PRODYNAs tips til en vellykket ERP-overgang

 Tweet: 'PRODYNAs tips til en vellykket ERP-overgang'

IT-overganger kan være krevende for store selskaper. Særlig for selskaper som over tid har tatt i bruk mange ulike systemer og prosesser.  Deltek Maconomy leverte løsningen som IT-konsulentselskapet PRODYNA trengte for å forene selskapets IT-økosystem – og lærte dem fire viktige punkter i prosessen.

PRODYNA ble grunnlagt i 1991, og leverer en unik kombinasjon av kreative, innovative og tekniske IT-tjenester. Målet deres er å levere verktøy og tilpassede programvareløsninger til kunder som ønsker å forbedre kundeopplevelsen, digitaliseringen og strategien for skydatabehandling. Men i 2016 besluttet PRODYNA selv å gjennomføre en stor endring av IT-systemene.

– I 2013 iverksatte vi en strategi for internasjonalisering og vekst, som ga oss en liste over nye krav vi måtte implementere, sier Christoph Körner, en av PRODYNAs grunnleggere. – Tre år senere sto vi overfor store begrensninger i de eksisterende systemene våre, og vi visste at det var tid for en endring.

Selskapets eksisterende IT-arkitektur var ikke bare begrenset, den var også komplisert, med ulike systemer for virksomhetene i Tyskland, Hellas, Sveits, Østerrike, Storbritannia, USA og Vest-Europa. En rekke underleverandører og regnskapsførere i ulike land, som hver delte data og rapporter via sine egne systemer, økte bare kompleksiteten ytterligere.

PRODYNAs mål var å integrere denne uoversiktlige pakken av applikasjoner i én enkelt ERP-løsning. I denne prosessen ønsket selskapet å forenkle samsvarsarbeidet, forbedre effektiviteten, eliminere svakheter i prosessene og få oversikt over prosjekter som ofte spenner over flere team i ulike land.

– Det var tydelig for oss at vi trengte ett enkelt system som kunne støtte oss gjennom hele virksomhetens forsyningskjede, sier Körner.

En fullt integrert tilnærming til ERP

Etter å ha vurdert fem potensielle leverandører, så PRODYNA at Deltek Maconomys prosjektorienterte ERP-verktøy tilbød flere fordeler sammenlignet med konkurrentene. Løsningen er designet for å maksimere sluttbrukerens produktivitet, med bransje- og rollespesifikk funksjonalitet som gir mye raskere avkastning på investeringen enn generiske ERP-løsninger.

–Maconomy hadde alle de ønskede egenskapene, kunne love sømløs integrering og tilbød en moderne teknologipakke med åpne API-er og et interessant veikart, sier Körner. – De hadde også riktig størrelse for vår virksomhet, og prisnivået var perfekt for oss.

Med Maconomy har PRODYNA nå et fullt integrert ERP-system, som kan brukes til å styre ressursplanlegging, prosjektstyring, fakturering og utgiftsprosesser, abonnementshåndtering og mye mer – i utgangspunktet alt som tidligere ble håndtert av en uoversiktlig pakke av applikasjoner. Og alle jobber i det samme systemet uansett hvor de er. Det betyr at det er mye enklere for PRODYNA å outsource aktiviteter og spare penger uten å måtte bekymre seg over unødig kompleksitet.

Alle PRODYNAs prosesser er nå raskere, og ledelsen har full oversikt over status for alle medarbeidere og prosjekter. Selskapet bruker et datavarehus til å få overordnet oversikt over virksomheten, og takket være de åpne API-ene i Maconomy kan de bygge sine egne dashbord og rapporter. Dette gjør at alle har tilgang til de dataene de trenger når de trenger dem, slik at de kan ta bedre beslutninger og unngå unødig kommunikasjon. 

– Rask rapportering er svært viktig for oss, sier Körner. – Vi får ferske rapporter minst en gang i uken, om ikke oftere, som gir oss informasjon om utnyttelsen av teamene våre og fakturerbarheten, slik at vi kan optimere effektiviteten. – Dette har vært spesielt viktig under pandemien.

Hemmelighetene bak PRODYNAs suksess

ERP-prosjekter av denne størrelsen kan være en kompleks oppgave. Etter suksessen i PRODYNA spurte vi Körner hva som var hans beste tips for en sømløs overgang.

1. VELG RIKTIG LEVERANDØR

– For oss var det teamet bak prosjektet som var nøkkelen til suksess. Det finnes mange rapporter om hvorfor ERP-implementeringer mislykkes, og vanligvis skyldes det ineffektive prosjektteam og ineffektiv prosjektledelse. Vi opplevde at samarbeidet med Deltek gikk svært bra helt fra begynnelsen. Og det blir fortsatt bedre og bedre, etter hvert som Deltek lærer mer og mer om virksomheten vår og kravene våre.

2. IKKE UNDERVURDER INNSATSEN SOM KREVES

– For oss var det teamet bak prosjektet som var nøkkelen til suksess. Det finnes mange rapporter om hvorfor ERP-implementeringer mislykkes, og vanligvis skyldes det ineffektive prosjektteam og ineffektiv prosjektledelse. Vi opplevde at samarbeidet med Deltek gikk svært bra helt fra begynnelsen. Og det blir fortsatt bedre og bedre, etter hvert som Deltek lærer mer og mer om virksomheten vår og kravene våre.

3. INVOLVER ALLE BRUKERNE PÅ EN GOD MÅTE

– Det er virkelig viktig å involvere brukerne i denne prosessen. Pass også på at du ikke undervurderer tiden de trenger for å tilpasse seg til et nytt system. Planlegging, opplæring og kunnskapsdeling må tas med i beregningen. For oss tok det rundt tre år. Driften var i gang i juni 2017, og vi lærer fortsatt – men det beste er at vi opplevde umiddelbare fordeler.

4. VÆR MÅLRETTET

– Etter implementeringen må du passe på å bruke alle de tilgjengelige ressursene og prøve å gjøre alt i det nye systemet. Hvis man kan unngå å bruke andre systemer og tredjepartsressurser, unngår man unødig kompleksitet – som var det vi ønsket å unngå i utgangspunktet.

Finn ut mer om hvordan Maconomy ERP hjelper sluttbrukerne å maksimere produktiviteten gjennom bransje- og rollespesifikk funksjonalitet.

How Consulting Firms Win

The Definitive Playbook for Exceptional Talent, Project Delivery, Growth and Profitability

Last ned Playbook