TechTipp zu ERP-Funktionen: Die Vorteile von Projektvorlagen in Maconomy

Posted by Anja Boning on December 18, 2019

ERP-Funktionen

Twitter Tweet it: 'Projektbasierte ERP-Systeme bieten die Möglichkeit alle projektrelevanten Informationen zentralisiert zu speichern und zu reporten. Lesen Sie wie.'

Projektbasierte ERP-Systeme bieten die Möglichkeit alle projektrelevanten Informationen zentralisiert zu speichern und zu reporten, und somit den Stakeholdern des Projektes eine gute Übersicht auf den Projektstatus zu geben. Projekte können in unterschiedliche Typen unterschieden werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Projekte, die nach Aufwand abgerechnet werden (Time & Material) und Festpreis-Projekte (Fixed Price). Außerdem wird meist zwischen internen (nicht abrechenbaren) und externen (abrechenbaren) Projekten unterschieden.

Um das Setup und die Anlage dieser Projektarten zu vereinfachen, arbeitet Maconomy mit Projektvorlagen. Das bedeutet, bei der Anlage eines neuen Projektes werden bestimmte Informationen vom Benutzer nicht jedes Mal neu eingegeben, sondern leiten sich automatisch aus der Projektvorlage ab, die er auswählt. In diesem Beitrag möchte ich einen Überblick über die möglichen Einstellungen von Projektvorlagen geben.

Projektvorlagen sind im Endeffekt ganz normale Projekte in Maconomy, die als „Template“ gekennzeichnet sind. Dadurch stehen sie bei der Projektanlage aus einer Dropdown-Liste zur Auswahl zur Verfügung (siehe Screenshot 1). Folglich können ebenso (fast) alle Einstellungen eines normalen Projektes dem Template hinterlegt werden und leiten sich so bei der Projektanlage davon ab. Somit muss der Benutzer lediglich die Pflichtfelder im Projektanlage-Wizard befüllen.

 

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Typischerweise werden folgendes Setup dem Template hinterlegt:

1. Setup: die hier definierten Projektparameter bestimmen das Projektverhalten, z. B. bezüglich Budgetierung, Bewertungs- und Abrechnungsmethode etc. Um die Parameter auf dem Projekt zu verändern, muss der entsprechende Parameter in der hinterlegten Selektionsregel für den Projekttyp definiert sein. Dies verhindert, dass unzulässige Einstellungen vorgenommen werden und stellt die Korrektheit aller Buchungen sicher. 

2. Task Listen: Standard-Tasklisten mit häufig verwendeten Tasks können pro Projekttemplate definiert werden und nach Erstellung vom Projektmanager angepasst werden (z. B. Umbenennung der Task oder Blocken, Hinzufügen von Tasks). Sobald die Taskliste auf dem Projekt verändert wurde wird vom System automatisch eine projektspezifische Taskliste angelegt, d. h. die Taskliste auf dem Projekttemplate verändert sich nicht. Dies bedeutet im Umkehrschluss, sobald die Taskliste auf dem Projekttemplate angepasst wird, sollte überprüft werden, ob die darauf basierenden projektspezifischen Tasklisten ebenfalls angepasst werden müssen. 

 

„Projektbasierte ERP-Systeme bieten die Möglichkeit alle projektrelevanten Informationen zentralisiert zu speichern und zu reporten, und somit den Stakeholdern des Projektes eine gute Übersicht auf den Projektstatus zu geben.“

 

3. Preislisten: Es können Cost, Intercompany und Sales Preislisten hinterlegt werden. Diese verhalten sich ähnlich wie die Task Listen. Zusätzlich kann der Projektmanager eine individuelle, projektspezifische Preisliste anlegen.  

4. Budget: Auf Basis der Taskliste kann eine Projektbudgetstruktur für die unterschiedlichen Budgettypen angelegt werden. Vor allem für komplexe Budgets kann dies eine große Zeitersparnis sein. Nicht benötigte Budgetzeilen können einfach vom Projektmanager gelöscht werden.

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About the Author

Anja Boning ist ERP-Expertin bei Deltek in Deutschland und bringt mehr als acht Jahre Erfahrung in den Bereichen Geschäftsprozessoptimizierung und IT-Consulting mit. Ihre Expertise bezieht sich auf deutsche sowie globale Unternehmen, die in projektbasierten Industrien wie Architektur, Ingenieurwesen und Beratung tätig sind.