What Is Project Accounting?
Project Accounting richt zich op de financiële transacties die verband houden met het beheren van projecten, waaronder kosten, facturering en inkomsten. Project Accounting is vaak een onderdeel van een projectgebaseerde enterprise resource planning (ERP-) of professional services automation (PSA-)systeem, hoewel het ook zelfstandig kan worden gebruikt.
Wat Is Het Verschil Tussen Project Accounting En Standaard Boekhoudsoftware?
In tegenstelling tot software voor de projectorganisatie houden standaard boekhoudsystemen geen rekening met de complexe dimensies die projecten met zich meebrengen voor een bedrijf en hun impact op bedrijfsprocessen. Projecten zijn een bijzaak in standaard boekhoudsystemen. Er zijn daarbij aanpassingen nodig om te kunnen werken vanuit een projectperspectief, wat hogere aanloopkosten oplevert en een hogere Total Cost of Ownership.
Daar staat tegenover dat project accountingsoftware gespecialiseerd is in de boekhoudfuncties die essentieel zijn voor projectgebaseerde organisaties.
WAAROM IS PROJECT ACCOUNTING VAN BELANG VOOR PROJECTGEBASEERDE BEDRIJVEN?
Bedrijven die projecten omzetten, kunnen met project accounting de financiën van elk project bijhouden en analyseren. Dit helpt projectmanagers bij het plannen en beheren van de budgetten, kosten en rapporten van projecten. Het helpt ze ook om beslissingen op basis van kennis te nemen, middelen goed in te zetten en projecten op tijd en binnen budget af te ronden.
Project accounting toont verschillen tussen werkelijke en geplande kosten en hoe deze kunnen worden hersteld. Het toont ook belangrijke indicatoren voor projectsucces, zoals inkomsten, voltooiing en performance.
Het gebruik van methoden uit project accounting geeft projectgebaseerde bedrijven inzicht in hun projectfinanciën, wat leidt tot transparantie, controle en zakelijk succes.
Hoe Werkt Project Accounting?
Project accounting is een manier om de financiën van individuele projecten binnen een bedrijf bij te houden en te beheren. Het geeft bedrijven inzicht in de financiële prestaties van elk project, zodat weloverwogen beslissingen mogelijk zijn en ze het succes van toekomstige projecten kunnen garanderen.
Eenvoudig gezegd houdt project accounting in dat er voor elk project een aparte boekhouding wordt aangemaakt. Dit dossier houdt het budget, de kosten en de financiële transacties van het project bij. Het stelt het projectteam ook in staat om de voortgang van het project te bewaken, de werkelijke kosten te vergelijken met het budget en de financiële prestaties te analyseren.
Project accounting helpt ook de reikwijdte van het project te beheren en zorgt ervoor dat het binnen het toegewezen budget blijft. Het helpt bij het identificeren van kostenplaatsen en indirecte kosten, wat beter financieel beheer en budgetcontrole mogelijk maakt.
BEGINSELEN VOOR PROJECT ACCOUNTING
De belangrijkste principes van project accounting zijn het bijhouden van projectkosten in realtime, het handhaven van een ‘single source of truth’ voor projectgerelateerde financiële transacties en het erkennen van inkomsten en uitgaven op basis van de vervullingsgraad. Door deze beginselen te volgen, biedt project accounting bedrijven een duidelijk inzicht in de financiële prestaties en voortgang van individuele projecten. Het maakt effectief financieel beheer en besluitvorming mogelijk en helpt ervoor te zorgen dat projecten op tijd en binnen budget worden afgerond.
Met project accountingsoftware kunnen projectaccountants de projectfinanciën efficiënt beheren, projecttaken en -budgetten bijhouden en financiële rapporten genereren om de projectprestaties te meten aan de hand van belangrijke prestatie-indicatoren.
Wie Gebruikt Project Accounting?
Projectgebaseerde bedrijven die inkomsten en winst halen uit de projecten die ze voor hun klanten organiseren, maken gebruik van project accounting om met hun activiteiten succes te boeken.
Architecten- En Ingenieursbureaus
Of uw bedrijf in deze sector nu klein is en naar groei streeft, dan wel een grotere geavanceerde organisatie is, een project accountingsysteem maakt gebruik van financiële functies die uniek zijn voor projectgebaseerde organisaties. De gegevens die dit oplevert, helpen om uw huidige situatie te analyseren en een strategie uit te stippelen voor uw beoogde succes.
Met Deltek Project Accounting organiseert Elliot Wood al z’n activiteiten op basis van feiten in plaats van alleen ingevingen.
Marketingbureaus
Marketing- en creatieve bureaus hechten veel waarde aan project accounting omdat dit het financiële management eenvoudiger maakt. Een project accountingsysteem verzorgt de rationele kant van het bureau, zodat de creatieven zich op hun eerder gevoelsmatige werk kunnen concentreren.
Award-winnend creatief bureau We Are Cognitive maakt gebruik van Deltek Workbook om z’n video- en motion mediaprojecten op tijd en binnen budget te houden met specifieke resource management en accounting voor bureaus.
Consultingbedrijven
Project accountingsoftware ondersteunt de financiële functies die uniek zijn voor de gehele levenscyclus van een consultancybedrijf. Hiermee blijven alle projecten transparant en controleerbaar.
Voordelen Van Project Accountingsoftware
Projectgebaseerde organisaties hebben uiteenlopende eisen en moeten hun bedrijf in drie dimensies bekijken: accounts, organisaties (afdelingen of business units) en projecten.
Uitmuntend projectmanagement is de kern van goed presterende projectgebaseerde bedrijven. Jammer genoeg schieten algemene boekhoudprogramma's zoals QuickBooks tekort als het gaat om de functionaliteit die projectgebaseerde bedrijven nodig hebben voor hun succes: het plannen en beheren van resources, het omgaan met projectvariatie en complexiteit en het eenvoudig inspelen op verzoeken van klanten. Generieke oplossingen hebben moeite om projectgebonden deliverables te leveren. Bedrijven reageren vaak door voorspellende kostenberekeningsmethoden en reconciliatie te gebruiken om transacties in debiteuren- en crediteurenbeheer met elkaar te verbinden. Zo kan het weken kosten om gegevens samen te vatten waarop bestuurders hun zakelijke beslissingen baseren.
Een oplossing met project accounting helpt bedrijven om betere zakelijke beslissingen te nemen doordat alle projecten transparanter en beter controleerbaar zijn. Elke transactie is gekoppeld aan:
- een grootboek-rekening,
- een organisatie (de persoon of het team dat het werk uitvoert),
- en een project (het product of de dienst die aan een klant wordt geleverd).
Het koppelen van deze elementen levert accurate en tijdige deliverables op die levensbelangrijk zijn voor elk bedrijf:
- financiële verslagen
- facturen
- payroll
- statusrapporten van projecten
- project P&L
- een robuuste audittrail
Project accountingsystemen voegen waarde toe aan projectgebaseerde organisaties omdat ze:
- op maat gemaakt zijn voor projectgebaseerde bedrijven Het heeft geen zin om een generieke oplossing te gebruiken die niet in staat is om: projectvariabelen zoals vooruitbetalingen, verschillende soorten facturering en onorthodoxe work-breakdown-structuren te verwerken; tijd, resources, uitgaven en uit te voeren taken bij te houden; tijd op te splitsen tussen fasen; directe en indirecte projectkosten te berekenen; of deze factoren toe te wijzen aan het juiste project. Deze beperkingen kunnen een negatief effect hebben op het gebruik, de winstmarge, de cashflow en de nauwkeurigheid van de gegevens van uw bedrijf. Daarom zijn project accountingsystemen speciaal ontwikkeld voor projectgerichte organisaties.
- realtime transparantie bieden Als uw bedrijf worstelt met de nauwkeurigheid en tijdigheid van gegevens, te veel tijd besteedt aan het verzamelen van gegevens of zakelijke beslissingen baseert op schattingen, dan kunt u met project accountingsoftware meer tijd vrijmaken voor de analyse van realtime gegevens in plaats van aan het verzamelen ervan. Op die manier kunt u zich richten op het verbeteren van de planning, de uitvoering en het rendement van uw project.
- bedrijven in staat stellen succesvolle projecten te beheren, te optimaliseren en te realiseren Een realtime aanpasbaar projectdashboard is een van de grootste voordelen van een projectgebaseerd boekhoudsysteem. Sterk projectmanagement verbetert de klantervaring, winstmarge, efficiëntie en het gebruik van resources. Generieke boekhoudsystemen zonder geïntegreerd projectmanagement zijn voorbehouden aan medewerkers van de back-office en boekhouding. Met beperkte toegang tot informatie zijn projectmanagers afhankelijk van de boekhouding voor informatie, wat tijdige zakelijke beslissingen in de weg staat.
- voldoen aan de nalevingseisen van de overheid Overheidscontracten vereisen gespecialiseerde procedures voor tijdregistratie, kostentracering, financiële rapportage en boekhouding. Als uw bedrijf overheidswerk doet (of zou willen doen) en een algemeen boekhoudsysteem gebruikt, dan is het moeilijk om te blijven voldoen aan de voorschriften. Toonaangevende project accountingsoftware voor aannemers van overheden houdt toegestane en niet-toegestane kosten bij; tijd en kosten per werknemer; en kosten, inkomsten en winst per project.
Wat Zijn De Belangrijkste Kenmerken Van Project Accounting?
Effectieve project accounting omvat de volgende belangrijke functies. Vele daarvan helpen om de productiviteit en inkomsten te maximaliseren.
- Financieel management: financiële teams hebben veel verantwoordelijkheden die essentieel zijn voor succes en groei. Project accountingsoftware stroomlijnt back-officeprocessen door:
- rapportage over projectkosten, inkomsten, winst en activiteiten
- beheer van kosten en tarieven
- verkorting van de factureringscyclus en verbetering van de nauwkeurigheid door het elektronisch aanmaken, controleren en goedkeuren van concept- en eindfacturen
- Budget en prognoses: projectgebaseerd boekhouden houdt kosten bij voor elke transactie en elke transactie is gekoppeld aan een project. Projecten kunnen worden gegroepeerd per portfolio of productlijn of opgesplitst in line items, work-breakdown-structuren en tariefcodes die de kosten van individuele resources bepalen. Het systeem bewaakt en rapporteert de verwachte en werkelijke kosten ten opzichte van uw projectbudget. U weet welke projecten het meest winstgevend zijn, welke met verlies draaien en welke projectmanagers de beste staat van dienst hebben.
- Inkomstenverantwoording: tal van functies passen de stappen van de standaarden voor inkomstenverantwoording efficiënt toe.
- Beheer indirecte tarieven: zonder een project accountingsysteem is het tamelijk ingewikkeld om de kosten van uw business (huur, werkgeversdeel van de loonbelasting, enz.) die niet direct aan een project zijn gekoppeld, te beheren. Een indirect tarief dat een afgeleide is van deze kosten, zal u helpen om alle kosten te dekken.
- Projectverrekening en -facturering: anders dan generieke systemen, genereert projectgebaseerde boekhouding facturen op basis van formules van klanten. Dat gebeurt in klantspecifieke formaten, gegenereerd op basis van vooraf gevalideerde en goedgekeurde kosten. Daardoor zijn er minder vragen over facturen, vinden betalingen sneller plaats en verbetert de cashflow.
- Tijd en kosten: met een webgebaseerd systeem voor tijd- en onkostenregistratie met geautomatiseerde goedkeuring en projecttoewijzing kunt u realtime projectinformatie delen, gegevens in verschillende valuta vastleggen en rapporteren en een audittrail creëren. Informatie over de bestede tijd van medewerkers en onkosten wordt geconsolideerd in één database. Op die manier worden bedrijfsprocessen gestroomlijnd en redundantie en fouten geëlimineerd.
- Projectrapportage en dashboards: business intelligence verandert een gegevensrijke, kennisarme organisatie in een kennisrijke organisatie. U kunt resultaten beoordelen per project, afdeling, account, klant, organisatie, leverancier, enz. Elk dashboard is gekoppeld aan een belangrijke prestatie-indicator (KPI) of metriek.
Zes Tips Om De Juiste Project Accountingoplossing Te Kiezen
De selectieprocedure is belangrijker dan ooit, want u koopt niet zomaar een tool. U kiest een betrouwbare partner die zal gaan samenwerken met u bij de digitale transformatie van uw bedrijf . Of u nu op zoek bent naar een nieuw project accountingsysteem, of leveranciers opnieuw wilt evalueren, u kunt het beste rekening houden met de volgende criteria.
- Een allesomvattende, speciaal ontwikkelde oplossing Uw project accountingsysteem moet ontworpen zijn met uw branche in gedachten. Het mag geen generieke oplossing zijn die aangepast moet worden aan uw eisen. Kies een oplossing die uw organisatie en projectmanagers de grootste transparantie biedt, zodat u vooruit kunt plannen.
- Een gerespecteerde reputatie in de sector Is uw leverancier een gerespecteerde leider in uw branche? Kijk verder dan het product alleen en observeer welke invloed de leverancier binnen de sector heeft.
- Verantwoording van de leverancier voor de producten Uw leverancier moet eigenaar zijn van en verantwoordelijk voor de oplossing en de roadmap. Als een leverancier niet volledig transparant kan zijn, loopt uw organisatie mogelijk een risico.
- Schaalbaarheid Zoek naar een oplossing die de groeistrategie van uw bedrijf gemakkelijk kan opvangen.
- Transparante totale eigendomskosten (TCO) Terugkerende kosten moeten vanaf de allereerste dag duidelijk zijn. Prijsmodellen moeten alle details duidelijk schetsen.
- Geïnvesteerd in klantenservice Zoek een leverancier die onafhankelijk erkend is voor superieure en flexibele klantenserviceplannen, want dat is uw belangrijkste communicatielijn na de implementatie.
Hoe Stuwen Deltek Project Accountingsystemen Projecten Naar Succes?
Bij Deltek is het onze missie om oplossingen te leveren waarmee onze klanten de projectlevenscyclus die hun bedrijf aandrijft, kunnen verbinden en automatiseren. Wij geloven dat betere software ook tot betere projecten leidt. Onze expertise met een speciale focus op uw branche maakt uw projecten succesvol en helpt u prestaties te behalen die de productiviteit en inkomsten maximaliseren.