Drei Kernkomponenten für ein erfolgreiches ERP-Projekt

Posted by Deltek on December 10, 2020

TwitterTweet it:'Im heutigen, wettbewerbsintensiven Marktumfeld spielen die Stabilität und Zuverlässigkeit von ERP-Systemen und Projektmanagement-Tools eine entscheidende Rolle für den Erfolg – oder das Scheitern – eines Unternehmens.'

Im heutigen, wettbewerbsintensiven Marktumfeld spielen die Stabilität und Zuverlässigkeit von ERP-Systemen und Projektmanagement-Tools eine entscheidende Rolle für den Erfolg – oder das Scheitern – eines Unternehmens. Die meisten Unternehmen nutzen ein Tool für ihr Ressourcenmanagement, sei es ein umfangreiches ERP-System oder dedizierte Professional Services Automation Software (PSA), mit unterschiedlichem Erfolg. Ein geeignetes Tool für Ihr Ressourcenmanagement ermöglicht Ihnen allerdings detaillierte Einblicke in alle Bereiche Ihres Unternehmens. Sie können damit fundierte, strategische Entscheidungen auf der Basis aussagekräftiger Informationen treffen und Vorteile im Wettbewerb erzielen.

Deshalb investieren viele zukunftsorientierte Unternehmen in neue ERP-Projekte, die ihnen einen Vorsprung vor ihren Mitbewerbern verschaffen sollen. Es ist allerdings kein Geheimnis, dass solche Projekte erhebliche Zeit und Ressourcen erfordern und damit zu großen Herausforderungen werden können. Voraussetzung für den Erfolg ist deshalb eine sinnvolle Planung.

In unserem vor Kurzem durchgeführten Webinar konnten wir Sean Jackson, Managing Director Lumenia Consulting, begrüßen. Er berät und unterstützt Unternehmen, die planen, ein ERP-Projekt zu implementieren. Gemeinsam mit ihm haben wir alle Aspekte beleuchtet, die erfolgreiche ERP-Projekte auszeichnen. Außerdem haben wir diskutiert, aus welchen Gründen solche Projekte scheitern können und wie Sie Ihre Projektteams auf Kurs halten können.

Lumenia hat dazu drei Kernkomponenten als wesentliche Grundlagen für erfolgreiche ERP-Projekte beschrieben, die auch bei Implementierungen von Ressourcenmanagement- oder PSA-Software zum Tragen kommen.

1. Stellen Sie die Unterstützung Ihrer Unternehmensleitung für das Projekt sicher

ERP ist nicht irgendein IT-Projekt. Vielmehr müssen sämtliche Geschäftsabläufe in Ihrem gesamten Unternehmen umgestellt werden. Das gelingt nur mit aktiver und sichtbarer Unterstützung der Unternehmensleitung, die sämtliche Mitarbeiter motiviert und überzeugt.

Eine der verantwortungsvollsten Aufgaben für das Management ist die Zuordnung der notwendigen Ressourcen. Fehlende oder nicht passend qualifizierte Fachleute zählen zu den häufigsten Gründen für das Scheitern von ERP-Projekten. Daher muss das Management die verfügbaren Ressourcen jederzeit vollständig überblicken können.

In der Verantwortung der Leitungsebene liegen außerdem die Lösung von Konflikten zwischen Anforderungen des Projektes und dem restlichen Tagesgeschäft, sowie die klare Kommunikation der Projektziele an andere Teams. Sie muss den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Entscheidungen treffen zu können, die das Projekt voranbringen. Und sie muss Aufgaben und Rollen in den Teams verteilen und mögliche Abweichungen von definierten Projektzielen verhindern.

„Die Projekte können bis zu 18 Monate dauern. In dieser Zeit können Projektziele aus dem Blick geraten“, erläuterte Sean Jackson. „Es ist Aufgabe des Leitungsteams, dafür zu sorgen, dass das Projektteam seiner Verantwortung gerecht wird, um solche Abweichungen vom Plan zu verhindern.“

 

On Demand Webinar

 

Roadmap to Successful ERP Projects – The Common Characteristics


Sehen Sie sich jetzt das gesamte Webinar auf Englisch an


2. Definieren Sie Ihre Change-Management-Strategie

Ein ERP-Projekt kann tiefgreifende Veränderungen in Ihrem Unternehmen mit sich bringen. Sie sollten daher eine umfassende Change-Management-Strategie entwickeln, die sicherstellt, dass alle Mitarbeiter die neuen Prozesse annehmen. Nur dann kann Ihr Unternehmen maximalen Nutzen aus einer neuen ERP-Lösung ziehen.

Jedes ERP-Projekt führt zu einer Lücke zwischen dem vor Einführung der ERP-Lösung genutzten Arbeitsprozess und den mit der Implementierung neu eingeführten Prozessen. Um sie zu überbrücken, müssen Sie fünf entscheidende Aufgaben erfüllen:

  1. Einbeziehen der Stakeholder – Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder des Projektes und beseitigen Sie Hindernisse, die deren Unterstützung für das Projekt schmälern könnten.
  2. Projektkommunikation – Etablieren Sie einen strukturierten Prozess zur Kommunikation der wesentlichen Informationen aus dem Projekt an die Stakeholder-Gruppen.
  3. Umstellung des Personals – Klären Sie, welche Teilbereiche des Projektes Aufgaben von Mitarbeitern verändern werden, und stellen Sie sicher, dass betroffene Mitarbeiter detailliert über die Veränderungen informiert werden.
  4. Training – Identifizieren Sie den Weiterbildungsbedarf bei allen von dem ERP-Projekt betroffenen Mitarbeitern und entwickeln Sie effektive Methoden zur Vermittlung des fehlenden Knowhows.
  5. Nutzen realisieren – Werden Sie sich vor Projektbeginn darüber klar, welchen Nutzen Sie erwarten, und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Strukturen vorhanden sind, um ihn zu realisieren.

„Wenn Ihr ERP-Projekt anläuft, ist es wichtig, dass die Auswirkungen des ERP-Designs auf das Unternehmen strukturiert kommuniziert werden“, erläuterte Sean Jackson. „Das ERP-Projektteam ist ein kleiner Teil Ihres Unternehmens. Möglicherweise sind die Teammitglieder sehr schnell in der Lage, den Nutzen und die Veränderungen zu verstehen, viel schneller als der Rest des Unternehmens. Deshalb ist Kommunikation so wichtig.“

 

„Die Projekte können bis zu 18 Monate dauern. In dieser Zeit können Projektziele aus dem Blick geraten. Es ist Aufgabe des Leitungsteams, dafür zu sorgen, dass das Projektteam seiner Verantwortung gerecht wird, um solche Abweichungen vom Plan zu verhindern.“

3. Planen Sie Ihre internen Ressourcen strategisch

Selbstverständlich wollen Sie Ihr ERP-Projekt reibungslos durchführen. Gleichzeitig müssen Sie allerdings Unterbrechungen Ihres Tagesgeschäfts vermeiden. Einige Best-Practice-Empfehlungen von Sean Jackson helfen Ihnen, Ihre internen Ressourcen optimal zu verteilen.

„Wählen Sie die kompetentesten Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen für Ihr Projektteam und ordnen Sie diese zu 100 % dem Projektteam zu“, so Jean Jacksons Vorschlag. Wichtig ist, dass die Rollen dieser für das Projekt wichtigsten Leute klar definiert werden und dass sie verstehen, was sie erreichen wollen. Ordnen Sie dem Team außerdem einen Projektmanager zu, der sicherstellen kann, dass alle Teammitglieder stets ihre Ziele im Blick behalten.

Dass die wichtigsten Leute jetzt im ERP-Projekt arbeiten, bedeutet allerdings nicht, dass sie keine Verbindung zum Rest des Unternehmens halten sollten. „Sie müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter den Kontakt zu ihren Kollegen nicht verlieren. Ihr jeweiliger direkter Vorgesetzter sollte sie regelmäßig darüber informieren, was anderswo im Unternehmen geschieht, und klar kommunizieren, wie ihre Rolle nach Abschluss des Projektes aussehen wird“, erklärte Sean Jackson. „Es kann schwierig sein, die besten Ressourcen, die Sie haben, für das ERP-Projekt einzusetzen. Bei richtiger Umsetzung sparen Sie damit auf lange Sicht aber viel Zeit.“

Sehen Sie sich jetzt das gesamte Webinar auf Englisch an

Wir können hier nur einen Teil der Roadmap von Sean Jackson zu einem erfolgreichen ERP-Projekt darstellen. Das Webinar liefert sehr viel weitergehende Informationen. Dazu zählen detaillierte Hinweise, wie Sie im Rahmen Ihres Projektes Veränderungen im Unternehmen fördern können, und eine Beschreibung der Vorteile, auf die Sie sich konzentrieren sollten, um es erfolgreich durchführen zu können. Am Ende des Webinars beantwortet Sean Jackson exklusiv und fachkundig Fragen der Teilnehmer zu spezifischen Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems. Sehen Sie sich das Webinar jetzt an.

 

Wie funktioniert Deltek ERP?


Rationalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, verbessern Sie das Ressourcenmanagement und maximieren Sie die Rentabilität.


Demo jetzt anfordern