ERP-implementaties

Een ERP (enterprise resource planning) systeem is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf dat succes wil boeken. Of u nu een oud lokaal systeem vervangt, functionaliteit toevoegt aan een reeds geïmplementeerde cloudomgeving of een verouderd spreadsheet-gebaseerd systeem vervangt, het implementeren van een ERP-systeem is essentieel om succes te behalen.

Welke ERP-software er ook wordt gekozen, het uiteindelijke resultaat van het ERP-systeem – met het oog op gebruikersacceptatie, procesintegratie, gegevenskwaliteit en business fit – zal afhangen van de vraag of de implementatie soepel verloopt.

De belangrijkste factor voor succes op lange termijn met een ERP-systeem is de implementatie. Hoewel er veel succesvolle implementaties zijn, wemelt het van de implementaties die variëren van regelrechte mislukkingen tot nauwelijks functionerende boekhoudsystemen.

Volgens Gartner mislukt bijna 75 procent van alle ERP-implementatieprojecten. Er zijn vele redenen waarom ERP-implementatie kan mislukken, maar het is vaak te wijten aan de verkeerde afstemming van business doelstellingen en technologie.

Gelukkig bestaan er duidelijke richtlijnen voor succes die een stappenplan bieden voor organisaties met interesse in de implementatie van een ERP-systeem. In dit artikel bespreken we zeven tips voor succes, waaronder vragen die aan leveranciers gesteld kunnen worden en referenties tijdens het selectieproces om te zorgen voor een geslaagde ERP-implementatie.

Een ERP-oplossing biedt één geïntegreerd overzicht van elk aspect van uw bedrijfsactiviteiten. Naast financiële boekhouding, human resources, voorraadbeheer en klantenbeheer bevat een ERP ook tools voor het beheer van inkoop, productieplanning, kwaliteitsborging en nog veel meer.

ERP-implementaties zijn over het algemeen ‘complex’, maar kunnen eenvoudig zijn als u de zakelijke behoeften begrijpt. Hier volgen enkele centrale punten rond de implementatie van een ERP.

• Definieer systeemvereisten  De meest kritieke stap bij het implementeren van een ERP is het definiëren welk bedrijfsproces door het systeem wordt ondersteund. Welke soorten transacties worden er onderhouden? Hoe omvangrijk is uw database? Moet u systemen zoals CRM, HRMS en e-commerce integreren? Zijn er specifieke functionaliteiten die u wilt toevoegen, zoals supply chain management of geautomatiseerde workflows? U zult er waarschijnlijk achter komen dat de functies die u dacht nodig te hebben niet nodig zijn, terwijl andere functies waaraan u nooit hebt gedacht misschien wel essentieel blijken te zijn.
• Bepaal uw bedrijfsprocessen  Wie je eenmaal heeft gedefinieerd wat het ERP-systeem moet kunnen, moet beslissen hoe dit haalbaar kan worden. Een typische ERP-implementatie omvat verschillende fasen: planning, configuratie, installatie en testen. Elke fase bouwt voort op de vorige. Er is dus een planning nodig om ervoor te zorgen dat alles soepel in elkaar past. Tijdens de planningsfase gaat u bijvoorbeeld na of uw huidige processen zich goed lenen voor automatisering, waardoor u kunt vaststellen op welke punten u moet automatiseren. Tijdens de configuratiefase bepaalt u hoe u het datamodel het beste kunt ontwerpen en hoe u de software het beste kunt implementeren. En tijdens de integratiefase stelt u de vereiste interfaces in om de componenten met elkaar te verbinden.
• Verzeker dat de ERP-software werkt  Na de implementatie van uw ERP moet u een reeks tests uitvoeren om de functionaliteit te controleren. Tests worden uitgevoerd door rapporten over de prestaties van het systeem uit te voeren, de nauwkeurigheid van uw gegevens te controleren, de resultaten van handmatige berekeningen te vergelijken met automatisch gegenereerde berekeningen, enzovoort. Als u niet grondig test, kunt u achteraf duizenden euro's kwijt zijn aan het oplossen van problemen.
• Zorg voor continue technische ondersteuning  Zoals bij elke belangrijke technologische verandering, is voortdurende ondersteuning van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw ERP effectief werkt. Leveranciers bieden meestal onderhoudscontracten op verschillende serviceniveaus – van essentiële updates tot fulltime ondersteuning. Het gekozen serviceniveau hangt af van uw behoeften en uw budget.

De meeste ERP-implementaties mislukken door een gebrek aan vooruitdenken. Bedrijfseigenaren worstelen vaak met het implementeren van ERP-systemen omdat ze geen strategie hebben om ongeplande gebeurtenissen op te vangen.

Voordat u begint met een ERP-implementatie, moet u rekening houden met uw bedrijfsvereisten en de impact die een ERP-implementatie zou kunnen hebben op uw verschillende bedrijfsprocessen. Als u het ERP-implementatieproces niet goed genoeg begrijpt, kan dit leiden tot een ongeplande onderbreking van uw bedrijfsproces tijdens de overgangsperiode.

Ook al mislukken ERP-impelementaties zelden, als ze mislukken, kan dit echter rampzalig zijn voor organisaties. Lees verder in het ERP Research over enkele van de best gedocumenteerde mislukkingen van ERP bij Oracle, SAP en Microsoft.

Dit zijn de tien meest voorkomende redenen voor ERP mislukkingen:

1. slecht passende software/onnauwkeurige vereisten
2. de bedrijfsleiding zet zich niet in voor de implementatie
3. onvoldoende teammiddelen
4. gebrek aan verantwoordelijkheid om tijdig hoogwaardige beslissingen te nemen
5. te weinig investeringen in verandermanagement
6. onvoldoende training/ondersteuning
7. onvoldoende financiering
8. onvoldoende opschoning van gegevens
9. aandrang om ERP op bestaande systemen te laten lijken
10. te weinig testen

De software is het hart van een ERP-systeem. Om deze echter effectief te gebruiken, moet u uw gegevens migreren, nieuwe workflows bepalen en uw gebruikers trainen in de nieuwe processen en procedures. Deze stappen zijn misschien wel het belangrijkst om alles goed te doen.

Zelfs de beste ERP-software is nutteloos als uw team er geen prettig gevoel bij heeft.

Problematische implementaties kunnen op lange termijn aanzienlijke kosten met zich meebrengen in de vorm van extra consulting, ondersteuning en tijd die verloren gaat aan het oplossen van problemen. Om deze risico's te vermijden, moet u het voorgestelde implementatieproces van de softwareleverancier zorgvuldig evalueren.

Hier noemen we zeven factoren om rekening mee te houden voor een soepel en succesvol implementatie proces, voor wanneer uw organisatie op zoek is naar een nieuwe ERP-oplossing.

1. BESCHOUW EEN ERP-IMPLEMENTATIE ALS EEN INVESTERING

Het implementeren van uw ERP is geen kostenpost, maar een investering die op de lange termijn winst oplevert voor uw bedrijf. Wanneer u een ERP-systeem aanschaft, koopt u een systeem dat uw bedrijfsvoering jarenlang zou moeten verbeteren.

Het rendement op investering (ROI) dat u realiseert, is gebaseerd op de waarde die u ontleent aan de levensduur van uw systeem – meestal tien tot twaalf jaar. Daarom is het bij het plannen en maken van selectiebeslissingen essentieel om een systeem te kiezen dat voldoet aan uw huidige eisen en aan de eisen die u in de toekomst verwacht.

Planning en voorbereiding zijn cruciaal voor uw investering in implementatie. U moet ervoor zorgen dat uw investeringsplanning de kosten van de optimalisatie van bedrijfsprocessen en procesautomatisering omvat, naast de kosten voor mensen en technologie.

Maak voordat u een selectie maakt een grondige analyse van uw huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften. Zie uw ERP-systeem als een investering in de toekomst van uw bedrijf en focus niet op de aanschafkosten op korte termijn. De juiste oplossing is wellicht niet de goedkoopste. Toch is het beter om nu meer te betalen voor een systeem dat op de lange termijn aan uw behoeften voldoet.

2. MAAK GEBRUIK VAN ERVAREN IT-PROJECTMANAGERS

De projectmanager heeft rechtstreeks invloed op het succes van een ERP-implementatie die hij of zij begeleidt. Beschouw uw ERP-implementatie als een ‘symfonie’ en uw projectmanager als de ‘maestro’. Om succes te boeken, moet de projectmanager alle activiteiten en alle betrokkenen bij de implementatie feilloos orkestreren.

Projectmanagers begeleiden de meest succesvolle ERP-implementaties wanneer ze zowel betrokken zijn bij de selectie als bij de implementatie. Ze moeten zich kunnen verdiepen in de details van de implementatie zonder de algemene bedrijfsdoelen, de reikwijdte, de planning en het budget van het project uit het oog te verliezen.

Aangezien ERP-implementaties cross-functioneel zijn, moet de projectmanager niet alleen de processen van de eigen afdeling kennen, maar ook de werkwijze van alle andere afdelingen. Doordat ERP-implementaties vaak een nieuw ontwerp van processen vereisen, moeten ze creatief kunnen denken om nieuwe en betere methodes te helpen definiëren.

Projectleiders voor een ERP-implementatie moeten zowel de behoeften van de line of business (LOB) als die van de eindgebruiker begrijpen. Geef die persoon dan ook alle vrijheden, maar houd hem of haar wel verantwoordelijk voor het documenteren van de behoeften. De projectmanager heeft het meeste te winnen of te verliezen bij een geslaagde implementatie.

3. BEGIN MET EEN SOLIDE ERP-IMPLEMENTATIESTRATEGIE

Een succesvolle implementatie moet verlopen volgens een systematisch proces. De implementatiestrategie moet afgestemd zijn op de doelen van de organisatie. Het ontbreken van een duidelijke strategie, gewenste resultaten en precieze definities van problemen die u probeert op te lossen, kan leiden tot complexe vraagstukken tijdens de ERP-implementatie.

Een goede strategie moet kritieke bedrijfsprocessen, financiële voordelen, reikwijdte, budget en deadlines omvatten. Er moet ook worden bekeken hoe de dagelijkse werkzaamheden worden geïntegreerd, zodat ze de lopende implementatie niet verstoren.

Door gefocust te blijven en een goed doordachte implementatiestrategie uit te voeren, kan uw organisatie haar concurrentievoordeel verbeteren, de productiviteit en gebruiksgraad verhogen, het niveau van de klantenservice verhogen en voorraden verlagen.

4. WERK SAMEN MET ERVAREN INTEGRATIECONSULTANTS

Ervaring maakt een enorm verschil bij het implementeren van ERP. Gezien het verwachte gebruik van het systeem op de lange termijn, is het belangrijk om ervaren leiders voor uw project te vinden. In het ideale geval hebben de belangrijkste teamleden ervaring met het implementeren van de specifieke ERP die u gaat implementeren. U kunt overwegen om nieuwe medewerkers met ERP-implementatie-ervaring aan te nemen voor aanvang van uw project.

Wanneer u externe consultants beoordeelt, ga dan op zoek naar consultants die uw branche en bedrijfsprocessen kennen, niet alleen de tool zelf. Ze moeten ook ervaring hebben met de implementatie ervan in organisaties als de uwe en de kennis van de tool kunnen combineren met uw bedrijfsvereisten en complexiteit.

Stel een intern kernteam samen dat kennis van zaken heeft en belangrijke beslissingen kan nemen over methodologieën, reikwijdte, go/no-go beslissingen, budgetten, planningen en meer. Naast kennis en ervaring wilt u medewerkers en externe consultants die zich kunnen verbinden aan de duur van het project. Hoewel u tijdens de implementatie misschien een aanzienlijk deel van hun dagelijkse taken moet overdragen, wilt u dat het project een succes wordt.

5. VOER RIGOUREUZE APPLICATIETESTS UIT

Veel implementaties mislukken door onvoldoende testen gedurende het hele proces. Het is cruciaal om niet te snijden in testen bij uw werk om scherpe deadlines voor de ERP-implementatie te halen. Door te testen kunnen organisaties in een vroeg stadium problemen identificeren die later veel hogere kosten zouden veroorzaken. Denk na over de belangrijkste bedrijfsscenario's en processtromen van uw organisatie en ontwikkel tests rond deze uiteenlopende scenario's. Probeer om uw lijst zo uitgebreid mogelijk te maken.

Identificeer de mensen in uw organisatie die het systeem intensief gaan gebruiken en die kunnen helpen bij het testen van deze scenario's. Zorg er tijdens het testen voor dat alle transacties correct door het ERP-systeem stromen en dat de gegevens en rapportage accuraat zijn. Stresstests moeten hiervan deel uitmaken om ervoor te zorgen dat het systeem de verwachte transactievolumes kan ondersteunen.

6. BEREID UITGEBREIDE GEBRUIKERSTRAINING VOOR

Om bedrijven te helpen ERP-implementaties te laten slagen, moeten medewerkers worden opgeleid, getraind en voorbereid op het gebruik van het nieuwe financiële en projectmanagementsysteem. Een degelijk trainingsprogramma zorgt voor een soepele overgang. Gemiddeld wordt bij succesvolle ERP-implementaties 10% of meer van het totale budget besteed aan opleiding, training en verandermanagement. Vaak bieden softwareleveranciers een trainingspakket aan als onderdeel van hun aanbod – zorg er dus voor dat u hierover van tevoren onderhandelt tijdens het selectieproces.

Omdat een ERP-systeem de meeste afdelingen binnen uw organisatie volledig automatiseert, moet de training diepgaand zijn en alle betrokken gebruikers omvatten. Kennis over de effectieve inzet van het systeem zorgt voor een optimaal gebruik en een snellere adoptie. Het ontwikkelen van bedrijfsinterne capaciteiten voor de lange termijn is van cruciaal belang.

Een uitgebreid trainingsprogramma moet bestaan uit online leren, klassikale training en training op de werkplek met experts die aan uw project werken. Live training met uw team en systeemexperts helpt om best practices te garanderen.

7. WEES VOORBEREID VOOR VERANDERMANAGEMENT

Verandermanagement is een essentieel onderdeel om een ERP-implementatie te laten slagen. Uw hele organisatie moet betrokken zijn en klaar voor de verandering. Om open te staan voor het nieuwe systeem en afscheid te nemen van het oude systeem en de processen, moet iedereen begrijpen dat de beoogde situatie veel beter zal zijn dan de huidige situatie. . Transparantie en regelmatige communicatie tijdens het implementatieproces zullen de organisatie helpen om de overstap sneller te realiseren.

Om het adoptieproces te versnellen, moet u proberen om het oude systeem op tijd buiten gebruik te stellen. Hoe langer het beschikbaar blijft, des te langer zal het duren om uw eindgebruikers het nieuwe systeem en de nieuwe processen te laten gebruiken.

Volgens een rapport van de Aberdeen Group (Improve your Midmarket Business Operations with Cloud Applications) biedt de cloud tastbare zakelijke voordelen op het gebied van bedrijfskosten, naleving van planningen en tijdige levering.

Aberdeen rapporteerde dat de gemiddelde verbetering van het rendement in de afgelopen twee jaar voor bedrijven in het middensegment van de markt die niet in de cloud werken 9% bedroeg. Kleine en middelgrote bedrijven die cloud-enabled waren, rapporteerden echter een verbetering van 17% qua rendement over de afgelopen twee jaar. Dit verschil in rendement bedraagt maar liefst 8 procent. Deze marktleiders zagen een ROI die hun totale bedrijfsresultaat verbeterde doordat hun mensen de technologische hulpmiddelen kregen die ze nodig hadden.

Voor veel kleine en middelgrote bedrijven is de overstap naar de cloud noodzakelijk om te besparen op de aanloopkosten. Een ander belangrijk voordeel is echter de snelheid van de implementatie en het continue softwareonderhoud.

ERP-oplossingen in de cloud bieden bedrijven meer snelheid, betere beveiliging, lagere kosten en meer flexibiliteit. Dankzij deze oplossingen kunnen bedrijven zich richten op hun centrale bedrijfsstrategie in plaats van zich zorgen te maken over het beheer van IT-infrastructuren.

Deltek is de toonaangevende leverancier van ERP-oplossingen voor projectgebaseerde bedrijven. We bieden speciaal ontwikkelde applicaties voor de overheid, de productiesector, bouw en dienstverlenende bedrijven die hun activiteiten onder controle willen houden. Onze cloud-gebaseerde ERP-software biedt een scala aan functies, flexibiliteit, veiligheid en betrouwbaarheid.

Het is onze missie om oplossingen te leveren waarmee onze klanten de projectlevenscyclus die hun bedrijf aandrijft, kunnen verbinden en automatiseren. Wij geloven dat betere software ook tot betere projecten leidt. Onze expertise in de branche maakt uw projecten succesvol en helpt u prestaties te behalen die de productiviteit en omzet maximaliseren.