Die wichtigsten Change Management Faktoren in den Projektphasen einer ERP-Software Implementierung – Teil 1

Posted by Anja Boning on April 7, 2020

Deltek Change Management

Durch jahrelange Erfahrung in nationalen und internationalen ERP-Implementierungsprojekten hat sich für mich bewiesen, dass erfolgreiches Change Management, also in diesem Fall die Begleitung des technologischen Wandels im Unternehmen, eines der wichtigsten Elemente für den Projekterfolg einer ERP-Einführung ist. Ein Grund dafür ist die unmittelbare Auswirkung auf die User-Akzeptanz des neuen Systems.

In der Theorie des Change Managements gibt es verschiedene Phasenmodell., Aus dem ursprünglichen 3-Phasen Modell nach Kotter (Unfreeze > Move > Freeze) haben sich inzwischen weitere bekannte Modelle segregiert [1]. Alle beschreiben den Wandel im Unternehmen als Prozess. Deshalb ist es besonders wichtig die betroffenen Mitarbeiter durch diesen Prozess zu begleiten und sie langsam an die Neuerung heranzuführen.

Da eine Umstellung oder Neueinführung eines ERP-Systems oft einen Großteil der Belegschaft betrifft, und zugegebenermaßen nicht immer auf große Freude stößt, sollte dieser Aspekt bei der Planung und Durchführung einer Implementierung nie unterschätzt werden.

Bei Deltek folgen wir einer industriestandardnahen Projektmanagement-Methode über mehrere Phasen, welche sich den Phasen der etablierten Change Modelle angleichen lässt. Somit ergeben sich für jede Projektphase besonders wichtige Faktoren aus der Theorie des Change Managements, auf die besonderer Fokus gelegt werden sollte. In dieser Blog-Serie widmen wir uns den fünf Projektphasen im Einzelnen und erläutern diese Faktoren.

 

"In der ersten Projektphase geht es darum, Erwartungen abzustecken, Ziele zu definieren und Transparenz über den Projektumfang zu erlangen."

 

Phase 1: Wichtige Change Management Faktoren in der Initiierungsphase

In der ersten Projektphase geht es darum, Erwartungen abzustecken, Ziele zu definieren und Transparenz über den Projektumfang zu erlangen. Ein detaillierter Projektplan wird entwickelt und die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team definiert.

Gründe und Notwendigkeit für die Veränderung kommunizieren

Am Anfang sollten die Notwendigkeit und Gründe für die bevorstehende Veränderung kommuniziert und ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugt werden. Wenn die Anwender des Systems den Grund für das Implementierungsprojekt kennen und sich frühzeitig informiert fühlen, nehmen sie in der Regel die neue Lösung besser an und haben mehr Zeit sich auf die bevorstehende Veränderung einzustellen.

Ein starkes Kernteam definieren

Teil der Initiierungsphase ist es, ein nachhaltiges und starkes Projekt-Kernteam zu definieren (z.B. mithilfe einer Stakeholder-Analyse), welches mit entsprechendem Einfluss, Kompetenz und Führungsstärke die Veränderung innerhalb des Unternehmens positiv vorantreiben kann. Durch entsprechende Maßnahmen sollte eine gemeinsame Teamkultur entwickelt werden, um den Zusammenhalt und die Loyalität zum Projekt zu stärken. Dies wird vor allem in späteren Projektphasen zum Vorteil werden, wenn unter Druck gearbeitet werden muss – und dazu wird es bei einer ERP-Einführung mit Sicherheit kommen.

Management-Support sichern

Einer der wichtigsten Punkte für den Projekterfolg ist unbestreitbar die Unterstützung des Managements (z. B. also des offiziellen Projektsponsors). ERP-Einführungen die als reine IT-Projekte gehandhabt werden, haben es sehr viel schwerer bei der Akzeptanz der User, Ressourcenbereitstellung und Lösungsdefinition. Das Management sollte außerdem als Eskalationsebene (z.B. Lenkungsausschuss) involviert sein.

Eine Kommunikationsstrategie entwickeln

Bereits in der ersten Projektphase sollte der Grundstein für organisierte und gut dokumentierte Kommunikation gelegt werden. Dies kann zum Beispiel mithilfe eines Kommunikationsplans erfolgen, der z. B. die Regelmäßigkeit der Teammeetings festlegt und Protokolltemplates, Reporting-Strukturen, sowie Entscheidungsprozesse definiert. Die Kommunikation wird über alle Projektphasen hinweg ein Schlüsselfaktor sein, und am Anfang strukturierte Rahmenbedingungen zu schaffen hilft dabei, dass alles gut läuft, auch wenn es mal stressig werden sollte.

Besuchen Sie diesen Blog wieder, um alles über Phase 2 zu erfahren.


 

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[1] Siehe https://www.bankinghub.eu/innovation-digital/change-management-digital-era

 

About the Author

Anja Boning ist ERP-Expertin bei Deltek in Deutschland und bringt mehr als acht Jahre Erfahrung in den Bereichen Geschäftsprozessoptimizierung und IT-Consulting mit. Ihre Expertise bezieht sich auf deutsche sowie globale Unternehmen, die in projektbasierten Industrien wie Architektur, Ingenieurwesen und Beratung tätig sind.