Tipps von PRODYNA für eine erfolgreiche ERP-Transformation

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IT-Transformation kann große Unternehmen vor komplexe Herausforderungen stellen, speziell dann, wenn sie im Lauf der Zeit eine große Anzahl verschiedener Systeme und Prozesse eingeführt haben. Für das IT-Beratungsunternehmen PRODYNA bot Deltek Maconomy die Lösung, die PRODYNA zur Vereinheitlichung seines IT-Ökosystems benötigte. Bei der Implementierung gewann das Unternehmen zudem vier wichtige Erkenntnisse.

Seit seiner Gründung im Jahr 1991 kombiniert PRODYNA Kreativität, Innovation und Technik zu einem einzigartigen Serviceangebot. Damit bietet das Unternehmen seinen Kunden Tools und individuell entwickelte Softwarelösungen für die Optimierung von Kundenerfahrungen sowie für Digitalisierungs- und Cloud-Computing-Strategien. Im Jahr 2016 entschied PRODYNA jedoch, die IT im eigenen Unternehmen zu transformieren.

“Wir begannen im Jahr 2013 mit der Entwicklung einer Internationalisierungs- und Wachstumsstrategie. Daraus entstand eine Liste neuer Anforderungen, die wir umsetzen mussten”, sagt Christoph Körner, einer der Gründer von PRODYNA. “Drei Jahre später erlebten wir massive Einschränkungen durch unsere existierenden Systeme und wussten, dass es Zeit war, etwas zu ändern.”

Die existierende IT-Landschaft des Unternehmens brachte nicht nur Einschränkungen mit sich. Sie war mit unterschiedlichen Systemen für Niederlassungen in Deutschland, Griechenland, der Schweiz, Österreich, Großbritannien, Serbien, den Vereinigten Staaten und Westeuropa auch kompliziert. Zahlreiche Auftragnehmer und Steuerberater in verschiedenen Ländern steigerten mit Daten und Berichten aus ihren eigenen Systemen diese Komplexität zusätzlich.

PRODYNA verfolgte das Ziel, die ausufernde Ansammlung von Anwendungen in einer einzigen ERP-Instanz zu integrieren. Damit sollten die Compliance erleichtert, die Effizienz gesteigert, undurchschaubare Teilprozesse eliminiert und Transparenz in oft team- und länderübergreifenden Projekten hergestellt werden.

“Es war uns bewusst, dass wir ein einziges System benötigten, das uns entlang der gesamten Service Supply Chain unseres Geschäfts unterstützt”, sagt Christoph Körner.

Der Ansatz: ein voll integriertes ERP-System

In einer Analyse von fünf möglichen Anbietern stellte PRODYNA fest, dass die projektzentrierten Deltek Maconomy ERP-Tools mehrere Vorteile gegenüber Lösungen von Mitbewerbern aufwiesen. Maconomy wurde entwickelt, um mit Hilfe branchen- und rollenspezifischer Funktionen die Produktivität der Endanwender zu maximieren. Damit lassen sich angestrebte Ergebnisse deutlich schneller als mit generischen ERP-Lösungen erzielen.

“Maconomy brachte alle benötigten Features mit, versprach eine nahtlose Integration und bot moderne Technologie mit offenen APIs sowie einer interessanten Roadmap”, betont Christoph Körner. “Es ist perfekt für unser Geschäft dimensioniert, und der Preis entspricht genau unseren Erwartungen.”

Mit Maconomy besitzt PRODYNA jetzt ein vollständig integriertes ERP-System für die Ressourcenplanung, das Projektmanagement, das Rechnungswesen, die Kostenkontrolle, die Abonnementverwaltung und vieles mehr – im Grunde für alles, was zuvor auf eine unübersichtliche Ansammlung von Anwendungen verteilt war. Jeder Anwender – gleichgültig, wo er sich aufhält – arbeitet auf derselben Grundlage. Das erleichtert es PRODYNA deutlich, Aktivitäten auszulagern und Kosten zu sparen, ohne zusätzliche, unnötige Komplexität befürchten zu müssen.

Insgesamt wurden die Arbeitsprozesse bei PRODYNA beschleunigt und die Verantwortlichen haben jetzt einen umfassenden Einblick in den aktuellen Status von sämtlichen Mitarbeitenden und Projekten. Das Unternehmen nutzt ein Data-Warehouse, um einen detaillierten Überblick über sein Geschäft zu gewinnen und kann dank der offenen APIs in Maconomy seine eigenen Dashboards und Berichte erstellen. Damit stehen allen Anwendern die benötigten Daten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung, um bessere Entscheidungen zu treffen und unnötige Kommunikation zu vermeiden.

“Für uns ist es wirklich wichtig, dass wir schnell akkurate Berichte erhalten”, sagt Christoph Körner. “Mindestens einmal pro Woche, manchmal häufiger, erstellen wir aktuelle Reports, die uns Informationen zum Einsatz und zu Abrechnungsmöglichkeiten für unsere Teams liefern. Sie helfen uns, unsere Effizienz zu optimieren. Das war besonders in der Zeit der Pandemie bedeutsam.”

PRODYNAs Erfolgsgeheimnisse

ERP-Projekte dieser Größenordnung können komplexe Vorhaben sein. Vor dem Hintergrund des Erfolgs von PRODYNA fragten wir Christoph Körner nach seinen besten Tipps für eine nahtlose Transformation.

1. Wählen Sie den richtigen Anbieter

“Für uns war das Team hinter dem Projekt der Schlüssel zum Erfolg. Es gibt unzählige Berichte, warum ERP-Implementierungen scheitern. Im Regelfall liegt die Ursache bei mangelnder Effizienz der Projektteams und des Projektmanagements. Wir hatten von Beginn an ein großartiges Arbeitsverhältnis mit Deltek. Und es wird heute sogar noch besser, weil Deltek mehr und mehr über unser Geschäft und unsere Anforderungen lernt.”

2. Unterschätzen Sie nicht den nötigen Aufwand

“Sie müssen diese Aktivitäten angemessen angehen. Das bedeutet, dass Sie Ihr Transformationsprojekt nicht nebenher betreiben können. Sie sollten auch nicht versuchen, es in Ihr Tagesgeschäft zu integrieren. Das funktioniert einfach nicht. Sie müssen die Prozesse kennen, die Sie verändern wollen, ein fähiges und effizientes Projektteam zusammenstellen und von Beginn an die nötigen Ressourcen zur Verfügung stellen.”

3. Binden Sie die Stakeholder ein

“Besonders wichtig ist es, dass Sie die Anwender in den Prozess einbeziehen. Und unterschätzen Sie keinesfalls den Zeitraum, den sie benötigen, um sich an ein neues System zu gewöhnen. Sie müssen Planung, Training und Wissenstransfer einkalkulieren. Dafür haben wir rund drei Jahre benötigt. Unser Produktivbetrieb startete im Juni 2017 und wir lernen bis heute. Die gute Nachricht ist, dass wir sofort nach dem Start des neuen Systems ersten Nutzen generieren konnten.”

4. Seien Sie zielstrebig

“Stellen Sie nach der Implementierung sicher, dass Sie sämtliche Kapazitäten nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Und versuchen Sie, alles in Ihrem neuen System zu machen. Wenn Sie ohne andere Systeme und externe Ressourcen auskommen, schaffen Sie keine unnötige Komplexität – was wir von Anfang an vermeiden wollten.” 

Erfahren Sie mehr darüber, wie Maconomy ERP dazu beiträgt, die Produktivität seiner Anwender mit branchen- und rollenspezifischen Funktionen zu maximieren.

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