Die wichtigsten Change Management Faktoren in den Projektphasen einer ERP-Software Implementierung — Teil 3

Posted by Anja Boning on October 8, 2020

Twitter Tweet it: 'Erfolgreiches Change Management erfordert Change Ambassadeure, die ihre Erfahrungen mit dem neuen System an ihre Kollegen weitergeben.'

Bei Deltek folgen wir einer industriestandardnahen Projektmanagement-Methode über mehrere Phasen, welche sich den Phasen der etablierten Change Modelle angleichen lässt. Somit ergeben sich für jede Projektphasebesonders wichtige Faktoren aus der Theorie des Change Managements, auf die besonderer Fokus gelegt werden sollte. In dieser Blog-Serie widmen wir uns den fünf Projektphasen im Einzelnen und erläutern diese Faktoren.

Im dritten Teil dieser Blog-Serie zum Thema Change Management in ERP-Einführungsprojekten stelle ich weitere wichtige Faktoren und Instrumente aus dem Change Management vor, die in der Testphase Anwendung finden.

Dieser Blogbeitrag baut auf dem ersten und zweiten Teil der Change Management Serie auf. Diese sollten vorher gelesen werden.

Wichtige Change Management Faktoren in der Testphase

In der Konfigurations- und Testphase werden die Key User das erste Mal mit dem Testsystem der entwickelten ERP-Lösung konfrontiert. Sie durchlaufen in mehreren Testzyklen, die in der Designphase definierten Geschäftsprozesse, die vom System abgedeckt werden. Die Testphase ist die längste Phase im Projekt, da mehrere Iterationen des Systems bis hin zum finalen Produkt geliefert werden. Sie sind kritisch für die User-Akzeptanz im Unternehmen, da das Projektteam ihre Erfahrungen mit dem neuen System an ihre Kollegen weiter kommunizieren werden – wir bezeichnen sie daher als „Change Ambassadeurs“. 

 

„Die Testphase ist die längste Phase im Projekt und ist kritisch für die User-Akzeptanz im Unternehmen.“

 

Systemqualität und Unterstützung beim Testen 

Die Produktqualität des Testsystems ist Voraussetzung für eine positive Testerfahrung — aber es ist nicht außer Acht zu lassen, dass die Benutzung der neuen Software erst einmal erlernt werden muss. Daher sind ein Großteil der ersten negativen Testergebnissen reine Anwendungsfehler. Die Testphase ist in erster Linie auch Wissenstransfer und Erlernen von neuen Prozessen und bedeutet evtl. sogar eine Änderung der Rolle und Aufgaben. Die entsprechende Unterstützung der Test-User, wenn möglich in gemeinsamen Test-Sessions vor-Ort durch Berater, trägt zur erfolgreichen ersten Erfahrung mit dem System und zeitnahen Abarbeitung des Testplans bei. 

Testverantwortung an Key User übertragen

Der Testplan enthält alle zu testenden Prozesse, die wiederrum zwingend einzelnen Personen als Verantwortlichkeiten zugewiesen werden sollten. Erstens sollten die Mitarbeitenden die Prozesse testen, die sie aktuell — und zukünftig — ausführen werden (Achtung bei der Änderung von Verantwortlichkeiten beide Parteien involvieren). Zweitens können erfahrungsgemäß auch nur diese Mitarbeitenden alle aktuellen Sonderfälle und Szenarien aus ihrer Erfahrung einbringen. Selten ist z. B. ein Bereichsleiter in alle Details der Arbeitsabläufe involviert — daher gilt es im ersten Schritt alle Testfälle im Testplan zu sammeln und dann entsprechende Test-User für jeden Fall zu definieren. Mithilfe des Teststatus im Testplan kann der Fortschritt kontrolliert werden und „kleine Siege gefeiert werden“ (z. B. wir haben 50 % aller Testfälle erfolgreich abgeschlossen) — ein weiteres Instrument des Change Managements, um die Motivation im Test-Team zu steigern. Provoziert werden können schnelle Erfolge u.a. durch das priorisierte Testen von Standard-Prozessen und ausreichend Test-Support (siehe oben).

 Besuchen Sie diesen Blog wieder, um alles über Phase 4 zu erfahren.

 

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Über den Autor

Anja Boning ist ERP-Expertin bei Deltek in Deutschland und bringt mehr als acht Jahre Erfahrung in den Bereichen Geschäftsprozessoptimizierung und IT-Consulting mit. Ihre Expertise bezieht sich auf deutsche sowie globale Unternehmen, die in projektbasierten Industrien wie Architektur, Ingenieurwesen und Beratung tätig sind.