.

 

Effektiv PSA-software omfatter disse nøglefunktioner, hvoraf mange er med til at maksimere produktiviteten og omsætningen:

• CRM-brugere (Customer Relationship Management) kan oprette kampagner og følger kundeemner og kundefremskridt gennem salgspipelinen. At kunne identificere svage led i salgscyklussen og kunder, der har tendens til at vende tilbage, er uvurderlig i planlægningen af fremtidige projekter. Automatisering af tilbudsprocessen strømliner jagten på projekter – og muligheden for at vinde dem – reducerer omkostningerne og forbedrer kvaliteten af forslagene.
• Projektstyring centraliserer og integrerer projektinitiering, planlægning, udførelse og lukning. Rapporter kommunikerer tidslinjer, budgetter, aktiviteter og deres logiske rækkefølge samt ressourcer til at udføre aktiviteter. Tids- og udgiftsværktøjer integreres med klientens debitorsystemer og imødekommer forskellige faktureringskrav for at optimere fakturering, tilbud forslag og kontrakter.
• HR-ledelse (HRM) håndterer rekruttering, onboarding, uddannelse, karriereudvikling, ressourceplanlægning/-ledelse og løn. HRM hjælper projektledere med at uddelegere arbejdsopgaver og måle sæsonudsving, reducere ressourceproblemer og øge produktiviteten.
• Projektregnskab kan inkluderes som en del af en PSA-løsning, eller du kan integrere med dine eksisterende regnskabsværktøjer. Gennemgang og styring af hele projektporteføljen hjælper dig med at styre virksomheden strategisk.
• Fakturering: Registrerings- og sporingsfunktioner hold øje med tids- og udgiftsdata.
• Samarbejdsværktøjer forbinder personer til deling af samtaler, opgaver, begivenheder og filer.

Implementering af PSA-software bør være en 'no brainer' for organisationer, der ønsker at operere på et højere niveau end konkurrenterne, øge produktiviteten og bedre forstå, hvad der gør din virksomhed succesfuld.

Beslutningen om, hvilket PSA-system der skal implementeres, er vigtigere end nogensinde, fordi du ikke bare køber et værktøj; du vælger en troværdig partner, der vil samarbejde med dig gennem den digitale transformation af din virksomhed. Uanset om du søger et nyt PSA-system eller reevaluerer leverandører, skal du overveje disse kriterier:

1. En omfattende, specialbygget løsning: Din løsning skal være designet med din branche i tankerne, ikke en generisk løsning, der kræver tilpasning til dine krav.
2. Et anerkendt omdømme i branchen: Er din leverandør en respekteret leder i din branche? Kig ikke kun på produktet, men også på leverandørens indflydelse i branchen.
3. Skalerbarhed: Kig efter en løsning, der nemt kan imødekomme din virksomheds vækststrategi.
4. Integration med dine eksisterende regnskabs- og/eller CRM-værktøjer: Bekræft, at værktøjet kan integreres med eksisterende værktøjer, hvis du ønsker at beholde dem.
5. Gennemsigtige samlede ejeromkostninger: Tilbagevendende omkostninger skal være tydelige fra dag ét. Prismodeller bør skitsere alle detaljer. Kig efter virksomheder med fleksible prisplaner, der omfatter fuld pakke, PSA og backoffice kapacitet med komplet kerneregnskab.
6. Investeret i kundepleje: Kig efter en leverandør, der er uafhængigt anerkendt som havende gode og fleksible kundeserviceplaner, din vigtigste kommunikationslinje efter implementering.

 

Hos Deltek er det vores mission at levere løsninger, der hjælper vores kunder med at forbinde og automatisere den projektlivscyklus, der driver deres forretning. Vi tror på, at bedre software betyder bedre projekter. Vores branchefokuserede ekspertise gør dine projekter succesfulde og hjælper dig med at nå en præstation, der maksimerer produktiviteten og indtjeningen.