ERP-implementering

Ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) är en viktig komponent för alla företag som vill bli framgångsrika. Oavsett om det ersätter ett gammalt lokalt system, lägger till funktionalitet till en redan befintlig molnmiljö eller ersätter ett äldre kalkylarksbaserat system, är implementering av ett ERP-system avgörande för att du ska lyckas.

Oavsett vilken ERP-programvara som väljs kommer slutresultatet – när det gäller användaracceptans, processintegration, datakvalitet och affärsanpassning – bero på om implementeringen går smidigt eller ej.

Den viktigaste faktorn för att ett ERP-system ska fungera på ett bra sätt är implementeringen. Även om det finns många framgångsrika implementeringar, finns det många exempel på implementeringar som ibland kan ses som misslyckanden och ibland som knappt fungerande redovisningssystem.

Enligt Gartner, misslyckas nästan 75 procent av alla ERP-implementeringsprojekt. Det finns många anledningar till varför ERP-implementeringen misslyckas, men det beror ofta på att affärsmål och teknologi inte anpassats till varandra.

Som tur är så finns det tydliga riktlinjer för verksamheter som är intresserade av att implementera ett ERP-system som garanterar framgång. I den här artikeln kommer vi att diskutera sju tips för framgång, inklusive frågor som du kan ställa till leverantörer. Det finns också referenser under urvalsprocessen för att säkerställa att du lyckas med din ERP-implementering.

En ERP-lösning ger en integrerad bild av alla aspekter av din affärsverksamhet. Förutom finansiell redovisning, mänskliga resurser, lagerkontroll och hantering av kundrelationer innehåller en ERP-lösning verktyg för att hantera inköp, produktionsscheman, kvalitetssäkring och mycket mer.

ERP-implementationer är i allmänhet "komplexa", men kan vara enkla när du väl förstår affärsbehoven. Här är några viktiga punkter att tänka på implementering av en ERP-lösning:

• Definiera systemkrav: Det svåraste med att implementera ERP-system är att definiera vilken affärsprocess systemet stöder. Vilka typer av transaktioner hanteras? Hur omfattande är din databas? Behöver du integrera system som CRM, HRMS och e-Commerce? Finns det specifika funktioner du skulle vilja inkludera, som Supply Chain Management (SCM) eller automatiserade arbetsflöden? Du kommer sannolikt att upptäcka att de funktioner du trodde att du behövde inte är nödvändiga, medan andra du aldrig ens tänkt på kan visa sig vara nödvändiga.
• Fastställ dina affärsprocesser: När du har definierat vad du behöver få ut av ditt ERP-system måste du bestämma dog för hur det ska gå till. En typisk ERP-implementering omfattar flera steg: planering, konfiguration, installation och testning. Varje steg bygger på föregående steg, så du måste planera för att se till att allt fungerar smidigt. Under planeringsfasen kommer du t.ex. fundera över om dina nuvarande processer lämpar sig för automatisering, vilket i sin tur hjälper dig att identifiera vad du behöver automatisera. Under konfigurationsfasen fastställs hur du bäst utformar din datamodell och implementerar programvaran. Och under integrationsfasen kommer du att ställa in de gränssnitt som krävs för att koppla ihop komponenterna.
• Se till att ERP-programvaran fungerar: Efter att ha implementerat din ERP-lösning bör du utföra en serie tester för att se att allt fungerar. Tester utförs genom att köra rapporter om systemets prestanda, kontrollera korrektheten i data, jämföra resultaten av manuella beräkningar med de som genereras automatiskt etc. Om du inte testar noggrant kan det sluta med att du måste spendera mycket pengar på att fixa problem i efterhand.
• Ha löpande teknisk support: Som vid alla stora tekniska förändringar är det viktigt att ha löpande support för att säkerställa att ditt ERP-system fungerar på ett bra sätt. Leverantörer erbjuder vanligtvis underhållskontrakt på olika servicenivåer – från viktiga uppdateringar till heltidssupport. Vilken servicenivå du väljer beror på dina behov och din budget.

De flesta ERP-implementeringar misslyckas på grund av dålig planering. Företagare har ofta svårt att implementera ERP-system eftersom de saknar en strategi för att hantera oförutsedda händelser. Innan du påbörjar en ERP-implementering ska du funderar kring vad din verksamhet behöver och vilken inverkan en ERP-implementering kan få på dina olika affärsprocesser. Om du inte förstår ERP-implementeringsprocessen tillräckligt bra kan det leda till oförutsedda avbrott i dina affärsprocesser under övergångsperioden.

ERP-implementeringar misslyckas sällan, men om det händer kan det få katastrofala följder. Läs mer i ERP Research om några av de mest väldokumenterade misslyckanden med Oracle-, SAP- och Microsoft-implementeringar.

Här är de tio vanligaste orsakerna till att det blir problem med ERP-lösningen:

1. Fel programvara/felaktiga krav
2. Ledningen är inte engagerad i implementeringen
3. Otillräckliga teamresurser
4. Brist på ansvar för att fatta snabba, bra beslut
5. Brist på investeringar i förändringshantering
6. Otillräcklig utbildning/stöd
7. Otillräcklig finansiering
8. Otillräcklig datarensning
9. Att se ERP som en gammal lösning
10. Brist på testning

Programvaran är hjärtat i ett ERP-system, men för att kunna använda det effektivt måste du migrera dina data, fastställa nya arbetsflöden och utbilda dina användare i de nya processerna och rutinerna. Dessa steg kan vara de viktigaste för att få allt att fungera.

Även den bästa programvaran kommer att vara värdelös om ditt team inte känner sig bekväm med att använda den.

Problem med implementeringar kan medföra stora långsiktiga kostnader i form av konsultavgifter, support och onödig tid på att lösa problem. För att undvika dessa risker måste du noggrant utvärdera programvaruleverantörens föreslagna implementeringsprocess.

Om din organisation funderar på att implementera en ny ERP-lösning så redovisas nedan sju faktorer som du måste tänka på för att lyckas med implementeringen.

1. SE ERP-IMPLEMENTERINGEN SOM EN INVESTERING

Att implementera ett ERP-system är inte en kostnad, det är en investering som kommer att ge vinst på lång sikt för ditt företag. När du köper ett ERP-system köper du ett system som ska förbättra din verksamhet under många år framöver.

Avkastningen på investeringen (ROI) som du får baseras på det värde du får från ditt systems livslängd (vanligtvis tio till tolv år). När du börjar planera och fatta beslut är det därför viktigt att välja ett system som uppfyller dina nuvarande krav både nu och i framtiden.

Att planera och förbereda för din ERP-investering är avgörande. Du måste se till att din investeringsplanering inkluderar kostnaden för affärsprocessoptimering och processautomation, inte bara kostnader för personal och teknik.

Innan du väljer lösning måste du göra en grundlig bedömning av dina nuvarande och framtida affärsbehov. Se ditt ERP-system som en investering i ditt företags framtid och fokusera inte på den kortsiktiga inköpskostnaden. Rätt lösning kanske inte är den billigaste, men det är bättre att betala mer nu för ett system som kommer att uppfylla dina behov på lång sikt.

2. SE TILL ATT HA EN ERFAREN PROJEKTLEDARE

Projektledaren är direkt avgörande för om ERP-implementering ska lyckas eller ej. Tänk på din ERP-implementering som en "symfoni" och din projektledare som "dirigenten". För att implementeringen ska bli bra måste projektledaren orkestrera alla aktiviteter och personer som är involverade i implementeringen på bästa möjliga sätt.

De mest framgångsrika ERP-implementeringarna kännetecknas av att projektledaren är med vid både val av lösning och vid implementeringen. De bör ha förmågan att förstå detaljerna i implementeringen utan att tappa fokus på de övergripande affärsmålen, projektets omfattning, tidsplan och budget.

Eftersom ERP-implementationer är tvärfunktionella måste projektledaren inte bara kunna den egna avdelningens processer utan även förstå hur alla andra avdelningar fungerar. ERP-implementeringar behöver ofta omarbetats och därför är det viktigt att projektledaren kan tänka kreativt och komma fram med nya och bättre metoder.

Projektledare för en ERP-implementering måste förstå både verksamhetens behov (Line of Business, eller ’LOB’) och slutanvändarnas behov. Ge projektledaren ansvar, men se till att de dokumenterar behoven. Projektledaren ska ha mest att vinna eller förlora på hur framgångsrik implementeringen blir.

3. BÖRJA MED EN BRA IMPLEMENTERINGSSTRATEGI

En ERP-implementering måste följa en systematisk process. Implementeringsstrategin måste vara i linje med organisationens mål. Brist på en tydlig strategi, önskade resultat och exakta definitioner av problem som du försöker lösa, kan leda till utmaningar under implementeringen.

En bra strategi bör involvera kritiska affärsprocesser, ekonomiska fördelar, omfattning, budget och deadlines. Strategin måste också ta hänsyn till den dagliga verksamheten och se till att den inte stör den pågående implementeringen.

Genom att vara fokuserad och ha en genomtänkt implementeringsstrategi kan din organisation få konkurrensfördelar, öka produktiviteten och utnyttjandet, förbättra kundservice och minska lagren.

4. SAMARBETA MED ERFARNA INTEGRATIONSKONSULTER

Erfarenhet gör stor skillnad när man implementerar ERP-lösningar. Med tanke på den långsiktiga förväntade användningen av systemet är det viktigt att identifiera erfarna ledare för ditt projekt. Dessa erfarna ledare bör ha erfarenhet av att implementera den specifika ERP-lösningen som du ska använda. Du bör kanske överväga anställa nya medarbetare med erfarenhet av ERP-implementering, innan du startar ditt projekt.

När du utvärderar externa konsulter ska du söka efter dem som kan din bransch och affärsprocesser och inte bara själva verktyget. De bör också ha erfarenhet av att implementera det i organisationer som liknar din verksamhet, kunna verktygen och förstå din verksamhets krav och komplexitet.

Sätt ihop ett internt kärnteam som är kompetent och som kan fatta viktiga beslut om metoder, omfattning, go/no-go-beslut, budgetar, scheman m.m. Förutom kunskap och erfarenhet vill du ha medarbetare och externa konsulter som kan vara med under hela projektet. Du vill att projektet ska lyckas och därför dessa medarbetare behöva avstå från sina dagliga arbetsuppgifter under implementeringen.

5. GÖR NOGGRANNA APPLIKATIONSTEST

Många implementeringar misslyckas på grund av otillräckliga tester under processen. Det är viktigt att inte hoppa över viktiga tester bara för att nå tighta deadlines för implementeringen. Testning gör det möjligt att tidigt identifiera problem som kan bli mycket dyrare att rätta till senare. Fundera kring vilka som är din organisations viktigaste affärsverksamheter och processflöden och ta fram tester för olika scenarier. Försök att göra din lista så omfattande som möjligt.

Identifiera avancerade användare i din organisation som kan hjälpa till att testa dessa scenarier. Se till att alla transaktioner flyter igenom ERP-systemet korrekt och att data och rapportering är korrekta när du gör testerna. Stresstester bör vara en del av detta för att säkerställa att systemet kan stödja de transaktionsvolymer du förväntar dig.

6. FÖRBERED ER MED OMFATTANDE UTBILDNING FÖR ANVÄNDARNA

För att ERP-implementeringar ska bli framgångsrika måste de anställda vara kompententa, utbildade och förberedda för att använda det nya ekonomi- och projektledningssystemet. Ett gediget utbildningsprogram hjälper till att säkerställa en smidig övergång. I genomsnitt spenderar framgångsrika ERP-implementeringar 10 % eller mer av den totala budgeten på utbildning och förändringshantering. Ofta erbjuder programvaruleverantörer ett utbildningspaket som en del av sitt erbjudande så se till att förhandla om det i förväg under urvalsprocessen.

Eftersom ett ERP-system innebär fullständig automatisering av de flesta avdelningar inom din organisation, bör utbildningen vara djupgående och omfatta alla berörda användare. Kunskap om hur man använder systemet säkerställer att ni får ut det mesta av er investering. Att skapa intern kompetens på lång sikt är mycket viktigt.

Ett omfattande utbildningsprogram bör omfatta online-utbildning, utbildning i klassrum och utbildning på jobbet med hjälp av experter som arbetar med ditt projekt. Utbildningar inom ditt team och med systemexperter hjälper till att säkerställa bästa praxis.

7. VAR REDO FÖR FÖRÄNDRINGSHANTERING

Förändringshantering är en viktig komponent vid ERP-implementeringen. Hela din organisation måste vara engagerad och redo för förändringen. De måste uppskatta det nya systemet och släppa det gamla systemet och de gamla processerna – de måste förstå att slutresultatet kommer att vara mycket bättre än det nuvarande tillståndet. Transparens och frekvent kommunikation under hela implementeringsprocessen gör övergången till det nya systemet smidigare.

För att påskynda processen är det viktigt att du försöker att avveckla det gamla systemet i tid. Ju längre tid det finn tillgängligt, desto längre tid kommer det att ta för att flytta över dina slutanvändare till det nya systemet och de nya processerna.

Enligt en rapport från Aberdeen Group (Improve your Midmarket Business Operations with Cloud Applications) ger molnet påtagliga fördelar när det gäller driftskostnader, efterlevnad och leverans vid rätt tidpunkt.

Aberdeen rapporterade att den genomsnittliga lönsamhetsförbättringen under de senaste två åren för medelstora företag som använder molnlösningar var 9 procent. Små och medelstora företag som arbetade med moln rapporterade dock en förbättring av lönsamheten med 17 procent under de senaste två åren. Detta innebär en skillnad på hela 8 procentenheter. Dessa marknadsledande företag hade en ROI som förbättrade deras totala resultat genom deras medarbetare fick tillgång till de tekniska verktyg som de behövde.

För många små och medelstora företag är det nödvändigt att använda moln för att undvika de höga initiala kostnaderna för en lokal lösning. En annan viktig fördel är att implementering går snabbare och att det är lättare att uppdatera programvaran.

Cloud ERP-lösningar gör att det går snabbare, säkerheten ökar, kostnaderna minskar och företagen får ökad flexibilitet. Dessa lösningar gör att företagen kan fokusera på sin kärnverksamhet istället för att oroa sig för IT-infrastrukturen.

Deltek är den ledande leverantören av ERP-lösningar för projektbaserade företag världen över. Vi erbjuder specialbyggda applikationer för statliga entreprenad-, tillverknings-, bygg- och tjänstebranscher som vill få kontroll över sin verksamhet. Vår molnbaserade ERP-programvara erbjuder en rad funktioner samt flexibilitet, säkerhet och tillförlitlighet.

Vårt mål är att leverera lösningar som hjälper våra kunder att aktivera och automatisera projektlivscykeln som driver deras verksamhet. Vi tror att bättre programvara leder till bättre projekt. Vår branschexpertis gör att du lyckas med dina projekt och hjälper dig att uppnå prestanda som maximerar produktiviteten och intäkterna.